Microsoft® Office SharePoint® Server 2007-training

Presentatie over: "Microsoft® Office SharePoint® Server 2007-training"— Transcript van de presentatie:

1 Microsoft® Office SharePoint® Server 2007-training
[Naam van uw bedrijf] presenteert: Microsoft® Office SharePoint® Server 2007-training Voordat u begint: Deze trainingspresentatie is de laatste in een serie van vier Microsoft Office-trainingspresentaties. De andere drie zijn “SharePoint-agenda's I: uw teamagenda optimaal benutten”, “SharePoint-agenda's II: een SharePoint-agenda met Outlook verbinden” en “SharePoint-agenda's III: uw eigen agenda maken”. [Opmerking voor de cursusleider: Zie de laatste dia voor gedetailleerde Help met betrekking tot het aanpassen van deze sjabloon. In het notitievenster van sommige dia's vindt u aanvullend lesmateriaal. Adobe Flash-animaties: Deze sjabloon bevat Flash-animaties die in PowerPoint 2000 en later kunnen worden afgespeeld. Als u deze sjabloon echter in PowerPoint 2007 wilt opslaan, slaat u deze op naar de eerdere PowerPoint-bestandsindeling: PowerPoint presentatie (*.ppt) of PowerPoint sjabloon (*.pot). (U ziet de bestandstypen in het dialoogvenster Opslaan als naast Opslaan als type.) Waarschuwing: als u de sjabloon in een PowerPoint 2007-bestandsindeling opslaat, zoals PowerPoint-presentatie (*.pptx) of PowerPoint-sjabloon (*.potx), blijven de animaties niet behouden in het opgeslagen bestand. Waarschuwing: Aangezien deze presentatie Flash-animaties bevat, wordt er misschien een waarschuwingsbericht weergegeven over persoonlijke gegevens wanneer u de sjabloon opslaat. Deze waarschuwing is echter niet op deze presentatie van toepassing, tenzij u informatie toevoegt aan de eigenschappen van het Flash-bestand zelf. Klik in het berichtvenster op OK.] SharePoint-agenda's IV: tips en trucs

2 SharePoint-agenda's IV: tips en trucs
De inhoud van de cursus Overzicht: uw agenda effectief gebruiken Les: Tips voor het werken in een SharePoint- agenda De les wordt afgesloten met een korte reeks vragen waarmee u uw kennis van de stof kunt testen. SharePoint-agenda's IV: tips en trucs

3 Overzicht: uw agenda effectief gebruiken
Gebruikt uw bedrijf Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 of Microsoft Office SharePoint Server 2007? Gebruikt u een agenda op de SharePoint- site om informatie te delen? Zo ja, dan vindt u in deze cursus enkele handige tips voor het werken met dergelijke agenda's in uw browser en in Microsoft Office Outlook® 2007. SharePoint-agenda's IV: tips en trucs

4 Cursusdoelstellingen
Profiteer optimaal van de agenda op de SharePoint-site: waarschuwingen wanneer gebeurtenisdetails veranderen; snel agenda-items zoeken; gemakkelijk de weergave van de agenda aanpassen. Een betere gebruikservaring met de SharePoint-agenda wanneer u deze in Outlook weergeeft: blijf op de hoogte met waarschuwingen en stuur een sharebericht zodat andere gebruikers de SharePoint-agenda met Outlook kunnen verbinden. SharePoint-agenda's IV: tips en trucs

5 Tips voor het werken in een SharePoint-agenda
Les Tips voor het werken in een SharePoint-agenda

6 Tips voor het werken in een SharePoint-agenda
Als u deze cursus volgt, bent u waarschijnlijk al vertrouwd met de grondbeginselen van SharePoint-agenda's. Nu gaat u enkele meer geavanceerde functies leren, zodat u optimaal kunt gaan profiteren van uw SharePoint-agenda door bijvoorbeeld agenda-items te zoeken, te bepalen hoe uw agenda eruitziet, herinneringen te gebruiken enzovoort. SharePoint-agenda's IV: tips en trucs

7 E-mailwaarschuwingen ontvangen en op de hoogte blijven van wijzigingen
Het is irritant als u steeds de teamagenda moet raadplegen om te zien of iemand wijzigingen heeft aangebracht. Gebruik dus e- mailwaarschuwingen om meteen van wijzigingen op de hoogte te worden gesteld. Animatie: klik met de rechtermuisknop en klik op Afspelen. Voorbeeldscenario's: Zijn de vakantiedatums veranderd? Is de conferentie op een andere datum gepland? De animatie laat zien wat u moet doen. Zie de koppeling onder “Zie ook” in de snelzoekkaart voor de volledige procedure. (Aan het einde van deze cursus vindt u een koppeling naar de snelzoekkaart). [Opmerking voor de cursusleider: Als u de animatie wilt afspelen tijdens het weergeven van de diavoorstelling, klikt u met de rechtermuisknop op de animatie en vervolgens klikt u op Afspelen. Nadat u het bestand eenmaal hebt afgespeeld, moet u (nadat u met de rechtermuisknop hebt geklikt) mogelijk op Terugspoelen en vervolgens op Afspelen klikken. Als er niets gebeurt wanneer u op de dia klikt omdat u tekst wilt invoeren of omdat u de volgende dia wilt weergeven, moet u mogelijk uit de buurt van de animatie klikken. In sommige gevallen moet u twee keer klikken. Als u bij het afspelen van de animatie problemen ondervindt, is het raadzaam om de notities over het afspelen van een Adobe Flash-animatie bij de laatste dia van deze presentatie te raadplegen. Als het probleem daarna nog steeds niet is opgelost, kunt u de dia na deze dia gebruiken. Dit is een duplicaat zonder animatie. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] U stelt waarschuwingen in vanaf de SharePoint-site: begin in de agenda waarvoor u waarschuwingen wilt ontvangen en klik op Waarschuw mij in het menu Acties. SharePoint-agenda's IV: tips en trucs

8 E-mailwaarschuwingen ontvangen en op de hoogte blijven van wijzigingen
Het is irritant als u steeds de teamagenda moet raadplegen om bijgewerkte gegevens te zien. Zijn vakantiedatums veranderd? Is de conferentie op een andere datum gepland? Met een agenda op een SharePoint-site kunt u e- mailwaarschuwingen gebruiken zodat u meteen van wijzigingen op de hoogte wordt gesteld. U stelt waarschuwingen in vanaf de SharePoint-site: begin in de agenda waarvoor u waarschuwingen wilt ontvangen en klik op Waarschuw mij in het menu Acties. Zie de koppeling onder “Zie ook” in de snelzoekkaart voor de volledige procedure. (Aan het einde van deze cursus vindt u een koppeling naar de snelzoekkaart). [Opmerking voor de cursusleider: Deze dia is hetzelfde als de vorige dia, alleen is de animatie vervangen door statische afbeeldingen. U kunt deze dia gebruiken als u bij het weergeven van de animatie problemen ondervindt. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] SharePoint-agenda's IV: tips en trucs

9 Alles in de agenda tegelijk weergeven
Aangezien de agenda een lijst met gebeurtenissen is, kunt u de volledige inhoud ervan tegelijk weergeven. Klik op Alle gebeurtenissen in het vak Weergave in de rechterbovenhoek van de site. Animatie: klik met de rechtermuisknop en klik op Afspelen. De agenda wordt dan als een eenvoudige lijst weergegeven die u gemakkelijk kunt sorteren. Dit is vooral handig als u agenda-items bijvoorbeeld wilt scannen zonder dat u tussen maanden of weken wilt navigeren. De animatie laat zien wat u moet doen. Als uw agenda veel items bevat, moet u misschien een stukje scrollen om een specifiek item te vinden. Als u wilt terugschakelen naar de agendaweergave, klikt u op Agenda in het vak Weergave. [Opmerking voor de cursusleider: Als u de animatie wilt afspelen tijdens het weergeven van de diavoorstelling, klikt u met de rechtermuisknop op de animatie en vervolgens klikt u op Afspelen. Nadat u het bestand eenmaal hebt afgespeeld, moet u (nadat u met de rechtermuisknop hebt geklikt) mogelijk op Terugspoelen en vervolgens op Afspelen klikken. Als er niets gebeurt wanneer u op de dia klikt omdat u tekst wilt invoeren of omdat u de volgende dia wilt weergeven, moet u mogelijk uit de buurt van de animatie klikken. In sommige gevallen moet u twee keer klikken. Als u bij het afspelen van de animatie problemen ondervindt, is het raadzaam om de notities over het afspelen van een Adobe Flash-animatie bij de laatste dia van deze presentatie te raadplegen. Als het probleem daarna nog steeds niet is opgelost, kunt u de dia na deze dia gebruiken. Dit is een duplicaat zonder animatie. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] SharePoint-agenda's IV: tips en trucs

10 Alles in de agenda tegelijk weergeven
Aangezien de agenda een lijst met gebeurtenissen is, kunt u de volledige inhoud ervan tegelijk weergeven. Klik op Alle gebeurtenissen in het vak Weergave in de rechterbovenhoek van de site. De agenda wordt dan als een eenvoudige lijst weergegeven die u gemakkelijk kunt sorteren. Dit is vooral handig als u agenda-items bijvoorbeeld wilt scannen zonder dat u tussen maanden of weken wilt navigeren. Als uw agenda veel items bevat, moet u misschien een stukje scrollen om een specifiek item te vinden. Als u wilt terugschakelen naar de agendaweergave, klikt u op Agenda in het vak Weergave. [Opmerking voor de cursusleider: Deze dia is hetzelfde als de vorige dia, alleen is de animatie vervangen door statische afbeeldingen. U kunt deze dia gebruiken als u bij het weergeven van de animatie problemen ondervindt. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] SharePoint-agenda's IV: tips en trucs

11 Alleen zien wat u wilt zien met een aangepaste weergave
Stel dat uw werkgroep een agenda gebruikt om planningen bij te houden, zoals vakantiedatums. U kunt een speciale weergave maken waarin alleen vakanties zichtbaar zijn. Animatie: klik met de rechtermuisknop en klik op Afspelen. De animatie laat zien wat u allemaal moet doen. Zie de koppeling onder "Zie ook" in de snelzoekkaart voor de volledige procedure. (Aan het einde van deze cursus vindt u een koppeling naar de snelzoekkaart). [Opmerking voor de cursusleider: Als u de animatie wilt afspelen tijdens het weergeven van de diavoorstelling, klikt u met de rechtermuisknop op de animatie en vervolgens klikt u op Afspelen. Nadat u het bestand eenmaal hebt afgespeeld, moet u (nadat u met de rechtermuisknop hebt geklikt) mogelijk op Terugspoelen en vervolgens op Afspelen klikken. Als er niets gebeurt wanneer u op de dia klikt omdat u tekst wilt invoeren of omdat u de volgende dia wilt weergeven, moet u mogelijk uit de buurt van de animatie klikken. In sommige gevallen moet u twee keer klikken. Als u bij het afspelen van de animatie problemen ondervindt, is het raadzaam om de notities over het afspelen van een Adobe Flash-animatie bij de laatste dia van deze presentatie te raadplegen. Als het probleem daarna nog steeds niet is opgelost, kunt u de dia na deze dia gebruiken. Dit is een duplicaat zonder animatie. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] Klik om te beginnen op Weergave maken in het vak Weergave in de rechterbovenhoek van de site en maak vervolgens uw aangepaste weergave op die locatie. SharePoint-agenda's IV: tips en trucs

12 Alleen zien wat u wilt zien met een aangepaste weergave
Stel dat uw werkgroep een agenda gebruikt om planningen bij te houden, zoals vakantiedatums. U kunt een speciale weergave maken waarin alleen vakanties zichtbaar zijn. Klik om te beginnen op Weergave maken in het vak Weergave in de rechterbovenhoek van de site en maak vervolgens uw aangepaste weergave op die locatie. Zie de koppeling onder “Zie ook” in de snelzoekkaart voor de volledige procedure. (Aan het einde van deze cursus vindt u een koppeling naar de snelzoekkaart). [Opmerking voor de cursusleider: Deze dia is hetzelfde als de vorige dia, alleen is de animatie vervangen door statische afbeeldingen. U kunt deze dia gebruiken als u bij het weergeven van de animatie problemen ondervindt. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] SharePoint-agenda's IV: tips en trucs

13 Naar een specifiek item zoeken (methode 1)
Probeert u iets te vinden? Soms kunt u zich alleen een paar details van een agenda-item herinneren. In dat geval gebruikt u het vak Zoeken om de hele agenda te doorzoeken, waarbij u de informatie die u nog wel weet, als zoekcriteria gebruikt. U weet bijvoorbeeld nog dat u een evenement hebt, maar bent de rest van de details vergeten. SharePoint-agenda's IV: tips en trucs

14 Naar een specifiek item zoeken (methode 1)
In de afbeelding ziet u een voorbeeld. Typ de zoekcriteria in het vak Zoeken (in de afbeelding wordt 'evenement' gebruikt om de agenda-items over het evenement te vinden). Klik op de zoekknop Start. De resultaten worden geretourneerd op een zoekresultatenpagina. SharePoint-agenda's IV: tips en trucs

15 Naar een specifiek item zoeken (methode 2)
Wat moet u doen als u de gedeelde agenda vanuit Outlook bekijkt? U kunt ook rechtstreeks vanuit Outlook naar items in de SharePoint-agenda zoeken. Als u al vertrouwd bent met de zoekfunctie in Outlook, hoeft u maar één extra stap te onthouden: Klik op de naam van de gedeelde agenda in het navigatiedeelvenster, zodat uw zoekopdracht wordt beperkt tot de gedeelde agenda. SharePoint-agenda's IV: tips en trucs

16 Naar een specifiek item zoeken (methode 2)
Voor degenen die de zoekfunctie van Outlook nog niet kennen, wordt in de afbeelding een overzicht weergegeven. Klik op de naam van de gedeelde agenda. Typ uw criteria in het vak Zoeken. Uw zoekresultaten worden weergegeven in het deelvenster Zoekresultaten. U herstelt de standaardweergave van de agenda door op de naam van uw hoofdagenda in het navigatiedeelvenster te klikken (in de afbeelding staat hier een kader omheen). SharePoint-agenda's IV: tips en trucs

17 Gebruikers vanuit Outlook op de hoogte brengen van de agenda
Wanneer uw gedeelde agenda met Outlook is verbonden, kunt u mensen dit rechtstreeks vanuit Outlook meedelen. Animatie: klik met de rechtermuisknop en klik op Afspelen. De animatie laat zien wat u moet doen. Klik op de koppeling naar de snelzoekkaart aan het einde van deze cursus voor de volledige procedure. [Opmerking voor de cursusleider: Als u de animatie wilt afspelen tijdens het weergeven van de diavoorstelling, klikt u met de rechtermuisknop op de animatie en vervolgens klikt u op Afspelen. Nadat u het bestand eenmaal hebt afgespeeld, moet u (nadat u met de rechtermuisknop hebt geklikt) mogelijk op Terugspoelen en vervolgens op Afspelen klikken. Als er niets gebeurt wanneer u op de dia klikt omdat u tekst wilt invoeren of omdat u de volgende dia wilt weergeven, moet u mogelijk uit de buurt van de animatie klikken. In sommige gevallen moet u twee keer klikken. Als u bij het afspelen van de animatie problemen ondervindt, is het raadzaam om de notities over het afspelen van een Adobe Flash-animatie bij de laatste dia van deze presentatie te raadplegen. Als het probleem daarna nog steeds niet is opgelost, kunt u de dia na deze dia gebruiken. Dit is een duplicaat zonder animatie. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] Klik op Naam van SharePoint-agenda delen (waarbij Naam van SharePoint-agenda de naam van de gedeelde agenda is). De ontvanger kan dan een verbinding met de gedeelde agenda maken, ook rechtstreeks vanuit Outlook. SharePoint-agenda's IV: tips en trucs

18 Gebruikers vanuit Outlook op de hoogte brengen van de agenda
Wanneer uw gedeelde agenda met Outlook is verbonden, kunt u mensen dit rechtstreeks vanuit Outlook meedelen. Klik op Naam van SharePoint-agenda delen (waarbij Naam van SharePoint-agenda de naam van de gedeelde agenda is). De ontvanger kan dan een verbinding met de gedeelde agenda maken, ook rechtstreeks vanuit Outlook. [Opmerking voor de cursusleider: Deze dia is hetzelfde als de vorige dia, alleen is de animatie vervangen door statische afbeeldingen. U kunt deze dia gebruiken als u bij het weergeven van de animatie problemen ondervindt. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] SharePoint-agenda's IV: tips en trucs

19 SharePoint-agenda's IV: tips en trucs
Testvraag 1 Welke taak kan worden uitgevoerd door e- mailwaarschuwingen vanuit een agenda op een SharePoint- site? (Kies één antwoord.) U herinneren aan toekomstige gebeurtenissen. U vertellen over wijzigingen die in de agenda zijn aangebracht. U laten weten dat de site niet beschikbaar is vanwege onderhoud. SharePoint-agenda's IV: tips en trucs

20 SharePoint-agenda's IV: tips en trucs
Testvraag 1: antwoord U vertellen over wijzigingen die in de agenda zijn aangebracht. SharePoint-agenda's IV: tips en trucs

21 SharePoint-agenda's IV: tips en trucs
Testvraag 2 Met behulp van een weergave kunt u de agenda tot bepaalde items beperken. (Kies één antwoord.) Waar. Onwaar. SharePoint-agenda's IV: tips en trucs

22 SharePoint-agenda's IV: tips en trucs
Testvraag 2: antwoord Waar. SharePoint-agenda's IV: tips en trucs

23 SharePoint-agenda's IV: tips en trucs
Testvraag 3 Vanuit welke locatie kunt u naar specifieke agenda-items zoeken? (Kies één antwoord.) Alleen Outlook. Alleen de SharePoint-site. Beide locaties (Outlook of de SharePoint-site). SharePoint-agenda's IV: tips en trucs

24 SharePoint-agenda's IV: tips en trucs
Testvraag 3: antwoord Beide locaties (Outlook of de SharePoint-site.) SharePoint-agenda's IV: tips en trucs

25 SharePoint-agenda's IV: tips en trucs
Snelzoekkaart Raadpleeg de Snelzoekkaart als u een overzicht wilt weergeven van de taken die in deze cursus aan bod komen. SharePoint-agenda's IV: tips en trucs

26 DEZE SJABLOON GEBRUIKEN
Deze Microsoft Office PowerPoint®-sjabloon verschaft tips voor het werken met uw SharePoint-teamagenda. U kunt deze sjabloon gebruiken voor een groepspresentatie en deze sjabloon eventueel aanpassen. De inhoud van deze sjabloon is ontleend aan de Microsoft Office Online-cursus “SharePoint-agenda's IV: tips en trucs”. Voorzieningen van deze sjabloon Titeldia: Op de eerste dia wordt een tijdelijke aanduiding weergegeven. U kunt uw bedrijfsnaam over deze tekst typen. U kunt deze tekst ook verwijderen als u dit tekstvak niet wilt gebruiken. Animaties: Deze presentatie is voorzien van aangepaste animatie-effecten. Het betreft onder meer de effecten Kort weergeven, Uitrekken, Oplossenand Dambord. Deze kunnen worden afgespeeld in eerdere versies tot aan Microsoft PowerPoint Als u deze effecten wilt wijzigen, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Aangepaste animatie en ten slotte kiest u de gewenste opties. Als deze presentatie een Adobe Flash-animatie bevat: Als u het Flash-bestand wilt afspelen, moet u een Microsoft ActiveX-besturingselement (Shockwave Flash Object) op uw computer registreren. Hiervoor downloadt u de nieuwste versie van de Adobe Flash Player van de Adobe-website. Waarschuwing over het opslaan van de Flash-animaties: De Flash-animaties kunnen worden afgespeeld in versies tot PowerPoint Als u deze sjabloon echter in PowerPoint 2007 wilt opslaan, slaat u deze op naar de eerdere PowerPoint-bestandsindeling: PowerPoint presentatie (*.ppt) of PowerPoint sjabloon (*.pot). (U ziet de bestandstypen in het dialoogvenster Opslaan als naast Opslaan als type.) Als u de sjabloon in een PowerPoint 2007-bestandsindeling opslaat, zoals PowerPoint-presentatie (*.pptx) of PowerPoint-sjabloon (*.potx), blijven de animaties niet behouden in het opgeslagen bestand. Diaovergangen: De overgang Wissen naar beneden is in de gehele diavoorstelling toegepast. Als u een andere overgang wilt gebruiken, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Diaovergang en ten slotte kiest u de gewenste opties. Hyperlinks naar onlinecursus: de sjabloon bevat een koppeling naar de onlineversie van deze cursus, die naar de snelzoekkaart voor deze cursus leidt. Kopteksten en voetteksten: Deze sjabloon bevat een voettekst met de cursustitel. U kunt de voettekst wijzigen of verwijderen via het dialoogvenster Koptekst en voettekst, dat u opent via het menu Beeld. DEZE SJABLOON GEBRUIKEN Zie het notitievenster of de notitiepagina (menu of tabblad Beeld) voor uitgebreide Help-informatie bij deze sjabloon.