Thema: G arbage I n G arbage O ut = L ousy O utcome!!!!

Presentatie over: "Thema: G arbage I n G arbage O ut = L ousy O utcome!!!!"— Transcript van de presentatie:

1

2 Thema: G arbage I n G arbage O ut = L ousy O utcome!!!!

3 Een adequate registratie van je activiteiten kan nooit kwaad! Het helpt je bij het beheren van je ‘accounts’ Garbage in = Garbage Out Doel opleiding Kennisoverdracht PACTA / MIS / SIR aan regio-medewerkers (zonder goede invoer geen goed resultaat) basis verdieping Weten wat we wanneer en waar moeten vastleggen PACTA SIR Kunnen beheren van de klantenbase (RC- WW) Kunnen ‘lezen’ van de outcome-rapportages Besef om de cliënten op een goede wijze over de beschikbare capaciteit te verdelen

4 The beginning…

5 Waarom (nu nog) een PACTA-opleiding We gaan reeds dit jaar beginnen met het sturen op outcome; vooralsnog dus vanuit PACTA (oefening baart …. kunst) Er is nog veel onbekendheid m.b.t. de mogelijkheden om met PACTA de werkzaamheden beter in te richten. Een goed beheer van en inzicht in het cliëntenbestand levert een betere outcome PACTA is de afgelopen jaren geëvalueerd van een agendaregistratie naar een “cliënt beheer systeem” M.b.v. PACTA kan de cliënt (beter) monitoren  logboek geeft een overzicht PACTA biedt de mogelijkheid om de registratie zodanig in te richten dat de RC op basis van eigen bevindingen getriggerd wordt om bepaalde acties uit te voeren  Signaleringen De functionaliteit van PACTA wordt overgenomen in SONAR  de inrichting van de werkzaamheden kan dus deels overeenkomen

6 Inhoud Pacta in een notendop Prestatiemanagement (outcome) Beheren agenda Persoonsgegevens en kenmerken PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces Beheer cliëntenbase

7 PACTA in een notendop Evolutie: PACTA is ontstaan als een hulpmiddel om de agenda van de RC (toen: Casemanager) te kunnen (laten) beheren. In feite een geformaliseerde vervanger van de Outlook-agenda. Er bestond een Logistiek BesturingsCentrum, waar alle post (dus ook de gegevens van nieuwe cliënten) binnenkwam. De agenda werd met name beheerd door de AO-RC medewerkers, terwijl de casemanager de agenda veelal alleen raadpleegde. De stappen van het toenmalige proces zijn nog goed te herkennen: afspraakopdracht  LBC maakte deze aan t.b.v. de RC-organisatie beoordelen  de Casemanager moest bepalen of de aanmelding van de cliënt terecht was inplannen  oorspronkelijk de taak van het RAB

8 PACTA in een notendop PACTA is nu meer gericht op de dienstverlening  wat doen we met de cliënt Bovendien zijn een aantal ‘handvatten’ toegevoegd, waardoor u een beter beheer hebt over uw cliëntenbase: “Time Management”: to do lijsten (taken) om de werkzaamheden te verzamelen taken in de tijd wegzetten in de to do lijst specifieke taken uit lijst overbrengen naar agenda Signaleringen op basis van veelal zelf opgegeven datums streefdatum werkhervatting prognose einddatum dienst periode (datum t/m) in taak en gesprek met behulp van cliëntzwaarte (inschatting tijdsbeslag korte termijn) kan de RC ervoor zorgen dat de cliënt vaker/minder vaak in beeld komt

9 PACTA in een notendop “Cliëntreceptie” Vehikels om de cliënt op te voeren en de actie voor te bereiden Contactmomenten Gesprekken  face 2 face Taken  anders Taak: kan gepland worden; hoeft niet kan gekoppeld worden aan een cliënt; hoeft niet Hier leggen we vast wat we met de cliënt afspreken. Basis voor de outcomerapportages!! Logboek: Overzicht op cliëntniveau (wat hebben we met de cliënt gedaan?) Op basis van door u zelf opgegeven datums/gegevens (cliëntzwaarte) wordt u getriggerd om actie te nemen voor aan u gekoppelde cliënten.. Beheer agenda Aanpak

10 Inhoud Pacta in een notendop Prestatiemanagement (outcome) Beheren agenda Persoonsgegevens en kenmerken PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces Beheer cliëntenbase Beheren agenda Groot MIS

11 Inleiding prestatiemanagement (outcome) 5 PI’s ‘actief’, 4 in ontwikkeling: Actief: Arbeidsuitstroom Overige uitstroom Afstand tot de arbeidsmarkt Maatschappelijk geactiveerden Klantinstroom WWB In ontwikkeling: Besparing grote geldstroom Tevredenheid gemeente m.b.t. afstemming instroom WWB Klanttevredenheid behandeling door RC Klanttevredenheid informatievoorziening UWV

12 Inleiding prestatiemanagement (outcome) Waar haaaaalen ze het vandaan??? Als je weet waar het vandaan komt weet je ook waar je het in moet stoppen Outcome? Daar kan ik inkomen Outcome????

13 Outcomelijsten Aanpak re-integratie Diensten Productrapportage algemeen Productrapportage gesprekken

14 Inhoud Pacta in een notendop Inleiding prestatiemanagement (outcome) Beheren agenda Persoonsgegevens en kenmerken PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces Beheer cliëntenbase

15 Beheren agenda De agenda binnen PACTA is een instrument om aan te kunnen geven op welke momenten de RC op een specifieke locatie beschikbaar is, dan wel juist niet beschikbaar is. Met behulp van de agenda worden de dagelijkse werkzaamheden van de RC geordend en ook zichtbaar voor anderen voor wie de agenda van de RC van belang is. De volgende functionarissen kunnen mutaties in de agenda uitvoeren: Persoonsgegevens en kenmerken

16 Beheren agenda Hiërarchie binnen de agenda: onbeschikbaarheid gaat boven beschikbaarheid onbeschikbaarheid mag worden overschreven met een andere onbeschikbaarheid taken en gesprekken kunnen niet worden overschreven beschikbaarheid mag overschreven worden met andere beschikbaarheid (foutje in PACTA: het wordt niet overschreven, maar onder elkaar weergegeven)

17 Beheren agenda  Beschikbaarheid Startsituatie: de kale agenda. Stap 1: Beschikbaarheid opgeven

18 Beheren agenda  Beschikbaarheid Terugkeerpatroon: (normaliter wekelijks) Geen: alle uren tussen begindatum/tijd en einddatum/tijd worden gereserveerd wekelijks: alleen de uren tussen begin- en eindtijd worden gereserveerd voor de totale periode Frequentie:niets of 1  elke keer volgens patroon 2  1 keer wel, 1 keer niet (bijv. om de week) 3  elke 3 e keer (bijv. 1 e week, 4 e week, 7 e week).. Vanaf – t/mBegin- en einddatum van de periode die u wilt opgeven Tijdstip / EindtijdBegintijd en eindtijd die voor elke dag binnen het patroon moet worden beschikbaar gemaakt Iedere:Aanvinken indien patroon van toepassing op de aangegeven dag OpmerkingveldHier kunt u een aantekening in maken (geldt voor het gehele patroon) Geef hier de locatie op waarvoor de beschikbaarheid moet worden opgevoerd

19 Beheren agenda  onbeschikbaarheid Geef hier aan welk soort onbeschikbaarheid moet worden opgevoerd Voor onbeschikbaarheid is de locatie niet relevant Zie beschikbaarheid

20 Beheren agenda  resultaat Dagindeling Werkbak af te melden Infoblok Voor deze datum verwijderde gesprekken Datumweergave: Vet: Dag bevat afspraken Grijs: Dag bevat beschikbaarheid Lichtgrijs:Geen beschikbaarheid Werkbak af te melden

21 Beheren agenda  w eek/maandoverzicht

22 Inhoud Pacta in een notendop Inleiding prestatiemanagement (outcome) Beheren agenda Persoonsgegevens en kenmerken PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces Beheer cliëntenbase

23 Persoonsgegevens en kenmerken In PACTA worden alleen de hoogstnoodzakelijke persoonsgegevens geregistreerd. Daarnaast is het mogelijk om cliënten te ‘oormerken’, zodat hierop selecties mogelijk zijn. De persoonsgegevens kunnen worden opgevoerd via: de afspraakopdracht de taak het electronisch RA (autometatisch) Kenmerken moeten altijd handmatig worden toegevoegd.

24 Persoonsgegevens en kenmerken Zoekfunctie cliënt Gericht, normaal op volledig sofinr Op postcode (numeriek volledig) of geboortedatum (volledig) Op (delen van) naam, adres of plaatsnaam (max. 500 resultaten). Eventueel met ‘wildcard’ (%-teken). bak  levert alle cliënten op met de naam/woonplaats/straat beginnend met Bak bak%er  levert alle cliënten met idem beginnend met Bak en vervolgens er in de vermelding %bak  Alle cliënten met Bak in de vermelding, bijv. Koekebakker of Tabak

25 Zoekfunctie cliënt  Resultaat Juiste Registratie Kiezen (‘radiobutton’) Vervolgens de gewenste vervolgactie kiezen Persoonsgegevens en kenmerken

26 Koppeling Cliënt  RC Te wijzigen door : AO & RC Hier kunnen we kenmerken opgeven om de cliënt te oormerken; bijv: Sector  sector 52 Uitzendbedrijven Doelgroep  WIA < 35%

27 Persoonsgegevens en kenmerken  Matchen cliënt Selectiescherm

28 Persoonsgegevens en kenmerken  Matchen cliënt Resultaatscherm

29 Inhoud Pacta in een notendop Inleiding prestatiemanagement (outcome) Beheren agenda Persoonsgegevens en kenmerken Het dienstverleningsproces PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces PACTA vehikels voor activiteitenvastlegging Afspraakopdracht (gesprek) Taak Aantekening Beheer cliëntenbase

30 PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces PACTA-vehikels voor activiteitenvastlegging: De afspraakopdracht De basis voor het regelen van een gesprek tussen RC en cliënt. Het is de ‘formele poot’ van PACTA. Leidt tot het reserveren van een tijdsduur in de agenda en een uitnodigingsbrief aan de cliënt. De taak Mogelijkheid om allerlei afspraken en activiteiten vast te leggen zonder noodzaak om een periode in de agenda te reserveren. Er wordt ook nooit een brief aangemaakt. Vastleggen in de agenda kan wel. Een taak kan betrekking hebben op een cliënt, maar dat is niet verplicht. De taak is dan alleen verbonden met de RC. De aantekening Bedoeld als taak- en afspraakonafhankelijke mogelijkheid om een – korte - notitie te maken. De aantekening is altijd verbonden met een cliënt. Het aantal aantekeningen per cliënt is in principe ongelimiteerd. De lengte van de inhoud van 1 aantekening is beperkt (ca. 1500 lettertekens).

31 PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces Dienstverleningsproces RC WW Introductie- gesprek Coaching- gesprek Voorbereiding Introductie- gesprek Beeldvorming cliënt Evaluatie en/of nazorggesprek Bepalen initiële dienstverlening Uitvoeren en bijstellen dienstverlening Evalueren en nazorg Diensten- portfolio ReVi Aanpak Reïntegratie

32 PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces Beeldvorming cliënt Objectief Overdrachts- Document (electr.) RA Overdrachts- Document (electr.) RA In PACTA : Beoordelen Toetsen Ankertoetsen Subjectief Introductie- gesprek Bepalen initiële dienstverlening Uitvoeren en bijstellen dienstverlening Evalueren en nazorg Coachings- gesprekken Taken Aanpak Re-integratie Voor- of nazorg- gesprek

33 ANKER-toetsen IN PACTA In Pacta kunnen alle resultaten van de toetsen worden vastgelegd, samen met het dienst verleningsvcorstel. Een toets kan meerdere keren worden uitgevoerd en vastgelegd. Met dit scherm worden de toetsresultaten vastgelegd En hier kunt u (uw motivatie) van het dienstverleningsvoorstel afgeven

34 Aantekening cliënt Menukeuze levert een ‘pop up’ scherm. Kan worden uitgevoerd tijdens andere invoerwerkzaamheden (en voor andere cliënt) PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces Als het scherm niet wordt afgesloten Zal het een volgende keer niet óp-poppen, maar op de achtergrond nog aanwezig zijn. Met ALT-TAB kunt u het dan terugvinden. Als het scherm niet wordt afgesloten Zal het een volgende keer niet óp-poppen, maar op de achtergrond nog aanwezig zijn. Met ALT-TAB kunt u het dan terugvinden.

35 Aantekening cliënt PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces Aantekeningen kunnen worden Opgezocht op cliënt en/of op Gebruiker (degene die de aan- tekening heeft gemaakt)

36 Intentieverklaring RC-WW Wordt gebruikt voor bewaking/signalering Maar ook voor doorlooptijden MIS Intentieverklaring RC-WW Wordt gebruikt voor bewaking/signalering Maar ook voor doorlooptijden MIS Basis voor OUTCOME!! Hier wordt de uitstroom vastgelegd. [uitstroom: 4 weken aaneengesloten geen uitkering op werkbriefje] =UWS  Transactie 1144 + datum Basis voor OUTCOME!! Hier wordt de uitstroom vastgelegd. [uitstroom: 4 weken aaneengesloten geen uitkering op werkbriefje] =UWS  Transactie 1144 + datum Met deze button wordt de Reïntegratie-visie (ReVi) gegenereerd Bij elke aanpassing van de dienstverlening: Maak direct een inschatting van het tijdsbeslag dat de coaching van U vergt! Bij elke aanpassing van de dienstverlening: Maak direct een inschatting van het tijdsbeslag dat de coaching van U vergt! Alle aangeboden diensten worden genoteerd. Er kan meer dan 1 dienst openstaan. Startdatum: de datum waarop de ReVi wordt opgemaakt (huidige datum) Alle aangeboden diensten worden genoteerd. Er kan meer dan 1 dienst openstaan. Startdatum: de datum waarop de ReVi wordt opgemaakt (huidige datum) In MIS rapporteren we ook de gemiddelde doorlooptijden van de diensten. Zowel op basis van de prognose als de feitelijke einddatum. In MIS rapporteren we ook de gemiddelde doorlooptijden van de diensten. Zowel op basis van de prognose als de feitelijke einddatum. Openstaande diensten worden nu gesloten bij beëindiging aanpak. We heben liever dat u zelf aangeeft wat het resultaat was van de dienst.. En als de cliënt een WIA-kenmerk heeft wordt deze button getoond en kan een ReVi-vervolgsjabloon worden gegenereerd. PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces De aanpak re-integratie CasesDienstenportfolio

37 Need 2 know  Diensten en doorlooptijden

38  Gesprekscyclus PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces Bij nieuwe cliënt tevens: opvoeren cliënt koppelen met RC Of beëindigen parkeren onbereikbaar Of Niet verschenen 2 e keer Of Wijzigen

39 Opvoeren afspraakopdracht (gesprek) Periodedata: Van belang voor: Inplannen Signalering Periodedata: Van belang voor: Inplannen Signalering Postcode bepaalt Locaties. Straks: wijziging (weer) mogelijk Postcode bepaalt Locaties. Straks: wijziging (weer) mogelijk Status: bepaalt in welke werkbak de opdracht terecht komt. Sommige statussen kan alleen PACTA toekennen. Beoordelen: hier begint het mee voor nieuwe aanwas… Definitief: raar woord voor “In te plannen” Ingepland: De naam zegt het.. Af te melden: een verborgen statusbitje Afgehandeld: Hehe.. Einde verhaal. Afgekeurd: Die moesten we niet bij het beoordelen Geannuleerd: afspraak uit agenda geketst Direct ingekocht: sluiproute om snel een aantal cliënten te kunnen voorzien van re-integratietrajecten. Geëxporteerd: Da’s een hele oude! Beëindigd: Afspraak is niet gevoerd en ook niet opnieuw gepland. Schluss! De post.. de post!!

40 Beoordelen (in PACTA) Doel: Vastleggen criteria om cliënt te accepteren of af te wijzen Geven van een kwaliteitsoordeel over het overdrachtsdocument Terugmelden bevindingen aan CWI 2 verschillende schermen: warme (niet electronische) overdracht electronische overdracht Extra waarschuwing omdat hierna automatisch een Terugmelding wordt aangemaakt in EA/ED en t.b.v. CWI. Dit kan NIET overgedaan worden. N.B. Bij afwijzing: Pacta maakt geen afwijzingsbrief aan!

41 Afspraken/taken plannen Wat wordt getoond: Voor de AO: alle afspraken binnen de selectie Voor de RC: alleen de afspraken van de aan de RC gekoppelde cliënten

42 Afspraken/taken plannen Planningsgegevens zijn nog aanpasbaar voordat agenda(‘s) worden opgevraagd Levert voor AO alle RC’s van de locatie op Een RC krijgt alleen de eigen agenda Klant neemt niet op… Hiermee kan de afspraak weer terug naar de planbak met een aantekening. Klant kan voorlopig niet langskomen. Hiermede verdwijnt de afspraak naar de planbak, maar is pas zichtbaar na de parkeerdatum. Het hoeft al niet meer..

43 Wijzigen afspraak kk….likkk De reden bepaalt of de afspraak opnieuw gepland wordt!

44 Need 2 know  Wijzigen in agenda Let op Indicatie herplannen: Ja: afspraak wordt weer in de planbak gezet Nee: Afspraak wordt op Geannuleerd gezet. Parkeren: Afspraak wordt in de planbak gezet en is weer zichtbaar na de op te geven datum.

45 Afmelden Met deze button opent u het keuzevenster ‘Verslagsjablonen’. U kunt achter elkaar meer sjablonen oproepen. Bijv. een coachingsverslag pus een hoor wederhoor verslag Zelfde functie als wijzigen in agenda. Afgehandeld=gesprek gevoerd. NVGB 1 e keer  gesprek wordt in planbak geplaatst NVGB 2 e keer  Gesprek wordt niet herpland. Melding naar backoffice wordt NIET door PACTA geregeld!

46 PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces  Taakcyclus Bij nieuwe cliënt tevens: opvoeren cliënt koppelen met RC Lijst openstaande taken promoveren naar agenda of gereedmelden vanuit ToDo

47 Opvoeren taak Sofinummer gevuld?? Dan wordt de taak gekoppeld aan de RC en De cliënt. Geen sofinummer, dan betreft het een taak voor de RC

48 Opvoeren taak ((net) geen gesprek) Sofnummmer gevuld.. Dus:….. Cliëntgegeven gevuld Juiste locatie opgeven Taken..keuze genoeg (?) N.B. Bij opvoeren is de keuze aan statussen beperkter danbij wijzigen (ToDo)

49 ToDo lijst ToDo: Alle taken die nog niet de status uitgevoerd of geannuleerd hebben. Status uitgevoerd/geannuleerd wel opvraagbaar Voor “verantwoording”.

50 Inhoud Pacta in een notendop Inleiding prestatiemanagement (outcome) Beheren agenda Persoonsgegevens en kenmerken PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces Beheer cliëntenbase

51 Outcome? Als ik daar maar uitkom! Beheer cliëntenbase Om tot goede resultaten is het nodig dat u beschikt over: een goed beeld van wat er met een cliënt is gebeurd een optimale caseload (cliëntenbestand) een goed beeld van de activiteiten die u de komende periode moet ontwikkelen de mogelijkheid om zaken in de tijd uit te zetten/bij te sturen inzicht in ‘hoe sta ik er voor?’ PACTA ondersteunt hierbij met de volgende onderdelen: Logboek, Aanpak Reïntegratie Cliënten per RC + Cliëntzwaarte Signalering (Periode)datums in taken/afspraakopdracht Signalering MIS  eigen resultaat versus ……

52 Beheer cliëntenbase  Logboek

53 Huidige cliëntzwaarte Als deze datum ver in het verleden ligt!! Klik en hop… naar cliëntgegevens! Beheer cliëntenbase  Cliënten per RC

54 Beheer cliëntenbase  Signaleringen Basisgegevens signaleringen: Aanpak dienstverlening: streefdatum werkhervatting prognose einddatum dienst Taken periodedatum t/m Gesprekken periodedatum t/m oh oh.. Nog niet afgemeld (werkbak afmeldingen) Cliënten ( tijd voor een praatje): wanneer er al een tijdje geen gesprek gepland is introgesprek in beoordeelbak N.B. De RC krijgt alle signaleringen m.b.t. het eigen Cliëntenbestand. Dus ook taken van andere RC’s m.b.t. de eigen cliënten! Bijv. door overdracht van cliënten.)

55 Beheer cliëntenbase  Signaleringen Diverse selecties om de omvang te verkleinen De reden van het signaal wordt weergegeven U kunt naar het gewraakte onderdeel toespringen en – in een aantal gevallen (taken, aanpak) de bron van het signaal aanpassen

56 Beheer cliëntenbase  Signaleringen Nog even dit: Binnenkort hopen we een controleslag met UWS te kunnen draaien en daarna regelmatig te herhalen. Het betreft alle in UWS geregistreerde uitstroom. voor cliënten die in PACTA zijn opgevoerd zonder aanpak wordt een aanpak gemaakt en direct beëindigd met de juiste uitstroomreden cliënten met een openstaande aanpak worden gegignaleerd op lijst. Zorg voor een koppeling van uw cliënten aan uw eigen gebruikersnaam.

57

58 The End dank voor uw aandacht

59 Outcome-PI’s  Arbeidsuitstroom Doel Inzicht verkrijgen in de uitstroom naar werk tijdens het dienstverleningstraject van de reïntegratiecoach. Dit met als doel dat tijdig bijsturende maatregelen kunnen worden genomen indien gedurende het jaar blijkt dat er niet voldoende cliënten gereïntegreerd worden naar werk. Definitie Het aantal aanpakken reïntegratie afgesloten met als uitstroomreden werkhervatting gedeeld op het totaal aantal afgesloten aanpakken in een meetperiode. Gebaseerd op Aanpak Re-integratie Realisatie Beschikbaar: Maandelijkse rapportage in PACTA-MIS van de uitstroom.

60 Outcome-PI’s  Overige uitstroom Doel Inzicht verkrijgen in de schadelastbeperking die optreedt tijdens de dienstverleningsperiode van de RC, door uitstroom die niet het gevolg is van het verkrijgen van werk, het bereiken van de maximale uitkeringstermijn of het bereiken van de 65-jarige leeftijd. Dit met als doel dat tijdig bijsturende maatregelen kunnen worden genomen indien gedurende het jaar blijkt dat er niet voldoende cliënten uitstromen. Definitie Het aantal aanpakken reïntegratie afgesloten met een uitstroomreden anders dan werkhervatting, bereiken max of bereiken 65 jr. gedeeld op het totaal aantal afgesloten aanpakken in een meetperiode. Gebaseerd op Aanpak Re-integratie Realisatie Beschikbaar: Maandelijkse rapportage in PACTA-MIS van de uitstroom.

61 Outcome-PI’s  Afstand tot de arbeidsmarkt Doel Inzicht verkrijgen in het effect van de inzet van de RC's op het verkleinen van de afstand die hun cliënten hebben tot de arbeidsmarkt. Dit met als doel dat tijdig bijsturende maatregelen kunnen worden genomen indien gedurende het jaar blijkt dat er niet voldoende cliënten zijn wiens afstand tot de arbeidsmarkt is afgenomen, waardoor de toekomstige uitstroom in gevaar kan komen. Definitie Het aantal succesvol afgesloten diensten gedeeld op het totaal aantal afgesloten diensten. Realisatie Beschikbaar: maandelijkse rapportage in PACTA-MIS van de dienstverlening die is ingezet om de re-integratie van de cliënten te bevorderen. Nog uit te voeren acties Synchronisatie redenen uitstroom met redenen beëindigen diensten

62 Outcome-PI’s  Maatschappelijk geactiveerden Doel Inzicht verkrijgen in het percentage cliënten dat (nog) niet naar werk gereïntegreerd is maar dat intussen wel maatschappelijk geactiveerd is waardoor ze nuttig zijn voor de maatschappij. Dit met als doel dat tijdig bijsturende maatregelen kunnen worden genomen indien gedurende het jaar blijkt dat cliënten die niet direct aan het werk geholpen kunnen worden, ook niet maatschappelijk nuttig kunnen worden gemaakt, waardoor de schadelast zal oplopen omdat de (toekomstige) reïntegratie activiteiten minder effectief zullen zijn. Definitie Dienstenrapportage, aantal lopende diensten met als doel sociale activering gedeeld op totaal aantal lopende diensten. Gebaseerd op Aanpak Re-integratie è diensten Realisatie Beschikbaar: maandelijkse rapportage in PACTA-MIS van de diensten die zijn ingezet in het kader van sociale activering en mantelzorg.

63 Outcome-PI’s  Klantinstroom WWB Doel Inzicht verkrijgen in de instroom van cliënten van de RC's in de WWB. Dit met als doel dat tijdig bijsturende maatregelen kunnen worden genomen indien 3 maanden voor de max datum ww of zoveel eerder blijkt dat het aantal cliënten van de RC’s, dat is aangemerkt als potentiële WWB-ers en daadwerkelijk in de WWB instroomt, begint op te lopen, waardoor de schadelast voor de gemeente zal oplopen Definitie Het aantal dienstverleningen afgesloten met reden instroom WWB gedeeld op het totaal aantal afgesloten dienstverleningen in een meetperiode. Gebaseerd op Aanpak Re-integratie. Realisatie Beschikbaar: Maandelijkse rapportage in PACTA-MIS van de uitstroom.

64 Outcome-PI’s  Besparing grote geldstroom Doel Inzicht verkrijgen in de besparingen op de grote geldstroom in relatie tot de kosten die gemaakt worden voor het inzetten van reïntegratiecoaches en -trajecten. Dit met als doel dat tijdig bijsturende maatregelen kunnen worden getroffen indien de kosten van de dienstverlening onvoldoende opwegen tegen de besparing van de schadelast. Bestaat uit de onderdelen: gemiddelde duur van de uitkering van de cliënten diw uitstromen naar werk de netto besparing op de geldstroom (na aftrek van uitvoeringskosten Re-integratiecoaching en de uitvoeringskosten re- integratietrajecten.)

65 Outcome-PI’s  Tevredenheid gemeente m.b.t. afstemming instroom WWB Doel Inzicht verkrijgen in de tevredenheid van de gemeenten m.b.t. de samenwerking met het UWV. Dit met als doel dat tijdig bijsturende maatregelen kunnen worden genomen indien gedurende het jaar blijkt dat een significant deel van de gemeenten ontevreden is met de samenwerking met het UWV in het algemeen en de reïntegratiecoach in het speciaal, waardoor het imago van UWV beschadigd kan worden Niet uit PACTA!

66 Outcome-PI’s  Klanttevredenheid behandeling door RC Doel Inzicht verkrijgen in de tevredenheid van de cliënt m.b.t de wijze waarop deze tijdens de dienstverleningsperiode begeleid is door de RC. Dit met als doel dat tijdig bijsturende maatregelen kunnen worden genomen indien gedurende het jaar blijkt dat cliënten niet voldoende zorgvuldig en netjes begeleid worden door de reïntegratiecoaches, wat de reïntegratieactiviteiten minder effectief zal maken Niet uit PACTA!

67 Outcome-PI’s  Klanttevredenheid informatievoorziening UWV Doel Inzicht verkrijgen in de tevredenheid van de cliënt m.b.t. een tijdige, volledige en juiste informatieverstrekking van het UWV tijdens en voor de periode dat de cliënt een werkloosheidsuitkering ontvangt. Dit met als doel dat tijdig bijsturende maatregelen kunnen worden genomen indien gedurende het jaar blijkt dat een significant deel van de cliënten ontevreden is met de informatievoorziening door het UWV in het algemeen en de reïntegratiecoach in het speciaal, waardoor het imago van UWV beschadigd kan worden. Niet uit PACTA!

68 Cases Registraties in het scherm Aanpak Reïntegratie 1 De klant die bij je aan tafel zit, Piet, heeft een goed zelfbeeld over wat hij nodig heeft om weer aan het werk te komen. Een IRO-traject lijkt dan ook de beste aanpak. Jullie spreken af dat hij een RIB gaat zoeken om een plan op te laten stellen. Werk PACTA bij met de bovenstaande gegevens 2 Piet levert het IRO-plan na 35 kalenderdagen bij je in. Je gaat akkoord met de start van het IRO-traject, dat volgens planning 12 maanden gaat duren. Werk PACTA bij met de bovenstaande gegevens

69 Cases Registraties in het scherm Aanpak Reïntegratie 3 Je tweede klant, Henk, heeft om snel een baan te vinden alleen een sollicitatietraining nodig. Uit de ANKER-toetsen en tijdens het gesprek haal je echter dat zijn motivatie en nalevingsbereidheid niet best zijn. Je wilt de klant gedurende de duur van de sollicitatietraining dus ook in de intensieve controle houden. Werk PACTA bij met de bovenstaande gegevens 4 Het IRO-traject van Piet uit casus 1 is, na een looptijd van een jaar, afgelopen. 1-0 voor jou, hij is aan het werk! Werk PACTA bij met de bovenstaande gegevens 5 Henk uit de tweede casus heeft de sollicitatietraining afgerond, maar het heeft niet tot resultaat (een baan) geleid. Je besluit nu dat Henk toch meer gebaat is bij een regulier traject via een RIB. De intensieve controle wil je verlengen met de maximale periode. Werk PACTA bij met de bovenstaande gegevens 6 Henk heeft er, na twee maanden intensieve controle, geen zin meer in. Hij stelt zich niet langer beschikbaar voor de arbeidsmarkt. 2-0 voor jou! Werk PACTA bij met de bovenstaande gegevens

70 Cases Casus Henk, Henk heeft om snel een baan te vinden alleen sollicitatietraining nodig. Uit de Anker-toetsen en tijdens het gesprek haal je echter dat zijn motivatie en nalevingbereidheid niet best zijn. Je wilt de klant gedurende de duur van de sollicitatietraining dus ook in de intensieve controle houden. Werk de gegevens bij in Pacta. De sollicitatietraining is afgerond, maar het heeft niet tot het gewenste (een baan) geleid. Je besluit dat Henk nu toch meer gebaat is met een regulier RIB traject. De intensieve controle wil je verlengen met de maximale periode. Werk Pacta bij met bovenstaande gegevens. Henk heeft er na 2 maanden intensieve controle geen zin meer in en stelt zich niet langer beschikbaar voor de arbeidsmarkt (succes). Werk Pacta bij met bovenstaande gegevens.

71 Cases Casus IRO van Piet. Het is vandaag 31 mei 2006. De klant die vandaag bij je aan tafel zit, Piet, heeft een goed zelfbeeld over wat hij nodig heeft om weer aan het werk te komen. Een IRO-traject lijkt jullie dan ook de beste aanpak. Jullie spreken af dat hij een RIB gaat zoeken om een plan op te laten stellen. Werk PACTA bij met bovenstaande gegevens. Piet levert het IRO-plan binnen 35 kalenderdagen na bij je in. Je gaat akkoord met de start van het IRO-traject, dat volgens plan 12 maanden gaat duren. Werk PACTA bij met bovenstaande gegevens. Wat zou er in jouw registratie veranderen als de IRO-termijn met 21 dagen verlengd wordt? Of als Piet afziet van IRO? Wat ga je dan doen? Hoe vaak wil je Piet spreken tijdens het IRO traject? En waar is dat van afhankelijk? Het IRO-traject van Piet is, na een looptijd van een jaar, afgelopen. En hij is aan het werk! Werk PACTA bij met bovenstaande gegevens.

72 Cases Bestaande cliènt, RO afgesloten i.v.m. werkhervatting De klant is tijdens intensieve begeleiding aan het werk gegaan maar is na 4 maanden weer werkloos. Het traject was inmiddels succesvol afgesloten maar dient weer voortgezet te worden. Hoe doen we dat in PACTA?

73 Cases Opvoeren en registeren van HwH of R&P. Van adviseur CWI krijg je te horen dat de klant niet reageert op verwijzingen vacatures van het CWI. Deze klant zit nog in fase 1 of A. Je vond het noodzakelijk om de klant hierover te spreken. Hoe voer je dit op in Pacta. Je kunt het gesprek ook direct weer afmelden en het verslag aanmaken. Een klant belt met het verzoek om een opleiding te mogen volgen. Voer een uitnodiging tot het voeren van een R&P gesprek op in Pacta. Tijdens het gesprek vallen er wat zaken op bij de klant. Je hebt het gevoel dat er iets niet zo snor zit met zijn motivatie. En inderdaad blijkt de klant zonder melding al regelmatig enige uren per week voor een loonbbedrijf te werken. Neem dit mee in de afhandeling van deze klant.

74 Cases De signaleringslijst. U kunt het beste uw eigen signaleringen eens opvragen. Kijk vervolgens hoe u de volgende signalen kunt wegwerken: Taak Aanpak Af te melden (introductie)gesprek Nog in te plannen gesprek Lang niet gesproken Dienst

75 Inleiding prestatiemanagement Aanleiding Wat is Prestatiemanagement? Outcome Strategy map Indicatoren Wat is nog in ontwikkeling? Prestatiemanagement en MIS Rapportages in Pacta Wat kunnen we nu met deze info? Wat moet nu geregistreerd worden?

76 “You can lead a horse to water but You can’t make him drink”

77 Aanleiding Oplossing: Prestatiemanagement is hierbij het proces waarin sturing van de organisatie plaatsvindt (i) door het systematisch vaststellen van missie, strategie en doelstellingen van de organisatie, (ii) door deze meetbaar te maken door kritische succesfactoren en prestatie-indicatoren, (iii) om acties te kunnen ondernemen voor bijsturing van de organisatie. Probleemstelling: Hoe kan het UWV en daarbinnen de divisie WW aantonen welke waarde zij toevoegt als gevolg van haar dienstverlening aan de re-integratie?

78 Prestatiemanagement IPOO Spectrum Outcome Strategy Map Indicatoren Meetgegevens

79 Prestatiemanagement en IPOO-spectrum InputProcesOutputOutcome kosteneffectiviteit EfficiëntieEffectiviteit ZuinigheidDoelbereiking

80 Cliënt Ingezette diensten soc. Activering, mantelzorg en vrijwillegerswerk Maatregelen tegen oneigenlijk gebruik Evalueren en nazorg Uitvoeren en bijstellen dienstverlening ICTInkoopbudgetCoaches Externe kennisgeving Input Output Proces Outcome strategy map UWV – Re-integratiecoaching Afgeronde diensten Afgeronde Aanpak reintegratie Beeldvorming cliënt Bepalen initiele dienstverlening Handhaving Afgerond gesprek ArbeidsuitstroomSchadelastbeperking Verkleinen afstand tot de arbeidsmarkt Bevorderen maatschappelijke participatie Gemeente tevredenheid Klanttevredenheid Outcome Overige uitstroom Klantinstroom WWB

81 Wat zou je van de onderdelen van de strategy map nu willen meten/weten? Een indicatie van: Hoeveelheden Verhoudingen Kwaliteit Tijdigheid en doorlooptijden Volledigheid Juistheid Effect Kortom… indicatoren!!

82 Soorten indicatoren Wat is dat? Een outcome-indicator!? Een proces-indicator!? Een output-indicator!? Een input-indicator!?

83 Oefening (10 min) Verzin in groepjes van 3-4 een aantal indicatoren Plak de indicatoren in de Outcome strategy map

84 Doorlooptijd (Dlpt) Aanpak Reïntegratie Ontvangst RA Afmelden van het Introductiegesprek =Startdatum 1e dienst Tijdige start 1e dienst Dlpt. Dienst 1 Dlpt. Dienst 2 Einddatum 1e dienst/Startda tum 2e dienst Beëindiging Aanpak Reïntegratie = Einddatum 2e dienst Procesindicatoren Re-integratievisie!

85 Oefening 2 (10 min) Bepaal in groepjes van 3-4 hoe je in figuur ‘Procesindicatoren’ de volgende indicatoren zou kunnen plaatsen: Sluitende aanpak Tijdigheid klantinterventie

86 Doorlooptijd (Dlpt) Aanpak Reïntegratie Ontvangst RA Tijdigheid klantinterventie (11 dagen) Afmelden van het Introductiegesprek =Startdatum 1e dienst Tijdige start 1e dienst Dlpt. Dienst 1 Dlpt. Dienst 2 Einddatum 1e dienst/Startda tum 2e dienst Beëindiging Aanpak Reïntegratie = Einddatum 2e dienst Procesindicatoren Re-integratievisie! Sluitende aanpak lijsten

87 Inputindicatoren Bijvoorbeeld: Aantal werkplekken Aantal cliënten (lopend bestand) … Aantal RC-WW’s, AORC’s, TM-ers, etc.

88 Wat is nog in ontwikkeling? Outcome A4tje in PACTA_MIS 2 e helft 2006 Uitwerking Schadelastbeperking en KlanttevredenheidsPI-en per 1 juli 2006 Balance Score Cards Afspraken ministerie voor volgend jaar

89 Prestatiemanagement en MIS Rapportages in Pacta Waar kunnen we nu informatie over prestatiemanagement vinden?

90 Prestatiemanagement en MIS Rapportages in Pacta Aanpak Reïntegratierapportage Dienstenrapportage Productrapportage (algemeen) Productrapportage (gesprekken) Toelichting MIS 7.0

91 Toelichting MIS 7.0 op intranet

92 Rapportage Aanpak Reïntegratie RegioNoord Zuidwest Zuidoost Oost Middenwest Noordwest Landelijk Omschrijving Snelle klantinterventies Klantinterventies 48780773913538756945193 Tijdige interventies % (11 werkdagen) 76818681836580 Tijdige interventies % (14 werkdagen) 84 8986887585 Ontvangst RA tot afspraak gemaakt met klant (1e contact moment) 4-263473 Periode tussen afspraak gemaakt en feitelijk introductiegesprek (2e contactmoment) 5645455 Doorlooptijd gesprek tot afmelden introductiegesprek 8131112 Klantinterventie in werkdagen 1751399 10 Aantal gevallen waarop dit blok is gebaseerd 48780773913538756945193 Doorlooptijd beoordeling RA 1011221 KetenaansturingAantal beoordeelde RA's 628636810120012877125275 Uitval % beoordeelde RA's 2013912191214 Aantal P-plannen ontvangen 167160140988320893 HandhavingHandhaving: doorlooptijd HWH eerste aanvraag 206981085 Handhaving: doorlooptijd HWH continuering 101325243423 Handhaving: doorlooptijd HWH reïntegratie 48473745461741 Aanpak reïntegratieAantal openstaand 61876524824356554132562536366 Gemiddelde doorlooptijd per openstaande Aanpak Reïntegratie 1599414312399118125 Gemiddelde geprognosticeerde doorlooptijd per openstaande Aanpak Reïntegratie 180195179-617133123 Aantal afgesloten 10618317011955101734 Gemiddelde doorlooptijd tussen creatie Aanpak Reïntegratie en start eerste dienst 4540364542 Gemiddelde doorlooptijd per afgesloten Aanpak Reïntegratie 9972108781019991 Menu lijsten

93 Rapportage Aanpak Reïntegratie RegioNoord Zuidwest Zuidoost Oost Middenwest Noordwest Landelijk Omschrijving Redenen beëindigingAfloop WW-recht [Geen instroom WWB] 241614671077 Afloop WW-recht [instroom WWB] 158454440 Afzien van uitkering 981094848 Cliënt overgedragen aan AG/WAO 86861332 Op gezag van de reïntegratiecoach 182313372396 Overige uitstroom 73882533 Overlijden 0101013 Werkhervatting (arbeidsuitstroom) 6612214713349103620 Menu lijsten

94 Dienstenrapportage RegioNoord Zuidwest Zuidoost Oost Middenwest Noordwest Landelijk Omschrijving Diensten totaalAantal openstaand 63023798661452272403540529749 Gemiddelde doorlooptijd openstaande diensten 112132891466988107 Gemiddelde geprognosticeerde doorlooptijd openstaande diensten 186253213280191185217 Aantal afgesloten 2392052822021002361264 Gemiddelde doorlooptijd afgesloten diensten 1136410150696580 Menu lijsten

95 Dienstenrapportage RegioNoord Zuidwest Zuidoost Oost Middenwest Noordwest Landelijk Omschrijving Reden beëindiging diensten totaalAanpak beëindigd 314475511446261 Arbeidsmarkt gewijzigd 21822015 Dienstverlener gestopt 12131984561 Foutief opgevoerd 127141172172 Niet succesvol 523854271644231 Onvoldoende gemotiveerd 11131310 Succesvol beëindigd 1161019811658117606 Ziekte [langdurig] 53630320 Menu lijsten

96 Productrapportage (algemeen) OmschrijvingNoord Zuidwest Zuidoost Oost Middenwest Noordwest Landelijk Omschrijving Reïntegratie: Input Aantal RA's ontvangen CWI (warm) 1516072572583335022108 Aantal RA's ontvangen CWI (electronisch) 48055638229942133077 Aantal P-plannen ontvangen 167160140988320893 Reïntegratie: Output Aantal beoordeelde RA's 629636810120012877125274 Goedgekeurde RA's (Input Introductiegesprek) 1546082562623345052119 Afgekeurde RA's 124857113824483745 Aantal opgevraagde RA's 0000000 Handhaving: Input Onderzoeksopdrachten 1e aanvraag 0030003 Onderzoeksopdrachten HWH continuering 0211880330242 Aantal meldingen gedragingen cliënt tijdens Reïntegratietraject (Handhaving Hoor wederhoor RI) 1019201931586 Handhaving: Output Omzetting tot hoor wederhoor gesprek 24544221 Aantal meldingen overtredingen naar BO 0000000 Aantal meldingen overtreding 2e NVGB bij Reïntegratie (Handhaving Hoor wederhoor RI) 1100013 Melding overtreding naar Backoffice a.g.v. gesprek 122982781094 Telefonisch geen afspraak te maken 2412123104072522571679 Uitval gesprekken Niet verschenen, geen bericht 1e keer 121131166198177187980 Niet verschenen, geen bericht 2e keer 183832253146190 Niet verschenen, reden overlijden 0101002 Niet verschenen, reden werkhervatting 315229372353225 Niet verschenen, reden ziekte 225927242317172 Legitimatie ontbreekt 0101024 Menu lijsten

97 Productrapportage (gesprekken) RegioNoord Zuidwest Zuidoost Oost Middenwest Noordwest Landelijk Gesprekstyp en Omschrijving CAnSReeds geplande gesprekken (beginstand) 11205110 Afspraak gemaakt (eenzijdig) 0010001 Afspraak gemaakt (tweezijdig) 02113041120 Productie (gesprek plaatsgevonden) 037506286 Uitval gesprekken 1050006 Gesprek plaatsgevonden: resultaat nog niet vastgelegd 0000101 Afspraak vervallen 001901020 Reeds geplande gesprekken (eindstand) 003802040 Coachingges prek Reeds geplande gesprekken (beginstand) 3468522487585574123173 Afspraak gemaakt (eenzijdig) 77129222195046543 Afspraak gemaakt (tweezijdig) 81112851162162289812577035 Productie (gesprek plaatsgevonden) 711124192111788029315784 Uitval gesprekken 70826811686133555 Gesprek plaatsgevonden: resultaat nog niet vastgelegd 2522140431123 Afspraak vervallen 1542121753502093071407 Reeds geplande gesprekken (eindstand) 43792845812806206354358 Menu lijsten

98 Wat kunnen we nu met deze info? Brainstorm in groepjes van 3-4 over de mogelijkheden van deze informatie Menu lijsten

99 Wat kunnen we nu met deze info? Benchmarken: Vergelijk jouw cijfers met die van collega’s en gemiddelden (CWI, regio, landelijk) Kijk of je betere prestaties tov vorige rapportages zijn verbeterd Analyseer mogelijke oorzaken van veranderingen Stel de vraag hoe je het beter zou kunnen doen Overleg met collega’s over verschillen en verbetermogelijkheden Zoom in op bottlenecks Menu lijsten

100 Wat is nu nodig om over deze indicatoren te kunnen rapporteren Meetgegevens!!

101 En wat moeten we hier dan voor registreren? Ontvangstdatum (bij handmatige overdracht) Aanpak re-integratie Koppeling RC-Client (zie Toelichting MIS op intranet)

102 Wat moeten we hiervoor registreren? Start Tijdigheid Klantinterventie

103 Wat moeten we hiervoor registreren? Arbeidsuitstroom Schadelastbeperking Verkleinen afstand tot de arbeidsmarkt: alle succesvol afgesloten diensten Bevorderen maatschappelijke participatie: alle ingezette diensten vrijwilligerswerk, soc. activering en mantelzorg Overige uitstroom Klantinstroom WWB

104 Koppeling RC en cliënt Koppeling is eenvoudig te wijzigen (door AO-RC en RC- WW) Koppeling is eenvoudig te wijzigen (door AO-RC en RC- WW) Geen koppeling, geen info op RC-niveau!!

105 Vragen ?