Microsoft® Office Excel® 2007-cursus

Presentatie over: "Microsoft® Office Excel® 2007-cursus"— Transcript van de presentatie:

1 Microsoft® Office Excel® 2007-cursus
[Naam van uw bedrijf] presenteert: Microsoft® Office Excel® 2007-cursus [Opmerking voor de cursusleider: Zie de laatste dia voor gedetailleerde Help met betrekking tot het aanpassen van deze sjabloon. In het notitievenster van sommige dia's vindt u aanvullend lesmateriaal. Het opslaan van de sjabloon leidt mogelijk tot een waarschuwingsbericht over persoonlijke informatie omdat deze presentatie Macromedia Flash-animaties bevat. Deze waarschuwing is echter niet op deze presentatie van toepassing, tenzij u informatie toevoegt aan de eigenschappen van de Flash-bestanden zelf. Klik in het berichtvenster op OK.] Aan de slag metdraaitabel®rapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 1

2 De inhoud van de cursus Overzicht: haal meer uit uw gegevens
Les: laat de gegevens u tot hulp zijn De les bevat een lijst met voorgestelde taken en een aantal testvragen. 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 2

3 Overzicht: haal meer uit uw gegevens.
Uw werkblad bevat heel veel gegevens, maar weet u wat die getallen precies betekenen? Geven de gegevens antwoord op uw vragen? Draaitabelrapporten zijn een snelle en krachtige manier om numerieke gegevens te analyseren, dezelfde gegevens op verschillende manieren te bekijken en vragen over de gegevens te beantwoorden. In deze korte cursus leert u hoe draaitabelrapporten werken en hoe u een draaitabelrapport kunt maken in Excel 2007. Met een draaitabelrapport kunt u zien wie de meest producten verkocht en in welke regio, welke kwartalen de meeste winst opleverden en welke producten het beste verkochten, met slechts een paar muisklikken. 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 3

4 Cursusdoelstellingen
Een draaitabelrapport gebruiken om gegevens te analyseren en samen te vatten. 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 4

5 Laat de gegevens u tot hulp zijn
Les Laat de gegevens u tot hulp zijn Aan de slag met draaitabelrapporten 5

6 Laat de gegevens u tot hulp zijn
Stel dat u een Excel- werkblad hebt met verkoopcijfers. Er staan duizenden rijenmet gegevens in over verkoopmedewerkers in twee landen, naast gegevens over hoeveel zij hebben verkocht op afzonderlijke dagen. Dat zijn een heleboel gegevens om te bekijken: lange rijen met gegevens in meerdere kolommen. Hoe kunt u wijs worden uit alle gegevens op het werkblad? Gebruik draaitabelrapporten. Hiermee worden de gegevens weergegeven in kleine, beknopte rapporten die precies die informatie bieden waarin u bent geïnteresseerd. Anders gezegd: draaitabelrapporten veranderen een onoverzichtelijke hoeveelheid gegevens in nuttige informatie. Wie heeft bijvoorbeeld over de hele linie het meeste verkocht? Wie heeft het meeste verkocht in een bepaald kwartaal of een bepaald jaar? In welk land waren de verkoopresultaten het best? Draaitabelrapporten geven antwoord op al deze vragen. 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 6

7 Uw brongegevens bekijken
Controleer, voordat u gaat werken met een draaitabelrapport, of uw Excel-werkblad goed is voorbereid voor het rapport. Als u een draaitabelrapport maakt, wordt elke kolom van de brongegevens een veld dat u in het rapport kunt gebruiken. In velden worden meerdere rijen met gegevens, die afkomstig zijn uit de brongegevens, samengevat. 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 7

8 Uw brongegevens bekijken
De namen van de velden voor het rapport zijn afkomstig uit de kolomtitels in uw brongegevens. Zorg er dus voor dat elke kolom in de eerste rij van het werkblad een titel heeft. Bij de resterende rijen onder de koppen moeten gelijksoortige gegevens in dezelfde kolom staan. Tekst moet bijvoorbeeld in de ene kolom staan, cijfers in een andere kolom en datums in weer een andere kolom. Met andere woorden: een kolom die getallen bevat, kan niet ook tekst bevatten, enzovoort. In deze afbeelding worden de kolomtitels Land, Verkoper, Orderbedrag, Orderdatum en Order-id veldnamen. Wanneer u een rapport maakt, weet u bijvoorbeeld dat het veld Verkoper de gegevens van de verkopers uit het werkblad bevat. 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 8

9 Uw brongegevens bekijken
Tot slot mogen er geen lege kolommen voorkomen binnen de gegevens die voor het draaitabelrapport worden gebruikt. Het is ook beter als er geen lege rijen zijn. Lege rijen die worden gebruikt om het ene blok gegevens van het andere te scheiden, moeten bijvoorbeeld worden verwijderd. Opmerking: u kunt ook gegevens uit externe bronnen gebruiken. Dit komt echter in deze cursus niet aan de orde. Raadpleeg de koppeling naar de Snelzoekkaart aan het einde van de cursus voor meer informatie over gegevensbronnen. 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 9

10 Aan de slag Hier wordt uitgelegd hoe u kunt beginnen met het maken van een draaitabelrapport. U gebruikt het dialoogvenster Draaitabel maken, dat hier wordt weergegeven. Zodra de gegevens zijn voorbereid, klikt u ergens in de gegevens. Klik, op het tabblad Invoegen in de groep Tabellen op Draaitabelen klik vervolgens opnieuw op Draaitabel . Het dialoogvenster Draaitabel maken wordt geopend. Opmerking over stap 1: Als u op een willekeurige plaats in de gegevens klikt, worden alle werkbladgegevens in het rapport opgenomen. Als u alleen een gedeelte van uw werkbladgegevens wilt opnemen, selecteert u eenvoudigweg de gegevens die u wilt gebruiken. 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 10

11 Aan de slag Hier wordt uitgelegd hoe u kunt beginnen met het maken van een draaitabelrapport. U gebruikt het dialoogvenster Draaitabel maken, dat hier wordt weergegeven. De optie Selecteer een tabel of bereik is al voor u geselecteerd. Het vak Tabel/bereik geeft het bereik van de geselecteerde gegevens weer. Dit kunt u wijzigen, indien gewenst. Nieuw werkblad is ook voor u geselecteerd als de plaats waar het rapport wordt geplaatst. Klik op Bestaand werkblad als u het rapport in hetzelfde werkblad wilt plaatsen als de gegevens. Klik op OK.  13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 11

12 Basisinformatie over draaitabelrapporten
Dit ziet u in het nieuwe werkblad als u het dialoogvenster Draaitabel maken hebt gesloten. Aan de ene kant bevindt zich het indelingsgebied dat is voorbereid voor het draaitabelrapport. Aan de andere kant bevindt zich de Lijst met draaitabelvelden. In deze lijst worden de kolomtitels van de brongegevens weergegeven. Zoals eerder opgemerkt, is elke titel een veld:Land Verkoper, enzovoort. 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 12

13 Basisinformatie over draaitabelrapporten
U maakt het draaitabelrapport door een of meer velden die worden weergegeven in de Lijst met draaitabelveldente verplaatsen naar het indelingsgebied. Dit kunt u doen door het selectievakje in te schakelen naast de veldnaam of door met de rechtermuisknop op een veldnaam te klikken en vervolgens de plaats te selecteren waar het veld moet worden geplaatst. Tips: Als u al eerder met draaitabelrapporten hebt gewerkt, zult u zich misschien afvragen of u nog steeds velden kunt slepen om een rapport op te bouwen. Dat kan nog steeds en aan het eind van de les zult u zien hoe. Als u buiten het indelingsgebied van een draaitabelrapport klikt, verdwijnt de Lijst met draaitabelvelden. Als u de lijst met velden opnieuw wilt weergeven, klikt u binnen het indelingsgebied van de draaitabel of in het rapport. 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 13

14 Een draaitabelrapport maken
Nu kunt u het draaitabelrapport opbouwen. Welke velden u voor het rapport selecteert, hangt af van wat u wilt weten. Om te beginnen: hoeveel heeft elke medewerker verkocht? Animatie: klik met de rechtermuisknop en klik op Afspelen. De animatie toont het proces van het plaatsen van de velden in het indelingsgebied. Tips: U hoeft niet alle velden in de lijst met velden te gebruiken om het rapport te maken. •Excel plaatst elk veld in een standaardgebied van de rapportindeling, maar u kunt een veld desgewenst naar een ander gebied verplaatsen. Wellicht wilt u een veld in het kolomgebied plaatsen in plaats van in het rijgebied. [Opmerking voor de cursusleider: als u de animatie wilt afspelen tijdens het weergeven van de diavoorstelling, klikt u met de rechtermuisknop op de animatie en vervolgens klikt u op Afspelen. Nadat u het bestand eenmaal hebt afgespeeld, moet u (nadat u met de rechtermuisknop hebt geklikt) mogelijk op Terugspoelen en vervolgens op Afspelen klikken. Als er niets gebeurt wanneer u op de dia klikt omdat u tekst wilt invoeren of omdat u de volgende dia wilt weergeven, moet u mogelijk uit de buurt van de animatie klikken. In sommige gevallen moet u twee keer klikken. Als u bij het afspelen van de animatie problemen ondervindt, is het raadzaam om de notities over het afspelen van een Macromedia Flash-animatie bij de laatste dia van deze presentatie te raadplegen. Als het probleem daarna nog steeds niet is opgelost, kunt u de dia na deze dia gebruiken. Dit is een duplicaat zonder animatie. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] Voor het antwoord op deze vraag hebt u allereerst de gegevens van de verkopers nodig en hun verkoopcijfers. Dus in de Lijst met draaitabelveldenschakelt u de selectievakjes naast de velden Verkoper en Orderbedrag in. Excel plaatst vervolgens elk veld op een standaardplaats in het indelingsgebied. 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 14

15 Een draaitabelrapport maken
Nu kunt u het draaitabelrapport opbouwen. Welke velden u voor het rapport selecteert, hangt af van wat u wilt weten. Om te beginnen: hoeveel heeft elke medewerker verkocht? Voor het antwoord op deze vraag hebt u allereerst de gegevens van de verkopers nodig en hun verkoopcijfers. Tips: U hoeft niet alle velden in de lijst met velden te gebruiken om het rapport te maken. •Excel plaatst elk veld in een standaardgebied van de rapportindeling, maar u kunt een veld desgewenst naar een ander gebied verplaatsen. Wellicht wilt u een veld in het kolomgebied plaatsen in plaats van in het rijgebied. [Opmerking voor de cursusleider: deze dia is bijna hetzelfde als de vorige dia, alleen is de animatie vervangen door statische afbeeldingen. U kunt deze dia gebruiken als u bij het weergeven van de animatie problemen ondervindt. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] Dus in de Lijst met draaitabelveldenschakelt u de selectievakjes in naast de velden Verkoper en Orderbedrag . Excel plaatst vervolgens elk veld op een standaardplaats in het indelingsgebied. 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 15

16 Een draaitabelrapport maken
De grijze tabel links van de afbeelding biedt een conceptuele weergave van hoe het rapport er automatisch uit zal zien op basis van de velden die u hebt geselecteerd. Hier zijn de details. De gegevens in het veld Verkoper (de namen van de verkoopmedewerkers), dat geen getallen bevat, worden weergegeven als rijen aan de linkerkant van het rapport. De gegevens in het veld Orderbedrag, dat wel getallen bevat, worden correct weergegeven in een gebied aan de rechterkant. Hoe zit het met de kolomkoppen? In de kop boven de gegevens over de verkopers staat “Rijlabels” boven het veld. In de kop boven het orderbedrag staat Som van Orderbedrag. ("Som van" omdat de functie Som wordt gebruikt om velden met getallen op te tellen.) 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 16

17 Een draaitabelrapport maken
Het is niet van belang of u het selectievakje naast het veld Verkoper eerder of later inschakelt dan het veld Orderbedrag. Excel plaatst de velden altijd automatisch op de juiste plaats. Velden zonder getallen worden links geplaatst en velden met getallen worden rechts geplaatst, ongeacht de volgorde waarin u ze selecteert. 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 17

18 Een draaitabelrapport maken
Dat is alles. Door slechts twee keer te klikken, kunt u in één oogopslag zien hoeveel elke verkoper heeft verkocht. En tot slot zijn hier een paar handige tips over dit onderwerp. In eerste instantie kunt u het hierbij laten. Er zijn enkele vragen beantwoord. Het rapport hoeft niet ingewikkeld te zijn om van nut te zijn. Draaitabelrapporten bieden een snelle manier om eenvoudige antwoorden te verkrijgen. Verder hoeft u zich geen zorgen te maken dat u het rapport verkeerd opbouwt. U kunt in Excel verschillende mogelijkheden uitproberen om te zien hoe de gegevens worden weergegeven in verschillende gebieden van het rapport. Als een rapport niet voldoet aan uw aanvankelijke wensen, kost het maar weinig tijd om de gegevens anders in te delen, delen te verplaatsen tot u tevreden bent, of zelfs om helemaal opnieuw te beginnen. 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 18

19 De verkoopcijfers per land weergeven
Nu weet u hoeveel elke verkoper heeft verkocht. Maar de brongegevens bevatten informatie over verkoopmedewerkers in twee landen, Nederland en de Verenigde Staten. Dus nog een vraag waar u misschien antwoord op wilt is: wat zijn de verkoopcijfers voor elke verkoper per land? Om hier antwoord op te geven, kunt u het veld Land aan het draaitabelrapport toevoegen als een rapportfilter. U kunt een rapportfilter gebruiken als u zich wilt concentreren op een subset van de gegevens in het rapport. Dit kan bijvoorbeeld een productlijn, een bepaalde periode of een geografisch gebied zijn. 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 19

20 Verkoopcijfers per land bekijken
Door het veld Land als een rapportfilter te gebruiken, kunt u een apart rapport bekijken voor Nederland of de Verenigde Staten of kunt u de verkoopcijfers voor de beide landen samen bekijken. Animatie: klik met de rechtermuisknop en klik op Afspelen. In de animatie ziet u ook hoe u “vervolgens verder kunt gaan”: Nadat u op Toevoegen aan rapportfilter hebt geklikt, wordt het nieuwe rapportfilter Land boven aan het rapport toegevoegd. De pijl bij het veld Land geeft (Alles) aan en u ziet de gegevens voor beide landen. Als u alleen de gegevens voor Nederland of de Verenigde Staten wilt weergeven, klikt u op de pijl en selecteert u het gewenste land. Als u de gegevens van beide landen weer wilt weergeven, klikt u op de pijl en klikt u vervolgens op (Alles). Tip: als u een veld uit een rapport wilt verwijderen, schakelt u het selectievakje naast de desbetreffende veldnaam in de Lijst met draaitabelvelden uit. Als u alle velden uit het rapport wilt verwijderen, zodat u opnieuw kunt beginnen, gaat u op het lint naar het tabblad Opties in de groep Acties, klikt u op de pijl van de knop Wissen en selecteert u Alles wissen . [Opmerking voor de cursusleider: als u de animatie wilt afspelen tijdens het weergeven van de diavoorstelling, klikt u met de rechtermuisknop op de animatie en vervolgens klikt u op Afspelen. Nadat u het bestand eenmaal hebt afgespeeld, moet u (nadat u met de rechtermuisknop hebt geklikt) mogelijk op Terugspoelen en vervolgens op Afspelen klikken. Als er niets gebeurt wanneer u op de dia klikt omdat u tekst wilt invoeren of omdat u de volgende dia wilt weergeven, moet u mogelijk uit de buurt van de animatie klikken. In sommige gevallen moet u twee keer klikken. Als u bij het afspelen van de animatie problemen ondervindt, is het raadzaam om de notities over het afspelen van een Macromedia Flash-animatie bij de laatste dia van deze presentatie te raadplegen. Als het probleem daarna nog steeds niet is opgelost, kunt u de dia na deze dia gebruiken. Dit is een duplicaat zonder animatie. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] In de animatie kunt u zien hoe u het veld Land kunt toevoegen als een rapportfilter. Klik met de rechtermuisknop op het veld Land in de Lijst met draaitabelveldenen klik op Toevoegen aan rapportfilter. Ga vervolgens verder zoals u wenst.  13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 20

21 De verkoopcijfers per land weergeven
Door het veld Land als een rapportfilter te gebruiken, kunt u een apart rapport bekijken voor Nederland of de Verenigde Staten of kunt u de verkoopcijfers voor de beide landen samen bekijken. Hiertoe klikt u met de rechtermuisknop op het veld Land in de Lijst met draaitabelvelden,  klikt u op Toevoegen aan rapportfilteren gaat u vervolgens verder zoals u wenst. In de afbeelding ziet u ook hoe u “vervolgens verder kunt gaan”: Nadat u op Toevoegen aan rapportfilter hebt geklikt, wordt het nieuwe rapportfilter Land boven aan het rapport toegevoegd. De pijl bij het veld Land geeft (Alles) aan en u ziet de gegevens voor beide landen. Als u alleen de gegevens voor Nederland of de Verenigde Staten wilt weergeven, klikt u op de pijl en selecteert u het gewenste land. Als u de gegevens van beide landen weer wilt weergeven, klikt u op de pijl en klikt u vervolgens op (Alles). Tip: als u een veld uit een rapport wilt verwijderen, schakelt u het selectievakje naast de desbetreffende veldnaam in de Lijst met draaitabelvelden uit. Als u alle velden uit het rapport wilt verwijderen, zodat u opnieuw kunt beginnen, gaat u op het lint naar het tabblad Opties in de groep Acties, klikt u op de pijl van de knop Wissen en selecteert u Alles wissen . [Opmerking voor de cursusleider: deze dia is bijna hetzelfde als de vorige dia, alleen is de animatie vervangen door statische afbeeldingen. U kunt deze dia gebruiken als u bij het weergeven van de animatie problemen ondervindt. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 21

22 De verkoopcijfers per datum weergeven
De oorspronkelijke brongegevens hebben een kolom met gegevens over de Besteldatum dus er komt een veld Besteldatum voor in de Lijst met draaitabelvelden. Animatie: klik met de rechtermuisknop en klik op Afspelen. In de animatie worden de details van dit hele proces getoond. U voegt het veld Orderdatum als volgt toe aan uw rapport: •Schakel het selectievakje naast het veld Orderdatum in om het veld aan het rapport toe te voegen. Het veld Orderdatum wordt automatisch aan de linkerkant toegevoegd, als rijlabel. Dat komt omdat het veld geen getallen bevat (datums zien er wel uit als getallen, maar hun notatie is de datumnotatie, niet de getalnotatie). Aangezien het veld Orderdatum het tweede niet-numerieke veld is dat aan het rapport wordt toegevoegd, wordt het genest binnen het veld Verkoper en rechts ingesprongen. Nu worden in het rapport de verkoopcijfers van iedere verkoper voor elke afzonderlijke datum weergegeven, maar dat zijn erg veel gegevens om in één oogopslag te bekijken. U kunt deze gegevens heel gemakkelijk overzichtelijker weergeven door de gegevens per datum te groeperen op maanden, kwartalen of jaren. U groepeert de datums als volgt: Klik op een datum op het rapport. Klik, op het tabblad Opties, in de groep Groep op Veld groeperen. Selecteer in het dialoogvenster Groeperen de optie Kwartalen, die hier van pas komt en klik vervolgens op OK. Nu ziet u dat de verkoopgegevens zijn gegroepeerd in vier kwartalen voor iedere verkoper. [Opmerking voor de cursusleider:als u de animatie wilt afspelen tijdens het weergeven van de diavoorstelling, klikt u met de rechtermuisknop op de animatie en vervolgens klikt u op Afspelen. Nadat u het bestand eenmaal hebt afgespeeld, moet u (nadat u met de rechtermuisknop hebt geklikt) mogelijk op Terugspoelen en vervolgens op Afspelen klikken. Als er niets gebeurt wanneer u op de dia klikt omdat u tekst wilt invoeren of omdat u de volgende dia wilt weergeven, klikt u uit de buurt van de animatie. In sommige gevallen moet u twee keer klikken. Als u bij het afspelen van de animatie problemen ondervindt, is het raadzaam om de notities over het afspelen van een Macromedia Flash-animatie bij de laatste dia van deze presentatie te raadplegen. Als het probleem daarna nog steeds niet is opgelost, kunt u de dia na deze dia gebruiken. Dit is een duplicaat zonder animatie. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] Dit betekent dat u voor elke verkoper de verkoopcijfers op datum kunt vinden. Bekijk de animatie om te zien hoe u het veld Orderdatum aan uw rapport kunt toevoegen en de datumgegevens vervolgens kunt groeperen voor een beter overzicht.  13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 22

23 De verkoopcijfers per datum weergeven
De oorspronkelijke brongegevens hebben een kolom met gegevens over de Besteldatum dus er komt een veld Besteldatum voor in de Lijst met draaitabelvelden. Dit betekent dat u voor elke verkoper de verkoopcijfers op datum kunt vinden. Hiervoor voegt u het veld Orderdatum toe aan uw rapport en gebruikt u vervolgens het dialoogvenster Groeperen om de datumgegevens te groeperen voor een beter overzicht.  In de afbeelding worden de details van dit hele proces getoond. U voegt het veld Orderdatum als volgt toe aan uw rapport: •Schakel het selectievakje naast het veld Orderdatum in om het veld aan het rapport toe te voegen. Het veld Orderdatum wordt automatisch aan de linkerkant toegevoegd, als rijlabel. Dat komt omdat het veld geen getallen bevat (datums zien er wel uit als getallen, maar hun notatie is de datumnotatie, niet de getalnotatie). Aangezien het veld Orderdatum het tweede niet-numerieke veld is dat aan het rapport wordt toegevoegd, wordt het genest binnen het veld Verkoper en rechts ingesprongen. Nu worden in het rapport de verkoopcijfers van iedere verkoper voor elke afzonderlijke datum weergegeven, maar dat zijn erg veel gegevens om in één oogopslag te bekijken. U kunt deze gegevens heel gemakkelijk overzichtelijker weergeven door de gegevens per datum te groeperen op maanden, kwartalen of jaren. U groepeert de datums als volgt: Klik op een datum op het rapport. Klik, op het tabblad Opties, in de groep Groep, op Veld groeperen. Selecteer in het dialoogvenster Groeperen de optie Kwartalen, die hier van pas komt, en klik vervolgens op OK. Nu ziet u dat de verkoopgegevens zijn gegroepeerd in vier kwartalen voor iedere verkoper. [Opmerking voor de cursusleider: deze dia is hetzelfde als de vorige dia, alleen is de animatie vervangen door statische afbeeldingen. U kunt deze dia gebruiken als u bij het weergeven van de animatie problemen ondervindt. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 23

24 Het rapport draaien Hoewel het draaitabelrapport uw vragen heeft beantwoord, kost het wel wat moeite om het hele rapport te lezen. U moet omlaag bladeren op de pagina om alle gegevens te kunnen zien. Animatie: klik met de rechtermuisknop en klik op Afspelen. In deze afbeelding wordt getoond hoe u een veld van het gebied met de Rijlabels naar het gebied van de kolommen (Kolomlabels genoemd) kunt verplaatsen. Dit is een indelingsgebied dat u nog niet hebt gebruikt. Hieronder wordt dit proces nader toegelicht: •Klik met de rechtermuisknop op een van de rijen 'Kwrt', wijs Verplaatsen aan en klik vervolgens op 'Orderdatum' naar kolommen verplaatsen. Hierdoor wordt het hele veld Orderdatum van het gebied Rijlabel naar het gebied Kolomlabel van het rapport verplaatst. (Als u het veld terug wilt plaatsen in het Rijlabelgebied, klikt u met de rechtermuisknop op een van de koppen 'Kwrt' en selecteert u 'Orderdatum' naar rijen verplaatsen.) Nu staan de namen van de verkopers allemaal bij elkaar en wordt boven het eerste kwartaal van de verkoopgegevens, die nu als kolommen in het rapport worden weergegeven, de naam 'Kolomlabels' weergegeven. Ook worden nu de eindtotalen voor elk kwartaal onder aan elke kolom weergegeven. U hoeft dus niet meer omlaag te schuiven om de gegevens te bekijken, maar u kunt ze allemaal in één oogopslag zien. [Opmerking voor de cursusleider: als u de animatie wilt afspelen tijdens het weergeven van de diavoorstelling, klikt u met de rechtermuisknop op de animatie en vervolgens klikt u op Afspelen. Nadat u het bestand eenmaal hebt afgespeeld, moet u (nadat u met de rechtermuisknop hebt geklikt) mogelijk op Terugspoelen en vervolgens op Afspelen klikken. Als er niets gebeurt wanneer u op de dia klikt omdat u tekst wilt invoeren of omdat u de volgende dia wilt weergeven, moet u mogelijk uit de buurt van de animatie klikken. In sommige gevallen moet u twee keer klikken. Als u bij het afspelen van de animatie problemen ondervindt, is het raadzaam om de notities over het afspelen van een Macromedia Flash-animatie bij de laatste dia van deze presentatie te raadplegen. Als het probleem daarna nog steeds niet is opgelost, kunt u de dia na deze dia gebruiken. Dit is een duplicaat zonder animatie. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] Daarom kunt u het rapport draaien zodat u een weergave krijgt die gemakkelijker te lezen is. Wanneer u een rapport draait, transponeert u de verticale of horizontale weergave van een veld. Rijen worden daarbij naar het kolomgebied verplaatst of kolommen worden naar het rijgebied verplaatst. Dat is heel gemakkelijk om te doen. 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 24

25 Het rapport draaien Hoewel het draaitabelrapport uw vragen heeft beantwoord, kost het wel wat moeite om het hele rapport te lezen. U moet omlaag bladeren op de pagina om alle gegevens te kunnen zien. Daarom kunt u het rapport draaien zodat u een weergave krijgt die gemakkelijker te lezen is. Wanneer u een rapport draait, transponeert u de verticale of horizontale weergave van een veld. Rijen worden daarbij naar het kolomgebied verplaatst of kolommen worden naar het rijgebied verplaatst. Dat is heel gemakkelijk om te doen. In deze afbeelding wordt getoond hoe u een veld van het gebied met de Rijlabels naar het gebied van de kolommen (Kolomlabels genoemd) kunt verplaatsen. Dit is een indelingsgebied dat u nog niet hebt gebruikt. Hieronder wordt dit proces nader toegelicht: •Klik met de rechtermuisknop op een van de rijen 'Kwrt', wijs Verplaatsen aan en klik vervolgens op 'Orderdatum' naar kolommen verplaatsen. Hierdoor wordt het hele veld Orderdatum van het gebied Rijlabel naar het gebied Kolomlabel van het rapport verplaatst. (Als u het veld terug wilt plaatsen in het Rijlabelgebied, klikt u met de rechtermuisknop op een van de koppen 'Kwrt' en selecteert u 'Orderdatum' naar rijen verplaatsen.) Nu staan de namen van de verkopers allemaal bij elkaar en wordt boven het eerste kwartaal van de verkoopgegevens, die nu als kolommen in het rapport worden weergegeven, de naam 'Kolomlabels' weergegeven. Ook worden nu de eindtotalen voor elk kwartaal onder aan elke kolom weergegeven. U hoeft dus niet meer omlaag te schuiven om de gegevens te bekijken, maar u kunt ze allemaal in één oogopslag zien. [Opmerking voor de cursusleider: deze dia is bijna hetzelfde als de vorige dia, alleen is de animatie vervangen door statische afbeeldingen. U kunt deze dia gebruiken als u bij het weergeven van de animatie problemen ondervindt. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 25

26 Kan ik nog steeds velden slepen en neerzetten?
Als u een draaitabelrapport liever wilt opbouwen met behulp van slepen en neerzetten,zoals dat in vorige versies van Excel kon, is dat nog steeds mogelijk. Animatie: klik met de rechtermuisknop en klik op Afspelen. Achtergrondinformatie over de methode met slepen en neerzetten: In Excel 2007 voegt u doorgaans velden uit de lijst met velden aan de rapportindeling toe door selectievakjes naast veldnamen in te schakelen of door met de rechtermuisknop op een veld te klikken en in het snelmenu een locatie te selecteren. Als u dat doet, worden de velden automatisch in de rapportindeling en in het juiste vak onder aan de lijst geplaatst. Als bijvoorbeeld het veld Verkoper in het gebied Rijlabels van de rapportindeling wordt geplaatst, wordt ook automatisch de veldnaam Verkoper in het vak Rijlabels onderaan in de lijst met velden geplaatst. Als u liever werkt met slepen en neerzetten, kunt u ook heel gemakkelijk velden boven in de lijst naar de vakken onder in de lijst slepen. Het label boven elk vak geeft aan in welk gebied van het rapport het veld wordt geplaatst. Als u bijvoorbeeld het veld Orderbedrag naar het vak Waarden sleept, wordt dat veld in het gebied Waarden van het rapport geplaatst. U kunt ook velden van het ene naar het andere vak slepen om de locatie van het veld in het indelingsgebied van het rapport te wijzigen en u kunt velden uit de vakken slepen om de velden uit het rapport te verwijderen. [Opmerking voor de cursusleider: als u de animatie wilt afspelen tijdens het weergeven van de diavoorstelling, klikt u met de rechtermuisknop op de animatie en vervolgens klikt u op Afspelen. Nadat u het bestand eenmaal hebt afgespeeld, moet u (nadat u met de rechtermuisknop hebt geklikt) mogelijk op Terugspoelen en vervolgens op Afspelen klikken. Als er niets gebeurt wanneer u op de dia klikt omdat u tekst wilt invoeren of omdat u de volgende dia wilt weergeven, moet u mogelijk uit de buurt van de animatie klikken. In sommige gevallen moet u twee keer klikken. Als u bij het afspelen van de animatie problemen ondervindt, is het raadzaam om de notities over het afspelen van een Macromedia Flash-animatie bij de laatste dia van deze presentatie te raadplegen. Als het probleem daarna nog steeds niet is opgelost, kunt u de dia na deze dia gebruiken. Dit is een duplicaat zonder animatie. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] Er zijn vier vakken onder aan de Lijst met draaitabelvelden,genaamd Rapportfilter, Rijlabels, Kolomlabelsen Waarden. Zoals u kunt zien in de afbeelding, kunt u velden naar deze vakken slepen om uw rapport te maken. 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 26

27 Kan ik nog steeds velden slepen en neerzetten?
Als u een draaitabelrapport liever wilt opbouwen met behulp van slepen en neerzetten,zoals dat in vorige versies van Excel kon, is dat nog steeds mogelijk. Er zijn vier vakken onder aan de Lijst met draaitabelvelden,: Rapportfilter, Rij labels, Kolomlabelsen Waarden. U kunt velden naar deze vakken slepen om aan te geven hoe de velden in het rapport moeten worden gebruikt. Achtergrondinformatie over de methode met slepen en neerzetten: In Excel 2007 voegt u doorgaans velden uit de lijst met velden aan de rapportindeling toe door selectievakjes naast veldnamen in te schakelen of door met de rechtermuisknop op een veld te klikken en in het snelmenu een locatie te selecteren. Als u dat doet, worden de velden automatisch in de rapportindeling en in het juiste vak onder aan de lijst geplaatst. Als bijvoorbeeld het veld Verkoper in het gebied Rijlabels van de rapportindeling wordt geplaatst, wordt ook automatisch de veldnaam Verkoper in het vak Rijlabels onderaan in de lijst met velden geplaatst. Als u liever werkt met slepen en neerzetten, kunt u ook heel gemakkelijk velden boven in de lijst naar de vakken onder in de lijst slepen. Het label boven elk vak geeft aan in welk gebied van het rapport het veld wordt geplaatst. Als u bijvoorbeeld het veld Orderbedrag naar het vak Waarden sleept, wordt dat veld in het gebied Waarden van het rapport geplaatst. U kunt ook velden van het ene naar het andere vak slepen om de locatie van het veld in het indelingsgebied van het rapport te wijzigen en u kunt velden uit de vakken slepen om de velden uit het rapport te verwijderen. [Opmerking voor de cursusleider: deze dia is bijna hetzelfde als de vorige dia, alleen is de animatie vervangen door statische afbeeldingen. U kunt deze dia gebruiken als u bij het weergeven van de animatie problemen ondervindt. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] In de afbeelding wordt weergegeven hoe u het veld Order bedrag kunt slepen van het vak Kolomlabels naar het vak Waarden zodat het veld wordt toegevoegd aan het gebied Waarden van het rapport. 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 27

28 Suggesties voor oefeningen
Het indelingsgebied van het draaitabelrapport maken. Een draaitabelrapport maken De naam van een kop wijzigen. Het rapport sorteren. Een veld aan het rapport toevoegen. Een rapportfilter toevoegen. Het rapport draaien. Valutanotatie aan het rapport toevoegen. [Opmerking voor de cursusleider: als u Excel 2007 op uw computer hebt geïnstalleerd, kunt op de koppeling in de dia klikken om een online oefening te starten. Tijdens deze oefensessie komen al deze Excel-taken aan bod. U wordt hierbij met behulp van instructies begeleid. Belangrijk: als u niet over Excel 2007 beschikt, hebt u geen toegang tot de oefeninstructies.] Online oefening (hiervoor is Excel 2007 vereist) 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 28

29 Testvraag 1 Nadat u een draaitabel hebt gemaakt, kunt u de indeling niet meer wijzigen. (Kies één antwoord.) Waar. Onwaar. 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 29

30 Testvraag 1: antwoord Onwaar.
U kunt wijzigingen aanbrengen nadat u de draaitabel hebt gemaakt of desgewenst gewoon opnieuw beginnen. 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 30

31 Testvraag 2 Wat zijn draaitabelvelden? (Kies één antwoord.)
De kolommen uit de oorspronkelijke brongegevens. Het gebied waar u de gegevens draait. Het indelingsgebied van het draaitabelrapport. 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 31

32 Testvraag 2: antwoord De kolommen uit de oorspronkelijke brongegevens.
Kolomkoppen uit de brongegevens worden de namen van de velden die u kunt gebruiken om het draaitabelrapport te maken. Elk veld is een samenvatting van meerdere rijen met informatie uit de brongegevens. 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 32

33 Testvraag 3 In de Lijst met draaitabelvelden kunt u zien welke velden al op het rapport worden weergegeven. (Kies één antwoord.) Waar. Onwaar. 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 33

34 Testvraag 3: antwoord Waar.
Naast de velden die op het rapport worden gebruikt, staat een vinkje en de namen worden vet weergegeven. 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 34

35 Snelzoekkaart Zie voor een samenvatting van de taken die in deze cursus worden behandeld, de Snelzoekkaart 13 Aan de slag met draaitabelrapporten Aan de slag met draaitabelrapporten 35

36 DEZE SJABLOON GEBRUIKEN
Deze Microsoft Office PowerPoint®-sjabloon bevat trainingsmateriaal over het maken en gebruiken van draaitabelrapporten om uw inzicht in de gegevens in Microsoft Office Excel 2007 te optimaliseren. U kunt deze sjabloon gebruiken voor een groepspresentatie en u kunt deze sjabloon eventueel aanpassen. De inhoud van deze sjabloon is een bewerkte versie van de Microsoft Office online trainingscursus “Draaitabelrapporten I: Aan de slag met draaitabelrapporten in Excel 2007.” Voorzieningen van de sjabloon Titeldia: op de eerste dia wordt een tijdelijke aanduiding weergegeven. U kunt uw bedrijfsnaam over deze tekst typen. U kunt deze tekst verwijderen als u dit tekstvak niet wilt gebruiken. Animaties: deze presentatie is voorzien van aangepaste animatie-effecten. Het betreft onder meer de effecten Kort weergeven, Uitrekken, Oplossen en Dambord. Deze kunnen worden afgespeeld in eerdere versies tot aan Microsoft PowerPoint Als u deze effecten wilt wijzigen, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Aangepaste animatie en ten slotte kiest u de gewenste opties . Als deze presentatie een Macromedia Flash-animatie bevat: als u het Flash-bestand wilt afspelen, moet u een Microsoft ActiveX®-besturingselement met de naam Shockwave Flash Object op uw computer installeren. Download hiertoe de recentste versie van Macromedia Flash Player vanaf de Macromedia-website. Diaovergangen: de overgang Wissen naar beneden is in de gehele diavoorstelling toegepast. Als u een andere overgang wilt gebruiken, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Diaovergang en ten slotte kiest u de gewenste opties. Hyperlinks naar de online cursus: deze sjabloon bevat koppelingen naar de online versie van deze cursus. De koppelingen leiden telkens naar de oefensessie voor de desbetreffende les en naar de snelzoekkaart die voor deze cursus is gepubliceerd. Belangrijk: Excel 2007 moet op uw machine zijn geïnstalleerd als u de oefensessies wilt weergeven. Als u niet over Excel 2007 beschikt, kunt u de oefeninstructies niet openen. Kopteksten en voetteksten: deze sjabloon bevat een voettekst met de cursustitel. U kunt de voettekst wijzigen of verwijderen met behulp van het dialoogvenster Koptekst en voettekst. U kunt dit dialoogvenster openen via het menu Beeld. DEZE SJABLOON GEBRUIKEN Zie het venster met notities of de pagina met volledige notities (menu Beeld) voor gedetailleerde helpinformatie over deze sjabloon. Aan de slag met draaitabelrapporten 36