Microsoft® Office Outlook® 2007-training

Presentatie over: "Microsoft® Office Outlook® 2007-training"— Transcript van de presentatie:

1 Microsoft® Office Outlook® 2007-training
[Naam van uw bedrijf] presenteert: Microsoft® Office Outlook® 2007-training Voordat u begint Bij deze cursus wordt ervan uitgegaan dat u bekend bent met het opgeven van items in een Outlook-agenda en het navigeren in agenda's. Zie de Outlook-trainingspresentatie getiteld “Basisbeginselen van agenda's” op Microsoft Office Online voor meer informatie over deze onderwerpen. [Opmerking voor de cursusleider: Zie de laatste dia voor gedetailleerde Help met betrekking tot het aanpassen van deze sjabloon. In het notitievenster van sommige dia's vindt u aanvullend lesmateriaal. Het opslaan van de sjabloon leidt mogelijk tot een waarschuwingsbericht over persoonlijke informatie omdat deze presentatie een Macromedia Flash-animatie bevat. Deze waarschuwing is echter niet op deze presentatie van toepassing, tenzij u informatie toevoegt aan de eigenschappen van het Flash-bestand zelf. Klik in het berichtvenster op OK.] Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 1

2 Meerdere agenda's weergeven en gebruiken
De inhoud van de cursus Overzicht: Hulp bij het jongleren Les: Meerdere planningen bijhouden De les bevat een lijst met voorgestelde taken en een aantal testvragen. Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 2

3 Overzicht: Hulp bij het jongleren
Stel, u moet de planning van iemand anders beheren of bijhouden: de planning van een collega die op vakantie is een reeks conferenties of zelfs de dagelijkse activiteiten van een gezinslid. U neemt deze afspraken en evenementen liever niet in uw eigen werkagenda op, maar u wilt ze wel centraal kunnen volgen. In Outlook kunt u moeiteloos meerdere agenda's bijhouden. Het mooie daarbij is dat u de planningen apart van uw hoofdagenda kunt houden, terwijl u ze toch allemaal tegelijk kunt zien. Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 3

4 Cursusdoelstellingen
Extra Outlook-agenda's maken en deze apart houden van uw hoofdagenda. Meerdere agenda's maken en de bijbehorende planningen met elkaar vergelijken. Verschillende agenda's weergeven of verbergen, en meerdere agenda's op een overzichtelijke manier indelen met behulp van het navigatiedeelvenster. Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 4

5 Meerdere planningen bijhouden
Les Meerdere planningen bijhouden 5

6 Meerdere planningen bijhouden
Als u klikt op Agenda in het navigatiedeelvenster, is de agenda die wordt weergegeven over Mijn agenda's uw hoofd- of standaardagenda. Deze agenda heeft altijd “Agenda”. Deze agenda hebt u altijd tot uw beschikking, maar u kunt ook andere agenda's hebben. Dat komt aan bod in deze les. Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 6

7 Een nieuwe agenda maken
In Outlook wordt allesin mappen opgeslagen. Dat geldt ook voor agenda- items. Als u dus een extra agenda wilt maken, moet u eerst een nieuwe map maken waarin de items voor de nieuwe agendaworden opgeslagen. Zoals u in de afbeelding ziet, kunt u dit in een handomdraai doen door te klikken op het menu Bestand, Nieuwaan te wijzen en te klikken op Agenda. Vervolgens gebruikt u het dialoogvenster Nieuwe map maken en vult u de details voor de nieuwe map in. Hier kunt u zien dat we deze agenda Familie hebben genoemd en als submap aan de hoofdagenda hebben toegevoegd. Zodra u de agenda hebt gemaakt, wordt deze onder Mijn agenda's vermeld. Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 7

8 Meerdere agenda's weergeven
In de vorige sectie werd één manier besproken om een extra agenda te maken, genaamd "Familie" U kunt in Outlook nog meer agenda's weergeven en deze op tal van manieren openen. Welke u zult gebruiken, hangt af van uw specifieke behoeften en de manier waarop uw en computer zijn geconfigureerd. In de Snelzoekkaart aan het einde van deze cursus vindt u koppelingen naar meer informatie over de stappen die u kunt uitvoeren om andere typen gedeelde agenda's te maken of te openen. Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 8

9 Meerdere agenda's weergeven
Als u andere agenda's hebt die u kunt bekijken in Outlook, ziet u dat deze worden vermeld in het navigatiedeelvenster. In de afbeelding wordt een aantal voorbeelden weergegeven: De groep Mijn agenda's bevat twee agenda's: de standaardagenda (deze wordt altijd "Agenda" genoemd) en een extra persoonlijke agenda. In dit geval wordt de andere agenda “Familie” genoemd. Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 9

10 Meerdere agenda's weergeven
Als u andere agenda's hebt die u kunt bekijken in Outlook, ziet u dat deze worden vermeld in het navigatiedeelvenster. In de afbeelding wordt een aantal voorbeelden weergegeven: De groep Andere agenda's bevat twee extra agenda's: de agenda Beroemde verjaardagen, waarop u via internet bent geabonneerd, en de agenda Team Site - Vakanties. Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 10

11 Meerdere agenda's weergeven
Als u andere agenda's hebt die u kunt bekijken in Outlook, ziet u dat deze worden vermeld in het navigatiedeelvenster. In de afbeelding wordt een aantal voorbeelden weergegeven: Bovendien kunnen anderen hun hoofdagenda met u delen, zoals u hier kunt zien. Wanneer u de agenda van iemand anders weergeeft, wordt deze hier vermeld. Opmerkingen    Let in de afbeelding onder Andere agenda's en Agenda's van personen ook op de pijlen met twee punten voro de vermelde agenda's. Aan de pijlen kunt u zien dat dit type agenda van tijd tot tijd wordt bijgewerkt wanneer de basisagenda wordt gewijzigd. Als u wilt, kunt u de groepsnamen Mijn agenda's, Andere agenda's en Agenda's van mensen wijzigen. Dit wordt in latere secties behandeld. In de groep Agenda's van personen wordt de gedeelde agenda van een collega weergegeven. Als u Microsoft Exchange Server gebruikt voor uw en agenda (wat mogelijk het geval is op uw werk), kunt u uw hoofdagenda delen met anderen. Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 11

12 Zo ziet u ze (en zo ziet u ze niet)
Gebruik het navigatiedeelvenster om te bepalen welke agenda's worden weergegeven. [Auteur: .swf hier invoegen; verwijder de tijdelijke aanduiding voordat u het .swf- bestand invoegt.] Animatie: klik met de rechtermuisknop en klik op Afspelen. [Opmerking voor de cursusleider: als u de animatie wilt afspelen tijdens het weergeven van de diavoorstelling, klikt u met de rechtermuisknop op de animatie en vervolgens klikt u op Afspelen. Nadat u het bestand eenmaal hebt afgespeeld, moet u (nadat u met de rechtermuisknop hebt geklikt) mogelijk op Terugspoelen en vervolgens op Afspelen klikken. Als er niets gebeurt wanneer u op de dia klikt omdat u tekst wilt invoeren of omdat u de volgende dia wilt weergeven, moet u mogelijk uit de buurt van de animatie klikken. In sommige gevallen moet u twee keer klikken. Als u bij het afspelen van de animatie problemen ondervindt, is het raadzaam om de notities over het afspelen van een Macromedia Flash-animatie bij de laatste dia van deze presentatie te raadplegen. Als het probleem daarna nog steeds niet is opgelost, kunt u de dia na deze dia gebruiken. Dit is een duplicaat zonder animatie. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] U kunt een agenda weergeven of verbergen door het simpelweg het bijbehorende selectievakje in of uit te schakelen. In de animatie wordt een voorbeeld weergegeven. Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 12

13 Zo ziet u ze (en zo ziet u ze niet)
Gebruik het navigatiedeelvenster om te bepalen welke agenda's worden weergegeven. U kunt een agenda weergeven of verbergen door het simpelweg het bijbehorende selectievakje in of uit te schakelen, zoals in de afbeelding wordt weergegeven. [Opmerking voor de cursusleider: deze dia is bijna hetzelfde als de vorige dia, alleen is de animatie vervangen door statische afbeeldingen. U kunt deze dia gebruiken als u bij het weergeven van de animatie problemen ondervindt. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 13

14 Outlook helpt u al uw informatie bijhouden
Zodra meer dan één agenda wordt weergegeven, kunnenkleurcodes en duidelijke namen u helpen om onderscheid te maken. In de afbeelding is de standaardagenda blauw en de familieagenda groen. In Outlook worden kleuren toegewezen aan agenda's op basis van de volgorde waarin u de bijbehorende selectievakjes inschakelt in het navigatiedeelvenster. Opmerking: U kunt de kleur van de standaardagenda desgewenst wijzigen. Daarnaast kunt u dezelfde kleur gebruiken voor al uw agenda's. Deze stappen vindt u in de Snelzoekkaart aan het eind van de cursus. Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 14

15 Outlook helpt u al uw informatie bijhouden
Zodra meer dan één agenda wordt weergegeven, kunnenkleurcodes en duidelijke namen u helpen om onderscheid te maken. Zoals u ziet, heeft elke agenda een eigen label: De eerste agenda links is Agenda. Zo heet de standaardagenda altijd. De volgende agenda is Familie. Deze naam wordt gebruikt als de nieuwe persoonlijke agenda wordt gemaakt. Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 15

16 Planningen vergelijken
Nadat u de agenda's hebt geselecteerd die u wilt bekijken, kiest u vervolgens hoe u deze wilt bekijken. [Auteur: .swf hier invoegen; verwijder de tijdelijke aanduiding voordat u het .swf- bestand invoegt.] U hebt gezien hoe u meerdere agenda's naast elkaar kunt bekijken. Animatie: klik met de rechtermuisknop en klik op Afspelen. U kunt ook agenda's bekijken in de modus Overlay. Dit is een "transparante" modus waarin u meerdere planningen kunt bekijken alsof het één planning was. In de animatie wordt overgeschakeld tussen de modus Naast elkaar en de modus Overlay en wordt bepaald welke agenda bovenaan wordt weergegeven. Wanneer komt deze modus van pas? Stel, u wilt weten of uw werkagenda en uw familieagenda niet botsen. Met de modus Overlay is dat een koud kunstje. Nog een voorbeeld: stel, u hebt een abonnement genomen op een internetagenda waarin alle wedstrijddatums en -tijden van uw favoriete club worden vermeld. Hoewel het niet verstandig is deze wedstrijddatums allemaal in uw hoofdagenda op te nemen, kan het handig zijn beide agenda's af en toe op elkaar te leggen om te kijken of u niet een paar wedstrijden kunt bijwonen en zo ja, wanneer. Opmerking: Wanneer u items (zoals afspraken of vergaderingen) aan een agenda in de modus Overlay wilt toevoegen, moet deze agenda bovenaan worden weergegeven. U geeft een agenda bovenaan weer door op de bijbehorende tab te klikken. [Opmerking voor de cursusleider: Als u de animatie wilt afspelen tijdens het weergeven van de diavoorstelling, klikt u met de rechtermuisknop op de animatie en vervolgens klikt u op Afspelen. Nadat u het bestand eenmaal hebt afgespeeld, moet u (nadat u met de rechtermuisknop hebt geklikt) mogelijk op Terugspoelen en vervolgens op Afspelen klikken. Als er niets gebeurt wanneer u op de dia klikt omdat u tekst wilt invoeren of omdat u de volgende dia wilt weergeven, moet u mogelijk uit de buurt van de animatie klikken. In sommige gevallen moet u twee keer klikken. Als u bij het afspelen van de animatie problemen ondervindt, is het raadzaam om de notities over het afspelen van een Macromedia Flash-animatie bij de laatste dia van deze presentatie te raadplegen. Als het probleem daarna nog steeds niet is opgelost, kunt u de dia na deze dia gebruiken. Dit is een duplicaat zonder animatie. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 16

17 Planningen vergelijken
Nadat u de agenda's hebt geselecteerd die u wilt bekijken, kiest u vervolgens hoe u deze wilt bekijken. U hebt gezien hoe u meerdere agenda's naast elkaar kunt bekijken. U kunt ook agenda's bekijken in de modus Overlay. Dit is een "transparante" modus waarin u meerdere planningen kunt bekijken alsof het één planning was. In de afbeelding wordt een voorbeeld weergegeven van overschakelen tussen de modus Naast elkaar en de modus Overlay. Wanneer komt deze modus van pas? Stel, u wilt weten of uw werkagenda en uw familieagenda niet botsen. Met de modus Overlay is dat een koud kunstje. Nog een voorbeeld: stel, u hebt een abonnement genomen op een internetagenda waarin alle wedstrijddatums en -tijden van uw favoriete club worden vermeld. Hoewel het niet verstandig is deze wedstrijddatums allemaal in uw hoofdagenda op te nemen, kan het handig zijn beide agenda's af en toe op elkaar te leggen om te kijken of u niet een paar wedstrijden kunt bijwonen en zo ja, wanneer. Opmerking: Wanneer u items (zoals afspraken of vergaderingen) aan een agenda in de modus Overlay wilt toevoegen, moet deze agenda bovenaan worden weergegeven. U geeft een agenda bovenaan weer door op de bijbehorende tab te klikken. [Opmerking voor de cursusleider: deze dia is bijna hetzelfde als de vorige dia, alleen is de animatie vervangen door statische afbeeldingen. U kunt deze dia gebruiken als u bij het weergeven van de animatie problemen ondervindt. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 17

18 Tijd in uw eigen planning markeren
Het kan zijn dat u een afspraak wilt opnemen in twee agenda's. Het kopiëren van een afspraak van de ene agenda naar de andere is kinderspel: klik in de modus Naast elkaar eenvoudigweg op de afspraak om deze te selecteren en sleep deze vervolgens naar de doelagenda, zoals u in de afbeelding ziet. Zorg er alleen voor dat u de kopie in exact hetzelfde tijdvak plaatst. Voorbeeldscenario's: Stel, het is uw beurt om het voetbalteam volgende week naar de training te rijden. In dat geval is het een goed idee die afspraak vanuit de familieagenda naar uw eigen agenda te kopiëren: op die manier weet u zeker dat u de afspraak niet vergeet en voorkomt u dubbele afspraken. Een ander voorbeeld: u hebt een abonnement genomen op een internetagenda voor een club waarvan u fan bent. Wanneer u een wedstrijd ziet die u wilt bijwonen, kunt u die afspraak vanuit de gedeelde agenda naar uw eigen agenda slepen. Net als bij de voetbaltraining kunt u het item aan uw eigen agenda toevoegen om ervoor te zorgen dat u de wedstrijd niet vergeet en om te voorkomen dat uw planning in de soep loopt. Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 18

19 Uw agenda's indelen in het navigatiedeelvenster
Op een eerdere dia werd gesproken over de standaardgroepsnamen voor agenda's in het navigatiedeelvenster: Mijn agenda's, Andere agenda's en Agenda's van personen. U kunt de namen van deze groepen wijzigen. Bovendien kunt u zelf groepen toevoegen en hieraan namen toewijzen die u zelf kiest. Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 19

20 Uw agenda's indelen in het navigatiedeelvenster
In de afbeelding wordende stappen weergegeven voor het maken van een nieuwe groep en het verplaatsen van een agenda naar die groep. Klik in het navigatiedeelvenster op Nieuwe groep toevoegen. Typ een naam voor de groep die u wilt maken (wij hebben de groep “Verkoopteam” genoemd). Sleep elke agenda (een voor een) naar de groep. Hier verplaatsen we de agenda van Michiel Rogge vanuit Agenda’s van mensen naar de nieuwe groep Verkoopteam . Wat is het nut van groepen? Groepen maken het mogelijk verzamelingen agenda's in het navigatiedeelvenster weer te geven of te verbergen. Stel bijvoorbeeld dat u werkt met een verkoopteam en dat elk lid van dat team een agenda met u deelt. Wanneer u de nieuwe groep Verkoopteam toevoegt (zoals in de afbeelding is gedaan) en alle agenda's van het verkoopteam naar die groep verplaatst, kunt u de groep samenvouwen en de lijst met agenda's voor het verkoopteam tijdelijk verbergen. Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 20

21 Suggesties voor oefeningen
De datumnavigator naar rechts verplaatsen. Een aparte agenda maken. Twee agenda's weergeven en de verschillende modi proberen. Een afspraak van de ene agenda naar de andere kopiëren. Een nieuwe groep toevoegen om uw agenda's in te delen. [Opmerking voor de cursusleider: als u Outlook 2007 op uw computer hebt geïnstalleerd, kunt op de koppeling in de dia klikken om een online oefening te starten. Tijdens deze oefensessie komen al deze Outlook-taken aan bod. U wordt hierbij met behulp van instructies begeleidt. Belangrijk: als u niet over Outlook 2007 beschikt, hebt u geen toegang tot de oefeninstructies.] Online oefening (vereist Outlook 2007) Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 21

22 Meerdere agenda's weergeven en gebruiken
Testvraag 1 Wat is de naam van uw hoofd- of standaardagenda? (Kies één antwoord): De naam die u eraan geeft. Agenda. Mijn agenda. Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 22

23 Meerdere agenda's weergeven en gebruiken
Testvraag 1: antwoord Agenda. Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 23

24 Meerdere agenda's weergeven en gebruiken
Testvraag 2 Als u meer dan één agenda wilt gebruiken in Outlook, moet u over een internetverbinding beschikken of gebruikmaken van Microsoft Exchange Server. (Kies één antwoord.) Waar. Onwaar. Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 24

25 Meerdere agenda's weergeven en gebruiken
Testvraag 2: antwoord Onwaar. In Outlook kunt u agenda's op tal van manieren maken, weergeven en delen.Meer informatie over de specifieke manieren waarop u dit kunt doen is te vinden in de Snelzoekkaart waarnaar u koppelingen vindt aan het einde van deze cursus. Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 25

26 Meerdere agenda's weergeven en gebruiken
Testvraag 3 U wilt meerdere planningen als één planning weergeven. Hoe doet u dat?(Kies één antwoord.) U gebruikt de modus Naast elkaar. U schakelt de selectievakjes voor al uw agenda's in. U gebruikt de modus Overlay. U schakelt alle selectievakjes uit voor alle agenda's behalve een. Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 26

27 Meerdere agenda's weergeven en gebruiken
Testvraag 3: antwoord U gebruikt de modus Overlay. Aangezien agenda's transparant worden weergegeven in de modus Overlay, kunt u een serie schema's er als één laten uitzien. Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 27

28 Meerdere agenda's weergeven en gebruiken
Snelzoekkaart Voor een overzicht van de taken die in deze cursus aan bod komen, raadpleegt u de Snelzoekkaart. Meerdere agenda's weergeven en gebruiken 28

29 DEZE SJABLOON GEBRUIKEN
Deze Microsoft Office PowerPoint®-sjabloon bevat een cursus over het maken van een grafiek in Excel U kunt deze sjabloon gebruiken voor een groepspresentatie en u kunt deze sjabloon eventueel aanpassen. De inhoud van deze sjabloon is ontleend aan de Microsoft Office Online-cursus "Agenda II: Meerdere agenda's weergeven en gebruiken”. Voorzieningen van de sjabloon Titeldia: op de eerste dia wordt een tijdelijke aanduiding weergegeven. U kunt uw bedrijfsnaam over deze tekst typen. U kunt deze tekst verwijderen als u dit tekstvak niet wilt gebruiken. Animaties: deze presentatie is voorzien van aangepaste animatie-effecten. Het betreft onder meer de effecten Kort weergeven, Uitrekken, Oplossenand Dambord. Deze kunnen worden afgespeeld in eerdere versies tot aan Microsoft PowerPoint Als u deze effecten wilt wijzigen, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Aangepaste animatie en ten slotte kiest u de gewenste opties. Als deze presentatie een Macromedia Flash-animatie bevat: als u het Flash-bestand wilt afspelen, moet u een Microsoft ActiveX®-besturingselement met de naam Shockwave Flash Object op uw computer installeren. Download hiertoe de recentste versie van Macromedia Flash Player vanaf de Macromedia-website. Diaovergangen: de overgang Wissen naar beneden is in de gehele diavoorstelling toegepast. Als u een andere overgang wilt gebruiken, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Diaovergang en ten slotte kiest u de gewenste opties. Hyperlinks naar de online cursus: deze sjabloon bevat koppelingen naar de online versie van deze cursus. De koppelingen leiden telkens naar de oefensessie voor de desbetreffende les en naar de snelzoekkaart die voor deze cursus is gepubliceerd. Belangrijk: Outlook 2007 moet op uw machine zijn geïnstalleerd als u de oefensessies wilt weergeven. Als u niet over Outlook 2007 beschikt, kunt u de oefeninstructies niet openen. Kopteksten en voetteksten: deze sjabloon bevat een voettekst met de cursustitel. U kunt de voettekst wijzigen of verwijderen met behulp van het dialoogvenster Koptekst en voettekst. U kunt dit dialoogvenster openen via het menu Beeld. DEZE SJABLOON GEBRUIKEN Zie het Notitievenster of de Notitiepagina (menu of tabblad Beeld) voor uitgebreide Help over deze sjabloon. 29