Informatiebeheer en Het Nieuwe Werken

Presentatie over: "Informatiebeheer en Het Nieuwe Werken"— Transcript van de presentatie:

1 Informatiebeheer en Het Nieuwe Werken
VAC Hasselt 3 maart 2014

2 aanwezigheden VLM Departement MOW Zeger Zioen Rebekka Artoos Aanwezig:
René Van de Velde Lieve Put Xavier Suykens Kristine Nagels Vania Vande Voorde Lydia Vandenrhijn Verontschuldigd: Geert Ruysseveldt Katlijn Vanhee Eliane Verboven Afwezig Nathalie Fabes Departement WVG Jean-Marie Coenen LNE: VEA Wouter Ottevaere VLM Freddy Noels Departement MOW Christof Debaer Zeger Zioen Bert Vananderoye Rebekka Artoos Hans Hulsmans Inge Buteneers

3 Agenda - doel werkgroep - kennismaking informatiebeheer en HNW
naar HNW aanpak papier aanpak digitaal

4 Doel werkgroep Optimalisatie VAC Hasselt
plaats delen met meer entiteiten op weg naar Het Nieuwe Werken  Relatie met informatiebeheer

5 Werkgroep: Praktisch Frequentie overleg voorstel om de 3 weken
te bepalen in onderling overleg en volgens noden Agenda aanreiken van goede praktijken ook leden brengen agendapunten aan

6 Werkgroep: Praktisch Verslag geen uitgeschreven verslag
bespreking wordt in telegramstijl aangevuld in de presentatie (te evalueren) Opvolging doorgeven stand van zaken aan de hand van checklist

7 Kennismaking Wie is wie? - Huidige locatie Overzicht:

8 Het Nieuwe Werken en informatiebeheer

9 Moderne overheidsadministratie
Veel taken  veel informatieproductie Nood aan informatiedelen, samenwerken, digitaal werken Snel, efficiënt en klantgericht werken

10 Wat is informatiebeheer?
overkoepelende beschrijving voor het beheer van de informatie die binnen processen gebruikt wordt Archief: informatie die is ontvangen of opgemaakt door een persoon of een organisatie tijdens de uitoefening van taken of de verdediging van rechten = procesgebonden informatie; bewijst dat een bepaald proces is uitgevoerd = informatie die archiefwaardig is, die bewaard zal worden Documentatie: alle andere informatie, vb. woordenboeken vloeit niet voort uit bedrijfsprocessen; draagt geen bewijswaarde in zich Meer info:

11 Wat is informatiebeheer?
Meer info:

12 Belang informatiebeheer?
Waarom informatie bewaren? ter ondersteuning van de bedrijfsvoering (management) ter voldoening aan regelgeving (compliancy) ter verantwoording (accountability) ter handhaving van rechten (vindication) Erfgoed

13 Belang informatiebeheer?
Waarom goed beheren? snel de correcte informatie terug vinden efficiënt en klantgericht kunnen werken openbaarheid van bestuur

14 Informatiebeheer en HNW
Nood aan degelijk informatiebeheer Afhankelijk van werkomgeving? Link met HNW?

15 HNW Open kantoorruimte Een definitie: Tijd- en plaatsonafhankelijk werken, waarbij gebruik wordt gemaakt van ICT-oplossingen voor onderlinge communicatie en samenwerking.

16 HNW: invloed op informatiebeheer
Altijd en overal aan de nodige informatie kunnen (‘slim’) digitaliseren Werkplekdelen  geen opstapeling van ‘persoonlijke’ dossiers

17 HNW: invloed op informatiebeheer
Nood aan gemeenschappelijk klassement (papier + digitaal) Nood aan gemeenschappelijk beheer  HNW is een katalysator om acties te ondernemen voor goed informatiebeheer

18 Basis informatiebeheer?
Informatiehuishouding Middelen Verantwoor-delijkheden Procedures Om een goede informatiehuishouding op te zetten heb je nood aan sterke, dragende pijlers. Deze moeten elkaar onderling versterken en zijn ook onderling complementair en afhankelijk. Er moeten middelen zijn om het mogelijk te maken (niet alleen maar geld of ict, maar ook tijd, voldoende personeel, …) Er moeten procedures zijn, die de afspraken weergeven die zijn gemaakt om bepaalde acties uit te voeren (bv. procedure vernietiging, naamgeving, …) Er moeten verantwoordelijkheden zijn. Mensen die erop toezien dat de middelen er zijn, dat de procedures worden opgevolgd, en de middelen goed en efficiënt worden aangewend. Het informatiebeleid: Het informatiebeleid van een organisatie omvat de doelen, middelen en wegen om de gewenste informatievoorziening te ontwikkelen en te beheren. Het informatiebeleid is binnen een organisatie kaderzettend voor alle activiteiten die met informatievoorziening te maken hebben. Het informatiebeleid geeft uitgangspunten en randvoorwaarden voor de gewenste informatievoorziening. Het moet zijn afgestemd op het strategisch beleid van een organisatie. Informatie is immers geen doel op zich, maar een middel waarmee een organisatie beter kan functioneren. VRAAG: staan alle pijlers op zich? Wat gebeurt er als er onevenwicht is? Wat gebeurt er als er geen integratie tussen de verschillende pijlers? VRAAG: 3 mogelijke voorstellingen: De Machine: ieder pilaar is een stuk van de machine, bestaande uit grote en kleine tandwielen, die allemaal afhankelijk zijn van elkaar. De lopende band: elk van de zaken is een pilaar: de lopende band = middelen, de operator de verantwoordelijkheden, de handleiding = procedures. De Griekse tempel= de informatiehuishouding (fronton) ziet er uit als een Griekse tempel gesteund door 3 pilaren, die even sterk moet zijn. Als dat niet het geval is, stort het in elkaar. Informatiebeleid 4 april 2017

19 Basis informatiebeheer
Duidelijk toegewezen verantwoordelijkheden Wie draagt de verantwoordelijkheid voor elk aspect? Wie beheert het groepsklassement? Zorg voor de nodige middelen Informatiebeheersplan (bewaartermijn en bestemming), selectielijsten, depotlijsten, … Groepsklassement voor maximale informatiedeling Zorg voor de nodige procedures Raadpleging en bruikleen Beheer en selectie van het archief Betrek steeds uw beleidsdomeinarchivaris:

20 Naar HNW met informatiebeheer
Doelstellingen: 1) papier op orde onderscheid dynamisch, semi-statisch en statisch archief schonen, vernietigen overdragen naar het Depot te Vilvoorde 2) meer digitaal werken gemeenschappelijk klassement slimme digitalisering

21 Aanpak papier Archief in kaart brengen Archief schonen
Hoeveel archief is aanwezig en waar bevindt het zich Archief schonen Verwijder dubbels, irrelevante documentatie, outprints van digitale documenten, kladbladjes,…. Door deze actie kan de papier berg al behoorlijk verkleind worden Praktische tip: Organiseer een trash day

22 Aanpak papier Maak een duidelijk onderscheid tussen dynamisch, semi-statisch en statisch archief Praktische tip: Duid de verschillende levensfasen van het archief aan met een kleur Zoek de bewaartermijn en bestemming op in het informatiebeheersplan Maak een IBP op als uw entiteit er nog geen heeft

23 Aanpak papier Bewaartermijn: de minimale periode waarin het archief moet bewaard worden om administratieve/juridische redenen Bestemming: beslissing wat moet gebeuren na verloop van de bewaartermijn. Bewaren, vernietigen, bewaren op steekproef. Hierbij wordt het archief gewaardeerd op zijn maatschappelijk, culturele waarde voor het nageslacht Meer info:

24 Aanpak papier Overdracht naar Vilvoorde
Semistatisch archief van entiteiten zonder rechtspersoon kan overgedragen worden naar het archiefdepot van de Vlaamse overheid te Vilvoorde

25 Aanpak papier Als u wil overdragen, betrek uw beleidsdomeinarchivaris
De volledige procedure en stap-per-stap uitleg is te vinden op: Let op bij het invullen van de overdrachtslijst!

26 Aanpak papier Indien de bewaartermijn versteken is en het archief mag vernietigd worden Zorg dat dit op een gewettigde manier gebeurt Stel een vernietigingslijst op! Vraag toestemming tot vernietigen

27 Aanpak papier Stel verhuiscoördinatoren aan
Per subentiteit en per cel Leg hun taken en verantwoordelijkheden vast Plan de operatie zorgvuldig Stappenplan:

28 Meer digitaal werken HNW heeft sterke impact op informatiebeheer
Openheid in kantoorlandschap = openheid in informatiestructuur delen van informatie met collega’s Opmaak gemeenschappelijk klassement geen individuele klassementen meer (kast, HD) generieke structuur voor papier en digitaal procesgebonden structuur

29 Gemeenschappelijk klassement
Afspraken maken: over plaatsing van stukken, dossiers, bestanden in de structuur over sjablonen (papier en digitaal) => gestructureerde archiefvorming over naamgeving ook digitaal: vb _Syllabus_archiefbeheer_v1.pdf over wie en hoe het klassement zal onderhouden worden Zie:

30 Meer digitaal werken Voordelen: Nadelen:  Maak kosten-baten analyse
faciliteert plaatsonafhankelijk werken automatisering van werkstromen efficiëntere ontsluiting (vb. OCR) goedkope opslagruimte in vgl. met papier op korte termijn Nadelen: vergt ernstige voorbereiding niet alles kan gedigitaliseerd worden digitaliseringsproces zelf kan duur zijn op middellange termijn duurder dan beheer van papieren archieven  Maak kosten-baten analyse

31 Duid een coördinator aan per entiteit
Conclusie: Wat te doen? Duid een coördinator aan per entiteit

32 Neem contact op met uw beleidsdomeinarchivaris
Wat te doen? Neem contact op met uw beleidsdomeinarchivaris

33 Stel een plan van aanpak op:
Wat te doen? Stel een plan van aanpak op: Analyseer uw informatiehuishouding Bepaal wat er moet gebeuren ifv de verhuis naar HNW

34 Wat te doen? Schoon het archief

35 Wat te doen? Maak een onderscheid tussen dynamisch, semistatisch en statisch archief

36 Wat te doen? Raadpleeg het informatiebeheersplan voor de selectie van het archief Stel een IBP op als je entiteit er nog geen heeft!

37 Draag archief over naar het Depot te Vilvoorde
Wat te doen? Draag archief over naar het Depot te Vilvoorde

38 Vernietig het archief dat mag vernietigd worden op de correcte manier
Wat te doen? Vernietig het archief dat mag vernietigd worden op de correcte manier

39 Wat te doen? Meer digitaal: Faciliteer en stimuleer het werken met een goed gemeenschappelijk klassement

40 Wat te doen? Digitaliseer slim

41 Organiseer de fysieke verhuis van uw archief
Wat te doen? Organiseer de fysieke verhuis van uw archief

42 Leerpunten werkgroep Er moeten voldoende tijd en middelen voorzien worden om met informatiebeheer bezig te zijn en de verhuis voor te bereiden zoals het moet Het beheer van de netwerkschijven moet beter, zodat er voldoende plaats is op de netwerkschijven en digitalisering op termijn mogelijk wordt Er wordt gevraagd aan plaatselijke leidinggevenden om aandacht te hebben voor het project en de medewerkers mogelijkheden geven om ermee bezig te zijn

43 Leerpunten werkgroep De boodschappen die in de werkgroep worden gebracht moeten voldoende doorstromen naar de werkvloer en het management Procedure om over te dragen naar het Depot te Vilvoorde wordt ervaren als arbeidsintensief, door de deadlines van de verhuis Het moet mogelijk zijn om te werken met containers voor vertrouwelijk archief

44 Toevoegingen werkgroep
Tips voor de volgende werkgroepen: focussen op de praktische problemen van de buitendiensten Eerste zorg is de fysieke opruim in kader van de verhuis Prioriteitenlijst opmaken

45 Afspraken volgende werkgroep
Elke entiteit stuurt een stand van zaken en summier plan van aanpak door naar Vania Focus volgende werkgroep Voorbereiding trash day Praktische tips

46 Hulplijnen: algemeen eerstelijnsadvies?
je informatiebeheerder en beleidsdomeinarchivaris 4 april 2017

47 Hulplijnen: algemeen www.bestuurszaken.be/informatiemanagement
yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid 4 april 2017

48 Copyright illustraties
Digital Preservation Business Case Toolkit Slide: 16, 20, 32