Microsoft® Office Outlook® 2007-cursus

Presentatie over: "Microsoft® Office Outlook® 2007-cursus"— Transcript van de presentatie:

1 Microsoft® Office Outlook® 2007-cursus
[Naam van uw bedrijf] presenteert: Microsoft® Office Outlook® 2007-cursus [Opmerking voor de cursusleider: zie de allerlaatste dia voor gedetailleerde Help-informatie over het aanpassen van deze sjabloon. In het notitievenster van sommige dia's vindt u aanvullend lesmateriaal.] Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 1

2 De inhoud van de cursus Overzicht: aan u de keus
Les 1: houd uw agenda overzichtelijk Les 2: een stapje verder Elke les bevat een lijst met voorgestelde taken en een aantal testvragen. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 2

3 Overzicht: aan u de keus
In tegenstelling tot een agenda op papier, biedt Outlook 2007 veel opties voor het bijhouden van uw afspraken en taken. Is de vermelding in de agenda bijvoorbeeld een vergadering of een afspraak? Komt de afspraak één keer voor of herhaaldelijk? Moet de tijd worden gemarkeerd als bezet, vrij of voorlopig bezet? In deze cursus leert u de basisbeginselen van de agenda in Outlook, hoe u activiteiten efficiënt kunt inplannen en hoe u belangrijke datums in het oog kunt houden met behulp van terugkeerpatronen en herinneringen. Als u iets in uw papieren agenda zet, zijn uw mogelijkheden uiterst beperkt. Met een potloodje— of pen als u zeker van uw zaak bent— krabbelt u dan wat op het papier. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 3

4 Cursusdoelstellingen
Voor iedere gebeurtenis het juiste type agenda-item gebruiken. Herinneringen gebruiken om activiteiten niet te vergeten. Terugkeerpatronen gebruiken om activiteiten die terugkeren snel te plannen. Kleuren en de markeringen voor vrij/bezet gebruiken om de afspraken volgens uw wensen weer te geven. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 4

5 Houd uw agenda overzichtelijk
Les 1 Houd uw agenda overzichtelijk Basisbeginselen van de Agenda 5

6 Houd uw agenda overzichtelijk
U hebt vier verschillende opties voor het noteren van de agenda-items in Outlook: afspraken, vergaderingen, gebeurtenissen en taken.  Welke optie u kiest, hangt af van wie er nog meer bij het agenda-item is betrokken en hoe u het item wilt weergeven. U kunt de items in uw agenda direct selecteren. Zo weet u in één oogopslag wat er moet gebeuren, wanneer en met wie. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 6

7 Agenda weergeven Bij het begin beginnen.Voordat u kunt zien wat er in uw agenda staat, moet u weten waar de agenda is. Er zijn twee snelle manieren om de agenda te bekijken. U kunt op Agenda klikken in het navigatievenster. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 7

8 Agenda weergeven Bij het begin beginnen.Voordat u kunt zien wat er in uw agenda staat, moet u weten waar de agenda is. Of u kunt op een datum klikken in de Datumnavigator, die zich boven aan de Takenbalk bevindt.. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 8

9 Agenda weergeven Zodra u de agenda voor u hebt, kunt u de knoppen boven aan het venster gebruiken om details weer te geven of te verbergen. In de afbeelding worden de volgende opties weergegeven: U klikt op Dag, Weekof Maand om snel van de ene weergave naar de andere te schakelen. Met de knoppen Vooruit en Terug kunt u snel door de agenda bladeren. Met andere knoppen kunt u dagen of details weergeven of verbergen, afhankelijk van de weergave. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 9

10 Welke opties kunt u kiezen
Nu u de agenda ziet, kunt u beginnen metde planning. Zodra u begrijpt hoe de vier typen agenda- items van elkaar verschillen, kunt u dit heel efficiënt doen. Afspraak. Een afspraak is een activiteit die op een bepaalde tijd is gepland en alleen betrekking heeft op u. Vergadering. Een vergadering vindt ook plaats op een bepaalde tijd. Maar hierbij nodigt u anderen uit door een vergaderverzoek te verzenden via . De agenda toont hier één dag waarbij elk type item (afspraak, vergadering, gebeurtenis en taak) eenmaal voorkomt. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 10

11 Welke opties kunt u kiezen
Nu u de agenda ziet, kunt u beginnen metde planning. Zodra u begrijpt hoe de vier typen agenda- items van elkaar verschillen, kunt u dit heel efficiënt doen. Gebeurtenis. Een gebeurtenis is een activiteit die de hele dag duurt. Anders dan bij een afspraak of een vergadering, wordt een gebeurtenis niet gemarkeerd als bezet blok in uw agenda. Dus u kunt nog steeds andere items in uw agenda noteren voor die dag. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 11

12 Welke opties kunt u kiezen
Nu u de agenda ziet, kunt u beginnen metde planning. Zodra u begrijpt hoe de vier typen agenda- items van elkaar verschillen, kunt u dit heel efficiënt doen. Taak. Een taak is een activiteit die alleen betrekking heeft op u en niet op een bepaalde tijd hoeft te zijn gepland. Een nieuwe voorziening in Outlook 2007 is een gebied in de dag- en weekweergave van uw agenda dat de taken weergeeft. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 12

13 Alleen u? Gebruik een afspraak
Gebruik een afspraak wanneer u weet dat u het druk zult hebben, maar niemand daar verder bij betrokken is. U wilt tijd wellicht markeren als bezet wanneer u research moet doen voor een project of een rapport moet schrijven of als u op weg naar huis een boodschap moet doen. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 13

14 Alleen u? Gebruik een afspraak
In de afbeelding worden de stappen weergegeven. Houd de aanwijzer in de dagweergave boven de gewenste tijd in uw agenda en klik erop. Typ de details. Als u meer tijd nodig hebt voor uw afspraak, sleept u de greep om de afspraak langer te maken. Met deze snelle methode kunt u alle agenda-items invoeren, niet alleen afspraken. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 14

15 Er is sprake van een vergadering als er anderen bij betrokken zijn
Een vergadering vindt plaats op een geplande tijd, heeft betrekking op anderen en vereist een locatie voor de vergadering. Een vergadering in uw agenda kan door uzelf zijn georganiseerd of u kunt zijn uitgenodigd voor de vergadering door iemand anders. Vergaderingen worden zowel in uw agenda weergegeven als in de agenda van anderen die voor de vergadering zijn uitgenodigd. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 15

16 Er is sprake van een vergadering als er anderen bij betrokken zijn
In uw agenda kunt u het verschil zien tussen een vergadering en een afspraak aan de hand van de informatie die bij de vergadering wordt vermeld. Bij een vergadering ziet u het volgende: De locatie van de vergadering. De naam van de organisator. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 16

17 Er is sprake van een vergadering als er anderen bij betrokken zijn
In uw agenda kunt u het verschil zien tussen een vergadering en een afspraak aan de hand van de informatie die bij de vergadering wordt vermeld. In Outlook wordt een vergadering georganiseerd met behulp van een vergaderverzoek dat via wordt verzonden naar de deelnemers aan de vergadering. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 17

18 Een gebeurtenis boven de dag plaatsen
Een gebeurtenis biedt u de mogelijkheid activiteiten die een hele dag duren te noteren. Gebeurtenissen nemen geen geplande tijdstippen in uw agenda in beslag, maar worden als vaandel weergegeven boven aan de datum die u opgeeft. Zo is bijvoorbeeld het Contoso-congres in de afbeelding een gebeurtenis die drie dagen duurt en de Verjaardag een gebeurtenis die één dag duurt. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 18

19 Een gebeurtenis boven de dag plaatsen
Gebruik een gebeurtenis als u een activiteit op een bepaalde dag wilt noteren zonder dat er tijd voor bezet wordt gehouden in uw agenda. Hieronder staan enkele activiteiten waarvoor u een gebeurtenis kunt gebruiken: Opmerking: : gebeurtenissen zoals verjaardagen komen elk jaar weer terug. In de volgende les leert u hoe u herhaalpatronen kunt instellen. Congressen, zakenreizen of vakantietripjes die één of meer dagen duren Verjaardagen en gedenkdagen Feestdagen Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 19

20 Uw taken bijhouden Een taak biedt u de mogelijkheid een activiteit in uw agenda te noteren zonder dat er een geplande tijd moet worden opgegeven of zonder dat een hele dag in beslag wordt genomen. Als u bijvoorbeeld een aantal klusjes moet doen, kunt u elke klus als een taak invoeren. (U ziet het Takengebied als u de agenda in de dag- of weekweergave bekijkt.) Zodra u een taak hebt voltooid, vinkt u deze af. Een voltooide taak blijft vermeld staan bij de dag waarop u de taak hebt voltooid, zodat u een overzichtelijk lijstje hebt van wat u die dag hebt bereikt. In de afbeelding wordt weergegeven wat er gebeurt als u een voltooide taak afvinkt: de taak heeft een vinkje en is doorgestreept. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 20

21 Uw taken bijhouden U kunt een taak invoeren met een geplande begindatum en einddatum. Als u een taak niet hebt voltooid op de geplande einddatum, wordt de taak automatisch vooruit geschoven en weergegeven op de huidige dag, totdat u de planning aanpast of de taak afvinkt. Zie de Microsoft Office online trainingspresentatie “Kom uit uw Postvak IN met Outlook 2007” voor meer informatie over het maken en gebruiken van taken. Tip: u kunt een taak snel opnieuw plannen door de taak in de weekweergave van de ene dag naar de andere te slepen. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 21

22 Suggesties voor oefeningen
Uw agenda bekijken. Een afspraak maken Een vergadering organiseren. Een gebeurtenis maken. Een taak maken. [Opmerking voor de cursusleider: als u Outlook 2007 op uw computer hebt geïnstalleerd, kunt op de koppeling in de dia klikken om een online oefening te starten. Tijdens deze oefensessie komen al deze Outlook-taken aan bod. U wordt hierbij met behulp van instructies begeleid. Belangrijk: als u niet over Outlook 2007 beschikt, hebt u geen toegang tot de oefeninstructies.] Online oefeningen (vereist Outlook 2007) Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 22

23 Test 1, vraag 1 Als u wilt overschakelen naar de Agenda, moet u Outlook afsluiten en opnieuw starten. (Kies één antwoord.) Waar. Onwaar. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 23

24 Test 1, vraag 1: antwoord Onwaar.
U kunt op veel verschillende manieren overschakelen naar de agenda. Outlook opnieuw opstarten is niet nodig. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 24

25 Test 1, vraag 2 Welke van de volgende zaken kunt u het beste in uw agenda invoeren als een gebeurtenis? (Kies één antwoord.) Een feestje dat van 16:00 tot 18:00 uur duurt. Een verjaardag. Een bezoek aan de tandarts. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 25

26 Test 1, vraag 2: antwoord Een verjaardag.
Uw verjaardag of die van iemand anders duurt de hele dag, en daar is een gebeurtenis voor bedoeld. Het voordeel van het gebruik van een gebeurtenis is dat u de gebeurtenis boven aan de dag kunt weergeven in de agenda. Zo vergeet u de gebeurtenis niet en kunt u gewoon afspraken voor die dag plannen in de agenda. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 26

27 Test 1, vraag 3 Welk type agenda-item moet u gebruiken als ook collega's bij de activiteit betrokken zijn?  (Kies één antwoord.) Een vergadering. Een afspraak. Een gebeurtenis. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 27

28 Test 1, vraag 3: antwoord Een vergadering
Een vergadering wordt gebruikt als er ook anderen bij betrokken zijn. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 28

29 Basisbeginselen van de Agenda
Les 2 Een stapje verder Basisbeginselen van de Agenda 29

30 Een stapje verder Als u een notitie moet maken in een agenda op papier is dat natuurlijk heel gemakkelijk. Maar als iets steeds op de eerste dag van elke maand plaatsvindt in het komende jaar? Dan moet u die informatie 12 keer achter elkaarnoteren. Dan is een papieren agenda niet meer zo handig. Wellicht lijkt het u een beter idee de afspraak één keer in te voeren en het door Outlook te laten noteren op de andere tijden. In deze les leert u hoe u dat kunt doen. Ook leert u hoe Outlook u kan helpen afspraken niet te vergeten, meer te doen in minder tijd en uw agenda aan anderen te tonen. Specifieke informatie voor de laatste alinea: Outlook kan u herinneren aan belangrijke vergaderingen en afspraken zodat u altijd op tijd bent. En met het kleurcodesysteem van Outlook kunt u veel sneller uw taken en afspraken organiseren. U kunt in Outlook bepalen hoe de tijd in uw agenda wordt weergegeven, zodat anderen kunnen zien wanneer u wel en niet beschikbaar bent. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 30

31 Als éénmaal niet genoeg is: terugkeerpatroon
Als een agenda-item steeds opnieuw plaatsvindt, betekent dat gelukkig niet dat u het steeds opnieuw hoeft in te voeren. U kunt aangeven dat een afspraak, vergadering of gebeurtenis steeds opnieuw moet plaatsvinden door de voorziening Terugkeerpatroon te gebruiken. De frequentie van de activiteit wordt het terugkeerpatroon genoemd. Zoals u kunt zien in deze afspraak in de afbeelding, vindt een terugkerende afspraak herhaaldelijk plaats en wordt het pictogram voor het terugkeerpatroon weergegeven      . Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 31

32 Als éénmaal niet genoeg is: terugkeerpatroon
Als een agenda-item steeds opnieuw plaatsvindt, betekent dat gelukkig niet dat u het steeds opnieuw hoeft in te voeren. U stelt een terugkeerpatroon in door de afspraak te openen en op de knop Terugkeerpatroon te klikken in de groep Opties op het tabblad Afspraak.  Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 32

33 Een terugkerend item openen
Als u een terugkerend agenda-item wilt openen om de bijzonderheden te bekijken of te wijzigen, dubbelklikt u allereerst op het item. Er wordt een bericht weergegeven, zoals in de afbeelding, waarin u uit twee opties kunt kiezen: Bijvoorbeeld: Kies Dit exemplaar openen als u op een bepaalde dag bijvoorbeeld een half uur later wilt gaan sporten dan gewoonlijk, zonder het gebruikelijke tijdstip te wijzigen. Kies De reeks openen als u van nu af aan altijd een half uur later wilt gaan sporten. Dit exemplaar openen. Kies deze optie als u één exemplaar van het item wilt bekijken of wijzigen, maar niet de hele reeks. De reeks openen. Kies deze optie als u de hele reeks wilt bekijken of wijzigen. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 33

34 Een terugkerend item openen
Als u een terugkerend agenda-item wilt openen om de bijzonderheden te bekijken of te wijzigen, dubbelklikt u allereerst op het item. Als u de reeks hebt geopend, kunt u het terugkeerpatroon wijzigen door op de knop Terugkeerpatroon op het tabblad Afspraak te klikken. De volgende tips komen van pas als u met terugkerende items werkt: Verwijder een terugkerend item niet. Wijzig in plaats daarvan de tijd bij "Eindigt op". Hierdoor behoudt u een overzicht van de items in het verleden. U moet wellicht verschillende terugkerende agenda-items maken om een gewenst patroon te bereiken voor een enkele activiteit. Als u bijvoorbeeld wilt instellen dat op de 15e dag van de maand en tevens op de laatste dag van de maand wordt uitbetaald, moet u twee aparte terugkerende gebeurtenissen instellen. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 34

35 Dingen onthouden met herinneringen
Zodra u een willekeurig agenda- item invoert, wordt er automatisch een herinnering ingesteld. Standaard wordt u 15 minuten voordat afspraken en vergaderingen plaatsvinden, door Outlook aan deze agenda-items herinnerd. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 35

36 Dingen onthouden met herinneringen
In de afbeelding worden de stappen weergegeven om de tijd voor de herinnering te wijzigen voor agenda-items. Dubbelklik op de afspraak om deze te openen. Kies in het vak Herinnering op het tabblad Afspraak de tijd voor de herinnering. Op de opgegeven tijd wordt een herinnering weergegeven. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 36

37 Dingen onthouden met herinneringen
Zijn er ook herinneringen voor gebeurtenissen? Achttien uur voordat de gebeurtenis plaatsvindt, wordt u er door Outlook aan herinnerd. Hoewel u de standaardinstelling niet kunt wijzigen, kunt u dezelfde stappen volgen als in de afbeelding wordt weergegeven, om herinneringen te wijzigen voor elke afzonderlijke gebeurtenis. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 37

38 Georganiseerd blijven met kleurcategorieën
Wilt u dat verjaardagen uw aandacht trekken en persoonlijke afspraken opvallen tussen de zakelijke afspraken? Dit is mogelijk in Outlook. Inleiding tot kleurcategorieën! Bij de kleurcategorieën kunt u zelf kleuren kiezen (en zelfs de namen van de kleuren wijzigen, als u dat wilt). Kies een kleur waarmee bepaalde agenda-items extra opvallen. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 38

39 Georganiseerd blijven met kleurcategorieën
Als u gebruik hebt gemaakt van labels in Outlook 2003 om een kleurcode toe te voegen aan uw agenda-items, vraagt u zich misschien af of u elk agenda-item apart moet bewerken om het nieuwe systeem te gebruiken. Gelukkig is het antwoord Nee. Wanneer u een upgrade uitvoert naar Outlook 2007, worden agendalabels automatisch gewijzigd in kleurcategorieën. Zie de koppeling naar de Snelzoekkaart aan het einde van deze cursus voor meer informatie over hoe agendalabels worden gewijzigd in kleurcategorieën. Als u meer wilt weten over het werken met kleurcategorieën in uw berichten volgens hetzelfde systeem, raadpleegt u de Microsoft Office online trainingspresentatie “Kom uit uw Postvak IN met Outlook 2007.” Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 39

40 Hebt u een flexibele lunchtijd? Laat maar zien!
Wanneer u een vergadering plant, kiest u een tijdstip waarop collega's beschikbaar zijn. Outlook stelt uw collega's en u in staat elkaar te laten weten wie het te druk heeft, wie niet aanwezig is, wie beschikbaar is en wanneer. De kleur van de rand om een agenda-item toont of die tijd is aangemerkt als 'vrij', 'bezet', 'voorlopig' of 'niet aanwezig'. U ziet de randkleur ook in uw eigen agenda en kunt deze wijzigen. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 40

41 Hebt u een flexibele lunchtijd? Laat maar zien!
Afspraken en vergaderingen die worden gemaakt, worden automatisch als 'bezet' aangemerkt, en gebeurtenissen worden automatisch als 'vrij' aangemerkt. Als deze informatie juist is en bijgewerkt wordt gehouden, kunt u profiteren van de voorzieningen voor het delen van de inhoud van uw agenda met anderen. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 41

42 Hebt u een flexibele lunchtijd? Laat maar zien!
Opmerkingen Als u de tijdsmarkering van een gebeurtenis wijzigt van vrij in iets anders, wordt de hele dag voor die gebeurtenis gearceerd weergegeven. Als u de tijdsmarkering voor een vergadering die u niet hebt georganiseerd, wijzigt, wordt uw wijziging overschreven als de organisator van de vergadering het tijdstip voor de vergadering bijwerkt. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 42

43 Suggesties voor oefeningen
Agenda-items maken als oefening. Het tijdstip voor de herinnering weergeven en één herinnering wijzigen. Een afspraak laten terugkeren. Eén exemplaar van een terugkerende afspraak wijzigen Organiseren met behulp van kleuren. De weergave van tijd wijzigen. Uw beschikbaarheid delen via (optioneel). [Opmerking voor de cursusleider: als u Outlook 2007 op uw computer hebt geïnstalleerd, kunt op de koppeling in de dia klikken om een online oefening te starten. Tijdens deze oefensessie komen al deze Outlook-taken aan bod. U wordt hierbij met behulp van instructies begeleid. Belangrijk: als u niet over Outlook 2007 beschikt, hebt u geen toegang tot de oefeninstructies.] Online oefeningen (vereist Outlook 2007) Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 43

44 Test 2, vraag 1 U hebt gedubbelklikt op een terugkerende afspraak om deze te wijzigen.In het dialoogvenster dat wordt geopend, zijn twee opties beschikbaar. Met welke optie kunt u de gegevens voor alle exemplaren van de afspraak wijzigen? (Kies één antwoord.) De optie Dit exemplaar openen. De optie Alle afspraken openen.. De optie De reeks openen. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 44

45 Test 2, vraag 1: antwoord De optie De reeks openen.
Als u een wijziging wilt aanbrengen aan de gehele reeks, selecteert u De reeks openen. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 45

46 Test 2, vraag 2 U kunt kleurcategorieën gebruiken om agenda-items van een kleurcode te voorzien. (Kies één antwoord.) Waar. Onwaar. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 46

47 Test 2, vraag 2: antwoord Waar.
En u kunt berichten ook van een kleurcode voorzien. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 47

48 Test 2, vraag 3 U hebt een steeds terugkerende vergadering die op de eerste dag van elke maand plaatsvindt. De vergadering wordt een heel jaar lang elke maand gehouden. Hoe vaak moet u de details van de vergadering invoeren? (Kies één antwoord.) Eenmaal. 12 keer. 365 keer. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 48

49 Test 2, vraag 3: antwoord Eenmaal.
U voert de vergadering eenmaal in en stelt het terugkeerpatroon in op Maandelijks, op de eerste dag van de maand, gedurende één jaar. Vervolgens typt u slechts één keer de verdere gegevens. Aangezien het gaat om een terugkerende vergadering, worden de gegevens 12 keer in uw agenda vermeld. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 49

50 Snelzoekkaart Zie voor een samenvatting van de taken die in deze cursus worden behandeld, de Snelzoekkaart. Basisbeginselen van de Agenda Basisbeginselen van de Agenda 50