Assignment: calling for a meeting about internet use at work

Presentatie over: "Assignment: calling for a meeting about internet use at work"— Transcript van de presentatie:

1 Assignment: calling for a meeting about internet use at work
Writing: Assignment: calling for a meeting about internet use at work

2 Subject line Exact description of: what is the email about?
Meeting about use of computers during worktime De vergadering MOET genoemd worden Het onderwerp van de vergadering ook!

3 Addressing Dear managers of XYZ, (Dear colleagues,)
‘Dear’ plus name (formal and informal) Dear Mr Black, Dear Kate, Dear Dr Smith, Dear managers of XYZ, (Dear colleagues,) Formal If you don’t know the name: Dear sir/madam, Dear selection committee,

4 Contents Pyramid model start with the summary provide the background
give informational details say what action should be taken

5 Pyramid model 1st sentence
Start with the summary I would like to call a meeting to discuss the possible measures we should take concerning the inefficient use of computers during work hours. Mention the meeting What the meeting is about NO details!

6 Pyramid model second part
Provide the background Sla eerst een regel over! We have noticed that … Hier komen wat details, blijf beknopt Mensen gebruiken hun computer voor privézaken Veel tijd gaat verloren: inefficiënt Gevaar voor het bedrijf: informatie gaat naar buiten

7 Pyramid model 3rd part Give informational details
Eerste weer regel overslaan Hier kunnen nog meer details – maar het hoeft niet! Op je toets krijg je een minimum aantal woorden: als je die moet halen kun je hier meer informatie toevoegen, je kunt dit deel anders weglaten. Details over privé-handelingen (shopping, paying bills, etc) Details over gevaar van informatieverspreiding (Facebook, Twitter)

8 Pyramid model last part
Say what action should be taken That’s why you are invited for a meeting on 10 January 2018 at 9 am in my office. I hope to see you all there. Tijd, plaats Afsluitende zin

9 Signing off In this case, as you are addressing colleagues:
With kind regards, Your name

10 Using WORD Use spelling control Use grammar control
Count the words and type the number underneath Font: Arial 12 Spacing: 1,15 Nb: you are not allowed to use the internet.