Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 Training

Presentatie over: "Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 Training"— Transcript van de presentatie:

1 Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 Training
[Uw bedrijfsnaam] presenteert: Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 Training [Opmerking voor de cursusleider: zie de laatste dia voor gedetailleerde Help met betrekking tot het aanpassen van deze sjabloon. In het notitievenster van sommige dia's vindt u aanvullend lesmateriaal. Het opslaan van de sjabloon leidt mogelijk tot een waarschuwingsbericht over persoonlijke informatie omdat deze presentatie een Macromedia Flash-animatie bevat. Deze waarschuwing is echter niet op deze presentatie van toepassing, tenzij u informatie toevoegt aan de eigenschappen van het Flash-bestand zelf. Klik in het berichtvenster op OK.] SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

2 De inhoud van de cursus Overzicht: Leren delen is belangrijk
Les 1: Waarom zou u documentbibliotheken gebruiken? Les 2: Bestanden toevoegen en bewerken Elke les wordt afgesloten met een korte vragenlijst om te testen of u de stof goed hebt begrepen. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

3 Overzicht: Leren delen is belangrijk
Maakt uw bedrijf gebruik van een Microsoft Windows® SharePoint® Services 3.0-site of van Microsoft Office SharePoint Server 2007? In dat geval is het belangrijk dat u weet hoe u bestanden deelt met behulp van SharePoint-documentbibliotheken Met deze cursus kunt u meteen goed van start gaan. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

4 Cursusdoelstellingen
Leren hoe waardevol een documentbibliotheek kan zijn voor u en uw collega's. Bestanden beschikbaar maken voor anderen door ze toe te voegen aan een documentbibliotheek. Bestanden bewerken en opslaan in een documentbibliotheek. Leren wat er gebeurt wanneer twee mensen gelijktijdig hetzelfde bestand proberen te bewerken, en hoe u daarmee omgaat. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

5 Waarom documentbibliotheken?
Les 1 Waarom documentbibliotheken?

6 Waarom documentbibliotheken?
Het delen van bestanden met anderen is tegenwoordig van essentieel belang om dingen voor elkaar te krijgen. Maar hoe gaat u hiervoor te werk? U zou ze per naar mensen kunnen verzenden of ze ergens in een gedeelde netwerkmap kunnen plaatsen. Maar als uw bedrijf beschikt over een Windows SharePoint Services 3.0-site of Microsoft Office SharePoint Server kunt u bestanden het besten delen met behulp van een document- bibliotheek. Enkele voorbeelden: Hebt u een a nieuwe Microsoft Office PowerPoint®-presentatie die feedback nodig heeft? Deel de presentatie met anderen. Moet u een spreadsheet publiceren zodat anderen het kunnen lezen? Deel het. Wilt u een nieuw beleid aankondigen met een Microsoft Office Word-document? Deel het. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

7 Wat is een documentbibliotheek?
Een SharePoint- documentbibliotheek is een plaats op een site waar u bestanden samen met anderen kunt maken, verzamelen en bijwerken. In dit voorbeeld maken werknemers van Contoso Pharmaceuticals gebruik van een documentbibliotheek met de naam 'Gedeelde documenten'. Zij hebben bestanden aan de bibliotheek toegevoegd en nu kunnen anderen deze bestanden wijzigen. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

8 Wat is een documentbibliotheek?
Een SharePoint- documentbibliotheek is een plaats op een site waar u bestanden samen met anderen kunt maken, verzamelen en bijwerken. Die wijzigingen worden opgeslagen in de bibliotheek, en niet op hun eigen computers. En omdat de bibliotheek zich op een website bevindt, kunnen anderen eenvoudig toegang krijgen tot de bestanden met een webbrowser, als ze tenminste over de juiste machtigingen daarvoor beschikken. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

9 Goede redenen om een bibliotheek te gebruiken
Misschien denkt u nu "Waarom zou ik een bestand niet gewoon per naar mijn collega's sturen, of een netwerkmap gebruiken om bestanden te delen?” SharePoint- documentbibliotheken geven meer controle. Dit gebeurt op vele manieren:  Uitchecken: u kunt een bestand uitchecken om het voor eigen gebruik te reserveren, zodat anderen geen wijzigingen kunnen aanbrengen terwijl u ermee bezig bent. Versies: een bibliotheek kan ook worden ingesteld om eerdere versies op te slaan voor archiveringsdoeleinden. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

10 Goede redenen om een bibliotheek te gebruiken
Misschien denkt u nu "Waarom zou ik een bestand niet gewoon per naar mijn collega's sturen, of een netwerkmap gebruiken om bestanden te delen?” SharePoint- documentbibliotheken geven meer controle. Dit gebeurt op vele manieren:  'Doorzoekbaar' houdt in dat wanneer u alleen bestanden met omzetrapporten wilt weergeven, u de gehele bibliotheek kunt doorzoeken op alle bestanden die het woord 'omzetrapport' bevatten. Waarschuwingen: u kunt waarschuwingen instellen, zodat u wordt gewaarschuwd wanneer een bestand door iemand anders wordt gewijzigd. Zoeken: bibliotheken kunnen ook zo worden ingesteld dat ze doorzoekbaar zijn. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

11 Een documentbibliotheek verkrijgen
Hoe komt u aan een documentbibliotheek? Op een Windows SharePoint Services- site. En hoe komt u aan een Windows SharePoint Services- site? U krijgt het webadres ofwel de URL van de site van de IT-afdeling of van iemand in uw bedrijf, zodat u met uw webbrowser naar de site kunt gaan. Gewoonlijk is de site voorzien van een standaardbibliotheek met de naam Gedeelde documenten. U krijgt toegang tot die bibliotheek aan de linkerzijde van de introductiepagina, zoals u in deze afbeelding kunt zien. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

12 Een documentbibliotheek verkrijgen
Belangrijk: de site die u hier ziet is een voorbeeld van een site die u aantreft op Windows SharePoint Services 3.0 of Microsoft Office SharePoint Server In deze cursus worden alleen deze versies behandeld. Als u met een oudere versie werkt, kan deze er anders uitzien en functioneren dan in de voorbeelden in deze cursus. Hoe weet u welke versie u hebt? Vraag het de beheerder van uw site. Bent u zelf de beheerder, vraag het dan aan de persoon die de server heeft geconfigureerd. Waarschijnlijk is dat iemand van uw IT-afdeling. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

13 De URL is belangrijk Wanneer u eenmaal de bibliotheek hebt gevonden waarmee u wilt werken, maakt u zich vertrouwd met de URL van de bibliotheek. De URL van de bibliotheek vindt u bovenaan, in de adresbalk. U hoeft alleen maar vertrouwd te raken met het gedeelte vóór 'Forms/AllItems.aspx'. Als dit voorbeeld uw bibliotheek zou zijn, is alleen het gedeelte ' voor u van belang. De 'procent twintig' staat voor een spatie in de URL. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

14 De URL is belangrijk Wanneer u eenmaal de bibliotheek hebt gevonden waarmee u wilt werken, maakt u zich vertrouwd met de URL van de bibliotheek. Voeg deze URL toe aan de favorieten in uw webbrowser zodat u de pagina snel en eenvoudig kunt openen. Uiteindelijk kent u het adres misschien zelfs wel uit uw hoofd, aangezien u het vaak zult gebruiken om toegang te krijgen tot bestanden. U gaat het zelfs gebruiken om bestanden op te slaan, zoals u in de volgende les zult zien. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

15 Test 1, vraag 1 Hoe komt u aan een documentbibliotheek? (Kies één antwoord.) U kunt er een vinden in uw exemplaar van Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel® 2007, of Microsoft Office PowerPoint® 2007. U kunt er alleen een krijgen als uw bedrijf beschikt over Microsoft Office SharePoint Server. U kunt er een krijgen op een Microsoft Windows SharePoint Services- site of een Microsoft Office SharePoint Server-site.  U kunt er een vinden op elke voor u beschikbare netwerkserver. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

16 Test 1, vraag 1: antwoord U kunt er een krijgen op een Microsoft Windows SharePoint Services- site of een Microsoft Office SharePoint Server-site. In deze cursus worden alleen bibliotheken in Windows SharePoint Services 3.0 en Microsoft Office SharePoint Server 2007-sites behandeld. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

17 Test 1, vraag 2 Hoe komt u erachter welke versie van Windows SharePoint Services of Office SharePoint Server op uw site wordt gebruikt? (Kies één antwoord.) Klik op het menu Help en vervolgens op Info. Vraag het uw IT-afdeling of de persoon die de site voor u heeft geconfigureerd. Als u aan de linkerkant een koppeling met de naam Gedeelde documenten ziet, weet u dat u versie 3.0 hebt. Kijk naar de servercomputer. Het versienummer staat aangegeven op de behuizing daarvan. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

18 Test 1, vraag 2: antwoord Vraag het uw IT-afdeling of de persoon die de site voor u heeft geconfigureerd SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

19 Test 1, vraag 3 Wat is een SharePoint-documentbibliotheek? (Kies één antwoord.) Een verzameling bestanden op uw computer die u ordent. Een groep documenten die zijn bijgevoegd aan een e- mailbericht.  Een plaats op een SharePoint-site waar u alleen Word- documenten kunt toevoegen en geen Excel- of PowerPoint- bestanden.  Een plaats op een SharePoint-site waar u samen met anderen bestanden kunt maken, verzamelen en bijwerken. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

20 Test 1, vraag 3: antwoord Een plaats op een SharePoint-site waar u samen met anderen bestanden kunt maken, verzamelen en bijwerken. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

21 Bestanden toevoegen en bewerken
Les 2 Bestanden toevoegen en bewerken

22 Bestanden toevoegen en bewerken
U vraagt zich af hoe u in de praktijk met een documentbibliotheek werkt? Hier vindt u wat u zoekt. In deze les komt u te weten hoe u bibliotheekbestanden kunt toevoegen en bewerken met Word, Excel en PowerPoint 2007. Tevens leert u wat er gebeurt wanneer twee mensen gelijktijdig hetzelfde bestand proberen te bewerken, en hoe u daarmee omgaat. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

23 Een bestand opslaan in een bibliotheek
Hier hebt u een bibliotheek zonder bestanden. Dat kunt u veranderen. U kunt het toevoegen van een bestand aan een bibliotheek vergelijken met het opslaan van bestanden op uw computer. Animatie: klik met de rechtermuisknop en klik op Afspelen. Klik op Afspelen om een animatie te bekijken over hoe dit in zijn werk gaat. In de animatie wordt Word 2007 gebruikt, maar Excel 2007 en PowerPoint 2007 functioneren op dezelfde wijze. [Opmerking voor de cursusleider: Als u de animatie wilt afspelen tijdens het weergeven van de diavoorstelling, klikt u met de rechtermuisknop op de animatie en vervolgens klikt u op Afspelen. Nadat u het bestand eenmaal hebt afgespeeld, moet u (nadat u met de rechtermuisknop hebt geklikt) mogelijk op Terugspoelen en vervolgens op Afspelen klikken. Als er niets gebeurt wanneer u op de dia klikt omdat u tekst wilt invoeren of omdat u de volgende dia wilt weergeven, moet u mogelijk uit de buurt van de animatie klikken. In sommige gevallen moet u twee keer klikken. Als u bij het afspelen van de animatie problemen ondervindt, is het raadzaam om de notities over het afspelen van een Macromedia Flash-animatie bij de laatste dia van deze presentatie te raadplegen. Als het probleem daarna nog steeds niet is opgelost, kunt u de dia na deze dia gebruiken. Dit is een duplicaat zonder animatie. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] Maar in plaats van dat u een locatie op uw computer opgeeft wanneer u het bestand opslaat, typt u de URL voor uw bibliotheek – dat wil zeggen, alles vóór “Forms/AllItems.aspx.” SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

24 Een bestand opslaan in een bibliotheek
U kunt het toevoegen van een bestand aan een bibliotheek vergelijken met het opslaan van bestanden op uw computer. Maar in plaats van dat u een locatie op uw computer opgeeft wanneer u het bestand opslaat, typt u de URL voor uw bibliotheek – dat wil zeggen, alles vóór “Forms/AllItems.aspx.” In de afbeelding wordt Word 2007 gebruikt, maar Excel 2007 en PowerPoint 2007 functioneren op dezelfde wijze. [Opmerking voor de cursusleider: deze dia is bijna hetzelfde als de vorige dia, alleen is de animatie vervangen door statische afbeeldingen. U kunt deze dia gebruiken als u bij het weergeven van de animatie problemen ondervindt. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

25 Bestanden uploaden naar een bibliotheek
Maar hoe gaat u nu te werk als u uw bestanden al hebt opgeslagen op de computer en u ze op een of andere manier naar de bibliotheek moet zien te krijgen? Animatie: klik met de rechtermuisknop en klik op Afspelen. [Opmerking voor de cursusleider: Als u de animatie wilt afspelen tijdens het weergeven van de diavoorstelling, klikt u met de rechtermuisknop op de animatie en vervolgens klikt u op Afspelen. Nadat u het bestand eenmaal hebt afgespeeld, moet u (nadat u met de rechtermuisknop hebt geklikt) mogelijk op Terugspoelen en vervolgens op Afspelen klikken. Als er niets gebeurt wanneer u op de dia klikt omdat u tekst wilt invoeren of omdat u de volgende dia wilt weergeven, moet u mogelijk uit de buurt van de animatie klikken. In sommige gevallen moet u twee keer klikken. Als u bij het afspelen van de animatie problemen ondervindt, is het raadzaam om de notities over het afspelen van een Macromedia Flash-animatie bij de laatste dia van deze presentatie te raadplegen. Als het probleem daarna nog steeds niet is opgelost, kunt u de dia na deze dia gebruiken. Dit is een duplicaat zonder animatie. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] Dit doet u door met uw webbrowser naar de documentbibliotheek te gaan en vervolgens op Uploaden te klikken, zoals in de animatie wordt getoond.  SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

26 Bestanden uploaden naar een bibliotheek
Maar hoe gaat u nu te werk als u uw bestanden al hebt opgeslagen op de computer en u ze op een of andere manier naar de bibliotheek moet zien te krijgen? Ga met uw webbrowser naar de documentbibliotheek en klik vervolgens op Uploaden. Vervolgens kunt u, zoals u in de afbeelding ziet, klikken op Bladeren om de bestanden te zoeken op uw vaste schijf. [Opmerking voor de cursusleider: deze dia is hetzelfde als de vorige dia, alleen is de animatie vervangen door statische afbeeldingen. U kunt deze dia gebruiken als u bij het weergeven van de animatie problemen ondervindt. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

27 Een bestand bewerken Wat doet u met uw Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden nadat u ze eenmaal hebt geüpload? Hoe zou u bijvoorbeeld dit marketingstrategiedocu ment bewerken? Animatie: klik met de rechtermuisknop en klik op Afspelen. Opmerking: U hebt Windows Internet Explorer 6.0 of hoger nodig om een bestand te bewerken vanuit een SharePoint-bibliotheek. [Opmerking voor de cursusleider: Als u de animatie wilt afspelen tijdens het weergeven van de diavoorstelling, klikt u met de rechtermuisknop op de animatie en vervolgens klikt u op Afspelen. Nadat u het bestand eenmaal hebt afgespeeld, moet u (nadat u met de rechtermuisknop hebt geklikt) mogelijk op Terugspoelen en vervolgens op Afspelen klikken. Als er niets gebeurt wanneer u op de dia klikt omdat u tekst wilt invoeren of omdat u de volgende dia wilt weergeven, moet u mogelijk uit de buurt van de animatie klikken. In sommige gevallen moet u twee keer klikken. Als u bij het afspelen van de animatie problemen ondervindt, is het raadzaam om de notities over het afspelen van een Macromedia Flash-animatie bij de laatste dia van deze presentatie te raadplegen. Als het probleem daarna nog steeds niet is opgelost, kunt u de dia na deze dia gebruiken. Dit is een duplicaat zonder animatie. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] Wanneer u met een bestand wilt werken en er wijzigingen in wilt aanbrengen, moet u het bestand bewerken. Klik op Afspelen om te zien hoe u dit doet in Word In Excel en PowerPoint 2007 werkt het proces hetzelfde. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

28 Een bestand bewerken Wat doet u met uw Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden nadat u ze eenmaal hebt geüpload? Hoe zou u bijvoorbeeld dit marketingstrategiedocu ment bewerken? Wanneer u met een bestand wilt werken en er wijzigingen in wilt aanbrengen, moet u het bestand bewerken. In de afbeelding wordt getoond wat u ziet wanneer u dit doet in Word Klik op Bewerken om wijzigingen in het bestand aan te brengen. (Het proces is hetzelfde in Excel 2007 en PowerPoint 2007.) Opmerking: U hebt Windows Internet Explorer 6.0 of hoger nodig om een bestand te bewerken vanuit een SharePoint-bibliotheek. [Opmerking voor de cursusleider: deze dia is hetzelfde als de vorige dia, alleen is de animatie vervangen door statische afbeeldingen. U kunt deze dia gebruiken als u bij het weergeven van de animatie problemen ondervindt. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

29 Personen kunnen één voor één een bestand bewerken
Wanneer personen een bestand in een bibliotheek één voor één bewerken, vindt een ware vorm van samenwerking plaats. Animatie: klik met de rechtermuisknop en klik op Afspelen. Frank en Ellen moeten bijvoorbeeld werken aan het Contoso-marketingstrategiedocument dat hier wordt getoond. Klik op Afspelen om te zien hoe zij het document om de beurt één voor één bewerken. [Opmerking voor de cursusleider: Als u de animatie wilt afspelen tijdens het weergeven van de diavoorstelling, klikt u met de rechtermuisknop op de animatie en vervolgens klikt u op Afspelen. Nadat u het bestand eenmaal hebt afgespeeld, moet u (nadat u met de rechtermuisknop hebt geklikt) mogelijk op Terugspoelen en vervolgens op Afspelen klikken. Als er niets gebeurt wanneer u op de dia klikt omdat u tekst wilt invoeren of omdat u de volgende dia wilt weergeven, moet u mogelijk uit de buurt van de animatie klikken. In sommige gevallen moet u twee keer klikken. Als u bij het afspelen van de animatie problemen ondervindt, is het raadzaam om de notities over het afspelen van een Macromedia Flash-animatie bij de laatste dia van deze presentatie te raadplegen. Als het probleem daarna nog steeds niet is opgelost, kunt u de dia na deze dia gebruiken. Dit is een duplicaat zonder animatie. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] Iedereen kan in zijn eigen tijd een bijdrage aan het bestand leveren. Het houden van extra bijeenkomsten, het afdrukken van extra exemplaren, het zoeken naar mensen die hun bijdrage nog moeten leveren, enzovoort, is allemaal niet meer nodig. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

30 Personen kunnen één voor één een bestand bewerken
Wanneer personen één voor één een bestand in een bibliotheek bewerken, is er sprake van ware samenwerking. Iedereen kan in zijn eigen tijd een bijdrage aan het bestand leveren. Het houden van extra bijeenkomsten, het afdrukken van extra exemplaren, het zoeken naar mensen die hun bijdrage nog moeten leveren, enzovoort, is allemaal niet meer nodig. Als Frank en Ellen bijvoorbeeld beide aan een marketingstrategiedocument moeten werken, kunnen zij het om beurten bewerken. In de afbeelding ziet u wat Frank te zien krijgt wanneer hij aan de beurt is. [Opmerking voor de cursusleider: deze dia is bijna hetzelfde als de vorige dia, alleen is de animatie vervangen door statische afbeeldingen. U kunt deze dia gebruiken als u bij het weergeven van de animatie problemen ondervindt. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

31 Wanneer u het niet om beurten doet
Wat gebeurt er wanneer u het niet om de beurt doet? De eerste persoon die het bestand bewerkt, vergrendelt het voor de ander. Met andere woorden, een bestand kan niet gelijktijdig door twee personen worden bewerkt. Animatie: klik met de rechtermuisknop en klik op Afspelen. [Opmerking voor de cursusleider: Als u de animatie wilt afspelen tijdens het weergeven van de diavoorstelling, klikt u met de rechtermuisknop op de animatie en vervolgens klikt u op Afspelen. Nadat u het bestand eenmaal hebt afgespeeld, moet u (nadat u met de rechtermuisknop hebt geklikt) mogelijk op Terugspoelen en vervolgens op Afspelen klikken. Als er niets gebeurt wanneer u op de dia klikt omdat u tekst wilt invoeren of omdat u de volgende dia wilt weergeven, moet u mogelijk uit de buurt van de animatie klikken. In sommige gevallen moet u twee keer klikken. Als u bij het afspelen van de animatie problemen ondervindt, is het raadzaam om de notities over het afspelen van een Macromedia Flash-animatie bij de laatste dia van deze presentatie te raadplegen. Als het probleem daarna nog steeds niet is opgelost, kunt u de dia na deze dia gebruiken. Dit is een duplicaat zonder animatie. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] In deze animatie voeren Don en Amy hun verkoopcijfers in het werkblad Verkoopcijfers 2009 in. Don bewerkt het bestand als eerste. Wanneer Amy hebt bestand op hetzelfde moment probeert te bewerken, krijgt ze het bericht Bestand in gebruik te zien. Zodra Don het bestand sluit, kan Amy het bewerken. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

32 Wanneer u het niet om beurten doet
Wat gebeurt er wanneer u het niet om de beurt doet? De eerste persoon die het bestand bewerkt, vergrendelt het voor de ander. Met andere woorden, een bestand kan niet gelijktijdig door twee personen worden bewerkt. In de afbeelding ziet u wat er gebeurt wanneer één persoon het bestand op hetzelfde moment als iemand anders probeert te bewerken. Het bericht Bestand in gebruik wordt weergegeven. Zodra Don het bestand sluit, kan het bestand weer worden bewerkt. [Opmerking voor de cursusleider: deze dia is bijna hetzelfde als de vorige dia, alleen is de animatie vervangen door statische afbeeldingen. U kunt deze dia gebruiken als u bij het weergeven van de animatie problemen ondervindt. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

33 Voorkomen dat het bestand wordt vergrendeld door het te sluiten
In het voorgaande gedeelte hebt u gezien hoe iemand die een bestand heeft geopend het voor anderen kan vergrendelen. U ontgrendelt het bestand door het te sluiten. Dit is een belangrijke stap om te onthouden. Als u het bestand niet sluit, kan dat tot verwarring leiden. Hoezo verwarring? In het volgende gedeelte wordt dit uitgelegd. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

34 Wanneer u een bestand niet sluit
Kijk wat er hier gebeurt met David and Katja. David is een werkblad in de bibliotheek aan het bewerken. Een paar seconden later probeert Katja hetzelfde te doen. Maar aangezien er geen twee personen tegelijk aan hetzelfde bestand kunnen werken, krijgt Katja het bericht Bestand in gebruik te zien. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

35 Wanneer u een bestand niet sluit
Als David het bestand sluit, wordt de vergrendeling opgeheven. Maar wat gebeurt er als hij het niet afsluit? Stel dat hij twee uur lunchpauze neemt? Hij kan het bestand maar een beperkte tijd voor Katja vergrendelen. Als hij met Microsoft Windows XP werkt, blijft het bestand vergrendeld tot 15 minuten nadat het het voor het laatst heeft opgeslagen. Als hij Windows Vista ®gebruikt, blijft het bestand 60 minuten vergrendeld. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

36 Wanneer u een bestand niet sluit
Als die periode is verstreken en het bestand is niet meer opgeslagen, kan Katja het bewerken en haar wijzigingen opslaan naar de bibliotheek. Als David het bestand nog steeds geopend heeft en wijzigingen aanbrengt, kan hij de wijzigingen van Katja negeren. Vervolgens begrijpt Katja er niets van, omdat haar wijzigingen niet te zien zijn. Het zou voor u ook verwarrend kunnen zijn dit uit te puzzelen. Een manier om dit te voorkomen is het bestand uit te checken voordat u het gaat bewerken. Doe dit wanneer u denkt dat uw wijzigingen langer dan 15 minuten in beslag zullen nemen. Hoe gaat het uitchecken van een bestand in zijn werk? In het volgende gedeelte wordt dit uitgelegd. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

37 Een bestand uitchecken
U checkt een bestand uit door een extra handeling uit te voeren voordat u het bestand gaat bewerken. Plaats de muisaanwijzer op de bestandsnaam, klik op de pijl-omlaag die verschijnt en klik vervolgens op Uitchecken. Het bestand wordt nu voor u gereserveerd zodat alleen u eraan kunt werken en anderen er geen wijzigingen in kunnen aanbrengen. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

38 Een bestand uitchecken
Moet u bestanden altijd uitchecken? Dat hoeft niet. Als u snel iets wilt wijzigen dat slechts enkele minuten in beslag neemt, is het niet nodig uit te checken. Maar als er een kans bestaat dat uw wijzigingen langer dan 15 minuten zullen duren, wordt u aangeraden het bestand uit te checken voordat u het gaat bewerken. Aan uitchecken zijn nog meer voordelen verbonden. Op de snelzoekkaart, waarnaar aan het einde van de cursus een koppeling is opgenomen, vindt u verwijzingen naar meer informatie. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

39 Voorkomen dat het bestand onnodig wordt vergrendeld
Naast het afsluiten van het bestand wanneer u ermee klaar bent, is er nog een manier om te voorkomen dat een bestand wordt vergrendeld: door het te openen als Alleen- lezen. Dit doet u wanneer u het bestand niet hoeft te wijzigen, maar wel moet kunnen lezen of ernaar verwijzen. U kunt dan uiteraard geen wijzigingen aanbrengen in het geopende bestand. Anderen kunnen het bestand echter nog steeds bewerken wanneer u het als Alleen-lezen hebt geopend. Het bestand is dan niet voor hen vergrendeld. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

40 Test 2, vraag 1 De URL van uw bibliotheek is: Welk deel hiervan hebt u nodig om het bestand op te slaan met Word, Excel of PowerPoint 2007? (Kies één antwoord.) SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

41 Test 2, vraag 1: antwoord http://sharepoint/Team%20Files/
SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

42 Test 2, vraag 2 Wanneer u met een documentbibliotheek werkt, hoe kunt u dan een bestand bewerken om te gebruiken in Word, Excel of PowerPoint 2007? (Kies één antwoord.) Klik op de naam van het bestand en klik vervolgens op de optie Bewerken. Klik op de naam van het bestand en klik vervolgens op de optie Alleen-lezen. Plaats de muisaanwijzer op de bestandsnaam, klik op het menu en klik vervolgens op Uitchecken. Plaats de muisaanwijzer op de bestandsnaam, klik op het menu en klik vervolgens op Eigenschappen bewerken. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

43 Test 2, vraag 2: antwoord Klik op de naam van het bestand en klik vervolgens op de optie Bewerken. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

44 Test 2, vraag 3 Sabine is een bestand in een SharePoint-bibliotheek aan het bewerken. Het bestand is nog geopend op haar computer. Een paar seconden later probeert Gwen het bestand te bewerken. Wat gebeurt er? (Kies één antwoord.) Gwen kan tegelijk met Sabine wijzigingen aanbrengen en deze opslaan in de bibliotheek. Gwen kan wijzigingen aanbrengen maar Sabine kan dat niet.  Gwen krijgt de melding 'Bestand in gebruik' en kan het bestand niet bekijken.  Gwen krijgt de melding 'Bestand in gebruik' en kan geen wijzigingen aanbrengen. Ze kan het bestand echter wel zien. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

45 Test 2, vraag 3: antwoord Gwen krijgt de melding 'Bestand in gebruik' en kan geen wijzigingen aanbrengen. Ze kan het bestand echter wel zien. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

46 Snelzoekkaart Raadpleeg de Snelzoekkaart als u een overzicht wilt weergeven van de taken die in deze cursus aan bod komen. SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden

47 DEZE SJABLOON GEBRUIKEN
Gebruikt uw bedrijf een Microsoft Windows® SharePoint® Services 3.0-site of Microsoft Office SharePoint Server 2007? Deze Microsoft Office PowerPoint®-sjabloon bevat een cursus over het delen van bestanden met een SharePoint-documentbibliotheek. U kunt deze sjabloon gebruiken voor een groepspresentatie en u kunt deze sjabloon eventueel aanpassen. De inhoud van deze sjabloon is ontleend aan de Microsoft Office Online-cursus SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden Voorzieningen van deze sjabloon Titeldia: op de eerste dia wordt een tijdelijke aanduiding weergegeven. U kunt uw bedrijfsnaam over deze tekst typen. U kunt deze tekst verwijderen als u dit tekstvak niet wilt gebruiken. Animaties deze presentatie is voorzien van aangepaste animatie-effecten. Het betreft onder meer de effecten Kort weergeven, Uitrekken, Oplossenand Dambord. Deze kunnen worden afgespeeld in eerdere versies tot aan Microsoft PowerPoint Als u deze effecten wilt wijzigen, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Aangepaste animatie en ten slotte kiest u de gewenste opties. Als deze presentatie een Macromedia Flash-animatie bevat als u het Flash-bestand wilt afspelen, moet u een Microsoft ActiveX®-besturingselement met de naam Shockwave Flash Object op uw computer installeren. Download hiertoe de recentste versie van Macromedia Flash Player vanaf de Macromedia-website. Diaovergangen: de overgang Wissen naar beneden is in de gehele diavoorstelling toegepast. Als u een andere overgang wilt gebruiken, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Diaovergang en ten slotte kiest u de gewenste opties. Hyperlinks naar de online cursus: deze sjabloon bevat koppelingen naar de online versie van deze cursus. De koppelingen leiden u naar de snelzoekkaart voor deze cursus. Kopteksten en voetteksten: deze sjabloon bevat een voettekst met de cursustitel. U kunt de voettekst wijzigen of verwijderen met behulp van het dialoogvenster Koptekst en voettekst. U kunt het dialoogvenster openen via het menu Beeld. DEZE SJABLOON GEBRUIKEN Zie het notitievenster of de notitiepagina (tab of menu Beeld) voor uitgebreide Help over deze sjabloon.