Gebruikerstraining Digitaal Zaakgericht september 2015

Presentatie over: "Gebruikerstraining Digitaal Zaakgericht september 2015"— Transcript van de presentatie:

1 Gebruikerstraining Digitaal Zaakgericht Werken @Dongen september 2015
Veerle Ultee

2 Verwachtingen Wat verwacht je van deze training?
Ik wil meer weten over… Ik hoop te leren hoe… Ik heb een vraag m.b.t. … Ik… Standaard presentatie Krijgen talking points en link Uitgangspunten Zijn vastgesteld Als er vragen zijn bespreken tijdens ZTC gesprek Verzoek presentatie geven aan team Deze prezi Notitie ZGW (die bij de afspraak zat) Rol key-users (zowel voor als na de live-gang) Op de hoogte houden ZTC Doorontwikkeling Vraagbaak systeem Rol TL bij 2e gesprek Rol TL bij opleidingen Verzenden uitnodigingen Aparte training Ook deelnemen aan reguliere maar dan wel als deelnemer Rol TL na live gang Komt een notitie aan (september delen) Sturen werkwijze ZGW en gebruik ZS Managementinformatie

3 Agenda Theorie ZGW ZGW Game Demo zaaksysteem Zelf oefenen
Uitgangspunten deel 1 Begrijpen wat zaakgericht werken is Begrijpen van hoe het generieke proces verloopt Een beeld vormen over de behandeling van een zaak Theorie ZGW ZGW Game Korte pauze Demo zaaksysteem Zelf oefenen Vragen en afsluiting

4 Theorie Zaakgericht Werken
Zaakgericht Werken” is het organisatiebreed, procesmatig samenwerken met de “Zaak” als middelpunt. Wat Het doel hiervan is betere informatievoorziening (transparantie), dienstverlening, voorspelbaarheid en efficiëntie van de bedrijfsvoering. Waarom Dat doen we met behulp van een gemeentebreed zaaksysteem waarin we onze werkzaamheden vastleggen. Het doel hiervan is betere informatievoorziening (transparantie), dienstverlening, voorspelbaarheid en efficiëntie van de bedrijfsvoering. Hoe

5 Theorie Zaakgericht Werken
Aanleidingen voor ZGW: Digitale dienstverlening (24/7) Digitaal werken Kennisdeling (bedrijfsvoering) Resultaat gericht werken Management informatie Fase 1 = Fundament voor doorontwikkeling Het doel hiervan is betere informatievoorziening (transparantie), dienstverlening, voorspelbaarheid en efficiëntie van de bedrijfsvoering.

6 Theorie Zaakgericht Werken
Voordelen ZGW Meer overzicht over mijn werk en dat van collega’s Alle dossiers (én archief) digitaal beschikbaar Brieven en andere documenten maken vanuit het zaakdossier Betere samenwerkingsmogelijkheden Termijnbewaking

7 Theorie Zaakgericht Werken
Wat verandert concreet? Corsa en papieren dossier verdwijnen Post gaat digitaal via het zaaksysteem Van document- naar zaakgericht werken Natte handtekening verdwijnt Inzicht in zaken van anderen Dossier in het zaaksysteem, soms parallel afhandeling in vakspecifieke applicatie Digitaal taken uitzetten aan collega’s Corsa en papieren dossier verdwijnen Post gaat digitaal via het zaaksysteem Van document- naar zaakgericht werken Natte handtekening verdwijnt Inzicht in zaken van anderen Dossier in het zaaksysteem, soms parallel afhandeling in vakspecifieke applicatie Digitaal taken uitzetten aan collega’s

8 Theorie Zaakgericht Werken
De definitie van een zaak is: “Een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden.“ Voorbeelden: Aanbesteding van een nieuwe brug Beleidsstuk jeugdzorg Omgevingsvergunning Melding WMO Melding openbare ruimte

9 Theorie Zaakgericht Werken
zaaktype = Blauwdruk zaak elke (aan)vraag: uniek nummer betrokkenen zaakinformatie documenten status resultaat  primair: verbeteren dienstverlening en/of bedrijfsvoering Kenmerkend voor zaak- en procesgericht werken is dat (uit: Thema’s en Kernprincipes): 1. voor elke (aan)vraag een zaak wordt gedefinieerd die als zodanig op overkoepelend niveau bestuurd, bewaakt en uitgevoerd wordt; 2. de klant én de gemeente inzicht hebben in de afhandeling (status) van alle eigen lopende zaken; 3. gemeentelijke (dienstverlenings)processen ontworpen en gestandaardiseerd worden volgens eenzelfde overkoepelend processtramien; 4. een zaak bestaat uit de combinatie van betrokkene(n), zaakinformatie, documenten, status, resultaat en eventueel besluit; 5. alle informatie betreffende een zaak onder eenzelfde nummer wordt bijgehouden; 6. de registratie van zaakgegevens plaats vindt in een gemeentebreed en voor externe doeleinden toegankelijk geautomatiseerde informatievoorziening, die wordt aangeduid als zakenbeheer (systeem).

10 Zaakstadia Toekomstig Eigenaar Concept DIV Ontvangen In behandeling
Opgeschort Afgehandeld Te archiveren Gearchiveerd Eigenaar DIV

11 Generiek Proces Ontvangen & registreren Aanvullen & accepteren
Behandelen & afronden Archiveren

12 ZGW Game De situatie Gemeente IJsselwater EK Vrouwenvoetbal
Bouwwerkzaamheden stadion Verschillende meldingen

13 ZGW Game De opzet Spelbord 5 rollen: Zelf aanvragen afhandelen Klant
KCC/DIV Behandelaar 1 Behandelaar 2 Behandelaar 3 Zelf aanvragen afhandelen

14 Let’s Game ZGW Game Let op: Fictieve gemeente
Processen zijn niet waarheidsgetrouw: Melding Openbare Ruimte Klachten afhandeling Het draait om de generieke zaakafhandeling Let’s Game

15 10 minuten pauze! Theorie ZGW ZGW Game Demo zaaksysteem Zelf oefenen
Uitgangspunten deel 1 Begrijpen wat zaakgericht werken is Begrijpen van hoe het generieke proces verloopt Een beeld vormen over de behandeling van een zaak Theorie ZGW ZGW Game Korte pauze Demo zaaksysteem Zelf oefenen Vragen en afsluiting Uitgangspunten Pauze Koffie, thee, iets lekkers Toilet bezoek of roken Klaarzetten voor deel 2 (trainer)

16 Agenda Theorie ZGW ZGW Game Demo zaaksysteem Zelf oefenen
Uitgangspunten deel 1 Begrijpen wat zaakgericht werken is Begrijpen van hoe het generieke proces verloopt Een beeld vormen over de behandeling van een zaak Theorie ZGW ZGW Game Korte pauze Demo zaaksysteem Zelf oefenen Vragen en afsluiting Uitgangspunten deel 2 Link leggen tussen theorie en systeem(inrichting) Het zaaksysteem snappen Kunnen werken en zoeken in het zaaksysteem

17 Demo Zaaksysteem We werken met uitgangspunten zoals: Iedereen doet mee
Iedere zaak heeft een eigenaar Transparant, tenzij Geen papieren post meer Zaak eigenaar stuurt kopie en IBB Stukken worden digitaal getekend , tenzij Zie voor een volledig overzicht het uitgangspunten document!

18 Demo Zaaksysteem Rollen Rol Toelichting DIV
Aanmaken, registreren en verspreiden nieuwe zaken KCC Notities maken bij alle openbare zaken Zaakeigenaar (groep) Verantwoordelijk voor zaak, behandelen Behandelaar (groep) Verantwoordelijk voor taak binnen zaak Raadpleger Leesrechten op alle openbare zaken Beheerder Kan alles zien en doen ;)

19 Demo Zaaksysteem Schermindeling zaaksysteem
Alleen de belangrijkste onderdelen Daarna zelf in 2-tallen oefenen Af en toe centrale terugkoppeling

20 Demo Zaaksysteem Menubalk Filtervelden Zakenlijst: details zaak
Team Team Team Zakenlijst: details zaak Filters

21 Zelf Oefenen Werk samen; wissel per opdracht de bediening van muis en toetsenbord Volg het oefenboek (fictieve zaken) Stel vragen! Open Google Chrome Ga naar Standaard presentatie Krijgen talking points en link Uitgangspunten Zijn vastgesteld Als er vragen zijn bespreken tijdens ZTC gesprek Verzoek presentatie geven aan team Deze prezi Notitie ZGW (die bij de afspraak zat) Rol key-users (zowel voor als na de live-gang) Op de hoogte houden ZTC Doorontwikkeling Vraagbaak systeem Rol TL bij 2e gesprek Rol TL bij opleidingen Verzenden uitnodigingen Aparte training Ook deelnemen aan reguliere maar dan wel als deelnemer Rol TL na live gang Komt een notitie aan (september delen) Sturen werkwijze ZGW en gebruik ZS Managementinformatie

22 Zelf Oefenen Loop je vast? Toets F5 (vernieuwen)
Ga terug naar “Mijn Zaken” Controleer of er een schermpje open staat Overleg met je buurman Vraag! Standaard presentatie Krijgen talking points en link Uitgangspunten Zijn vastgesteld Als er vragen zijn bespreken tijdens ZTC gesprek Verzoek presentatie geven aan team Deze prezi Notitie ZGW (die bij de afspraak zat) Rol key-users (zowel voor als na de live-gang) Op de hoogte houden ZTC Doorontwikkeling Vraagbaak systeem Rol TL bij 2e gesprek Rol TL bij opleidingen Verzenden uitnodigingen Aparte training Ook deelnemen aan reguliere maar dan wel als deelnemer Rol TL na live gang Komt een notitie aan (september delen) Sturen werkwijze ZGW en gebruik ZS Managementinformatie

23 Zelf Oefenen Behandelstappen
Uitzetten aan collega; krijgt automatisch rechten! Gebruiken voor onder andere: Advies Ondertekenen Opmerking of deadline toevoegen Komen in mijn zaken Standaard presentatie Krijgen talking points en link Uitgangspunten Zijn vastgesteld Als er vragen zijn bespreken tijdens ZTC gesprek Verzoek presentatie geven aan team Deze prezi Notitie ZGW (die bij de afspraak zat) Rol key-users (zowel voor als na de live-gang) Op de hoogte houden ZTC Doorontwikkeling Vraagbaak systeem Rol TL bij 2e gesprek Rol TL bij opleidingen Verzenden uitnodigingen Aparte training Ook deelnemen aan reguliere maar dan wel als deelnemer Rol TL na live gang Komt een notitie aan (september delen) Sturen werkwijze ZGW en gebruik ZS Managementinformatie

24 Zelf Oefenen Documenten Via DIV Uploaden Via Sjabloon
Tekenen en verzenden Status Metadata Standaard presentatie Krijgen talking points en link Uitgangspunten Zijn vastgesteld Als er vragen zijn bespreken tijdens ZTC gesprek Verzoek presentatie geven aan team Deze prezi Notitie ZGW (die bij de afspraak zat) Rol key-users (zowel voor als na de live-gang) Op de hoogte houden ZTC Doorontwikkeling Vraagbaak systeem Rol TL bij 2e gesprek Rol TL bij opleidingen Verzenden uitnodigingen Aparte training Ook deelnemen aan reguliere maar dan wel als deelnemer Rol TL na live gang Komt een notitie aan (september delen) Sturen werkwijze ZGW en gebruik ZS Managementinformatie

25 Zelf Oefenen Notificaties Gekleurd bolletje Overzicht
Standaard presentatie Krijgen talking points en link Uitgangspunten Zijn vastgesteld Als er vragen zijn bespreken tijdens ZTC gesprek Verzoek presentatie geven aan team Deze prezi Notitie ZGW (die bij de afspraak zat) Rol key-users (zowel voor als na de live-gang) Op de hoogte houden ZTC Doorontwikkeling Vraagbaak systeem Rol TL bij 2e gesprek Rol TL bij opleidingen Verzenden uitnodigingen Aparte training Ook deelnemen aan reguliere maar dan wel als deelnemer Rol TL na live gang Komt een notitie aan (september delen) Sturen werkwijze ZGW en gebruik ZS Managementinformatie

26 Zelf Oefenen Voorwaarden voor afhandelen Documenten: status definitief
Behandelstappen voltooid of geannuleerd Resultaat gevuld IBB gereed/ n.v.t. gekozen Check compleetheid Standaard presentatie Krijgen talking points en link Uitgangspunten Zijn vastgesteld Als er vragen zijn bespreken tijdens ZTC gesprek Verzoek presentatie geven aan team Deze prezi Notitie ZGW (die bij de afspraak zat) Rol key-users (zowel voor als na de live-gang) Op de hoogte houden ZTC Doorontwikkeling Vraagbaak systeem Rol TL bij 2e gesprek Rol TL bij opleidingen Verzenden uitnodigingen Aparte training Ook deelnemen aan reguliere maar dan wel als deelnemer Rol TL na live gang Komt een notitie aan (september delen) Sturen werkwijze ZGW en gebruik ZS Managementinformatie

27 Intranet! (hulp bij mijn werk)
Vragen en Afsluiting Oefenen 18-9 tot 1-10 Inloop uurtjes Extra training 1e vragen ideeën Dooront- wikkeling Handleidingen Cursus materiaal FAQ Intranet! (hulp bij mijn werk) Huishoudelijke Mededelingen 6 oktober nieuwe werkwijze Informatie op intranet Tot xx september oefenen Inloopuurtjes Extra trainingen Keyuser; vragen en ideeën Doorontwikkeling

28 Hebben jullie nog vragen?
Vragen en Afsluiting Hebben jullie nog vragen? Huishoudelijke Mededelingen 6 oktober nieuwe werkwijze Informatie op intranet Tot xx september oefenen Inloopuurtjes Extra trainingen Keyuser; vragen en ideeën Doorontwikkeling

29 Bedankt voor jullie aandacht
Veerle Ultee