FlexForum 5 + 6 februari 2009 Deel : Release 3.6 1.

Presentatie over: "FlexForum 5 + 6 februari 2009 Deel : Release 3.6 1."— Transcript van de presentatie:

1 FlexForum februari 2009 Deel : Release 3.6 1

2 Slimmer werken met Release 3.6
Kandidaten – Poortwachter, Controleren identiteitsbewijs, Aanmanen, Opzoeken Klantrelaties – Ontdubbelen, Automatische incasso Aanvragen – Waarde, Voorstellen, Publiceren, Afsluiten Contracten – Prijsafspraken, MassaMutatie Declaraties – FlexImport, FlexTijd, Analyseren, (Eenzijdig)Corrigeren Verloning – Inhoudingen/Vergoedingen per week Facturatie – Termijnfacturatie Management Informatie – Consolidatie, Detaillering urensoorten, Export naar Excel Uw ideeën maken FlexService. Meld ze aan, wij voeren ze door, maken ze beschikbaar U profiteert van de ideeën van anderen, anderen profiteren van uw ideeën

3 Kandidaten: Poortwachter
Voor kandidaten die een Poortwachter-traject ingaan is het nu mogelijk om een checklist aan te leggen. De voor de wet Poortwachter benodigde checks, aangevuld met de specifiek voor uw proces gewenste checks kunnen vastgelegd worden.

4 Kandidaten: Poortwachter
In de checklist legt u vast dat stappen afgerond zijn, in de tab TeDoen blijven als vanouds de contacten geregistreerd.

5 Kandidaten: Poortwachter
De voortgangkunt u monitoren in een rapportage waar u voor iedere stap kunt zien of die inderdaad uitgevoerd is. Ideaal als u vanuit een centraal punt (afdeling HRM) wilt controleren of decentraal op de vestigingen inderdaad netjes alle stappen genomen worden

6 Kandidaten: Ontdubbelen
Een standaard-rapport in FlexService is rapport 4000 vanuit module Kandidaat. In dit rapport worden alle kandidaten getoond die mogelijk dubbel zijn. Het ontdubbelen van kandidaten voorkomt het bij de ‘verkeerde’ kandidaat vastleggen van gegevens, of dan een als niet-bemiddelen aangemerkte kandidaat via een andere vestiging weer aan het werk gaat.

7 Kandidaten: Controleren op identiteitsbewijs
Controle van het identiteitsbewijs is steeds belangrijker, en met meer buitenlandse papieren steeds moeilijker Keesing Documentscan biedt mogelijkheid identiteitsbewijs op echtheid te controleren Er is een koppeling tussen FlexService en Keesing Documentscan waarbij Keesing wordt gestart vanuit FlexService Koppeling met ID-Checker volgt in voorjaar 2009 Zie verder in deel 2 (Premium) >>

8 Kandidaten: Controleren op identiteitsbewijs
Het is mogelijk om in de controles op het verlopen van het ID van de kandidaat verschillend in te stellen tussen Nederlandse en Niet-Nederlandse kandidaten, in lijn met de richtlijnen van de branche-organisaties (van Nederlandse kandidaten mag het ID lopende het contract verlopen, van buitenlandse kandidaten niet).

9 Kandidaten: Controleren op identiteitsbewijs
Bijvoorbeeld een kandidaat met een Liberiaanse nationaliteit. Zijn ID is verlopen. Dan zal bij het gereedzetten van de declaratie een blokkering optreden.

10 Kandidaten: Controleren op identiteitsbewijs
Voorkomen van blokkeren door verlopen ID’s is natuurlijk beter, zodat het proces van coderen en verlonen niet wordt verstoord. Wees het verlopen vóór en vraag kandidaten tijdig een nieuw ID in te leveren. Selecteer de kandidaten waar het om gaat. Bijvoorbeeld via module Selectie: Selecteer alleen de kandidaten die nu zijn geplaatst. En pas daarbovenop een filter toe. Met de combinatie van module Selectie en filters zijn zeer krachtige selecties mogelijk. Nu krijgen we zo een lijst met kandidaten die nu aan het werk zijn en waarvan het identiteitsbewijs binnenkort verloopt.

11 Kandidaten: Controleren op identiteitsbewijs
Aan deze selectie kan een worden verstuurd. Of een SMS.

12 Kandidaten: Controleren op identiteitsbewijs
Of een brief worden verstuurd. Via knop [Samenvoegen] kan voor deze groep een brief worden aangemaakt. Hierbij kan eventueel een contact worden aangemaakt, zodat vastligt dat de kandidaat is gewezen op het verlopen van zijn identiteitsbewijs als hij later klaagt waarom zijn salaris niet is uitbetaald. Voor de brief kan een mail-merge sjabloon worden gebruikt (aan te maken in module Document). Aanhef, nummer identiteitsbewijs, verloopdatum etc. kunnen netjes en persoonlijk in de brief worden opgenomen.

13 Kandidaten: Aanmanen Sinds vorig jaar is het mogelijk om ook aanmaningstrajecten te starten voor kandidaten die ‘in de min’ staan. Steekproeven bij diverse organisaties leren dat er soms (zeer) forse bedragen open staan. Rapport 0155 vanuit module Betaling geeft hier snel inzicht in. De kandidaten kunnen vervolgens ‘gemaand’ worden. Maak hiervoor een aanmaningmodel met daarbinnen de stappen (brieven) die worden doorlopen. Meerdere modellen zijn mogelijk, waarbij bij de kandidaat wordt aangegeven welk model moet worden toegepast.

14 Kandidaten: Aanmanen In module Betaling, tab Aanmaning worden kandidaten getoond die in aanmerking komen voor aanmanen, en eventueel het laatste aanmaningmoment dat al is geweest. Met knop [Aanmanen] wordt een verwerking gestart die voor al deze kandidaten een nieuwe aanmaning maakt indien nodig.

15 Kandidaten: Aanmanen Bij een aanmaningmoment kan een brief worden gemaakt volgens een sjabloon vastgelegd in een mail-merge document (analoog aan de tekstmodellen in module Model). Deze kunnen worden afgedruk vanuit ondertab Aanmaning.

16 Kandidaten: Opzoeken Bij het opzoeken of selecteren van kandidaten (geldt ook voor de andere entiteiten als klantrelaties, aanvragen, contactpersonen) is het mogelijk bepaalde statussen uit te sluiten. Bijvoorbeeld voor kandidaten die als niet-uitzendbaar zijn gemarkeerd, of die zijn overleden. Apart kan worden opgegeven of een kandidaat met een bepaalde status terugkomt in het resultaat in module Selectie, in het snelzoeken in module Kandidaat zelf of in het snelzoeken om de kandidaat te gebruiken in bijvoorbeeld plaatsing of contract.

17 Kandidaten: Opzoeken Toetsenbord: F4
Voor het opzoeken van kandidaten (of klantrelaties, aanvragen etc.) zijn filters zeer krachtige hulpmiddelen. Filters gebruiken is heel eenvoudig door er een te kiezen uit de lijst achter de F4 toets. Filters kunnen ook worden gecombineerd om steeds moeilijkere zoekvragen te beantwoorden. Welke kandidaten die in het afgelopen half jaar zijn ingeschreven, onder mijn relatiebeheer staan, komende week jarig zijn en hun BSN nog niet hebben ingevuld? Zo’n selectie valt snel te maken. Nuttiger is wellicht de mogelijkheid een filter te maken wie nu bij een bepaalde klantrelatie aan het werk is. Bijvoorbeeld om ze allemaal een SMS te sturen over een wijziging bij de kant. Of alle kandidaten die ooit bij een klant hebben gewerkt voor een spoedaanvraag van die klant die snel ingewerkte mensen wil hebben. Door met combinatiemogelijkheid ‘Verwijderen’ alle kandidaten die nu al bij de klant werken eruit te halen kan precies de goede groep mensen worden geselecteerd. Voor het opzoeken van kandidaten (of klantrelaties, aanvragen etc.) zijn filters zeer krachtige hulpmiddelen. Filters gebruiken is heel eenvoudig door er een te kiezen uit de lijst achter de F4 toets.

18 Toetsenbord: Shift-Ctrl-F4
Kandidaten: Opzoeken Toetsenbord: Shift-Ctrl-F4 Het maken van nieuwe filters is ook minder moeilijk dan het lijkt. De tijd die daarin wordt gestoken verdient zichzelf heel snel terug omdat zoekacties die voorheen heel lastig waren nu met een filter in een ommedraai worden gedaan. De mogelijke gegevens waarop kan worden gefilterd worden elke versie uitgebreid. Zoals in het afgelopen jaar bijvoorbeeld voor kandidaten: Certificaat verlopen, telefoonnummer, een identificatiedocument/rijbewijs/werkvergunning of verblijfsvergunning verloopt binnen x dagen, datum in/uit dienst, kandidaat werkt bij of heeft ooit gewerkt bij, kenteken auto van de zaak, pensioenregeling, laatste week gewerkt.

19 Klantrelaties: Ontdubbelen
Ook voor klantrelaties is er een standaardrapport (rapport 4010) om te ondubbelen. Hiermee wordt voorkomen dat de ‘foute’ klantrelatie facturen krijgt, of dat een klant onder twee debiteurennummers bekend is.

20 Klantrelaties: Automatische incasso
Als u klanten hebt die via automatische incasso betalen dan is het mogelijk om via FlexService automatisch alle te incasseren bedragen door te geven aan uw bank. In module Betaling, tab Vordering maakt u Incasso-Clieopberichten aan.

21 Klantrelaties: Automatische incasso
Deze clieopberichten kunt u dan inlezen in uw bankpakket. Let op: niet alle bankpaketten ondersteunen dit! Vraag eerst na bij uw bank.

22 Aanvragen: Waarde In module Aanvraag, tab Waarde kunt u inzicht krijgen welke waarde een aanvraag vertegenwoordigd voor uw organisatie. Een inschatting van het aantal uren met de lonen en tarieven worden in een eenvoudige berekening gestopt. Die resulteert in een totaal geschat margebredrag voor de aanvraag. Eenvoudig maar soms vergeten; gaan uw mensen meteen met deze aanvraag aan de gang, of zitten ze nu allemaal te bellen voor twee verhuizers voor aanstaande vrijdag met in totaal 16 uur te factureren en een margebedrag van €34,88.

23 Aanvragen: Waarde Dat kan overigens best een reden hebben. Wellicht is die ene aanvraag klein, maar de klant erachter heel interessant. Op basis van de berekende waarde, wat de klant voor u betekent, of u makkelijk aan kandidaten kunt komen enzovoorts bepaalt u de prioriteit van de aanvraag. Dit stelt u nu in staat om uw vestigingsmedewerkers wat meer lang-cyclisch aan te sturen; u spreekt af dat Hoog-Prio-Aanvragen als eerste behandeld worden, en op basis van een rapportage die u dagelijks draait bewaakt u de voortgang. Dat kan overigens best een reden hebben. Wellicht is die ene aanvraag klein, maar de klant erachter heel interessant. Op basis van de berekende waarde, wat de klant voor u betekent, of u makkelijk aan kandidaten kunt komen enzovoorts bepaalt u de prioriteit van de aanvraag.

24 Aanvraag: Voorstellen
De voorstelstappen zoals getoond op het rapport kunnen worden bijgehouden in tabblad Voorstellen. In de FlexAdministrator (module Domein) kunt u zelf aangeven welke voorstelstappen binnen uw organisatie van toepassing zijn. Vanuit dit tabblad kunnen kandidaten snel worden geplaatst.

25 Aanvraag: Voorstellen
Tabblad Voorstellen is te vinden in modules Aanvraag, Kandidaat en Klantrelatie. Het is een belangrijk instrument voor samenwerken; Is iemand al ergens vorgesteld zodat hij niet nogmaals ergens anders moet worden aangeboden? Wie zijn er allemaal wellicht uit verschillende hoeken voorgesteld bij een klantrelatie? Bij een klantrelatie kunnen ook kandidaten – ‘man in de hand’ – worden voorgesteld zonder dat daar een aanvraag aan ten grondslag ligt. Tabblad Voorstellen is te vinden in modules Aanvraag, Kandidaat en Klantrelatie. Het is een belangrijk instrument voor samenwerken; Is iemand al ergens vorgesteld zodat hij niet nogmaals ergens anders moet worden aangeboden? Wie zijn er allemaal wellicht uit verschillende hoeken voorgesteld bij een klantrelatie? Bij een klantrelatie kunnen ook kandidaten – ‘man in de hand’ – worden voorgesteld zonder dat daar een aanvraag aan ten grondslag ligt. Bij de kandidaat biedt tabblad Voorstelling inzicht in de bemiddelbaarheid van de kandidaat. Tabblad Voorstellen is te vinden in modules Aanvraag, Kandidaat en Klantrelatie. Het is een belangrijk instrument voor samenwerken; Is iemand al ergens vorgesteld zodat hij niet nogmaals ergens anders moet worden aangeboden? Wie zijn er allemaal wellicht uit verschillende hoeken voorgesteld bij een klantrelatie?

26 Aanvraag: Publiceren In module Aanvraag tabblad Publicatie kan worden aangegeven hoe een aanvraag moet worden gepubliceerd. FlexService biedt als mogelijkheden hier de aanvragen te zenden naar Knollenstein of InGoedeBanen. Beide organisaties zijn gespecialiseerd in de communicatie naar jobboards. Eénmaal in Knollenstein of InGoedeBanen kunnen aanvragen eenvoudig naar allerlei jobboards worden gestuurd. In FlexService is hierbij nog de mogelijkheid aanvraag-publicaties eerst te accorderen via module Proces. In module Aanvraag tabblad Publicatie kan worden aangegeven hoe een aanvraag moet worden gepubliceerd.

27 Aanvraag: Afsluiten Als eeneen aanvraag wordt afgesloten, waarbij niet alle gevraagde kandidaten zijn geleverd, kunt u in het veld ‘Reden Afsluiten’ bijhouden wat de reden is. Dit geeft inzicht waarom sommige aanvragen niet ingevuld kunnen worden ( ‘zijn we te duur? Hebben we wel de juiste kandidaten in ons bestand?)’

28 Zie verder in deel 2 (Premium) >>
Contracten Voor contracten zijn twee krachtige modules beschikbaar die heel veel tijd kunnen besparen: Prijsafspraken Leg éénmaal vast de afspraken over lonen, tarieven, marges, urensoorten en vergoedingen, en pas ze telkens toe. Leidt tot consistente lonen en tarieven, zonder menselijke rekenfouten en verloren tijd door het opzoeken van de klantenmap en afspraken. MassaMutatie In één keer een voor een hele reeks contracten loon en/of tarief wijzigen. Overzichtelijk proces met selecteren > testen > muteren Scheelt heel veel werk bij bijvoorbeeld CAO-wijzigingen of algemene tariefaanpassingen. Zie verder in deel 2 (Premium) >>

29 Zie verder in deel 2 (Premium) >>
Declaraties Voor declaraties zijn twee krachtige modules beschikbaar die heel veel tijd kunnen besparen: FlexImport/Declaratie Voer declaraties niet in met de hand maar lees ze in vanuit bestanden ontvangen van de klant. Sneller en zonder fouten. Verwerkt gegevens over gewerkte uren en vergoedingen tot normale FlexService declaraties die kunnen worden verloond gefactureerd en gecorrigeerd. FlexTijd Verwerk gewerkte tijden naar gewerkte uren en vergoedingen Leg kennis eenmaal centraal vast en iedereen kan declaraties invoeren die voldoen aan de regels uit de CAO. Resulteert in normale FlexService declaraties die kunnen worden verloond gefactureerd en gecorrigeerd. Zie verder in deel 2 (Premium) >>

30 Declaraties: Analyseren
Uitgerekend is dat een foute declaratie al snel 75 euro kost. Doordat de klant niet betaalt omdat de factuur niet klopt, en om dat allemaal dan weer uit te zoeken. FlexService biedt de mogelijkheid om declaraties te laten accorderen via module Proces; een extra paar ogen bekijken de hier getoonde, ‘TeAccorderen’, declaraties en kan accorderen of afwijzen (waarna de relatiebeheerder een notificatie krijgt. Als het wat al te veel werk is dit voor alle declaraties te doen dan kan het worden ingesteld dat dit alleen voor ‘afwijkende’ of ‘risico’ declaraties moet gelden. Dit kan als de marge onder de blokkeerwaarde valt, als voor de klantrelatie is aangevinkt dat declaraties voor die klant moeten worden geaccordeerd, als het een opname reservering betreft, het een correctie is, of een eenzijdig verlonen of factureren correctie is of als een bepaalde component voorkomt in de declaratie.

31 Declaraties: Analyseren
Om inzicht te krijgen in de kosten van het proces is het goed te weten waarom declaraties worden gecorrigeerd. Ingesteld kan worden dat dit verplicht moet worden aangegeven als een verwerkte declaratie wordt gewijzigd. Er zijn Management Informatie rapporten beschikbaar om dit daarna inzichtelijk te krijgen.

32 Declaraties: Analyseren
Standaard rapport 0340 kan helpen bij het coderen van de declaraties. Dit rapport geeft goed inzicht of voor de lopende contracten declaraties zijn aangemaakt, welke status de declaraties hebben (ingevuld, verwerkt, accorderen, afgewezen), welke contracten er beginnen of aflopen en welke kandidaten binnenkort jarig zijn (ivm verhogen loon) of overgaan naar een andere fase.

33 Declaraties: (Eenzijdig)Corrigeren
Mocht er dan toch iets fout zijn gegaan in de verloning of facturatie, dan kan via eenzijdig corrigeren (indien toegestaan) een correctie worden gemaakt. Hiermee kunt u één kant (facturatie of verloning) corrigeren zodat de partij waar niets fout is gegaan ook niets merkt van de correctie. In dit voorbeeld wordt enkelzijdig gecorrigeerd voor facturatie. Er ontstaat een versie 2 van de declaratie zoals altijd, alleen wordt het verloningsdeel uitgegrijsd. Alle correcties die gemaakt worden hebben nu enkel invloed op de facturatie. Deze declaratie zal niet worden verloond. Mocht er dan toch iets fout zijn gegaan in de verloning of facturatie, dan kan via eenzijdig corrigeren (indien toegestaan) een correctie worden gemaakt. Hiermee kunt u één kant (facturatie of verloning) corrigeren zodat de partij waar niets fout is gegaan ook niets merkt van de correctie.

34 Verloning: Inhoudingen/Vergoedingen per week
Als u nu nog bijhoudt voor kandidaten of hun wekelijkse vergoeding of inhouding (denk aan bijvoorbeeld een huisvestigingsinhouding voor Poolse kandidaten) daardwerkelijk gedaan is kunt u veel voordeel halen uit de automatische inhouding/vergoeding per week. U legt hiervoor een apart model aan. Dat wordt gekoppeld in de ModelMatrix aan kandidaatcontracten, met verlonen toegestaan.

35 Verloning: Inhoudingen/Vergoedingen per week
Maak voor de kandidaten waar het om gaat een kandidaatcontract, en vul de vergoedingen of inhoudingen hier op in.

36 Verloning: Inhoudingen/Vergoedingen per week
Deze vergoeding gaat geheel automatisch voor iedere gewerkte week. Ook als een kandidaat op meerdere plekken werkt zal de vergoeding slechts 1 maal gebruikt worden. Het is daarbij niet nodig om dit vast te leggen in de declaratie; dit gaat geheel automatisch op de achtergrond.

37 Facturatie: Termijnfacturatie
Recent geïntroduceerd is de Termijnfacturatie: Voor facturatie van Werving&Selectie (of Lidmaatschap): Een geslaagde plaatsing mag worden gefactureerd in één of meer toekomstige termijnen Factureer automatisch op bepaalde, vooraf vastgelegde momenten; Niet meer handmatig bijhouden in de agenda. Mis geen termijnen meer. Factureer niet te laat. Compleet met: Accorderen, Corrigeren, Verantwoording en Management Informatie Zie verder in deel 2 (Premium) >>

38 Management Informatie: Consolidatie
De structuur van het bureau kan bestaan uit niet alleen vestigingen en een werkmaatschappij, maar ook uit regio’s, rayons of units. De Management Informatie rapporten kunnen van deze structuur gebruik maken door te consolideren op een niveau in de structuur. De gegevens worden opgeteld tot op het gekozen niveau. Bijvoorbeeld per Regio; in de bovenstaande structuur worden dan de gegevens van Den Haag, Dordrecht en Rotterdam opgeteld tot totalen voor Regio West.

39 Management Informatie: Detaillering urensoorten
Naast de bekende opdeling uren tarief / uren intern kan de uren in de management informatie nader worden gedetailleerd. Geeft bij alle urensoorten aan onder welk kopje deze moeten worden opgeteld; Overuren, Toeslaguren, Opleidingsuren, Reisuren, Leegloopuren, Ziekteuren of uren Verzuim/Verlof/Feestdag. In de Management Informatie rapporten ‘(Export)’ worden de uren onder deze kopjes opgenomen en nader geanalyseerd.

40 Management Informatie: Export naar bijvoorbeeld Excel
Met de gegevens uit de FlexService Management Informatie zijn veel analyses te doen. Bijvoorbeeld een analyse van overuren. Markeer de urensoorten die onder overuren thuishoren in module Component, tabblad Instelling, ‘Rapportage: Overuur’. Daarna draait u de Export-versie van bijvoorbeeld rapport 3006. Kies voor exporteren naar het bestandtype Excel. Met de gegevens uit de FlexService Management Informatie zijn veel analyses te doen. Bijvoorbeeld een analyse van overuren. Markeer de urensoorten die onder overuren thuishoren in module Component, tabblad Instelling, ‘Rapportage: Overuur’. Daarna draait u de Export-versie van bijvoorbeeld rapport 3006.

41 Management Informatie: Export naar bijvoorbeeld Excel
Het bestand kan dan worden geopend in Microsoft Excel. Alle standaardmogelijkheden van Excel komen daarmee beschikbaar. Bijvoorbeeld een ‘autofilter’ waarmee u kunt controleren op welke declaraties meer dan 40 uren staan (kostprijstechnisch kan dit interessant zijn; overuren zijn veel goedkoper dan normale uren). In Excel zijn ook uitgebreide mogelijkheden om de gegevens in grafieken weer te geven.

42 Management Informatie: Rapport ‘Kwaliteit invoer’
Een krachtig rapport dat al voor diverse klanten is gemaakt is het rapport ‘Kwaliteit gegevens’. Het is een instrument om de kwaliteit van de invoer door medewerkers te bewaken. Om optimaal samen te werken moet iedereen zorgen dat de gegevens goed zijn ingevuld, voor selecties, matchen, filteren en CV’s. Het rapport toont per medewerker hoeveel kandidaten, klantrelaties aanvragen etc. de medewerker onder beheer heeft. En daarachter bij hoeveel een bepaald gegeven is ingevuld, in aantal en percentage van het totaal. Bij lage percentages kan een medewerker daarop worden aangesproken.

43 Informatie: de klantensite en de changelog
Op staat het hele jaar door veel informatie voor de flexbranche. Met colums van onder andere Han de Groot en nieuws over de markt, wet- en regelgeving en FlexService. Met name de CAO informatie wordt heel veel bezocht. Met keuze ‘Klantensite’ links op de pagina komt u in het gedeelte over het pakket.

44 Informatie: de klantensite en de changelog
Op de klantensite staat nieuws over het pakket, een beschrijving van de versies en komende wijzigingen. Ook beschijvingen van de (premium)modules zijn hier te vinden. De ‘Frequently Asked Questions’ (FAQ’s) bieden antwoorden op de meest gestelde vragen en andere handigheidjes waarmee beter met het pakket kan worden gewerkt.

45 Informatie: de klantensite en de changelog
Sinds kort is de algemene beschrijving van een versie aangevuld met de ‘Changelog’. Dit is een zeer gedetailleerd overzicht van de gemaakte wijzigingen en opgeloste fouten. Deze lijst kan bekeken worden per versie, type of module. De Changelog is opgenen in Interleave, het incidentensysteem dat FlexService gebruikt.

46 Slimmer werken met Release 3.6
Kandidaten – Poortwachter, Controleren identiteitsbewijs, Aanmanen, Opzoeken Klantrelaties – Ontdubbelen, Automatische incasso Aanvragen – Waarde, Voorstellen, Publiceren, Afsluiten Contracten – Prijsafspraken, MassaMutatie Declaraties – FlexImport, FlexTijd, Analyseren, (Eenzijdig)Corrigeren Verloning – Inhoudingen/Vergoedingen per week Facturatie – Termijnfacturatie Management Informatie – Consolidatie, Detaillering urensoorten, Export naar Excel EINDE <<