Microsoft® Office Outlook® 2007-cursus

Presentatie over: "Microsoft® Office Outlook® 2007-cursus"— Transcript van de presentatie:

1 Microsoft® Office Outlook® 2007-cursus
[Uw bedrijfsnaam] presenteert: Microsoft® Office Outlook®  2007-cursus Voordat u begint: Cursisten die deze training volgen, zijn mogelijk ook geïnteresseerd in de trainingspresentatie getiteld "Uw postvak beheren I: De omvang bepalen en deze beperken". [Opmerking voor de cursusleider: zie de laatste dia voor gedetailleerde Help-informatie over het aanpassen van deze sjabloon. In het notitievenster van sommige dia's vindt u aanvullend lesmateriaal.] Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag

2 Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag
De inhoud van de cursus Overzicht: Motieven en methoden voor opslag Les: Berichten lokaal opslaan, op uw eigen computer De les omvat een lijst met voorgestelde taken en een reeks testvragen. Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag

3 Overzicht: Motieven en methoden voor opslag
Stel dat u de omvang van uw postvak wilt terugbrengen door berichten op uw eigen computer op te slaan in plaats van op een server. Of wellicht wilt u gewoon een aantal berichten die betrekking hebben op een belangrijk project overbrengen van de ene computer naar een andere. U kunt berichten opslaan in een persoonlijke map in Outlook met behulp van een van de twee manieren die in deze cursus aan bod komen. De persoonlijke map staat bekend als bestand met persoonlijke mappen (.pst). Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag

4 Cursusdoelstellingen
Weten wat de voordelen (en nadelen) zijn van het opslaan van berichten op uw eigen computer. Onderscheid maken tussen twee basismethoden voor persoonlijke opslag: archief en persoonlijke mappen. Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag

5 Berichten lokaal opslaan, op uw eigen computer
Les Berichten lokaal opslaan, op uw eigen computer

6 Berichten lokaal opslaan, op uw eigen computer
Het maken en gebruiken van persoonlijke mappen (.pst) is eenvoudig in Outlook. Hier volgen enkele redenen waarom het wellicht een goed idee is om hiermee te gaan werken. Enkele redenen om persoonlijke mappen te gebruiken zijn het vrijmaken van ruimte op de server, het verbeteren van het beheer van uw bestanden en het vergroten van de overdraagbaarheid. Ruimte vrijmaken op de server: dit wilt u wellicht doen als uw systeembeheerder aangeeft dat uw postvak bijna de maximumgrootte heeft bereikt. Beter documentbeheer: gebruik persoonlijke mappen voor berichten die u om zakelijke of persoonlijke redenen wilt bewaren. Opslag in persoonlijke mappen kan u zo nodig helpen om aan te tonen wat er met uw documenten is gebeurd. Overdraagbaarheid: u kunt persoonlijke mappen gebruiken om berichten van de ene computer naar een andere te kopiëren of verplaatsen of om een back-up te maken op een cd-rom of USB-stick. Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag

7 Denk na voordat u gaat opslaan
We hebben het zojuist over de voordelen gehad, maar u moet ook weten dat lokale opslag niet voor iedereen geschikt is. Hier volgen enkele punten waar u aan moet denken. Het gebruik van PST-bestanden houdt in dat u slechts via één computer tegelijk toegang hebt. Berichten die zijn opgeslagen in een PST-bestand zijn minder toegankelijk dan wanneer zij op de server blijven staan. Als u naar een andere computer gaat, kunt u uw berichten van daaruit niet lezen. Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag

8 Denk na voordat u gaat opslaan
We hebben het zojuist over de voordelen gehad, maar u moet ook weten dat lokale opslag niet voor iedereen geschikt is. Hier volgen enkele punten waar u aan moet denken. Een PST-bestand kan niet door meer gebruikers tegelijk worden geopend. Zelfs als u uw computer deelt en machtigingen hebt verleend voor toegang tot een PST-bestand, moet elke gebruiker het PST-bestand eerst sluiten voordat een andere gebruiker het kan openen. Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag

9 Denk na voordat u gaat opslaan
We hebben het zojuist over de voordelen gehad, maar u moet ook weten dat lokale opslag niet voor iedereen geschikt is. Hier volgen enkele punten waar u aan moet denken. Mogelijk staat het bedrijfsbeleid geen lokale opslag toe. Sommige bedrijven hebben regels voor wat u wel of niet kunt bewaren. Het bewaarbeleid van deze bedrijven staat u mogelijk niet toe PST-bestanden te maken (of ontmoedigt het maken hiervan). In plaats van berichten te verplaatsen naar mappen die u zelf hebt gemaakt, kunt u ook speciale “beheerde mappen” hebben waartoe u toegang hebt. Gewoonlijk worden dergelijke mappen gemaakt en beheerd door de systeembeheerder. Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag

10 Bij Archief draait alles om tijd
Nu is het tijd om opslagmethoden te gaan bespreken, te beginnen met Archief, dat ook wel AutoArchiveren wordt genoemd. In een normale Outlook-installatie is AutoArchiveren standaard ingeschakeld. Zodra u dus op  Ja hebt geklikt bij het bericht “Wil u de oude items nu automatisch archiveren?”, gaat AutoArchiveren aan de slag. Zoals het bericht aangeeft, worden met AutoArchiveren berichten verplaatst op basis van hun leeftijd. Dit gebeurt op regelmatige basis (bijvoorbeeld elke 14 dagen) zolang u Ja zegt. Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag

11 Bij Archief draait alles om tijd
Deze afbeelding geeft een overzicht van wat er gebeurt. Start het proces door op Ja te klikken. Berichten worden vanuit uw postvak… …verplaatst naar een map genaamd Archiefmappen, die in Outlook voor u wordt gemaakt. Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag

12 Bij Archief draait alles om tijd
Eventuele submappen in uw postvak worden automatisch gespiegeld in Archiefmappen. Berichten worden naar deze submappen verplaatst op basis van waar u deze hebt opgeslagen in uw postvak. Dat betekent dat Archief uw bestaande ordening "nabootst" in de map Archiefmappen. In de afbeelding worden de mappen Alpine Ski House en Contoso in Archiefmappen op exact dezelfde wijze weergegeven als in het postvak. Valt er u iets op bij Archief? Outlook neemt een groot deel van het werk van u over. Als u iemand bent die graag netjes werkt en zijn zaakjes goed op orde heeft, zou Archief een goede methode voor u kunnen zijn. Wat zijn nu de verschillen met Persoonlijke mappen. Dat is ons volgende onderwerp. Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag

13 Persoonlijke mappen bieden u maximale controle
In vergelijking met Archief hebt u wat meer werk als u de methode van Persoonlijke mappen gebruikt. U bent namelijk degene die de mappen maakt en hierin berichten opneemt. U verplaatst berichten door deze te slepen, door gebruik te maken van menuopdrachten of door uw eigen regels te maken. Het voordeel? Omdat u degene bent die de berichten verplaatst, kunt u ook zelf bepalen hoe u deze ordent. Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag

14 Persoonlijke mappen bieden u maximale controle
Bent u dit? Als dit zo is, zult u de flexibiliteit van Persoonlijke mappen op prijs stellen. U ziet graag dat het Postvak IN leeg is. U archiveert berichten het liefst meteen nadat u ze hebt gelezen. U groepeert berichten op project, onderwerp of een andere hoofdcategorie. Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag

15 Persoonlijke mappen bieden u maximale controle
Bent u dit? Als dit zo is, zult u de flexibiliteit van Persoonlijke mappen op prijs stellen. U houdt van het opzetten van archiveringssystemen en u denkt er altijd aan uw archiveringssysteem bij te werken, bijvoorbeeld wanneer oude projecten zijn afgelopen en nieuwe beginnen. U stelt regels op om berichten te verplaatsen naar bepaalde locaties. Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag

16 Beide maken gebruik van PST-bestanden
Zoals u hebt geleerd, worden zowel bij Archief als bij Persoonlijke mappen berichten verplaatst (niet gekopieerd) naar een Outlook-map. Een andere overeenkomst tussen beide methoden is dat de mappen, de submappen en de berichten die zij bevatten worden opgeslagen in een bestand op uw computer dat een Outlook-gegevensbestand wordt genoemd. Bovendien kunt u bij beide methoden altijd toegang krijgen tot uw verplaatste berichten vanuit een map in het navigatiedeelvenster in Outlook. Andere namen voor een Outlook-gegevensbestand zijn bestand met persoonlijke mappen in Office Outlook, PST en persoonlijk archief (omdat u persoonlijk een PST-bestand opslaat op uw eigen computer). Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag

17 Nog een extra type persoonlijke map
Bij sommige accounttypen worden berichten rechtstreeks afgeleverd in een persoonlijke map, zoals hier wordt weergegeven. Als uw berichten rechtstreeks op uw eigen computer worden afgeleverd, wordt in het navigatiedeelvenster naast het postvakpictogram de naam Persoonlijke mappen weergegeven. berichten worden rechtstreeks op uw computer afgeleverd als u een POP3- account hebt of als uw Microsoft Exchange Server-account op die manier is geconfigureerd. Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag

18 Nog een extra type persoonlijke map
Wat betekent dat? Gewoonlijk dat uw e- mailberichten standaard rechtstreeks worden afgeleverd in een PST-bestand op uw eigen computer dat de naam Outlook.pst heeft. Zelfs als uw berichten in dit type persoonlijke map worden afgeleverd kunt u nog steeds Archief gebruiken of met het type persoonlijke mappen werken dat u zelf maakt. De ruimte is beperkt, mappen raken vol en met een beetje extra ordening kunt u wellicht sneller vinden wat u nodig hebt. Weet u niet zeker welk type account u hebt en of dit op u van toepassing is? De Snelzoekkaart, waarnaar aan het einde van de cursus een koppeling is opgenomen, bevat meer informatie over hoe u dit kunt nagaan. Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag

19 Suggesties voor oefeningen
Kijk rond in uw navigatiedeelvenster. Maak nader kennis met Outlook-gegevensbestanden. [Opmerking voor de cursusleider: als u Outlook 2007 op uw computer hebt geïnstalleerd, kunt op de koppeling in de dia klikken om een online oefening te starten. Tijdens deze oefensessie komen al deze Outlook-taken aan bod. U wordt hierbij met behulp van instructies begeleidt. Belangrijk: als u niet over Outlook 2007 beschikt, hebt u geen toegang tot de oefeninstructies.] Online oefening (hiervoor is Outlook 2007 vereist) Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag

20 Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag
Testvraag 1 Welke opslagmethode stelt u in staat om berichten te groeperen in mappen die afwijken van de mappen in uw postvak (oftewel per project, onderwerp of andere belangrijke categorie van uw keuze)? (Kies één antwoord.) Archief. Persoonlijke mappen. Beide antwoorden zijn goed. Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag

21 Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag
Testvraag 1: antwoord Persoonlijke mappen. Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag

22 Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag
Testvraag 2 Op basis van welk criterium worden berichten verplaatst via AutoArchiveren? (Kies één antwoord.) Leeftijd. Grootte. Afzender. Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag

23 Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag
Testvraag 2: antwoord Leeftijd. Alleen items die ouder zijn dan een opgegeven leeftijd worden gearchiveerd. Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag

24 Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag
Testvraag 3 Bij zowel Archiefmappen als Persoonlijke mappen worden berichten opgeslagen in PST-bestanden. (Kies één antwoord.) Juist. Onjuist. Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag

25 Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag
Testvraag 3: antwoord Juist. Het verschil is dat bij Archiefmappen het PST-bestand voor u wordt gemaakt door Outlook. Bij Persoonlijke mappen maakt u zelf het bestand. Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag

26 Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag
Snelzoekkaart Raadpleeg de Snelzoekkaart als u een overzicht wilt weergeven van de taken die in deze cursus aan bod komen. Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag

27 DEZE SJABLOON GEBRUIKEN
Deze Microsoft® Office PowerPoint®-sjabloon bevat een cursus over de twee methoden voor het opslaan van berichten op uw computer in Outlook U kunt deze sjabloon gebruiken voor een groepspresentatie en u kunt deze sjabloon eventueel aanpassen. De inhoud van deze sjabloon is ontleend aan de Microsoft Office Online Training-cursus met de titel Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag. Voorzieningen van deze sjabloon Titeldia: op de eerste dia wordt een tijdelijke aanduiding weergegeven. U kunt uw bedrijfsnaam over deze tekst typen. U kunt deze tekst verwijderen als u dit tekstvak niet wilt gebruiken. Animaties deze presentatie is voorzien van aangepaste animatie-effecten. Het betreft onder meer de effecten Kort weergeven, Uitrekken, Oplossen en Dambord. Deze kunnen worden afgespeeld in eerdere versies tot aan Microsoft PowerPoint Als u deze effecten wilt wijzigen, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Aangepaste animatie en ten slotte kiest u de gewenste opties. Als deze presentatie een Macromedia Flash-animatie bevat als u het Flash-bestand wilt afspelen, moet u een Microsoft ActiveX®-besturingselement met de naam Shockwave Flash Object op uw computer installeren. Download hiertoe de recentste versie van Macromedia Flash Player vanaf de Macromedia-website. Diaovergangen: de overgang Wissen naar beneden is in de gehele diavoorstelling toegepast. Als u een andere overgang wilt gebruiken, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Diaovergang en ten slotte kiest u de gewenste opties. Hyperlinks naar de online cursus: deze sjabloon bevat koppelingen naar de online versie van deze cursus. De koppelingen leiden telkens naar de oefensessie voor de desbetreffende les en naar de Snelzoekkaart die voor deze cursus is gepubliceerd. Belangrijk: Outlook 2007 moet op uw machine zijn geïnstalleerd als u de oefensessies wilt weergeven. Als u niet over Outlook 2007 beschikt, kunt u de oefeninstructies niet openen. Kopteksten en voetteksten: deze sjabloon bevat een voettekst met de cursustitel. U kunt de voettekst wijzigen of verwijderen met behulp van het dialoogvenster Koptekst en voettekst. U kunt het dialoogvenster openen via het menu Beeld. DEZE SJABLOON GEBRUIKEN Zie het notitievenster of de notitiepagina (menu of tabblad Beeld) voor uitgebreide Help-informatie bij deze sjabloon.