Studiedag Zwolle Het archiveringssysteem van de toekomst: Wat vraagt de digitale samenleving van de div-ers? 30 september 2004.

Presentatie over: "Studiedag Zwolle Het archiveringssysteem van de toekomst: Wat vraagt de digitale samenleving van de div-ers? 30 september 2004."— Transcript van de presentatie:

1 Studiedag Zwolle Het archiveringssysteem van de toekomst: Wat vraagt de digitale samenleving van de div-ers? 30 september 2004

2 Competenties DIV Het vermogen om de life-cycle van de documentaire informatievoorziening te regelen en uit te voeren ten behoeve van een organisatie (onderdeel)

3 Postbehandeling- en Archiveringsproces
Creatie Intern en Verzending Raadpleging Vernietigen Archivering (bevriezing) en Overbrenging Centraal Archief Registratie Behandeling Correspondentie Verzending Bewaren Ontvangst Advies en Inspectie Overbrenging Gem Archief

4 Life-cycle Creëren produktie verwerven identificeren Registreren ontsluiting reproductie afhandelen Ordenen archiveren raadplegen bewaren beveiligen vervangen vernietigen bewerken beschrijven overbrengen Wat is DIV Theoretisch Functioneel Praktisch Documentgebonden informatievoorziening in relatie met de ‘business’ SOD I, blok 2 Hoofdstuk 1

5 Records Continuum Vertaling Internationaal model door Hans Hofmaan (Nationaal Archief) Gepubliceerd in OD april 2000 door Kees Koenen en Paul Paak ( pdf) ‘Modellen maken de vernieuwing van de archieffunctie hanteerbaar’

6 Realiseren Doeltreffende DIV
Beleidsregels Processen (div, documenten en applicaties) Invoering/onderhouden Handhaving strategisch strategisch tactisch tactisch operationeel operationeel

7 Intermezzo 1 Uit Onderzoek Blijkt:
Vooral strategische doelen mee realiseren en organisatieverandering Personeelsontwikkeling Er kan veel meer!

8 Hoe Mgt en P&O effectiever implementeren Planmatige aanpak (proces)
Brede(re) doelen stellen: top 2 Verbetering dienstverlening en gedragsverandering realiseren Draagvlak ‘doorslaggevend’ Medewerkers zelf verantwoordelijk maken voor hun eigen ontwikkeling (vergelijk met situationeel leidinggeven)

9

10 Div-cases Stichting Centraal Woningbeheer Den-Haag
Gemeente Leiderdorp (tekstverwerking) Vestia Rotterdam VIDI Vrom Competenties medewerkers en leidinggevenden gemeente Delft Gemeente Ede

11 Cases vervolg Advertenties www.Divaprofielen.nl VHIC beschrijvingen
NGI functies in de informatica Orde op zaken, zaken op orde Politie Amsterdam Amstelland Ministerie van EZ

12 Intermezzo 2 Een kort moment van bezinning: Wat zie ik?
Wat denk ik ervan? Wat doe ik ermee?

13 Div nu en straks Case Ministerie VROM
VIDI (VROM Informatievoorziening Digitaal) DIGIDIV (Digitale Div-er)

14 Doelstelling deelproject Verkenning Functiebeschrijvingen VIDI
Het ontwikkelen van een functiehuis voor die medewerkers die te maken hebben met de (Documentaire) informatievoorziening in de nieuwe digitale infrastructuur van VROM

15 Hoe is VIDI te werk gegaan?
Regelgeving: ISO REMANO Inventarisatie toekomstige taken Extern: Digitaliseringsprojecten bij andere organisaties Intern: Analyse Bedrijfsprocessen + Functiebeschrijvingen DIV: de Workshops Input P-traject

16 Workshop: oude situatie

17 Workshop: nieuwe situatie

18 Workshop: discussiepunt

19 Opbrengst van de workshops
Nu: Post openen en selecteren Registreren Dossiervormen Rappelleren Uitlening Overplaatsen Straks: Scannen Toekennen metadata Koppelen aan werkproces Workflow toepassen Kennisoverdracht + autorisaties Verplaatsen digitale bestanden

20 Conclusie: wat gaat er veranderen?
Registreren: begeleiden behandelaar + beheren tabellen Dossiervormen: inrichten en onder- houden werkprocessen Dossiers uitlenen: presenteren zoekresultaten Papier bewaren: gegevensbeheer

21 Resultaat: Standaardfuncties
Digitaal documentair informatieverzorger (DigiDIVer) Teamleider DIV Senior Adviseur DIV

22 (controle op) koppelen van documenten aan werkprocessen
DigiDIVer (controle op) koppelen van documenten aan werkprocessen Pro-actief zoeken en presenteren van informatie Ondersteunen van gebruikers bij toepassen van systeem

23 Competenties DigiDIVer
Leervermogen Anticiperen Overtuigingskracht Organisatie sensitiviteit Aanpassingsvermogen/schakelen Initiatief Analytisch vermogen Samenwerken

24 Coördinatie decentrale DigiDIVers;
Teamleider DIV Coördinatie decentrale DigiDIVers; Coördinatie digitale informatievoorziening; Relatiebeheer naar de diensten/directie.

25 Competenties Teamleider DIV
Aanpassingsvermogen/schakelen Netwerkvaardigheid Interpersoonlijke Sensitiviteit Overtuigingskracht Samenbindend leiderschap Coachend leidinggeven  

26 ontwikkeling en implementatie van beleid en beheersregels
Senior Adviseur DIV ontwikkeling en implementatie van beleid en beheersregels het ontwerpen en beheren van RIO’s en BSD’s projectmanagement op DI-gebied en ondersteunen directies bij DI-vraagstukken.

27 Voorgestelde competenties senior adviseur
Samenwerken Aanpassingsvermogen/schakelen Resultaatgerichtheid Organisatiesensitiviteit Helicopterview Netwerkvaardigheid Analytisch vermogen Leervermogen Overtuigingskracht

28 Wat vinden wij van VIDI? Wordt u DIGIDIV-er?

29 Kansen DIV/Facilitaire Zaken (1)
Registreren is ‘oud’: afhandelen is ‘hot’ DIV Afd. XYZ Stap A Stap B Stap C Stap D Stap E Horizontale applicatielaag of DMS Verticale applicatielaag Compleet dossier Zicht op behandelaar Midoffice-laag (bv XML) KA-laag Dossier

30 Kansen DIV/Facilitaire Zaken (2)
Regelen van DIV-functie Archiveren (advies en uitvoering) Documenten Informatiebestanden Content (web)sites Multi-channel management ‘Control’ en Audit van INK-DIV

31 Vaardighedenspel Indelen in 4 groepen
‘Centraal in dit spel staat de DIV-functionaris’.

32 Spelen Om beurten een kaart pakken Nadenken over betekenis en belang
Zo,ja in welke situaties? Hoe vaak in gebruik Speler spreekt: anderen reageren Maak drie rijen (boven vaak, regelmatig midden, soms onder)en geef ‘mate van beheersing’ (links rechts) Indien nvt voor functie apart leggen

33 Speeltafel vaardigheden voor de DIV
Matig Excellent Vaak Regelmatig Soms Beheersing Gebruik

34 Vaardighedenspel Afronding:
Speel door tot kaarten 5 kaarten in ‘vaak’ rij liggen Over welke kaarten gemakkelijk / lastig eens geworden? Bekijk de drie rijen: heroverweging? Van wie zouden we dat dan kunnen leren?

35 Div competent! OF VERDAMPT! Maar natuurlijk niet als het aan ons ligt
Een ander doet het niet!