Gemeente Noordwijk CiVision Middelen

Presentatie over: "Gemeente Noordwijk CiVision Middelen"— Transcript van de presentatie:

0

1 Gemeente Noordwijk CiVision Middelen
Agenda: Wat is CiVision Middelen Wat is de rol van Prestatie Accoord Verklaarder (PAV) Wat is de rol van de budgethouder Hoe verder na vandaag?

2 Wat is CiVision Middelen
Built-ON SAP Rekeningschema Informatiestructuren Digitale factuurverwerking

3

4 Kostensoort (secundair)
Theorie CMD Algemeen Subboeken FI CO (grootboek) Balansrekeningen V/W rekeningen 1:1 Kostensoort (exploitatie) Kostenplaats Interne order WBS-element Crediteuren Debiteuren Activa Meeboek- teken Kostensoort (secundair) (primair)

5 Opbouw rekeningschema
Balansrekening = Grootboekrekening (balans) Kostencategorie = Grootboekrekening ( V en W) Opbrengstcategorie = Grootboekrekening ( V en W) Exploitatie = Kostenplaats Kostenplaatsen = Kostenplaats Investeringen = Interne orders

6 Voorbeelden rekeningschema
Balansrekeningen (grootboekrekening) BNG rekening Debiteuren Externe producten (kostenplaats) Openbare verlichting Interne producten (kostenplaats) Schiestraat Categorie (grootboekrekening v en w) Energieverbruik Huur volkstuinen Reserve en voorzieningen (orders) Voorziening Rioleringen Grondexploitatie (Projecten, WBS-element) Middengebied, fase1, verwerving

7 Boekingscombinatie Grootboekrekening Kostenplaats / Order / WBS-element Soort Balans / / Exploitatie / / Kostenpl / / Grondexpl / / Voorziening

8 Informatie structuren Gemeente Noordwijk
H001 H002 H003 Budgethouder Coord. budgethouder Programma Budgethouder Product Deelproduct Kostenplaatsen

9

10

11

12 Digitale factuurverwerking
Gemeente Noordwijk DEFINITIE WORKFLOW: Workflow is het geheel of gedeeltelijk automatiseren van een bedrijfsproces waarbij documenten, informatie en taken door de organisatie stromen tussen medewerkers waarbij deze medewerkers bepaalde activiteiten moeten uitvoeren,welke vooraf zijn gedefinieerd.

13 Digitale factuurverwerking
Gemeente Noordwijk Bestelling Verplichting Factuur Betaling

14 Monitoring (track and trace)
Digitale factuurverwerking Gemeente Noordwijk ‘Scanner’ Crediteuren administratie Prestatie Accoord Verklaarder Budgethouder Start Classificeren Registreer factuur Scannen Goedkeuren en /of coderen Goedkeuren en/of coderen Boeken Einde Monitoring (track and trace)

15 Monitoring (track and trace)
Digitale factuurverwerking Gemeente Noordwijk ‘Scanner’ Crediteuren administratie Prestatie Accoord Verklaarder Budgethouder Start Classificeren Registreer factuur Scannen Goedkeuren en /of coderen Goedkeuren en/of coderen Boeken Einde Monitoring (track and trace)

16 Factuurafhandeling: Scanning
Inkoop facturen Binnengekomen facturen komen centraal binnen bij Afdeling DIV. Scannen Facturen worden gescand Digitale factuurdocumenten worden gearchiveerd

17 Monitoring (track and trace)
Digitale factuurverwerking Gemeente Noordwijk ‘Scanner’ Crediteuren administratie Prestatie Accoord Verklaarder Budgethouder Start Classificeren Registreer factuur Scannen Goedkeuren en /of coderen Goedkeuren en/of coderen Boeken Einde Monitoring (track and trace)

18 Factuurafhandeling: Registreren
Digitale factuurdocumenten starten een workflow voor documentregistratie richting Crediteurenadministratie Registreren Een crediteurenadministrateur roept een factuur op het scherm en vult de kopgegevens van een factuur in. Geregistreerde factuur Factuur Meteen wordt ook de factuur gekoppeld aan de digitale factuur

19

20

21

22 Registreren

23

24

25

26 Monitoring (track and trace)
Digitale factuurverwerking Gemeente Noordwijk ‘Scanner’ Crediteuren administratie Prestatie Accoord Verklaarder Budgethouder Start Classificeren Registreer factuur Scannen Goedkeuren en /of coderen Goedkeuren en/of coderen Boeken Einde Monitoring (track and trace)

27

28

29

30

31 Raadplegen overzichten
Budgetoverzichten Openstaande posten Debiteuren – Crediteuren Webpublishing overzichten

32

33

34

35

36

37

38

39

40 Monitoring (track and trace)
Digitale factuurverwerking Gemeente Noordwijk ‘Scanner’ Crediteuren administratie Prestatie Accoord Verklaarder Budgethouder Start Classificeren Registreer factuur Scannen Goedkeuren en /of coderen Goedkeuren en/of coderen Boeken Einde Monitoring (track and trace)

41

42

43 Monitoring (track and trace)
Digitale factuurverwerking Gemeente Noordwijk ‘Scanner’ Crediteuren administratie Prestatie Accoord Verklaarder Budgethouder Start Classificeren Registreer factuur Scannen Goedkeuren en /of coderen Goedkeuren en/of coderen Boeken Einde Monitoring (track and trace)

44

45 Algemene informatie Vastzetten Workplace

46 Algemene informatie Verzorgen vervanger

47 Aanloggen via SAPLogon
Start het SAPlogon icoon op. Geef als mandant 100 op ( productieomgeving ) Geef uw user naam op Geef uw wachtwoord op

48 Persoonlijke waardenlijsten
Door eerst een waarde uit een bepaalde lijst te selecteren en vervolgens te kiezen voor deze button, kan zo´n waarde in een eigen waarde lijst worden gezet.

49 Functioneel Applicatiebeheer
Menu Extra: Menu “Instellingen”

50 Gemeente Noordwijk CiVision Middelen
Hoe verder na vandaag? Vanaf vrijdag worden de eerste facturen op routing gezet. Vanaf maandag eerste mail bij PAV - Budgethouder met taken. Map met documentatie voor PAV-er en Budgethouder Navigatiedocument Handleiding Powerpoint presentatie Vanaf vrijdag Pieter Tiemens beschikbaar voor vragen.(447)