Opleiding iRekeningen Opfrissen van uw kennis

Presentatie over: "Opleiding iRekeningen Opfrissen van uw kennis"— Transcript van de presentatie:

1 Opleiding iRekeningen Opfrissen van uw kennis
20/07/2019 Opleiding iRekeningen Opfrissen van uw kennis Aanmelden met Ww = test12 Brugge – dinsdag 19 februari 2019 Hasselt – donderdag 21 februari 2019

2 Op de agenda Opmaken van rekeningen
20/07/2019 Op de agenda Opmaken van rekeningen Corrigeren van rekeningen (incl. creditnota’s) Opmaken van gesplitste rekeningen PAUZE Werken met variabele filters Kortingen toekennen Opmaken van kinderopvangattesten Ophalen van registraties

3 Opmaken van rekeningen
20/07/2019 Opmaken van rekeningen

4 Opmaken van rekeningen
20/07/2019 Opmaken van rekeningen Zes stappen Instellen basisgegevens: hoofdrubrieken en artikels Aanmaken rekeninggroep: 1 rekening per leerling Aanrekenen: boekje, lijstvorm en matrix Printen/mailen (evt. met rappel) Doorboeken Afpunten: manueel, domiciliebestand en codaberichten DOEN met de maand januari 2019 R1A drank aanrekenen (bij Hansen Diandro bv. 10x water) + uitstap aanrekenen via matrix Afdrukken Doorboeken (behalve Hansen Diandro) Afpunten voor Noben Collin Basisgegevens: Naast artikels en hoofdrubrieken ook de lay-out nakijken Rekeninggroep: datum is belangrijk voor ophalen van registraties – lay-out koppelen – betalingstermijn kiezen. Aanrekenen: elk artikel kan 1x gebruikt worden – betekenis van de kleuren vermelden! (groen = nieuw/rood = uitgeschreven/oranje= meerdere facturatieadressen/blauw = doorgeboekt. Matrix: meest gebruikte vorm, vb. op basis van artikeltabel Lijstvorm: houdt rekening met de afwezigheden Boekje: Aanrekenen voor iedereen – eenmalig ingeven Afdrukken: afdrukdatum is belangrijk voor de periode waarnaar het doorgeboekt wordt en het berekenen van de betalingstermijn. De vervaldatum van een rekening wordt bepaald door afdrukdatum + betalingstermijn erbij op te tellen. Dit past zich elke keer aan als je het afprint. De vervaldatum kan niet meer aangepast worden wanneer de rekening doorgeboekt is Mailen: eerst adressen aanvinken bij Basisgegevens > adressen Bodytekst bij Layout documenten Doorboeken: naar Exact online gaat het automatisch. Andere programma’s: via export. Afpunten: Stappenplan uitdelen?

5 Corrigeren van rekeningen
20/07/2019 Corrigeren van rekeningen

6 Corrigeren van rekeningen
20/07/2019 Corrigeren van rekeningen Nog niet doorgeboekt: Rekeningen > Aanrekenen Selecteer Rekeninggroep en Leerlingen Kies voor de matrix Wijzig artikel, prijs of aantal Voeg een artikel toe of verwijder Werk met het boekje indien wijziging voor iedereen gelijk is DOEN met rekeninggroep ‘Trimester 2’ (reeds aangemaakt en uitstap aangerekend voor hele klas) Rojos Levi (R1A) kan niet mee naar Technopolis dus uitstap moet gecrediteerd worden. Kan je ook het artikel wijzigen hier? Want dan kan via de matrix niet hé? Neen, via de matrix kies je de rubriek en het artikel waarvoor je wil aanrekenen. Bij een volgende tab blijft alles ‘staan’ en kan dit niet meer gewijzigd worden. Als je bijvoorbeeld dranken/chocomelk gekozen hebt en het moest dranken/fruitsap zijn, dan moet je een nieuwe kolom aanmaken met dranken/fruitsap en daar de gewenste aantallen en prijzen in te geven. Bij de kolom dranken/chocomelk druk je met de rechtermuisknop op het >-teken en verwijder je alle waarden. Als je dan een volgende keer het matrixscherm oproept, zal de lege kolom verdwenen zijn. Via het boekje kan je enkel de gemeenschappelijke artikels wijzigen. De niet-gemeenschappelijke artikels dienen dan via de matrixtabel gewijzigd te worden, of als je toch met het boekje wil wijzigen, dan dient de leerlingenselectie links aangepast te worden, zodat je enkel die leerlingen met het te wijzigen artikel aanduidt.

7 Opmaken creditnota Rekening van 1 leerling crediteren
20/07/2019 Opmaken creditnota Rekening van 1 leerling crediteren Rekeningen > Crediteren > Kies rekeninggroep Januari 2019 (reeds doorgeboekt) R1A – Kijl Diandra verlaat de school, dus volledige rekening moet gecrediteerd worden.

8 Opmaken creditnota 1 artikel voor groep leerlingen crediteren
20/07/2019 Opmaken creditnota 1 artikel voor groep leerlingen crediteren Rekeningen > Crediteren > Kies rekeninggroep Selecteer de groep leerlingen en klik op Januari 2019 R1A (iedereen selecteren behalve Kijl Kiandra en Hansen Diandro) De uitstap die reeds aangerekend werd is 1 euro goedkoper geworden.

9 Opmaken creditnota Artikel(s) crediteren voor één klas
20/07/2019 Opmaken creditnota Artikel(s) crediteren voor één klas Rekeningen > Crediteren > Kies rekeninggroep Selecteer de klas en klik op Zelfde verhaal als vorige slide. Voordoen maar niet opslaan.

10 Corrigeren van rekeningen
20/07/2019 Corrigeren van rekeningen Na het corrigeren: Printen/mailen Doorboeken Afpunten Creditnota printen en doorboeken. Afpunten komt op de volgende slides.

11 Corrigeren van rekeningen
20/07/2019 Corrigeren van rekeningen Na de creditnota: Afpunten: Rekeningen manueel = terugbetalen Negatief bedrag afpunten voor Noben Collin uit R1A Eerst afdrukken en doorboeken Indien er geen openstaande bedragen zijn moet de school volgens de interne afspraken het openstaande negatief bedrag terug betalen aan de ouders. Oorspronkelijke rekening wel al betaald.

12 Corrigeren van rekeningen
20/07/2019 Corrigeren van rekeningen Na de creditnota: Afpunten: Compensatie +/- = verrekenen Doen voor Santoro Noah uit R1A Eerst afdrukken en doorboeken Compensatie +/-: de creditnota wordt gecompenseerd met een openstaand bedrag Oorspronkelijke rekening nog niet betaald Afdrukken met rappels is ook mogelijk, maar dan zal men ook nog moeten compenseren.

13 Opmaken van gesplitste rekeningen
20/07/2019 Opmaken van gesplitste rekeningen

14 Opmaken van gesplitste rekeningen
20/07/2019 Opmaken van gesplitste rekeningen iBasis/iLeerlingen > Leerlingen > Consulteren > R1A – Hansen Diandro: reeds ingesteld op 50/50 Gewoon laten zien. Zowel vinkje ‘facturatie’ als het percentage invullen. Een adres toevoegen kan met de plus. Leerling zal in iRekeningen in het oranje staan

15 Opmaken van gesplitste rekeningen
20/07/2019 Opmaken van gesplitste rekeningen Basisgegevens > Facturatieadressen R1A – Hansen Diandro: reeds ingesteld op 50/50 Wijzigen naar 60/40 en ook laten zien in iBasis dat de wijziging daar doorgekomen is. Verrekijker dient om een leerling te zoeken Rechtermuisklik > Facturatieadressen Aanpassingen werken in twee richtingen (waarom dan de aanpassing in iBasis doen? – omdat er min. Twee adressen in de leerlingenadmin moeten zitten.)

16 Opmaken van gesplitste rekeningen
20/07/2019 Opmaken van gesplitste rekeningen Basisgegevens > Facturatieadressen R1A – Hansen Diandro Opvang wijzigen naar 100% moeder De verdeling per artikel heeft altijd voorrang op de globale verdeling Opmerking: wijzigingen worden enkel doorgevoerd voor nieuwe aanrekeningen dus niet voor bestaande rekeningen.

17 Opmaken van gesplitste rekeningen
20/07/2019 Opmaken van gesplitste rekeningen Rekeningen > Aanrekenen Januari 2019 – R1A – Hansen Diandro Opvang aanrekenen Warme maaltijden aanrekenen (systeem zal kiezen voor 60/40) Eventueel rekening al eens afdrukken om te laten zien dat er tot nu toe verschillende percentages gebruikt werden. Er is geen verschil in aanrekenen. De leerling staat in het oranje. Ook hier de kleurtjes nog eens overlopen.

18 Opmaken gesplitste rekeningen
20/07/2019 Opmaken gesplitste rekeningen Reeds opgemaakte rekeningen wijzigen Rekeningen > Aanrekenen Hetgeen reeds aangerekend was aan dranken in januari 2019 bij Hansen Diandro moet nog herberekend worden naar 60/40. Rechtermuisklik U kan nu per artikel de aantallen gaan herverdelen (bv. 10 maaltijden – 7 vader en 3 moeder). Veranderen enkel de percentages (en is deze verandering voor ieder artikel gelijklopend) dan kan u na het intikken van de nieuwe percentages rechtsonderaan klikken op de knop ‘Initialiseer verdeling volgens adrespercentages’. Opgelet: vanaf het moment dat u één artikel anders gaat verdelen dan de standaard ingegeven percentages, moet u alle artikels zelf manueel gaan verdelen.

19 Opmaken van gesplitste rekeningen
20/07/2019 Opmaken van gesplitste rekeningen

20 Werken met variabele filters
20/07/2019 Werken met variabele filters

21 Werken met variabele filters
20/07/2019 Werken met variabele filters Korting voor het tweede kind in rij iBasis/iLeerlingen > PersonaliaExtra Bij fam. Aarsels en Aktaie werd het veld ‘hoeveelse leerling op school’ al ingevuld. Best niet met vaste filters werken, want de gewijzigde informatie in iBasis/ileerlingen wordt niet altijd geüpdatet. Eerst instellen in iBasis/iRekeningen. Dit moet volledig manueel gebeuren!

22 Werken met variabele filters
20/07/2019 Werken met variabele filters Korting voor het tweede kind in rij Aanmaken filters: 1ste kind, 2e kind, ... Basisgegevens > Filters > Variabele filters DOEN: Filter met leerling – kind in rij – gelijk aan 1 (eventueel ook 0) Altijd het instellingsnummer toevoegen omdat je anders naar heel de database kijkt. Tweede filter aanmaken: leerling – kind in rij – niet gelijk aan 1 Instellingsnummer hier is BAO1537

23 Werken met variabele filters
20/07/2019 Werken met variabele filters Aanrekenen voor (sub)groepen iBasis/iLeerlingen > Organisatie > Groepen Leerlingen > Verdelen in groepen Laten zien dat subgroep SKI al bestaat. Best niet met vaste filters werken, want de gewijzigde informatie in iBasis/ileerlingen wordt niet altijd geüpdatet. Eerst instellen in iBasis/iRekeningen. Dit moet volledig manueel gebeuren!

24 Werken met variabele filters
20/07/2019 Werken met variabele filters Aanrekenen voor (sub)groepen Filter aanmaken: Inschrijving – subgroep – gelijk aan SKI Ook weer instellingsnummer 1537 toevoegen. Je kan ook met vrije velden werken

25 Werken met variabele filters
20/07/2019 Werken met variabele filters Rekeningen > Aanrekenen Bij het aanrekenen kan je de aangemaakte filters kiezen. Niet effectief aanrekenen, maar wel laten zien dat de filter ervoor zorgt dat een bepaald aantal leerlingen aangevinkt worden.

26 20/07/2019 Kortingen toekennen

27 Kortingen toekennen Basisgegevens > Rubrieken > Artikels
20/07/2019 Kortingen toekennen Basisgegevens > Rubrieken > Artikels Laten zien dat dit aangevinkt is, vb. bij Agenda.

28 20/07/2019 Kortingen toekennen Basisgegevens > Kortingen > Personen = leerling krijgt korting op alle artikels R2A: Ferrara Miel aanvinken

29 20/07/2019 Kortingen toekennen Basisgegevens > Kortingen > Artikels = korting kan verschillen per artikel en per leerling Artikel: agenda kiezen Leerling: Carbone Berfin Doen: januari 2019 – R2A – aanrekenen agenda en rekeningen afdrukken.

30 Opmaken van kinderopvangattesten
20/07/2019 Opmaken van kinderopvangattesten

31 Kinderopvangattesten afdrukken
20/07/2019 Kinderopvangattesten afdrukken Basisgegevens > Rubrieken > Artikels Laten zien dat het vinkje aanstaat bij opvang

32 Kinderopvangattesten afdrukken
20/07/2019 Kinderopvangattesten afdrukken Afdrukken > Kinderopvangattesten > Afdrukken 1. Vink aan indien u enkel rekening wil houden met betaalde rekeningen. Geef de datum in van de periode waarin de betalingen gebeurd zijn. 2. Selecteer alle rekeninggroepen van het betreffende jaar. U kan meerdere rekeninggroepen selecteren door te selecteren met de CTRL-toets ingedrukt. 3. Controleer de datum van het attest, de begin- en eindperiode en het aanslagjaar. 4. U kan bij Ondertekenaar een handtekening selecteren. Deze handtekening wordt in de modules iBasis/iLeerlingen als volgt ingesteld: menu Algemeen > Structuur > tabblad Ondertekenaar. Klik onderaan op de printerknop om een afdruk te maken van de attesten. Indien iSchoolcommunicatie actief staat, kunnen deze attesten ook rechtstreeks g d worden  U krijgt een overzicht van alle leerlingen waaraan - binnen de geselecteerde rekeninggroepen - een artikel werd aangerekend waarbij kinderopvang werd aangevinkt.

33 Kinderopvangattesten afdrukken
20/07/2019 Kinderopvangattesten afdrukken Afdrukken > Kinderopvangattesten > Afdrukken U krijgt een overzicht van alle leerlingen waaraan - binnen de geselecteerde rekeninggroepen - een artikel werd aangerekend waarbij kinderopvang werd aangevinkt. Hier vinkt u de leerling(en) aan waarvan u een attest wil afdrukken. Maak eventueel gebruik van de knoppen onderaan in het venster om de selectie te vereenvoudigen. Deze selectie is overbodig wanneer u voor het aanrekenen gebruik maakt van iRegistratie.  Enkel wanneer u geen gebruik maakt van iRegistratie, maar rechtstreeks aanrekent in de applicatie iRekeningen, moet u voor de leerlingen ouder dan 12 jaar leerling per leerling werken. Voor elke leerling die 12 jaar geworden is tijdens het betreffende kalenderjaar moet u enkel de rekeninggroepen aanduiden (in het voorgaande scherm) die in rekening moeten worden gebracht op het attest.  Na het selecteren drukt u onderaan op de printerknop Vervolgens wordt een pdf-bestand aangemaakt met de attesten van de geselecteerde leerling(en). Om nadien gemakkelijk een duplicaat af te drukken met hetzelfde volgnummer kan u via het menu Afdrukken > Kinderopvang attesten > Overzicht afgedrukte een overzicht opvragen.

34 Gesplitste kinderopvangattesten
20/07/2019 Gesplitste kinderopvangattesten Twee rekeningen = twee kinderopvangattesten Adres wijzigen op doorgeboekte rekening: iBasis/iLeerlingen: adres = facturatieadres Rekeningen > Adres wijzigen doorgeboekte rekening Wilt u nu toch de naam en het adres wijzigen op het kinderopvangattest dan moet u eerst het adres wijzigen van de rekeningen. Schermen laten zien maar niet volledig voordoen/opslaan. Hansen Diandro – rekeninggroep ‘december 2018’.

35 Gesplitste kinderopvangattesten
20/07/2019 Gesplitste kinderopvangattesten Twee rekeningen = twee kinderopvangattesten Adres wijzigen op doorgeboekte rekening: Duid de rekeninggroep aan Wilt u nu toch de naam en het adres wijzigen op het kinderopvangattest dan moet u eerst het adres wijzigen van de rekeningen. Bovenaan ziet u het adres zoals het momenteel op de rekening staat. Ernaast vindt u een keuzelijst. Kies in de keuzelijst het nieuwe adres en klik op de knop 'wijzig adres'. Dit doet u voor de nodige rekeninggroepen van 2018 (voor die van vorig schooljaar, moet je inloggen in vorig schooljaar). Daarna drukt u het kinderopvangattest opnieuw af. Even voordoen: Kinderopvangattesten worden meestal afgedrukt over de periode van een jaar Enkel opvang die betaald werd kunnen afgetrokken worden van de belasting, vandaar dat ook rekening gehouden wordt met de betaling (eerste veld dat afgedrukt wordt Voor aanslagjaar 2018 bijvoorbeeld, dienen de rekeninggroepen van het jaar 2018 (loopt dus over schooljaren heen) geselecteerd te worden. Begin- en einddatum aanslagjaar is van 1 januari 2018 tot en met 31 december 2018 Dit kan ook gewoon gebruikt worden als het adres verandert en je wilt het wijzigen op een doorgeboekte rekening.

36 Ophalen van registraties
20/07/2019 Ophalen van registraties

37 Ophalen van registraties
20/07/2019 Ophalen van registraties Rekeningen > Ophalen uit iRegistratie Let op: haal alle registraties van één artikel tegelijkertijd op! Niet volledig doen Eventueel wel 1x op de groene pijl kikken na iets geselecteerd te hebben om te laten zien dat ze daar een artikeluitbreiding kunnen toevoegen. Vragen of er mensen speciaal gekomen zijn voor dit item, want ik vind het raar dat dat bij rekeningen op de planning staat en niet bij registratie, ma bon. Hier nog eens duidelijk vertellen welke regeltjes ze in acht moeten nemen. Er geldt inderdaad één beperking bij het ophalen van registraties naar iRekeningen en dat is dat alle registraties gekoppeld aan eenzelfde artikel uit iRekeningen voor eenzelfde persoon in één keer moeten worden opgehaald. Oplossing: artikeluitbreiding toevoegen bij het ophalen. De meeste scholen halen alle registraties binnen één rekeninggroep in één keer op. Dit lukt meestal, behalve bij grotere scholen waar veel registraties moeten worden opgehaald. In deze situatie kan een time-out foutmelding verschijnen.  Daarom raden wij aan om de registraties in delen op te halen.   Onderstaande selecties vormen dus geen probleem: Per instelling Per instellingsgroep Per persoon

38 20/07/2019 Ondersteuning