Van kartonnen dozen tot USB-stick

Presentatie over: "Van kartonnen dozen tot USB-stick"— Transcript van de presentatie:

1 Van kartonnen dozen tot USB-stick
Archiveren, een zaak van iedereen Jürgen Vanhoutte, Provincie Vlaams-Brabant

2 Inleidende beschouwingen
Nut van archiveren (voor onderwijsinstellingen) Archiveren: waarover gaat het (niet)? Archiefdocumenten vs. documentatie Waarde en levensloop van archiefdocumenten

3 Nut van archiveren Bezigheidstherapie of absolute noodzaak? “Archiveren staat gelijk aan begraven; dat is zo ongeveer het beeld dat veel mensen bij het lezen van dit woord zullen hebben. Je archiveert een document als je het niet meer nodig hebt, maar het vaak om onduidelijke redenen toch niet wilt weggooien. Een archief is zo vooral een verzameling van paperassen die eigenlijk overbodig zijn.” Wie archiveert, die vindt  timemanagement Niet àlles moet worden bijgehouden Archiveren is ook wegwerken overbodig materiaal Wettelijke richtlijnen  selectielijsten Archiefdocumenten vs. documentatie

4 Archiveren: waarover gaat het (niet)?
Archiefdocumenten = procesgebonden documenten  werkprocessen binnen onderwijsinstelling Of document archiefdocument is staat los van: Datum: palmares van jaren ‘50 of van gisteren Vorm: handgeschreven, gedrukt, digitaal enz. Drager: papier, perkament, CD-ROM, USB-stick enz. Documentatie: niet binnen werking van school tot stand gekomen of specifiek voor onderwijsinstelling bedoeld

5 Waarde van archiefdocumenten
Dynamisch Semi-dynamisch Statisch Primaire waarden Administratieve waarde Verantwoordingswaarde Bewijswaarde Secundaire waarden Informatieve waarde Emotionele waarde Historische waarde

6 Levensloop archiefdocumenten
Bureau/secretariaat Dynamisch Archiefruimte semidynamisch Archiefdienst statisch Archief wordt gevormd, geordend en opgeborgen in het klassement of in de mappenstructuur Dossiers hebben nog administratieve waarde maar worden niet meer actief gebruikt Einde administratief nut: wat bewaren wat vernietigen? Ter beschikking stellen voor weten- schappelijk onderzoek Dynamisch klassement Documentbeheer Archiefklassement Archiefbeheer Selectie en vernietiging

7 Archiveren = permanente opdracht
School blijft documenten produceren Binnen eigen onderwijsinstelling richtlijnen uitwerken en consequent navolgen Van archiveren beleidsoptie maken