Iedere dag een verse jaarrekening

Presentatie over: "Iedere dag een verse jaarrekening"— Transcript van de presentatie:

1 Iedere dag een verse jaarrekening
Continuous audit Iedere dag een verse jaarrekening

2 Continuous audit Intern beheersingsrisico is het risico dat een onjuistheid die voorkomt in een bewering en die, afzonderlijk of samen met andere onjuistheden van materieel belang kan zijn, niet wordt voorkomen of tijdig ontdekt en hersteld door de interne beheersingsmaatregelen van de huishouding.

3 Onderdelen jaarrekening
Routinematige processen Schattingen kleine posten Schattingen grote posten

4 Routinematige processen
Stamtabel Handinvoer Jaarrekening Proces Upload Uitzondering Een schematische weergave van een routinematig proces. Iets komt handmatig of electronisch binnen, wordt langs een voorgedefinieerd formularium gehaald (prijs maal hoeveelheid, minus korting plus BTW). En die registratie is de basis voor de jaarrekening die wij obv moeten aansluiten met de jaarrekening. Wat zit er in de stamtabellen?? Kredietlimieten per debiteur Kortingspercentages Prijzen Autorisaties Maximale afwijkingen voordat er een tweede autorisatie nodig is Maximale afwijkingen voordat iets uitvalt uit een 3 way match Voorbeelden van upload Electronisch factureren Bestanden met prijzen van de moeder Gescande barcodes.

5 Voorbeelden – Automatisch verwerken
3 way match Facturen STP bij verzekeraars Webshops van retailers Conclusie van deze slides is dat er al voorbeelden genoeg zijn 5

6 Randvoorwaarden Continu gecontroleerd proces van beheersing
stamtabellen Veranderingen in geprogrammeerde handelingen Adresseren uitzonderingen Dus: Zeker weten dat stamtabellen tijdig worden gemuteerd en alleen juiste mutaties bevatten Dat het niet noodzakelijk is om achteraf

7 Stamtabellen juist mutatie mutatie A = B Stamtabel
Dit is een manier waarop onjuistheden in stamtabellen voorkomen zouden kunnen worden. Iedere mutatie moet twee keer worden ingevoerd, dan kijkt de PC of het allebei gelijk is en verwerkt dan pas de mutatie.

8 Stamtabellen juist? mutatie ? ? Stamtabel Log Zo gaat het nu.

9 Continuous audit? 25x Transactie Proces mutatie ? ? Stamtabel Log
Zo gaat het nu.

10 Geprogrammeerde handelingen
Test Productie Voorbeelden: Signaallijsten met afwijkingen Kortingsformularia Signaallijsten met slow movers Door bijvoorbeeld twee mensen verantwoordelijk te maken voor het autoriseren van de veranderingen in de geprogrammeerde berekeningen kan je veel bereiken ten aanzien van het zomaar of ongecontroleerd aanpassen van stamtabellen zonder dat je er als accountant steeds bij moet zijn. Maar…. Wat die twee mensen doen en of ze het wel snappen blijft een punt van aandacht. Zijn alle soorten wijzigingen en alle soorten mutaties wel een keer doorgerekend?? Dat moet blijken uit change management documentatie.

11 Continuous audit? ? Test Productie Nu vaak geen idee:
Geen gedocumenteerd change management Gedocumenteerde controleberekeningen?? Geen idee hoe is gewaarborgd dat alle wijzigingen langs die bepaalde medewerkers zijn.

12 Uitzonderingen adresseren
Transactie Voorbeelden: Inkopen boven een bepaald bedrag Kortingen boven een bepaald percentage

13 Continuous audit? 25x Uitzondering Transactie Voorbeelden:
Inkopen boven een bepaald bedrag Kortingen boven een bepaald percentage

14 Continuous audit – Uitzonderingen adresseren
Controle vooraf op volledigheid uitzonderingen Bewijs bewaren Opvolging zichtbaar maken Dus: Zeker weten dat stamtabellen tijdig worden gemuteerd en alleen juiste mutaties bevatten Dat het niet noodzakelijk is om achteraf

15 Lastige vraagstukken Foutgevoelige producten
Kwaliteit niet eenduidig vast te stellen Kwetsbaar voor breuk Chemische samenstelling van belang Producten met hoge waarde t.o.v. volume Bewaking is weer mensenwerk Foutgevoelig door bacteriologisch bederf, kwestbaar voor breuk, chemische samenstelling, enz enz.

16 Schattingen kleine posten
Aanknopingspunten Historische data per klasse Externe gegevens per klasse Uitdagingen Mode Bederf Economische of technische veroudering Op basis van langjarige gemiddelden of externe gegevens kunnen soms best redelijke schattingen worden gemaakt. En er zijn nu al externe gegevens (krediet-ratings) Maar de voorziening voor de voorraad kan je niet soms alleen maar berekenen op basis van omloopsnelheden oid. Bij mode, zaken die kunnen bederven als de opslag niet goed is gegaan of een voorraad onderdelen die behoort bij een bepaald verouderd artikel wordt toch wat lastiger. Niet onmogelijk hoor, vooraf kun je misschien wat afvangen…

17 Schattingen kleine posten – Oplossingsrichtingen
Uitbesteding verbetert audit trail Auditor heeft toegang Ontvangt signalen van wijzigingen of afwijkingen Moet wijzigingen á tempo autoriseren

18 Schattingen grote posten
Aanknopingspunten Twee schattingen laten invoeren Autorisatie grootste verschillen Uitdagingen Vooringenomenheid Subjectiviteit Voorwaarden

19 Conclusie De jaarrekening kan uit een voorbeeldig geautomatiseerd proces komen… Maar automatisering blijft mensenwerk Waarderen kun je niet automatiseren