Optimalisatie VAC Brugge informatiebeheer

Presentatie over: "Optimalisatie VAC Brugge informatiebeheer"— Transcript van de presentatie:

1 Optimalisatie VAC Brugge informatiebeheer
10/09/2014

2 Bijwonen overleg naam beleidsdomein entiteit Aanwezig?
Philippe Hendrix FB Informatiebeheerder FB voor Vlabel aanwezig Rebekka Artoos WVG beleidsdomeinarchivaris verontschuldigd Henk Debbaut Jongerenwelzijn Sofie Moerman Isabelle De Cock RWO Wonen Nico Lecomte Ruimte Vlaanderen Steven Van Aeldeweereld Inspectie RWO Els Braem Onroerend Erfgoed Glenn Maes IV Beleidsdomeinarchivaris IV

3 Bijwonen overleg naam beleidsdomein entiteit Aanwezig?
Michael Gyselinck IV FIT Verontschuldigd; geeft aan dat beter iemand van PK Brugge zou deelnemen Kurt De Wispelare WSE Syntra aanwezig Sabine Defauw Karen Cambré DWSE Koenraad Bekaert VDAB Guy Craps LNE Natuur en Bos verontschuldigd Wouter Mortier

4 Bijwonen overleg naam beleidsdomein entiteit Aanwezig? Lieven Goubert
LNE DLNE, Milieuvergunningen verontschuldigd Jonathan Willems LV ALV aanwezig Lieven Van Eenoo MOW DMOW Yannick Pauli AWV Heidi Godderis BZ ABB Michael Cornelis Carine Windels OV AHOVOS Verontschuldigd; hebben geen archief

5 inhoud kennismaking informatiebeheer en het belang ervan link met HNW
aanpak werkgroep praktische informatie

6 Moderne overheidsadministratie
veel taken  veel informatieproductie nood aan informatiedelen, samenwerken, digitaal werken snel, efficiënt en klantgericht werken

7 Wat is informatiebeheer?
Meer info:

8 Belang informatiebeheer?
Waarom informatie bewaren? ter ondersteuning van de bedrijfsvoering (management) ter voldoening aan regelgeving (compliancy) ter verantwoording (accountability) ter handhaving van rechten (vindication) erfgoed

9 Belang informatiebeheer?
Waarom goed beheren? snel de correcte informatie terug vinden efficiënt en klantgericht kunnen werken openbaarheid van bestuur, archiefdecreet

10 Informatiebeheer en HNW
Nood aan degelijk informatiebeheer Afhankelijk van werkomgeving? Link met HNW?

11 HNW Open kantoorruimte Een definitie: Tijd- en plaatsonafhankelijk werken, waarbij gebruik wordt gemaakt van ICT-oplossingen voor onderlinge communicatie en samenwerking.

12 HNW: invloed op informatiebeheer
altijd en overal aan de nodige informatie kunnen (‘slim’) digitaliseren werkplekdelen  geen opstapeling van ‘persoonlijke’ dossiers

13 HNW: invloed op informatiebeheer
nood aan gemeenschappelijk klassement (papier + digitaal) nood aan gemeenschappelijk beheer  HNW is een katalysator om acties te ondernemen voor goed informatiebeheer

14 Basis informatiebeheer?
Informatiehuishouding Middelen Verantwoor-delijkheden Procedures Om een goede informatiehuishouding op te zetten heb je nood aan sterke, dragende pijlers. Deze moeten elkaar onderling versterken en zijn ook onderling complementair en afhankelijk. Er moeten middelen zijn om het mogelijk te maken (niet alleen maar geld of ict, maar ook tijd, voldoende personeel, …) Er moeten procedures zijn, die de afspraken weergeven die zijn gemaakt om bepaalde acties uit te voeren (bv. procedure vernietiging, naamgeving, …) Er moeten verantwoordelijkheden zijn. Mensen die erop toezien dat de middelen er zijn, dat de procedures worden opgevolgd, en de middelen goed en efficiënt worden aangewend. Het informatiebeleid: Het informatiebeleid van een organisatie omvat de doelen, middelen en wegen om de gewenste informatievoorziening te ontwikkelen en te beheren. Het informatiebeleid is binnen een organisatie kaderzettend voor alle activiteiten die met informatievoorziening te maken hebben. Het informatiebeleid geeft uitgangspunten en randvoorwaarden voor de gewenste informatievoorziening. Het moet zijn afgestemd op het strategisch beleid van een organisatie. Informatie is immers geen doel op zich, maar een middel waarmee een organisatie beter kan functioneren. VRAAG: staan alle pijlers op zich? Wat gebeurt er als er onevenwicht is? Wat gebeurt er als er geen integratie tussen de verschillende pijlers? VRAAG: 3 mogelijke voorstellingen: De Machine: ieder pilaar is een stuk van de machine, bestaande uit grote en kleine tandwielen, die allemaal afhankelijk zijn van elkaar. De lopende band: elk van de zaken is een pilaar: de lopende band = middelen, de operator de verantwoordelijkheden, de handleiding = procedures. De Griekse tempel= de informatiehuishouding (fronton) ziet er uit als een Griekse tempel gesteund door 3 pilaren, die even sterk moet zijn. Als dat niet het geval is, stort het in elkaar. Informatiebeleid 21 september 2018

15 Basis informatiebeheer
Duidelijk toegewezen verantwoordelijkheden Wie draagt de verantwoordelijkheid voor elk aspect? Wie beheert het groepsklassement? Zorg voor de nodige middelen Informatiebeheersplan (bewaartermijn en bestemming), selectielijsten, depotlijsten, … Groepsklassement voor maximale informatiedeling Zorg voor de nodige procedures Raadpleging en bruikleen Beheer en selectie van het archief Betrek steeds uw beleidsdomeinarchivaris:

16 Optimalisatie VAC Brugge
optimaliseren ruimte = korte termijn = hoeveelheid analoog archief verkleinen HNW = middellange termijn = meer digitaal mogelijk maken

17 Optimalisatie VAC Brugge
Doelstellingen: 1) korte termijn papier op orde onderscheid dynamisch, semi-statisch en statisch archief schonen, vernietigen (op een wettige manier!!!) overdragen naar het Depot te Vilvoorde

18 Optimalisatie VAC Brugge
Doelstellingen: 2) lange termijn meer digitaal werken gemeenschappelijk klassement slimme digitalisering

19 Optimalisatie VAC Brugge
Om dit te realiseren is er nood aan: voldoende tijd en personeel leden werkgroep die informatie doorspelen iemand die coördineert alle medewerkers die deelnemen aan opruimacties betrokkenheid en medewerking van de volledige afdeling

20 Aanpak begeleiding beleidsdomeinarchivaris werkgroep informatiebeer doel: acties nodig in het kader van informatiebeheer coördineren resultaten opvolgen problemen escaleren naar stuurgroep (operationeel) advies aan entiteiten geen praatbarak

21 Aanpak leden: profiel vertegenwoordiger entiteit
Coördinerende archiefdienst beleidsdomeinarchivaris vertegenwoordiger van elke entiteiten profiel vertegenwoordiger entiteit terugkoppelen naar management, collega’s goed weten wat er gebeurt op de werkvloer liefst al bezig met informatiebeheer algemeen voldoende inzicht in wat er moet gebeuren communicatief

22 opruimen Archief in kaart brengen Hoeveel archief is aanwezig en
waar bevindt het zich

23 Aanpak papier: archiefruimte
archief in archiefruimte in kaart brengen wat het is en wat ermee moet gebeuren kan het vernietigd worden? volg juiste procedure kan het naar het Depot gebracht worden? volg de juiste procedure

24 Aanpak papier: werkvloer
archief schonen op de werkvloer vaak is er veel papier aanwezig op de werkvloer verwijder dubbels, irrelevante documentatie, outprints van digitale documenten, kladbladjes,…. vul dossiers aan

25 Aanpak papier: werkvloer
maak een duidelijk onderscheid tussen dynamisch, semi-statisch en statisch archief ook op de werkvloer praktische tip: duid de verschillende levensfasen van het archief aan met een kleur

26 Aanpak papier zoek op hoe lang het archief bijgehouden moet worden
zoek bewaartermijn en bestemming op in het informatiebeheersplan

27 Aanpak papier Bewaartermijn: de minimale periode waarin het archief moet bewaard worden om administratieve/juridische redenen Bestemming: beslissing wat moet gebeuren na verloop van de bewaartermijn. Bewaren, vernietigen, bewaren op steekproef. Hierbij wordt het archief gewaardeerd op zijn maatschappelijk, culturele waarde voor het nageslacht Meer info:

28 Aanpak papier bepaal op basis van
indeling dynamisch, semistatisch, statisch EN de bewaartermijn en bestemming wat met het archief moet gebeuren: inpakken om op de werkvloer te zetten klaar maken om te bewaren in kelder over dragen naar Depot Vilvoorde vernietigen volgens de juiste procedure

29 Aanpak papier semistatisch archief schonen
verwijder dubbels, irrelevante documentatie, outprints van digitale documenten, kladbladjes,…. verwijder ook nietjes, paperclips, plastic mapjes, ringmappen,… schoon dossier die permanent of meer dan 20 jaar moeten bewaard worden zeer grondig

30 Aanpak papier Overdracht naar Vilvoorde
Semistatisch archief van entiteiten zonder rechtspersoon kan overgedragen worden naar het archiefdepot van de Vlaamse overheid te Vilvoorde

31 Depot Vilvoorde Als u wil overdragen, betrek uw beleidsdomeinarchivaris Voor wie? MVG: kosteloos entiteiten met rechtspersoon: jaarlijkse kostprijs De volledige procedure en stap-per-stap uitleg is te vinden op: Let op bij het invullen van de overdrachtslijst!

32 Depot Vilvoorde Aandachtspunten Dozen: NIET

33 Depot Vilvoorde dozen NIET bodemsluiting metaal
niet stevig en duurzaam (bijv. geen golfkarton)

34 Depot Vilvoorde Aandachtspunten Dozen: WEL

35 Depot Vilvoorde dozen WEL stevig en duurzaam : golfkarton
maximale binnenafmetingen 385*260*114 mm geen bodemsluiting; traditionele plooiwijze onderscheid korte en lange termijnbewaring ICN-norm 4, of gelijkwaardig: Kortetermijn = 10 jaar ICN-norm 3, of gelijkwaardig: Langetermijn = 30 jaar

36 Raamcontract archiefdozen
Het is er!!!

37 Raamcontract archiefdozen

38 Depot Vilvoorde dozen WEL voorbeelden van leveranciers
Algemeen Rijksarchief Janssens, Weismuller en Beuns, doostype /11 Loeffs patentsystems (City box) Veha Barneveldt

39 Depot Vilvoorde: pallet
Stapel van groot naar klein  de kleinste doosnummers staan bovenaan Maximale hoogte

40 Depot Vilvoorde: etiket
Sjabloon overdrachtslijst De stappen Zet macrobeveiliging uit Overdrachtslijst: tabblad ‘etiketten’ Druk op “Brongegevens voor etiketten genereren” Word sjabloon etiketten Ga naar het tabblad “Verzendlijsten” > Druk op “Adressen selecteren” > Kies de optie “Bestaande lijst gebruiken” > Kies de overdrachtslijst in kwestie > Kies in het vervolgscherm het tabblad “Etiketten$” en zorg ervoor dat de optie “de eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen” is aangevinkt > Druk op OK

41 Depot Vilvoorde: etiket
Word sjabloon etiketten Druk op de knop “Voorbeeld van het resultaat” om een preview van de etiketten te zien. Om alle etiketten definitief te genereren ga je als volgt te werk: (Nog steeds in het tabblad “Verzendlijsten”) Druk op “Voltooien en samenvoegen” > Kies “Afzonderlijke documenten bewerken” > Duid de optie “Alles” aan en druk op OK Er wordt nu een nieuw document aangemaakt dat alle etiketten bevat. Sla dit document op en print de etiketten af wanneer nodig.

42 Vernietigen: niet zomaar!
Waarom niet? Archiefdecreet Verantwoording tegenover de burger

43 Scenario’s voor vernietiging
voordeel voor entiteiten met goedgekeurd informatiebeheersplan! volg de scenario’s op

44 Scenario BLAUW: met IBP
1 Lijst dossiers op in de verklaring van vernietiging/ vernietigingslijst controleer de bewaartermijn (en bestemming) in je IBP 2 Verzamel de nodige toestemmingen (management en beleidsdomeinarchivaris) 3 GEEN goedkeuring ARA nodig 4 Indien OK: vernietig 5 Vervolledig de verklaring van vernietiging

45 Scenario GROEN: geen IBP
1 Lijst dossiers op in de verklaring van vernietiging/ vernietigingslijst Geef aan waarom ze vernietigd mogen worden 2 Verzamel de nodige toestemmingen (management en beleidsdomeinarchivaris) 3 WEL goedkeuring ARA nodig  via Coördinerende Archiefdienst 4 Indien OK: vernietig 5 Vervolledig de verklaring van vernietiging

46 Verklaring voor vernietiging
= vertrekpunt waarom? bij elke vernietiging elke vernietiging documenteren verantwoording naar burger en collega’s Indien geen IBP: noodzaak voor gefundeerde selectiebeslissing

47 Verklaring voor vernietiging

48 Verklaring voor vernietiging
Velden: Beschrijving Begin- en einddatum Bestemming Verwijzing informatiebeheersplan/ taakomschrijving Omvang (strekkende meter of Gb)

49 Aandachtspunten gecontroleerde omstandigheden
dit zorgt ervoor dat er geen inzage mogelijk is door derden en dat er voldoende garanties zijn dat het archief wordt vernietigd op de vooropgestelde manier

50 Nuttige links Hoe opruimen en plaatsmaken?
onderscheid maken tussen dynamisch, semistatisch en statisch archief Schonen overdragen naar het Depot te Vilvoorde wat kan vernietigen volgens de correcte procedure

51 Vragen?

52 Hulplijnen: algemeen eerstelijnsadvies?
je informatiebeheerder en beleidsdomeinarchivaris 21 september 2018

53 Hulplijnen: algemeen www.bestuurszaken.be/informatiemanagement
yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid 21 september 2018

54 Copyright illustraties
Digital Preservation Business Case Toolkit Slide: 10, 15, 16, 18 Digitalbevaring.dk is published under a Creative Commons Attribution 2.5 Denmark license Attribution must be made to Slides: 16

55 Volgende werkgroep Wanneer? Samenstelling ok?