Geen gezeur met de BAG-inspecteur

Presentatie over: "Geen gezeur met de BAG-inspecteur"— Transcript van de presentatie:

1 Geen gezeur met de BAG-inspecteur
Michel ten Brummelhuis en Ronald Bokhove (DataLand)

2 Programma Korte terugblik op ontstaan BAG Beheerfase
Tot eind 2014: eerste beheerinspecties Hulpmiddelen Hoe de gemeenten Gouda en Breda zich hebben voorbereid Zoektocht naar toegevoegde gemeentelijke waarde

3 Korte terugblik BAG Wet BAG verplicht gemeenten gegevenshuishouding te voeren Grootse kluif: gegevensopbouw en processtroomlijning Tot 2010: opbouwfase eindigend met toelatingsaudit Audit: toets kwaliteit gegevens, processen, systemen April 2011: alle gemeenten aangesloten op LV BAG Aansluiting deels met maatwerk (bijv. oppervlakte)

4 Beheerfase Wegwerken maatwerkwaarden
Bijhouden BAG op basis van relevante gebeurtenissen als vergunningverlening, calamiteit, benoemen openbare ruimte Ultieme toets op werking processenhandboek Onderzoeksplicht op basis van terugmelding Veiligstellen blijvende aandacht BAG binnen organisatie Stimulering binnengemeentelijk gebruik BAG

5 Beheerinspecties Tussen nu en eind 2014: inspectie bij alle gemeenten
Toets op gegevens, processen, systemen Verschil met toelatingsaudit: toets processen in de praktijk toets behalen termijnen toets afronding (generiek) maatwerk Inspectie door zeven inspectie-instellingen Zelf kiezen: rekening en rapport naar Ministerie I&M

6 Hulpmiddelen Wet BAG Inspectieprotocol
Processenhandboek I&M/Kadaster (+ belangrijkste wijzigingen) Statusrapport Kadaster Internetsites en sociale media (bijvoorbeeld linked-in) Proefinspectie (intern / extern) ?

7 Voorbereiding Hoe bereiden gemeenten zich voor? Eerste ervaringen van:
gemeente Gouda (Margot Quist) gemeente Breda (Radboud van der Linden)

8 Ervaringen Gouda ALGEMEEN Zorg voor een actueel processenhandboek
Registreer wijzigingen – verbeteringen en verbeteracties Voer een pre-inspectie uit, dit kun je ook intern laten doen door bijv. een controller of een buurgemeente Vraag een statusrapport op bij het Kadaster en controleer aantallen Plan voldoende ruimte om met de uitkomst verbeteringen uit te voeren in de processen

9 Ervaringen Gouda VOORBEREIDING
Uitwijktest: zorg voor een goede beschrijving in uitwijkhandboek en zorg voor resultaten uitwijktest Denk na over de periode van de steekproef (niet de aansluiting erin!) Spreek selectieperiode en peildatum duidelijk af Steekproef: alle documenten analoog opzoeken is veel werk, vragen of deel ook digitaal mag

10 Ervaringen Gouda DAG ZELF
Zorg voor goed geïnformeerde collega’s van betrokken afdelingen Strakke planning: wij hadden te weinig tijd om de hele steekproef te doen, hiervoor zijn ze later teruggekomen De dag zorgt voor extra draagvlak

11 GEGEVENS – NIET GESLAAGD
Ervaringen Gouda GEGEVENS – NIET GESLAAGD Verwerking binnen vier dagen niet gehaald Geweigerde berichten konden we niet terugvinden Status ‘niet ingemeten’ langer dan 6 maanden Controle van de aantallen op de peildatum Brondocumentnummer en datum kwamen niet altijd overeen met de geregistreerde data

12 Ervaringen Gouda VERBETERACTIES
Objectkenmerken verbeteren aan de hand van nieuwe bouwtekening – Bluebeam Inconsistenties in statussen gecontroleerd Uitvallijsten ministerie opgelost

13 PROCESSEN – NIET GESLAAGD
Ervaringen Gouda PROCESSEN – NIET GESLAAGD Maatregelen om termijnen te halen waren niet geborgd Maatregelen om terugmeldingen netjes af te handelen waren onvoldoende

14 Verleden kun je niet meer veranderen….
Ervaringen Gouda VERBETERACTIES Monitoren op doorlooptijden Wekelijkse controlelijsten doorlopen van verleende vergunningen Geen oude brondocumenten registreren, ook al staat hierin de waarheid Alle vergunningaanvragen gaan langs BAG voor BAG-toets Verleden kun je niet meer veranderen….

15 Ervaringen Gouda SYSTEEM - GESLAAGD Geen gebreken
Weigeringen zijn niet terug te vinden… Geen rapportage met aantallen om statusrapport te controleren

16 Na BAG-inhoud en voorbereiding op de audit-dag …
Ervaringen Breda Na BAG-inhoud en voorbereiding op de audit-dag …

17 Administratieve Organisatie!
Ervaringen Breda Administratieve Organisatie! Functiescheiding Rollenscheiding Procesinrichting Kwaliteit

18 Administratieve Organisatie!
Ervaringen Breda Administratieve Organisatie! De slager die zijn eigen vlees keurt Vier-ogen-principe Controle Checks & (Internal) Balances auditing

19 Ervaringen Breda Rollenscheiding

20 Ervaringen Breda Rollen ten aanzien van basisregistraties:
Eigenaar basisregistratie Afnemer Leverancier Gegevensmutaties Registrator Gegevensdistributeur Beheerder Gegevensmagazijnen CIO Architect Auditor

21 Procesinrichting en kwaliteit
Ervaringen Breda Procesinrichting en kwaliteit

22 Ervaringen Breda Procesinrichting (1)
Bron: Samenhang Processen BAG en WOZ (Waarderingskamer)

23 Ervaringen Breda Procesinrichting (2)
Bron: Samenhang Processen BAG en WOZ (Waarderingskamer)

24 Ervaringen Breda BAG: procesonafhankelijk BAG is een basisregistratie
Beleg deze procesonafhankelijk Een basisregistratie legt vast wat een ander besluit Invloed registrator op de inhoud ongewenst Daar ligt een functiescheiding tussen Anders kan het gebeuren dat de registrator vaststelt wat hij vast kan leggen Als het om een financiële administratie gaat, begrijpen we het hoe en waarom

25 Toegevoegde waarde Toegevoegde waarde door gemeentelijke kolom
Discussie over mogelijkheden / wenselijkheid: Intervisiebijeenkomsten Opleidingen/cursussen Specifieke gemeentelijke rapportages (voorbeeld BAG-o-meter) Proefinspecties door DataLand

26 BAG-o-meter Rapport met 10 meetpunten
Visueel aantrekkelijk weergegeven Rapport per gemeente Vergelijking met provincie, geheel Nederland en vergelijkbare gemeenten Periodieke verstrekking (gratis) aan alle gemeenten

27 Voorbeeldrapport

28 Afsluiting Conclusies Dank voor aanwezigheid en inbreng
Pauze, we gaan verder om uur