Inlichtingenbijeenkomst onderhoudscontracten vloot Rijksrederij

Presentatie over: "Inlichtingenbijeenkomst onderhoudscontracten vloot Rijksrederij"— Transcript van de presentatie:

1 Inlichtingenbijeenkomst onderhoudscontracten vloot Rijksrederij
voor de aanbesteding van de opdracht met zaaknummer voor het controleren en onderhouden van vaartuigen, (wrakken) pontons en RHIB'S van de Rijksrederij 25 juni 2015

2 Agenda inlichtingenbijeenkomst onderhoudscontracten vloot Rijksrederij
Opening en welkom Spelregels inlichtingenbijeenkomst Voorstellen IPM team Rijksrederij Scope van de aanbesteding Contractdocumenten Pauze Tijdpad aanbestedingsprocedure Aanbesteden via TenderNed Risico gestuurd onderhoud (RBM) Kwaliteitsmanagement Gelegenheid tot het stellen van vragen Afsluiting 25 juni 2015

3 Spelregels inlichtingenbijeenkomst
Presentielijst ingevuld? Telefoons graag op stil of uit Vragen duidelijk stellen Eén vraag tegelijk Bij vragen over documenten graag naam document en artikel/pagina noemen Niet door elkaar praten a.u.b. Mondeling gegeven antwoorden hebben geen bindende status Indien een gegadigde zekerheid wil krijgen, dan s.v.p. de vraag schriftelijk indienen (via TenderNed) N.B. U heeft tot 10 juli 2015 de gelegenheid om vragen te stellen over de aanbesteding 25 juni 2015

4 Voorstelrondje vanuit IPM team aanbesteder
Integraal Project Management Team vertegenwoordigd door: Michel Hofsteede (PM) Marcel Jansen (CM) Jan Devilee (CM) Dirk Kuijt (TM) Albert Kloeze (TM) Rob van Rossum (TM) Anton Bruinse (TM) Steven Rodenhuis (CM) Judith van Peet (ondersteuning) 25 juni 2015

5 Rijksrederij - Historie
17 november 2006: de Ministerraad stemt in met de oprichting van een rijksbrede rederij voor civiele schepen, de Rijksrederij. De daadwerkelijke uitvoering hiervan start half 2009, met terugwerkende kracht naar begin 2009. 2009: Rijksrederij van start met ongeveer 145 schepen. De Rijksrederij beheert, bemant (deels) en onderhoudt de specialistische schepen die beschikbaar worden gesteld aan de Douane, Kustwacht, Ministerie van Economische Zaken en Rijkswaterstaat. Vanaf 2009: een landelijk onderhoudscontract met 5 werven, 13 percelen en ongeveer 23 Fte bij technisch management. Heden: De Rijksrederij heeft nog een vloot van ca. 115 schepen en daarnaast pontons, RHIB’s en overig drijvend materieel. 25 juni 2015

6 Voorlopig meerjarige investeringsplanning 2016-2018
INDICATIEF Met deze planning realiseren we een vervangingsratio van 3:2 Verjongen van de vloot naar gemiddeld 15 jaar Vervangen we de meest kritieke risicovolle schepen Realiseren we een efficiencywinst voor onze opdrachtgevers 25 juni 2015 Eerste review

7 Aanbesteding  = met kwaliteitsborging  = zonder kwaliteitsborging 
De aanbesteding bestaat uit 7 percelen Percelen 1 t/m 6 staan beschreven in bestek 1 Perceel 7 staat beschreven in bestek 2 Iedere inschrijver kan maximaal 3 percelen winnen Waarvan maximaal één uit perceel 1 / 2 Waarvan maximaal één uit perceel 3 / 4 Inschrijven op alle percelen is mogelijk, ook bij capaciteit voor slechts 1 perceel. Voorwaarden hiervoor indienen bij de inschrijving * Gunning op volgorde van perceelnummers Percelen 1 en 2 en percelen 3 en 4 worden gegund aan de economisch meest voordelige combinatie van inschrijvingen. Gunning aan de combinatie met het optimale resultaat voor aanbestedende dienst * Zie I&B document voor nadere informatie Perceel Bestek 1 Bestek 2 Perceel 1  Perceel 2 Perceel 3 Perceel 4 Perceel 5  Perceel 6 Perceel 7  = met kwaliteitsborging  = zonder kwaliteitsborging 18 oktober 2017

8 EMVI gunning Gunning van een perceel gebeurt op basis van prijs en kwaliteit: Prijs wordt bepaald middels inschrijfstaat Kwaliteitsscore levert een fictief bedrag in euro’s op (bijlage C van I&B document). Dit fictieve bedrag wordt afgetrokken van het totaalbedrag dat in de inschrijfstaat is berekend tbv EMVI score Het resultaat is de fictieve inschrijfprijs. De laagste fictieve inschrijvingsprijs voor een perceel is de z.g. economisch meest voordelige inschrijving De vergoeding voor de werkzaamheden is de inschrijfprijs zoals vermeld op inschrijfstaat VOORBEELD Inschrijver A Inschrijver B Prijs vermeld op inschrijfstaat € 100,- € 110,- Kwaliteitsscore (Fictief bedrag) € 20,- € 40,- Fictieve inschrijfprijs € 80,- € 70,- Rangorde #2 #1 (winnaar) Contractsom * nvt * De contractsom wordt in de inschrijfstaat berekend op basis van geschatte hoeveelheden. De uiteindelijke kosten kunnen afwijken indien de werkelijke hoeveelheden afwijken van de schatting. 18 oktober 2017

9 Onderhoud in scope Inhoudelijke werk opgedeeld in:
Vast onderhoud -> werfbeurten (vooraf ingepland) en onderhoud motor(en), generatormotor(en) en keerkoppeling(en) Correctief onderhoud -> herstel van schades / reparaties Adaptief onderhoud -> aanpassingen aan vaartuigen 24/7 oproepbare storingsdienst (niet percelen 5 en 6) 18 oktober 2017

10 Onderhoud in scope II Vast onderhoud conform kruisjeslijsten en bijbehorende werkbeschrijvingen, prijzen vooraf op te geven in inschrijfstaat Motoronderhoud o.b.v. draaiuren tegen vooraf op te geven vast tarief per draaiuur Correctief en adaptief onderhoud nader overeen te komen in deelopdrachten, o.b.v. in de inschrijfstaat opgenomen tarieven Storingsdienst met termijnen voor reactie en oplossingen, o.b.v. all-in uurtarief opgenomen in de inschrijfstaat 18 oktober 2017

11 Verder in scope Informatievoorziening: Registraties in MARAD
Analyses (oliemonsters, storingen) Adviezen Rapportages PIN Opslaan en beheren reserve onderdelen PIN registratie Verbeter- en investeringsvoorstellen 18 oktober 2017

12 Bestek 2 – alleen RWS 70 serie
Verschil tov bestek 1 is toevoeging Risico gestuurd onderhoud (RBM) RBM middels onderhoudsspecificaties afwijkend van fabrikantenspecs Door afwijkingen vervallen garanties -> risico opdrachtgever RBM is reeds uitgevoerd op hoofdmotoren, resulterend in langere termijnen voor olieverversen, top-end overhaul en complete overhaul Taken opdrachtnemer mbt RBM betreffen meten / onderzoek / advies aan opdrachtgever Focus op problemen die veel geld kosten of het vaartuig lang langs de kant houden (Pareto) 18 oktober 2017

13 EMVI beoordeling: kwalitatieve beoordeling
De procesbeschrijving onderhoud zoals benoemd in bijlage C van het I&B is de basis voor de kwalitatieve beoordeling. De procesbeschrijving moet een voor dit contract zinvolle uitbreiding zijn van het bedrijfskwaliteitssysteem dat is gecertificeerd conform ISO 9001. Indien er geen gecertificeerd bedrijfskwaliteitssysteem beschikbaar is wordt alleen de procesbeschrijving beoordeeld. Beoordeling procesbeschrijving als onvoldoende betekent afwijzing van de inschrijving. 18 oktober 2017

14 Taken voor de opdrachtnemer
Indien van toepassing: behalen ISO 9001 certificaat. Opstellen projectkwaliteitsplan (ism ISO 9001 gecertificeerde bedrijfskwaliteitssysteem: definieert projectspecifieke kwaliteitssysteem) Opstellen procesbeschrijvingen, alle onderscheiden processen, bijvoorbeeld: Ontwerp/engineering van aanpassingen aan vaartuigen (adaptief onderhoud) Kwaliteit van conservering (bijv. incl. voorbehandeling ondergrond, verificatie laagdikte verfsysteem) Motoronderhoudsbeurt (bijv. incl. controle op compleetheid afwerking) uitvoering van de registratie van werkzaamheden incl. verificaties conform betreffende procesbeschrijvingen 18 oktober 2017

15 Kwaliteit & contractbeheersing
Voor kwaliteitsborging is een projectspecifiek kwaliteitssysteem vereist ISO 9001 certificaat is niet vereist bij inschrijving maar moet worden behaald binnen 15 maanden. Het kwaliteitssysteem obv ISO 9001(indien van toepassing) en het projectkwaliteitsplan (verdere uitwerking tbv dit contract) vormen samen het projectspecifieke kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer. Het projectspecifieke kwaliteitssysteem moet als geheel een verdere uitwerking zijn van de procesbeschrijving onderhoud (onderdeel inschrijving) Kwaliteitsborging betekent dat opdrachtnemer (aannemer) de kwaliteit zelf borgt en dat aantoonbaar en traceerbaar maakt. Contractbeheersing door opdrachtgever vindt plaats obv het projectspecifieke kwaliteitssysteem. 18 oktober 2017

16 Contractdocumenten Bestek
Bijlagen bij Bestek (per bestek verschillend) UAV 2012 Inschrijving van de winnaar Overige documenten 25 juni 2015

17 Pauze 25 juni 2015

18 Tijdspad vervolg aanbestedingsprocedure
Activiteit Datum Aanwijzing (bezichtiging vaartuigen, zie planning in bijlage L) Za t/m Ma Uiterste datum aanvragen nadere inlichtingen in geval van gerechtvaardigd commercieel belang Do Verstrekken nadere inlichtingen in geval van een rechtmatig commercieel belang Ma t/m Do Laatste moment voor verstrekken van Inlichtingen (tevens deadline voor stellen vragen) Ma Publicatie Nota van Inlichtingen op TenderNed Ma Uiterste datum inschrijving Ma , 15:00 uur Voorgenomen gunningsbeslissing Ma Ondertekening overeenkomst Ma Aanvang werkzaamheden Za 25 juni 2015

19 Digitaal vragen stellen via TenderNed
Registratie als gebruiker bij TenderNed is verplicht. Ga naar het dashboard van de deze aanbesteding. Klik vervolgens op ‘Vragen en Antwoorden’. Klik op ‘Stel uw vraag’ om een nieuwe vraag te maken. Als u zwaarwegende redenen (gerechtvaardigd commercieel belang) heeft om uw vraag (en het antwoord) niet voor alle betrokkenen van een aanbesteding inzichtelijk te maken, vink dan ‘Individueel behandelen’ aan. 25 juni 2015

20 Inschrijven via TenderNed
In hoofdstuk 2 en 3 van het Inschrijvings- en beoordelingsdocument staat beschreven welke documenten moeten worden ingeleverd bij de inschrijving. Voeg deze documenten op TenderNed toe als document onder het tabblad ‘Documenten’. Lever uw documenten compleet en tijdig aan. Te laat is te laat. 25 juni 2015

21 Onderhoudscontracten Rijksrederij
Uitgangspunten

22 Uitgangspunten nieuwe contracten
Het verder ontzorgen van de Rijksrederij op gebied van onderhoud van de vaartuigen. Samen werken om te voldoen aan de gevraagde inzet van 46 weken per jaar operationeel. Classificatie bureaus vallen buiten het contract. De 2 deling in onderhoud strategie: Regulier: oude vloot vergelijkbaar met huidig onderhoudscontract. Risico gestuurd: RWS 70 serie onderhouden op basis van Risk Based Management.

23 Doelstellingen nieuwe contracten
Vereenvoudiging en verbetering van het huidige contract. Efficiënter en tegen zo laag mogelijke kosten het contract uitvoeren. Zo hoog mogelijk beschikbaarheidspercentage van schepen in onderhoud Terugdringen van de administratieve lasten. Informatie voorziening op orde brengen: - onderhoud historie in MARAD - Beschikbaarheid graad ( PIN ) van de vaartuigen. - Storingsanalyse o.m. te komen tot PDCA.

24 Regulier contract Kern van regulier contract :
Onderhoud voldoet aan dealerspecificatie. 5 juli 2012

25 Risicogestuurd Kern van risicogestuurd onderhoud:
Welke eisen zijn gesteld aan de functie en prestatie van een object? Wat de kans is dat een object faalt of niet bijdraagt aan de eisen? Welk effect heeft falen op de werking? Hoe kunnen we de risico’s beheersen? Afwegen van prestaties, risico’s en kosten 5 juli 2012

26 Proces risico gestuurd onderhoud.
Beheerste uitvoering: PDCA cyclus Stappen: Plan: opstellen van R-IHP als basis. Do: uitvoeren van R-IHP Check: controleren of prestaties worden gehaald qua inzetbaarheid Act: bij afwijkingen actualiseren van IHP’s en kaders IHPs 5 juli 2012

27 Waar willen we naar toe Doelen: Risico’s in beeld, geen verrassingen.
Kosten en effecten van gebruik bekend, nu en in toekomst. Sturen op presteren. Risico’s moeten de basis vormen voor beheersmaatregelen. Uniformeren van instandhoudingsplannen. Meer ruimte voor verbetervoorstellen en LCC. 5 juli 2012

28 De kracht van Kwaliteitsmanagement

29 Ontwikkelingen RWS schakelt markt optimaal in
Markt vraagt om nieuwe mogelijkheden EMVI moet de inschrijvers prikkelen Markt borgt de kwaliteit, RWS beheerst met SCB RWS leidt op en toetst met kwaliteit Vertrouwen is de basis voor nieuwe samenwerkingsrelatie 25 juni 2015

30 Rijkswaterstaat meer op afstand:
Van sturen door Opdrachtgever ……………… …………………naar zelfsturing door Opdrachtnemer Gedachten bij de werkwijze van RWS: Bij toepassen van SCB vertrouwt de Opdrachtgever op de werking van het ISO certificaat (kwaliteitssysteem) van de Opdrachtnemer Voorwaarden in het contract leggen de verplichting tot aantonen van kwaliteit (omgekeerde bewijslast) bij de Opdrachtnemer Van “meekijken” en controleren (reactieve waarneming door OG) naar proactief toetsen (door (lead) auditor) Van “Do” naar “Plan Do Check Act” Van “wantrouwen” naar “vertrouwen” 25 juni 2015

31 De Opdrachtnemer levert kwaliteitsborging (proactief) en kwaliteitsbeheersing (reactief) volgens de veronderstelde werking van het ISO certificaat Demingcirkel PLAN   Actie-/Verbeterplan. DO  Uitvoeren geplande actie/verbetering. CHECK  Meten resultaten en vergelijken met doelen. ACT  Bijsturen a.d.h.v. CHECK. 25 juni 2015

32 Managementsaandacht noodzakelijk!
Uit de norm Betrokkenheid van de directie De directie moet bewijs leveren van de betrokkenheid bij het ontwikkelen en invoeren van het systeem en bij de continue verbetering ervan. Belang van voldoen aan eisen van de klant kenbaar maken Beleid vaststellen Kwaliteitsdoelstellingen vaststellen Directiebeoordeling uitvoeren Middelen beschikbaar stellen Klantgerichtheid De directie moet bewerkstelligen dat aan de eisen van de klant is voldaan met het doel klanttevredenheid te verhogen

33 De Opdrachtgever past Systeemgerichte contractbeheersing toe

34 Een kwaliteitssyteem door de ogen van de Opdrachtgever
Rijkswaterstaat Inkoopmanagement GWW Een kwaliteitssyteem door de ogen van de Opdrachtgever Act Plan Do Check Contract ü …... Product …… Proces Aantonen ü …... Toetsen op: Systeem Proces Product (blz. 12 SCB anno 2011) Deze dia bouwt op Plaats geeft de samenhang weer tussen systeem, proces en product Toets van: Systeem: verbetercirkel, archivering, registratie, afhandeling afwijkingen, risicomanagement, instructie personeel, omgaan met meetmiddelen etc Proces: alle activiteiten met het direct realiseren van het product Product: het beoordelen van de registratie. Niet het voldoen van het product aan de eisen 25 juni 2015

35 Aantoonbaar voldoen aan eisen
ISO certificaat Ontwerp Uitvoering Onderhoud Sloop Vraag- specificatie Verificatieplan Ontwerpfase Keuringsplan uitvoerings- fase onderhouds- sloopfase Verificatienota De Opdrachtnemer moet gedurende de uitvoering van het werk aantoonbaar voldoen aan de eisen uit het contract en aan de eisen die hij zichzelf heeft opgelegd in zijn Project Managementsplan. De Opdrachtnemer is dus ook verantwoordelijk voor de prestatie van eventuele onderaannemers! 25 juni 2015

36 Risicomanagement SCB: op basis van risico’s ! Opdrachtgever
De Opdrachtgever inventariseert contract- en project risco’s De contractrisico’s vormen de basis voor het toetsplan De Opdrachtgever kwantificeert deze risico’s en maakt daarna het toetsplan op Aanwijzing in het contract voor de veronderstelde werking van risicomanagement bij de opdrachtnemer Belangrijk: Opdrachtgever en Opdrachtnemer stemmen de contractrisico’s af! 25 juni 2015

37 Soorten toetsen: Systeemtoets Toets op functioneren van het integrale projectmanagementsysteem van de Opdrachtnemer (nadruk op naleving van het systeem en de kwaliteitsborging) Procestoets Toets op het werk tijdens een ontwerp- of uitvoeringsproces (kan een toets op papier zijn) Producttoets Toets in de uitvoering op betrouwbaarheid van test-/keurings-/verificatieresultaten van de Opdrachtnemer Let op: De producttoets heeft een reactief karakter! Niet: doet de Opdrachtnemer het goed maar: werkt het systeem van de Opdrachtnemer (daar zoeken we naar!) Systeemtoets - voldoet het projectspecifieke kwaliteitssysteem aan de contractuele eisen en kan het werken? - worden alle processen die vallen onder het contract afgedekt? - cirkel van Deming (PDCA) wordt gesloten? - gedurende looptijd: wordt het systeem nageleefd Procestoets - voldoet de procesbeschrijving van het betreffende proces aan de contractuele eisen en kan het werken? - past het proces binnen het projectspecifieke kwaliteitssysteem? - zijn alle voor kwaliteit relevante onderdelen van het proces afgedekt? - eigen controles door opdrachtnemer zijn voldoende beschreven? - voor het geval bij een controle een gebrek wordt geconstateerd: eventuele herstelacties / verbetermaatregelen zijn afgedekt? Producttoets - Verificatie van de toestand van een product op de wijze zoals beschreven in de procesbeschrijving - Verificatie: Ligt het product er zo bij als is geregistreerd? - Verificatie: Wat is de status van herstelacties / verbetermaatregelen als in de registratie een gebrek is genoteerd? - Een negatieve bevinding bestaat uit de vaststelling dat de registratie afwijkt van de werkelijke toestand. Is geen technische controle !!! 25 juni 2015

38 Resultaat van een toets (bevindingen)
Een feit tijdens toets door de toetser vastgesteld + Positieve Opdrachtnemer kan aantonen dat aan eisen is voldaan – Negatieve Opdrachtnemer kan niet aantonen: Mogelijk tekortkoming? Tekortkoming: Een negatieve bevinding die naar het oordeel van Opdrachtgever zwaarwegend is, zonder aantoonbare beheersing door Opdrachtnemer. Sanctie ⇨ Opschorten betaling tot dat de tekortkoming aantoonbaar door de Opdrachtnemer is opgeheven. Voorbeelden van tekortkomingen zijn: Het niet functioneren van de kwaliteitsborging of De tekortkoming betreft aspecten opgenomen in het risicodossier Deze sheet laat zien met welk toetsresultaat de sanctie betaling opschorten wordt gebruikt (bij deze betalingsregeling) De juiste contractteksten zijn opgesteld in de notitie Betalingsregelingen 25 juni 2015

39 Afwijking (term voor Opdrachtnemer)
Wat is een afwijking? Het niet voldoen aan een eis (uit het contract, volgens een norm of volgens het kwaliteitsplan van de Opdrachtnemer inclusief de producten die daaruit voortkomen) Dit feit moet door de Opdrachtnemer zelf zijn geconstateerd en opgenomen in zijn afwijkingenregistratie (dit is de feitelijke werking van het kwaliteitssysteem volgens ISO!) 25 juni 2015

40 Tot slot De nieuwe samenwerkingsvorm vraagt van de partijen ……….
Uitgangspunt: De Opdrachtnemer is aan zet en moet de vrijheid krijgen om volgens zijn eigen kwaliteitssysteem te werken: Werkend kwaliteitsmanagement garandeert een tevreden opdrachtgever!

41 VRAGEN?