Microsoft® Office Access 2007-cursus

Presentatie over: "Microsoft® Office Access 2007-cursus"— Transcript van de presentatie:

1 Microsoft® Office Access 2007-cursus
[Uw bedrijfsnaam] presenteert: Microsoft® Office Access 2007-cursus [Opmerking voor de cursusleider: zie de allerlaatste dia voor gedetailleerde Help-informatie over het aanpassen van deze sjabloon. In het notitievenster van sommige dia's vindt u aanvullend lesmateriaal.] Snel aan de slag.

2 De inhoud van de cursus Overzicht: snel, gemakkelijk, eenvoudig
Les 1: een nieuw begin Les 2: terug aan het werk Les 3: uw bestanden opslaan in de meest geschikte indeling Elke les omvat een lijst met voorgestelde taken en een reeks testvragen. Snel aan de slag

3 Overzicht: snel, gemakkelijk, eenvoudig
Access 2007 ziet er anders uit dan vorige versies van Access. U zult zich mogelijk afvragen of u snel aan de nieuwe versie gewend zult raken? Dat is precies waar deze cursus voor is bedoeld. Maak kennis met de verbeteringen, leer hoe deze u tijdens uw werkzaamheden van dienst zijn en oefen met Access Vervolgens kunt u razendsnel zelf met Access 2007 aan de slag. Snel aan de slag

4 Cursusdoelstellingen
Informatie over hoe u een database kunt downloaden via de nieuwe pagina Aan de slag met Microsoft Office Access. Informatie over het maken van databaseobjecten met behulp van het lint. Informatie over het opslaan en delen van uw gegevens in de juiste indelingen. Snel aan de slag

5 Les 1 Een nieuw begin

6 Een nieuw begin Access 2007 is ontwikkeld met het oog op gemak en gebruikersvriendelijkheid. De duidelijk zichtbare en op functionaliteit gerangschikte functies en opdrachten in Access 2007 volgen de logica van uw werkzaamheden, waardoor u nog productiever wordt. Snel aan de slag

7 Aan de slag met een sjabloon
Wanneer u Access start, wordt de nieuwe pagina Aan de slag met Microsoft Office Access weergegeven. Deze pagina maakt duidelijk dat veel werk in deze versie van Access reeds voor u is gedaan. Dankzij de gecategoriseerde sjablonen kunt u een flink aantal stappen overslaan. Sjablonen zijn vooraf vervaardigde op taken gerichte databases die u kunt downloaden en die u onmiddellijk kunt gebruiken. U kiest en u klikt. Meer informatie over sjablonen vindt u in de volgende les. Nu wordt er eerst een aantal andere grote verbeteringen besproken. Snel aan de slag

8 Een kennismaking met de nieuwe look
Wanneer u een Access database maakt en opent, wordt er een aantal nieuwe onderdelen weergegeven. Deze nieuwe onderdelen zijn wanneer u met Access werkt van groot belang. Deze onderdelen luisteren naar de volgende namen: Het lint De werkbalk Snelle toegang De Microsoft Office-knop Het navigatiedeelvenster Snel aan de slag

9 Een kennismaking met de nieuwe look
Wanneer u een Access database maakt en opent, wordt er een aantal nieuwe onderdelen weergegeven. Deze nieuwe onderdelen zijn wanneer u met Access werkt van groot belang. In het navigatiedeelvenster worden de databaseobjecten weergegeven, zoals tabellen, formulieren, rapporten en query’s. Al deze objecten worden hier weergegeven, zodat u deze tijdens uw werkzaamheden binnen handbereik hebt. U voert uw werkzaamheden uit met behulp van het lint. Het lint wordt hierna besproken. Snel aan de slag

10 Werken met het lint Het lint voorziet in een nieuwe look en is gebaseerd op jaren van onderzoek op het gebied van de gebruikerservaring. Het lint is ontworpen met het oog op uw werkzaamheden en voorziet u op de juiste plaats en het juiste moment van de juiste functionaliteit, zonder dat u daartoe het gehele programma hoeft te doorzoeken. U kunt hierdoor uw werkzaamheden op een efficiëntere wijze te verrichten. Snel aan de slag

11 Werken met het lint De menu-items op het lint zijn ingedeeld op basis van veelvoorkomende activiteiten. Elk tabblad op het lint is ingedeeld op basis van een veelvoorkomende activiteit en bevat de opdrachten die u voor de desbetreffende activiteit nodig hebt. Deze opdrachten zijn ingedeeld in logische groepen. De opdrachten zijn eenvoudig te vinden en te gebruiken. Het lint is het besturingscentrum voor uw werkzaamheden in Access 2007. In de afbeeldingen worden de groep Tabellen en de groep Formulieren op het tabblad Maken weergegeven. Snel aan de slag

12 De werkbalk Snelle toegang op uw wensen afstemmen
Iedereen heeft een favoriete werkbalkopdracht. U kunt de werkbalk Snelle toegang vullen met de gewenste opdrachten. In de afbeelding worden twee verschillende versies van de werkbalk weergegeven: De basisversie van de werkbalk Snelle toegang Een aangepaste versie van de werkbalk Snelle toegang Snel aan de slag

13 De werkbalk Snelle toegang op uw wensen afstemmen
Iedereen heeft een favoriete werkbalkopdracht. U kunt de werkbalk Snelle toegang vullen met de gewenste opdrachten. Als u uw favoriete opdrachten op de werkbalk Snelle toegang wilt plaatsen, zodat u deze altijd binnen handbereik hebt, klikt met de rechtermuisknop op een opdracht en vervolgens klikt u op Toevoegen aan werkbalk Snelle toegang. Tip: u kunt opdrachten ook razendsnel van de werkbalk Snelle toegang verwijderen. Klik hiertoe met de rechtermuisknop op de opdracht die u wilt verwijderen en klik vervolgens op Verwijderen uit werkbalk Snelle toegang. Deze opdrachten blijven vervolgens binnen handbereik, ongeacht op welk tabblad u zich bevindt. Snel aan de slag

14 Uw werk beheren: de Microsoft Office-knop
De Microsoft Office Button wordt links boven in de hoek van het Access-venster weergegeven. De knop doet u mogelijk denken aan het menu Bestand uit eerdere versies van Access. Als u op de Microsoft Office-knopklikt, wordt het volgende weergegeven: Een menu met basisopdrachten voor het werken met bestanden. Een lijst met recent geopende documenten. Een knop waarop u kunt klikken als u verschillende programmaopties wilt weergeven en selecteren. Snel aan de slag

15 Suggesties voor oefeningen
Zorg ervoor dat u vertrouwd raakt met de pagina Aan de slag met Microsoft Office Access. Gebruik het navigatiedeelvenster. Gebruik het lint. Gebruik de werkbalk Snelle toegang. Bekijk welke opties toegankelijk zijn via de Microsoft Office-knop. Bonus: geef de sneltoetsen weer. [Opmerking voor de cursusleider: als u Access 2007 op uw computer hebt geïnstalleerd, kunt op de koppeling in de dia klikken om een online oefening te starten. Tijdens deze oefensessie komen al deze Access-taken aan bod. U wordt hierbij met behulp van instructies begeleidt. Belangrijk: als u niet over Access 2007 beschikt, hebt u geen toegang tot de oefeninstructies.] Online oefening (hiervoor is Access 2007 vereist) Snel aan de slag

16 Test 1, vraag 1 Welke van de volgende onderdelen kan of kunnen door u worden aangepast en worden voorzien van uw favoriete opdrachten? (Kies één antwoord.) De pagina Aan de slag met Microsoft Office Access. De werkbalk Snelle toegang. Het lint. Tabs en groepen. Snel aan de slag

17 Test 1, vraag 1: antwoord De werkbalk Snelle toegang.
De werkbalk Snelle toegang biedt u de mogelijkheid om opdrachten die u vaak gebruikt op elke gewenste plaats binnen het programma binnen handbereik te hebben. Klik met de rechtermuisknop op een opdracht als u die aan de werkbalk wilt toevoegen of klik met de rechtermuisknop op een opdracht op de werkbalk als u deze wilt verwijderen. Snel aan de slag

18 Test 1, vraag 2 Welke van de volgende items wordt weergegeven op de pagina Aan de slag met Microsoft Office Access: (Kies één antwoord.) Het navigatiedeelvenster. De tab Maken. De Microsoft Office-knop. De opdracht Tabelsjablonen. Snel aan de slag

19 Test 1, vraag 2: antwoord De Microsoft Office-knop
De Microsoft Office-knop wordt weergegeven op de pagina Aan de slag met Microsoft Office Access en kan, als u dat wilt, worden gebruikt voor het maken of openen van een database. Snel aan de slag

20 Test 1, vraag 3 Op welk uitgangspunt is de indeling van het lint gebaseerd? (Kies één antwoord.) Opdrachten worden alfabetisch gegroepeerd. Opdrachten die u niet gebruikt, worden niet weergegeven. Opdrachten zijn gegroepeerd op basis van veelvoorkomende activiteiten. Opdrachten worden weergegeven in menu's. Snel aan de slag

21 Test 1, vraag 3: antwoord Opdrachten zijn gegroepeerd op basis van veelvoorkomende activiteiten. Op deze manier kunt u zien wat er moet gebeuren voor het uitvoeren van de gewenste taak. Snel aan de slag

22 Les 2 Terug aan het werk

23 Terug aan het werk U kunt met behulp van sjablonen in Access bijzonder eenvoudig een nieuwe database maken. Sjablonen voorzien in vooraf vervaardigde databases waarvan het ontwerp op uw behoeften is afgestemd.  Selecteer op de pagina Aan de slag met Microsoft Office Access een databasesjablooncategorie, zoals Zakelijk, Persoonlijk en Educatief. Vervolgens wordt er, zoals in de afbeelding is te zien, een scala aan mogelijkheden weergegeven. Snel aan de slag

24 Een database downloaden
Wanneer u een sjabloon selecteert, wordt er in het deelvenster dat rechts van de pagina Aan de slag wordt weergegeven informatie getoond over de desbetreffende sjabloon. U kunt hier de gewenste naam voor de database opgeven. Deze naam wordt weergegeven nadat de database naar uw computer is gedownload. Daarnaast wordt hier ook de knop Downloaden weergegeven. Nadat het downloaden is voltooid, kunt u met behulp van het navigatiedeelvenster de onderdelen van de nieuwe database weergeven. Snel aan de slag

25 Een tabel maken op basis van een sjabloon
Stel dat u een tabel aan uw database wilt toevoegen. In Access 2007 is dat bijzonder eenvoudig, aangezien er ook sjablonen voor tabellen zijn. Als u op de tab Maken klikt, wordt de groep Tabellen weergegeven. Klik vervolgens op Tabelsjablonen. Kies een tabelsjabloon (u kunt onder meer kiezen uit Evenementen, Problemen en Taken). Vervolgens wordt de nieuwe tabel met velden en toepasselijke gegevenstypen aan de database toegevoegd. Snel aan de slag

26 Een formulier maken en opmaken
U kunt binnen enkele seconden een formulier maken en dit geheel aan uw wensen aanpassen. Als u in Access 2007 een nieuw formulier wilt maken, klik u op de tab Maken en vervolgens klikt u op Formulier. Eenvoudiger kan het niet. Het nieuwe formulier wordt gebaseerd op het bestaande databaseproject dat u reeds hebt geopend of dat u in het navigatiedeelvenster hebt geselecteerd. Snel aan de slag

27 Een formulier maken en opmaken
Het nieuwe formulier wordt geopend in de weergave Indeling en het lint wordt voorzien van de Hulpmiddelen voor formulierindelingen met de twee tabs Opmaak en Schikken. De opdrachten op deze tabbladen maken het eenvoudig om het uiterlijk van besturingselementen en labels te wijzigen. De wijzigingen die u aanbrengt, worden bovendien onmiddellijk toegepast. Als een wijziging u niet bevalt, kunt u deze ongedaan maken met behulp van de toetsencombinatie CTRL+Z of met behulp van de knop Ongedaan maken op de werkbalk Snelle toegang Opmerking: de Hulpmiddelen voor formulierindelingen worden alleen op het lint weergegeven wanneer deze kunnen worden gebruikt. Snel aan de slag

28 Een rapport maken en opmaken
Het maken van nieuwe rapporten is een koud kunstje dat u heel eenvoudig kunt uitvoeren. Klik op de tab Maken en klik vervolgens op Rapport. Het nieuwe rapport wordt gebaseerd op het bestaande object dat u reeds hebt geopend of dat u in het navigatiedeelvenster hebt geselecteerd. Snel aan de slag

29 Een rapport maken en opmaken
Het nieuwe rapport wordt geopend in de weergave Indeling en het lint wordt voorzien van de Hulpmiddelen voor rapportindelingen met de drie tabs Opmaak, Schikken en Pagina- instelling. U kunt de opdrachten op deze tabbladen gebruiken als u het uiterlijk van de besturingselementen en labels wilt aanpassen, als u marges wilt selecteren en als u het papierformaat en andere afdrukopties wilt instellen. De wijzigingen worden toegepast, terwijl u deze aanbrengt. Opmerking: evenals bij de eerder beschreven Hulpmiddelen voor formulierindelingen worden de tabs Opmaak, Rangschikken en Pagina-instelling alleen op het lint weergegeven wanneer deze kunnen worden gebruikt. Snel aan de slag

30 Suggesties voor oefeningen
Maak een database. Maak een tabel. Maak een formulier en pas de opmaak aan. Maak een rapport en pas de opmaak aan. [Opmerking voor de cursusleider: als u Access 2007 op uw computer hebt geïnstalleerd, kunt op de koppeling in de dia klikken om een online oefening te starten. Tijdens deze oefensessie komen al deze Access-taken aan bod. U wordt hierbij met behulp van instructies begeleidt. Belangrijk: als u niet over Access 2007 beschikt, hebt u geen toegang tot de oefeninstructies.] Online oefening (hiervoor is Access 2007 vereist) Snel aan de slag

31 Test 2, vraag 1 Wat is de snelste manier waarop u een database voor uw contactpersonen kunt maken? (Kies één antwoord.) Download een sjabloon voor een contactpersonendatabase. Klik op Lege database. Zoek een database op internet. Schaf een adresboek aan. Snel aan de slag

32 Test 2, vraag 1: antwoord Download een sjabloon voor een contactpersonendatabase. De sjabloon Contactpersonen wordt weergegeven in de categorie Zakelijk of in de categorie Persoonlijk op de pagina Aan de slag met Microsoft Office Access . Snel aan de slag

33 Test 2, vraag 2 Hoe kunt u een nieuw rapport op een bestaande tabel baseren? (Kies één antwoord.) Kopieer de tabelgegevens en plak deze in het rapport. Selecteer de tabel in het navigatiedeelvenster en klik op Rapport op de tab Maken. Sla de tabel op als een rapport. Klik op het tabblad Maken in de groep Rapporten en klik vervolgens op Nieuwe tabel. Snel aan de slag

34 Test 2, vraag 2: antwoord Selecteer de tabel in het navigatiedeelvenster en klik op het tabblad Maken op Rapport. Access voorziet het nieuwe rapport van besturingselementen die overeenkomen met de velden in de tabel die dezelfde naam hebben. Snel aan de slag

35 Test 2, vraag 3 Welk van de volgende items is een sjabloon voor een tabeltype? (Kies één antwoord.) Evenementen Problemen Taken Alle drie Snel aan de slag

36 Test 2, vraag 3: antwoord Alle drie.
De tabelsjabloontypen omvatten tevens de typen Contactpersonen en Activa. Snel aan de slag

37 Uw bestanden opslaan in de meest geschikte indeling
Les 3 Uw bestanden opslaan in de meest geschikte indeling

38 Uw bestanden opslaan in de meest geschikte indeling
Access 2007 maakt gebruik van een nieuwe bestandsindeling en een nieuwe bestandsextensie. Wat betekent dit voor u? Een aantal voordelen en aantal eenvoudige stappen, die in deze les zijn beschreven. En de oude bestanden kunnen natuurlijk ook in de nieuwe versie van Access worden gebruikt. Snel aan de slag

39 Voordelen Waarom is de bestandsindeling gewijzigd?
Er zijn verschillende redenen en verschillende voordelen. Access 2007-databases zijn hierdoor veiliger geworden. Access 2007-databases zijn hierdoor compacter geworden. Snel aan de slag

40 Voordelen Waarom is de bestandsindeling gewijzigd?
Er zijn verschillende redenen en verschillende voordelen. De gegevens kunnen hierdoor beter worden hersteld wanneer een bestand beschadigd raakt. Er wordt hierdoor een aantal nieuwe functies mogelijk, zoals tabelvelden waarin bijlagen kunnen worden opgeslagen en velden waarin meerdere waarden kunnen worden opgenomen Snel aan de slag

41 Databases uit eerdere versies van Access bijwerken naar de nieuwe versie
U kunt met Access kopieën maken van oudere databases, die veiliger zijn, die compacter zijn en die, als dat nodig is, eenvoudiger kunnen worden hersteld. U kunt een oudere database op de volgende wijze voorzien van de voordelen van de nieuwe bestandsindeling:  Klik in Access 2007 op de Microsoft Office-knop  en gebruik de opdracht Openen om de gewenste oudere database te openen. Klik opnieuw op de knop en wijs Opslaan als aan. Snel aan de slag

42 Databases uit eerdere versies van Access bijwerken naar de nieuwe versie
U kunt met Access kopieën maken van oudere databases, die veiliger zijn, die compacter zijn en die, als dat nodig is, eenvoudiger kunnen worden hersteld. U kunt een oudere database op de volgende wijze voorzien van de voordelen van de nieuwe bestandsindeling:  Klik op Access 2007-database. Het ligt voor de hand en dat is precies de bedoeling. Snel aan de slag

43 Delen in een oudere bestandsindeling
Het kan zijn dat u een Access database moet delen met een gebruiker die met een eerdere versie van Access werkt. U kunt dit bereiken door een kopie in een oudere bestandsindeling te maken. Snel aan de slag

44 Delen in een oudere bestandsindeling
Het kan zijn dat u een Access database moet delen met een gebruiker die met een eerdere versie van Access werkt. De methode voor het maken van een kopie lijkt erg op die voor het bijwerken van een oudere database. Open de Access 2007-database en klik op de Microsoft Office-knop Wijs Opslaan als aanen klik vervolgens op de juiste optie. Snel aan de slag

45 Er moet iets te wensen overblijven
Voor sommige nieuwe functies in Access is de nieuwe bestandsindeling vereist. Deze functies zijn daarom alleen beschikbaar in Access Als uw database gebruikmaakt van deze nieuwe functies wordt er, indien u probeert om een kopie in een oudere indeling te maken, een bericht weergegeven waarin wordt vermeld waarom u geen kopie van de database in een oudere bestandsindeling kunt maken. Als u weet dat een database gedeeld moet worden met gebruikers die niet over Access 2007 beschikken, moet u de database daarop afstemmen. Snel aan de slag

46 Suggesties voor oefeningen
Sla een kopie van een Access 2007-database op als een Access database Voer een upgrade uit voor een Access database. [Opmerking voor de cursusleider: als u Access 2007 op uw computer hebt geïnstalleerd, kunt op de koppeling in de dia klikken om een online oefening te starten. Tijdens deze oefensessie komen al deze Access-taken aan bod. U wordt hierbij met behulp van instructies begeleidt. Belangrijk: als u niet over Access 2007 beschikt, hebt u geen toegang tot de oefeninstructies.] Online oefening (hiervoor is Access 2007 vereist) Snel aan de slag

47 Test 3, vraag 1 Welke van de volgende beweringen over de Access bestandsindeling is waar? (Kies één antwoord.) Deze bestandsindeling is gebaseerd op XML. Deze bestandsindeling kan met alle eerdere versies van Access worden gebruikt. Deze bestandsindeling voorziet in een betere beveiliging en in een kleinere bestandsgrootte. Het is voor deze bestandsindeling vereist dat u uw printer opnieuw configureert. Snel aan de slag

48 Test 3, vraag 1: antwoord Deze bestandsindeling voorziet in een betere beveiliging en in een kleinere bestandsgrootte. Snel aan de slag

49 Test 3, vraag 2 Hoe kunt u in Access 2007 een oudere database gebruiken? (Kies één antwoord.) Open de database en gebruik de opdracht Opslaan als. Verzend de database als een bijlage met behulp van Microsoft Office Outlook® 2007. Open de database in Access 2007, zodat deze vervolgens automatisch kan worden bijgewerkt. Open de database en exporteer de gegevens naar een nieuwe lege database in Access 2007. Snel aan de slag

50 Test 3, vraag 2: antwoord Open de database en gebruik de opdracht Opslaan als. Snel aan de slag

51 Test 3, vraag 3 Access 2007-functies kunnen niet worden gedeeld met gebruikers die eerdere versies van Access gebruiken. (Kies één antwoord.) Waar Onwaar Snel aan de slag

52 Test 3, vraag 3: antwoord Onwaar
U kunt de opdracht Opslaan als gebruiken om een kopie te maken die compatibel is met eerdere versies. Snel aan de slag

53 Snelzoekkaart Raadpleeg de Snelzoekkaart als u een overzicht wilt weergeven van de taken die in deze cursus aan bod komen. Snel aan de slag

54 DEZE SJABLOON GEBRUIKEN
Deze Microsoft Office PowerPoint®-sjabloon bevat een cursus over de functies en voordelen van Access U kunt deze sjabloon gebruiken voor een groepspresentatie en u kunt deze sjabloon eventueel aanpassen. De inhoud van deze sjabloon is ontleend aan de Microsoft Office Online-cursus Snel aan de slag met Access 2007. Voorzieningen van deze sjabloon Titeldia: op de eerste dia wordt een tijdelijke aanduiding weergegeven. U kunt uw bedrijfsnaam over deze tekst typen. U kunt deze tekst verwijderen als u dit tekstvak niet wilt gebruiken. Animaties: deze presentatie is voorzien van aangepaste animatie-effecten. Het betreft onder meer de effecten Kort weergeven, Uitrekken, Oplossenand Dambord. Deze kunnen worden afgespeeld in eerdere versies tot aan Microsoft PowerPoint Als u deze effecten wilt wijzigen, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Aangepaste animatie en ten slotte kiest u de gewenste opties. Als deze presentatie een Macromedia Flash-animatie bevat: als u het Flash-bestand wilt afspelen, moet u een Microsoft ActiveX®-besturingselement met de naam Shockwave Flash Object op uw computer installeren. Download hiertoe de recentste versie van Macromedia Flash Player vanaf de Macromedia-website. Diaovergangen: de overgang Wissen naar beneden is in de gehele diavoorstelling toegepast. Als u een andere overgang wilt gebruiken, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Diaovergang en ten slotte kiest u de gewenste opties. Hyperlinks naar de online cursus: deze sjabloon bevat koppelingen naar de online versie van deze cursus. De koppelingen leiden telkens naar de oefensessie voor de desbetreffende les en naar de snelzoekkaart die voor deze cursus is gepubliceerd. Belangrijk: Access 2007 moet op uw machine zijn geïnstalleerd als u de oefensessies wilt weergeven. Als u niet over Access 2007 beschikt, kunt u de oefeninstructies niet openen. Kopteksten en voetteksten: deze sjabloon bevat een voettekst met de cursustitel. U kunt de voettekst wijzigen of verwijderen met behulp van het dialoogvenster Koptekst en voettekst. U kunt dit dialoogvenster openen via het menu Beeld. DEZE SJABLOON GEBRUIKEN Zie het notitievenster of de notitiepagina (tab Beeld) voor uitgebreide Help over deze sjabloon.