VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Werkgroep ICT/Facilities 24 oktober 2011.

Presentatie over: "VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Werkgroep ICT/Facilities 24 oktober 2011."— Transcript van de presentatie:

1 VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Werkgroep ICT/Facilities 24 oktober 2011

2 Page 2 Slide 2 1.Vertraging v.d. Voorlopige Aanvaarding 2.Aangepaste globale planning 3.Gevolg: nieuwe gedetailleerde Verhuisplanning 4.Afspraken vorige werk- en stuurgroep 1.Signalisatie 2.Postbusnummers 3.Dienstvoertuigen 4.Vergaderzalen 5.Telefonie 6.ICT (Werkaanvragen GID) 5.Bezoek van de site Agenda

3 Page 3 Slide 3 Planning: Vertraging V. Aanvaarding  Globale Planning – initieel:  Fase 1: “Bouw, Inrichtingswerken Huurder, Keuken” Mijlpaal: Voorlopige Aanvaarding: 30/09/2011 Mijlpaal: Uitgestelde werken: 31/10/2011  Fase 2: “Eigen werken – werken na V.Aanvaarding”  Fase 2.1: “Voorbereiding Inhuizing”  ICT, Meubilair, rolarchief. Planning: okt. 2011  Fase 2.2: “Inhuizing v.d. Klanten” Planning: nov.-dec. 2011

4 Page 4 Slide 4 Planning: Vertraging V. Aanvaarding  Globale Planning – Herzien:  Fase 1: “Bouw, Inrichtingswerken Huurder, Keuken” Mijlpaal: Voorlopige Aanvaarding: 30/09/2011 <= 07/10 <= 27/10/2011 Mijlpaal: Uitgestelde werken: 31/10/2011 <= blijft onveranderd.  Fase 2: “Eigen werken – werken na V.Aanvaarding”  Fase 2.1: “Voorbereiding Inhuizing”  ICT, Meubilair, rolarchief. Planning: 07/11/2011 – 16/12/2011 Kan pas starten zodra toestand van V.Aanvaarding bereikt is. Bijkomende issues – Raad van State (UDN-procedure): Stoelen: opgelost Opslagruimte voor meubilair Rolarchief: nieuwe UDN => aanpassing v.d. planning  Fase 2.2: “Inhuizing v.d. Klanten” Planning: 19/12/2011 – 13/02/2012

5 Page 5 Slide 5 Globale tijdlijn verhuis VAC Brugge  Duur totale verhuisproject: 19/12 – 13/02/2012  Verhuis naar VAC Brugge: 19/12 – 07/02/2012  Verhuis meubilair naar locaties en depot meubilair: 19/12 – 08/02/2012

6 Page 6 Slide 6 Impact gewijzigde verhuistiming  Impact op de huurcontracten AFM  ToVo – einde huur 31/12/2011  Geen impact  AWV markt – einde huur 31/12/2011  Geen impact  Mi en MV – einde huur 15/11/2011  2 maand huurverlening – sowieso verlenging tot 15/01/2012 (start verhuis ten vroegste 19/12)  Aanzienlijk volume archief  vertraging rolarchief (geen risico’s nemen)  Vlabel – einde huur 31/01/2012  Geen impact  ANB – einde huur 15/01/2012  Geen impact

7 Page 7 Slide 7 Impact gewijzigde verhuistiming  VSAWSE + L&V – einde huur 31/01/2012  Geen impact  IJH + JW – einde huur 01/05/2012  Geen impact  Entiteiten werkhuisstraat – einde huur 31/12/2011  Zeer groot volume archief  vertraging rolarchief (geen risico’s nemen)  Huur per 3 maand verlengen  AWV Rode Poort – einde huur 31/12/2011  Volume te verhuizen hoeveelheid niet mogelijk voor 31/12/2011  Huur verlengd met 3 maanden

8 Page 8 Slide 8 Wijzigingen verhuistiming  Wijzigingen tegenover versie WG verhuis 06/10/2011:  MI van 29/11 + 5 – 6/12 naar 04/01 + 10 – 11/01/2012  Vlabel van 29/11 + 06/12 naar 04/01 + 11/01/2012  MV van 30/11 + 01/12 – 05/12 naar 05 – 10/01/2012  ToVo van 05/12 naar 20 + 21/12  Syntra van 05/12 naar 19/12  K&G van 06 + 07/12 naar 19 + 20/12  Ag Wonen van 07 + 12/12 naar 30/01 + 02/02/2012

9 Page 9 Slide 9 Wijzigingen verhuistiming  Ag Wonen van 07 + 12/12 naar 30/01 + 02/02/2012  Ag Insp RWO van 07 + 13/12 naar 30/01 + 03/02/2012  Dep RWO – RO ag OE van 08 – 09 + 14/12 naar 31/01 + 01/02 + 06/02  Archief Werkhuisstraat van 08/12 – 21/12 naar 31/01 – 13/02/2012  AWV Rode Poort van 15 – 19/12 naar 12 – 16/01/2012  VDAB (4 locaties) van 02 – 09/01 + 24 – 27/01 naar 02 – 09/01 + 19 - 24/01/2012  ANB van 09 – 12/01 naar 10 – 13/01/2012  VAPH van 13/01 naar 07/02/2012  FIT van 13/01 naar 07/02/2012  AO van 13 +16/01 naar 07 + 08/02/2012

10 Page 10 Slide 10 Wijzigingen verhuistiming  Insp WSE van 16/01 naar 17/01/2012  VSAWSE van 16 + 20 + 23/01 naar 17 + 23 +24/01/2012  L&V van 16 – 23/01 naar 17 – 24/01/2012  JW van 27 – 31/01 naar 25 -27/01/2012  Integrale jeugdhulp van 27 + 30/01 naar 25 – 26/01/2012

11 Page 11 Slide 11 Afspraken en acties vorige vergadering 1.Signalisatie 2.Postbusnummers 3.Dienstvoertuigen 4.Vergaderzalen 5.Telefonie 6.ICT (Werkaanvragen GID)

12 Page 12 Slide 12 Bezoekersdagen VAC Brugge  Algemeen:  Timing: vanaf 22-nov-2011  info over de dienstverlening van aFM  daarna een rondgang in het gebouw  Groepen van max 65 personen - (info in grote groep - daarna opsplitsen in twee kleinere groepen)  de diensten die hiervan gebruik willen maken, maak een afspraak via vanmaerlant@bz.vlaanderen.be. vanmaerlant@bz.vlaanderen.be  Verhuisverantwoordelijken:  apparte rondleiding.  De bedoeling daarvan is om de verhuisverantwoordelijken te laten zien hoe het gebouw er uit ziet en wat er van hen verwacht wordt op de dag van verhuis.

13 Page 13 Slide 13 Parking VAC Brugge  Algemeen:  Vooraf moet men geregistreerd zijn als parkinggebruiker.  Hiervoor moet de personeelsbadge door ons ingelezen worden en krijg je daarna een parkeerkaart.  Om op de eerste dag van de parking gebruik te kunnen maken moet je vooraf aan je inhuizing langskomen in VAC.  Onthaalmedewerker kan parkeerkaarten aanmaken.  vooraf zullen we de uren waarop dit kan laten weten / kan ook tijdens de bezoekdag.

14 Page 14 Slide 14 Varia 