E-mail onder controle! Trashweek 17 tot 21 maart.

Presentatie over: "E-mail onder controle! Trashweek 17 tot 21 maart."— Transcript van de presentatie:

1 E-mail onder controle! Trashweek 17 tot 21 maart

2 e-mail binnen de VO 20.424 individuele mailboxen 3164 generieke mailboxen 284.773 inkomende berichten per dag 49.525 uitgaande berichten per dag 20.000 GB in online mailboxen 50.000 GB aan technisch gearchiveerde mails 375.400 euro storagekosten per jaar

3 De grootte van uw mailbox? algemeen cijfer: http://mailstatistieken.vlaanderen.be/mailbox.aspx http://mailstatistieken.vlaanderen.be/mailbox.aspx details in Outlook : – ga op de mailbox staan => rechts klikken – eigenschappen gegevensbestand – => mapgrootte

4 De grootte van uw mailbox? op de tab ‘servergegevens’ ziet u de details per submap meer informatie: http://www.bestuurszaken.be/rapportering-email http://www.bestuurszaken.be/rapportering-email

5 Hoe beheren? verwijderen wat kan klasseren wat moet meer info: http://www.bestuurszaken.be/mails-in- gemeenschappelijk-klassement http://www.bestuurszaken.be/mails-in- gemeenschappelijk-klassement

6 Verwijderen wat kan! – verwijderde items! – persoonlijke mails – irrelevante mails bijvoorbeeld: – nieuwsbrieven – mededelingen – vergaderverzoeken – voorbijgestreefde afspraken – mail die u zelf niet moet opvolgen – mails die geen administratief nut meer hebben EN geen inhoudelijke waarde hebben voor het dossier

7 Klasseren wat moet! Waar? Waarom? Wat? Hoe?

8 Klasseren wat moet! gemeenschappelijk klassement – context en volledigheid dossier – bewaartermijn en bestemming dossier – geen dubbele opslag http://www.bestuurszaken.be/e-mail-en-informatiebeheer

9 Klasseren wat moet! Wat? – administratief nut / relevante inhoudelijke informatie? – bewijswaarde? – wettelijk verplicht?  ja!  gemeenschappelijk klassement meer informatie: http://www.bestuurszaken.be/mails- in-gemeenschappelijk-klassementhttp://www.bestuurszaken.be/mails- in-gemeenschappelijk-klassement

10 Klasseren wat moet! sla mails op als een msg- bestand mails op documentum plaatsen: via slepen en neerzetten

11 Tips bepaal uw prioriteiten (http://www.bestuurszaken.be/zelf-doen )http://www.bestuurszaken.be/zelf-doen – bijvoorbeeld : grote mails – bijlagen? Horen die in documentum? mail met aanduiding hoge urgentie of opvolgen mails niet ouder dan 1 jaar – mogelijk nog relevant voor lopend dossier?

12 Tips gebruik zoekmappen (http://www.bestuurszaken.be/zelf- doen )http://www.bestuurszaken.be/zelf- doen

13 Tips weergeven als discussie (http://www.bestuurszaken.be/zelf-doen )http://www.bestuurszaken.be/zelf-doen

14 De toekomst? nieuwe gewoonten – beheer uw mails zoveel mogelijk meteen plaats relevante ontvangen of verzonden mails onmiddellijk in het gemeenschappelijk klassement verwijder irrelevante mails onmiddellijk stuur links ipv bijlagen – plan regelmatig een moment in om uw mailbox op te schonen

15 Vragen? Bijkomende info? website wordt aangevuld met meer informatie – Geef door welke bijkomende informatie u wenst Informatiemanagement@bz.vlaanderen.be of bij Vania Vande Voorde Informatiemanagement@bz.vlaanderen.be

16 Hulplijnen: algemeen 21 maart 201516 www.bestuurszaken.be/informatiemanagement informatiemanagement@bz.vlaanderen.be www.bestuurszaken.be/yammernetwerk- informatiemanagement-vlaamse-overheid yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid