Microsoft® Office Outlook® 2007-cursus

Presentatie over: "Microsoft® Office Outlook® 2007-cursus"— Transcript van de presentatie:

1 Microsoft® Office Outlook® 2007-cursus
[Uw bedrijfsnaam] presenteert: Microsoft® Office Outlook®  2007-cursus [Opmerking voor de cursusleider: zie de allerlaatste dia voor gedetailleerde Help-informatie over het aanpassen van deze sjabloon. In het notitievenster van sommige dia's vindt u aanvullend lesmateriaal.] Snel aan de slag

2 De inhoud van de cursus Overzicht: een nieuwe versie van Outlook
Les 1: wat is er veranderd en waarom? Les 2: gangbare opdrachten vinden Les 3: bijlagen en afbeeldingen verzenden en ontvangen Elke les omvat een lijst met voorgestelde taken en een reeks testvragen. Snel aan de slag

3 Overzicht: een nieuwe versie van Outlook
Opgelet! Er is een nieuwe versie van Outlook. Deze versie is voorzien van een volledig nieuwe look en van nieuwe functies. Bent u bang dat het aanleren van dit programma u veel tijd zal kosten? Het nieuwe ontwerp en de nieuwe functies stellen u in staat om de dagelijkse taken in Outlook nog efficiënter en eenvoudiger uit te voeren. Snel aan de slag

4 Cursusdoelstellingen
Navigeren in Outlook 2007, zodat u leert welke dingen zijn gewijzigd en waarom. U in staat stellen om opdrachten op het lint te vinden en om veel voorkomende bewerkingen uit te voeren, zoals e- mail lezen en verzenden, afspraken maken, vergaderingen plannen en met contactpersonen werken. U in staat stellen om afbeeldingen en bijlagen te verzenden en ontvangen en u in staat stellen om ervoor te zorgen dat de geadresseerden de bijgevoegde bestanden in de nieuwe bestandsindelingen van Microsoft Office versie kunnen openen. Snel aan de slag

5 Wat is er veranderd en waarom?
Les 1 Wat is er veranderd en waarom?

6 Wat is er veranderd en waarom?
Wanneer u in Outlook voor de eerste keer een nieuw bericht maakt (of een ontvangen bericht opent), zult u kennismaken met het lint. Het lint is de band boven aan het venster. Het lint is een van de meest drastische veranderingen in Outlook en voorziet Outlook van een nieuwe look. U zult al snel merken dat deze verandering niet louter cosmetisch is. Het lint stelt u in staat om bewerkingen eenvoudiger een en sneller uit te voeren. Er is naast het lint nog een flink aantal vernieuwingen aangebracht die u in staat stellen om sneller en efficiënter te werken. Enkele van deze vernieuwingen zijn de Takenbalk, de nieuwe manier van navigeren in de agenda en een nieuwe indeling voor contactpersonen. Opmerking: zie de snelzoekkaart waarnaar aan het einde van de cursus een koppeling is opgenomen voor meer informatie over alle nieuwe functies in Outlook of als u meer wilt weten over de verschillen tussen de vorige versie van Outlook en deze versie. De snelzoekkaart bevat een lijst met aanvullende informatiebronnen. Snel aan de slag

7 Kennismaking met het lint
Een nieuw bericht. Het lint bevindt zich boven aan het venster. Telkens wanneer u in Outlook een item maakt of bewerkt, wordt het lint weergegeven. Waarom dit nieuwe systeem? Microsoft heeft grondig onderzocht hoe mensen opdrachten in Outlook gebruiken. Op basis van dat onderzoek heeft Microsoft bepaalde opdrachten op een prominentere plaats gezet en de algemene opdrachten gegroepeerd, zodat deze gemakkelijker kunnen worden gevonden en gebruikt. Het lint wordt weergegeven zodra u in Outlook iets maakt of bewerkt, zoals bij het maken en wijzigen van berichten, agenda-items, contactpersonen, taken of logboekitems Opmerking: als u met Microsoft Office Word 2007 hebt gewerkt, zal het lint voor Outlook-berichten u bekend voorkomen. Aangezien Word 2007 als basis voor de editor van Outlook 2007 heeft gediend, zijn tal van opdrachten en opties die Word worden gebruikt tevens beschikbaar wanneer u in Outlook berichten maakt. Snel aan de slag

8 Het lint nader bekeken Voor een beter begrip van het lint wordt hierna de basisindeling uitgelegd: Tabbladen: het lint is opgebouwd uit verschillende tabbladen die betrekking hebben op specifieke werkzaamheden die u in Outlook verricht. Groepen: elk tabblad is voorzien van verscheidene groepen waarin aan elkaar verwante items zijn bijeengebracht. Opdrachten: een opdracht is een knop, een vak waarin u informatie kunt invoeren of een menu. De tabbladen: op de tabbladen staan de opdrachten en knoppen die u eerder hebt gebruikt. In de afbeelding wordt het tabblad Bericht weergegeven. Groep: in de afbeelding wordt de groep Basistekst weergegeven. Opdrachten: de knop Vet en de lijst Lettertype (met in deze afbeelding het lettertype Calibri) zijn opdrachten. De grootste knoppen zijn voor de opdrachten die het vaakst worden gebruikt, zoals de opdracht Plakken. Snel aan de slag

9 Het lint geeft de opdrachten weer die u nodig hebt
Zoals eerder al is vermeld, wordt het lint weergegeven wanneer u bepaalde handelingen in Outlook uitvoert, zoals het maken van berichten, contactpersonen of agenda-items. Op het lint worden tabbladen en opdrachten weergegeven die u kunt gebruiken bij wat u aan het doen bent. Er worden steeds andere tabbladen met andere opties op het lint weergegeven, afhankelijk van de werkzaamheden die u op dat moment in Outlook verricht. Snel aan de slag

10 Het lint geeft de opdrachten weer die u nodig hebt
In de afbeelding is een aantal van deze opties op het lint weergegeven. Als u een nieuw bericht opent, worden de tabbladen Bericht en Opties weergegeven. Als u een nieuwe afspraak opent, wordt het tabblad Afspraak geopend. Als u een nieuwe contact persoon opent, wordt het tabblad Contactpersoon weergegeven. De tabbladen Bericht en Opties bevatten groepen en opdrachten die u kunt gebruiken wanneer u berichten maakt en verzendt. Het tabblad Afspraak bevat groepen en opdrachten die specifiek zijn bedoeld voor het werken met agenda-items. Het tabblad Contact bevat groepen en opdrachten die u in staat stellen om uw contactgegevens bij te werken. Snel aan de slag

11 Er zit meer achter Als er een kleine pijl onder aan een groep wordt weergegeven, zijn er meer opties beschikbaar dan de opties die worden weergegeven. Deze knop is het startpictogram voor dialoogvensters. Als u de volledige lijst met opties voor lettertypen wilt weergeven, klikt u op de pijl naast de groep Basistekst op het tabblad Bericht van een nieuw e- mailbericht, zoals in de afbeelding is weergegeven. Snel aan de slag

12 De miniwerkbalk De miniwerkbalk zorgt ervoor dat de benodigde opmaakopdrachten zich binnen handbereik bevinden wanneer u deze nodig hebt. De miniwerkbalk wordt weergegeven in het tekstgedeelte van een bericht. In de afbeelding is weergegeven hoe dit werkt: Selecteer de tekst door met de muis te slepen en wijs vervolgens de selectie aan. De miniwerkbalk wordt vervaagd weergegeven. Wanneer u de werkbalk met de muis aanwijst, wordt deze scherp weergegeven en kunt u de opmaakopties gebruiken. Snel aan de slag

13 De werkbalk Snelle toegang
De werkbalk Snelle toegang is een kleine werkbalk die boven het lint wordt weergegeven. Deze werkbalk bevat de opdrachten die u het vaakst nodig hebt, zodat deze zich binnen handbereik bevinden. Het belangrijkste voordeel van de werkbalk Snelle toegang is dat u zelf bepaalt welke opdrachten u op deze werkbalk wilt weergeven. U kunt uw favoriete opdrachten aan deze werkbalk toevoegen door met de rechtermuisknop te klikken. Zie de Snelzoekkaart waarnaar aan het einde van deze cursus een koppeling is opgenomen voor meer informatie. Deze snelzoekkaart bevat gedetailleerde stappen voor het toevoegen van opdrachten aan de werkbalk Snelle toegang. Snel aan de slag

14 De werkbalk Snelle toegang
U ziet en gebruikt steeds weer een andere versie van de werkbalk Snelle toegang, afhankelijk van wat u op dat moment in Outlook aan het doen bent. De wijzigingen die u aanbrengt op de werkbalk Snelle toegang voor e- mailberichten, staan niet op de werkbalk Snelle toegang voor contactpersonen.  Snel aan de slag

15 Sneltoetsen Als u in plaats van een muis of een ander aanwijsapparaat gebruikmaakt van sneltoetsen, moet u er rekening mee houden dat sommige sneltoetsen hetzelfde zijn gebleven en dat andere sneltoetsen zijn gewijzigd. Met de invoering van het lint bevinden opdrachten zich op andere plaatsen, zodat sneltoetsen die beginnen met ALT waarschijnlijk zullen verschillen van de sneltoetsen in eerdere versies. Snel aan de slag

16 Sneltoetsen Als u in plaats van een muis of een ander aanwijsapparaat gebruikmaakt van sneltoetsen, moet u er rekening mee houden dat sommige sneltoetsen hetzelfde zijn gebleven en dat andere sneltoetsen zijn gewijzigd. U kunt de sneltoetsen echter als volgt weergeven: Opmerkingen   Het merendeel van de sneltoetsen met de toets CTRL, zoals CTRL+N voor Nieuw, CTRL+C voor Kopiëren en CTRL+V voor Plakken, is niet veranderd. De snelzoekkaart waarnaar aan het einde van de cursus een koppeling is opgenomen, bevat informatie over het gebruik van het toetsenbord voor het openen van menu's en het uitvoeren van opdrachten. Druk op de toets ALT. Druk op de aangegeven toets voor het tabblad dat u wilt weergeven en druk vervolgens op de letter van de gewenste opdracht. Snel aan de slag

17 Kennis van opties Outlook beschikt over een groot aantal opties waarmee u het uiterlijk en de werking van functies kunt wijzigen. De manier waarop u deze programmaopties in Outlook opent, is niet veranderd. U kunt, zoals in de afbeelding is weergegeven, in het Outlook-venster nog steeds klikken op de opdracht Opties in het menu Extra wanneer u het dialoogvenster Opties wilt weergeven. Voorbeelden van programmaopties zijn de standaardduur voor herinneringen en de standaardlocatie voor het opslaan van verzonden berichten. Bepaalde zaken zijn echter wel veranderd. Deze veranderingen komen in de volgende sectie aan bod. Snel aan de slag

18 Meer informatie over opties
Er zijn in Outlook verschillende locaties waarop u opties instelt. Opties voor het schrijven van berichten Als u de instellingen voor het schrijven van wilt wijzigen, bijvoorbeeld omdat u bij de spellingcontrole woorden met hoofdletters wilt overslaan, stelt u dit in het dialoogvenster Editoropties in. Snel aan de slag

19 Meer informatie over opties
Er zijn in Outlook verschillende locaties waarop u opties instelt. Maak een nieuw bericht en ga vervolgens als volgt te werk: Opmerking: sommige instellingen, zoals de instellingen die u in het gebied Persoonlijke instellingen van het venster Editoropties opgeeft, worden in alle programma's van 2007 Office system programs gebruikt, maar de meeste instellingen die u in Editoropties instelt, gelden alleen voor Outlook. Klik op de Microsoft Office-knop Klik op Editoropties. Snel aan de slag

20 Meer informatie over opties
Er zijn in Outlook verschillende locaties waarop u opties instelt. Opties voor het verzenden van U kunt bijvoorbeeld kiezen of u het bericht wilt opmaken in de HTML-indeling of in de RTF-indeling. U kunt tevens opgeven waar u een kopie van een bericht wilt opslaan (of dat u geen kopieën van berichten wilt opslaan). Wanneer u een bericht verzendt, kunt u instellen hoe dat bericht wordt verzonden. U stelt deze opties in op tabbladen die voor het bericht in kwestie op het lint worden weergeven. Snel aan de slag

21 Meer nieuwe functies: de Takenbalk
Wanneer u in Outlook werkt, wordt uiterst rechts in het venster de Takenbalk weergegeven. De Takenbalk stelt u in staat om u toekomstige taken en afspraken bij te houden. De Takenbalk wordt weergegeven wanneer u werkt met , de agenda, contactpersonen, enzovoort. Snel aan de slag

22 Meer nieuwe functies: de Takenbalk
Wanneer u in Outlook werkt, wordt uiterst rechts in het venster de Takenbalk weergeven. In de afbeelding wordt een aantal belangrijke elementen van de Takenbalk weergegeven: Datumnavigator. Komende afspraken. Een plaats waar u nieuwe taken kunt typen. Uw takenlijst. Snel aan de slag

23 De agenda in een nieuw jasje
Het nieuwe ontwerp van de agenda in Outlook zorgt ervoor dat u zaken eenvoudiger van elkaar kunt onderscheiden. Daarnaast is ook het navigeren in het programma eenvoudiger geworden. In de afbeelding wordt een aantal voorbeelden weergegeven: De grotere knoppen maken het gemakkelijker om tussen de verschillende weergaven (dag, week, maand) van de agenda te schakelen. Met de knoppen Vorige en Volgende kunt u snel naar de vorige of volgende dag, week of maand in de agenda gaan. Snel aan de slag

24 De agenda in een nieuw jasje
Het nieuwe ontwerp van de agenda in Outlook zorgt ervoor dat u zaken eenvoudiger van elkaar kunt onderscheiden. Daarnaast is ook het navigeren in het programma eenvoudiger geworden. In de afbeelding wordt een aantal voorbeelden weergegeven: In het gedeelte Taken worden de voltooide items in de lijst doorgekruist en aan de dag toegekend. De taken die niet als voltooid zijn gemarkeerd, gaan steeds mee naar de volgende dag totdat u deze taken hebt voltooid. De snelzoekkaart waarnaar aan het einde van de cursus een koppeling is opgenomen, bevat meer informatie over de Outlook-agenda. Ook nieuw is het gedeelte Taken. In dit gedeelte worden uw huidige en komende taken weergegeven en er wordt bijgehouden welke taken zijn voltooid. Snel aan de slag

25 Een nieuw uiterlijk voor contactpersonen
U kunt in Outlook de contactpersonen beter bekijken en delen met behulp van elektronische visitekaartjes. Wanneer u op Contactpersonen klikt, zult u zien dat dit onderdeel van Outlook qua uiterlijk is veranderd. U kunt elektronische visitekaartjes via verzenden. U zou bijvoorbeeld uw eigen elektronische visitekaartje kunnen opnemen in uw handtekening voor uw . Snel aan de slag

26 Een nieuw uiterlijk voor contactpersonen
In deze afbeelding is het navigatievenster geminimaliseerd zodat er meer van het venster Contactpersonen zichtbaar is. U kunt het navigatievenster overal vanuit Outlook minimaliseren door op de knop Het navigatievenster minimaliseren te klikken.  TipIn deze afbeelding is het navigatievenster geminimaliseerd zodat er meer van het venster Contactpersonen zichtbaar is. U kunt het navigatievenster overal vanuit Outlook minimaliseren door op de knop Het navigatievenster minimaliseren te klikken. Snel aan de slag

27 Suggesties voor oefeningen
Maak een bericht, zodat lint wordt weergegeven. Gebruik de miniwerkbalk, het startpictogram voor dialoogvensters en voeg een opdracht toe aan de werkbalk Snelle toegang. Open een bericht en geeft het lint voor een ontvangen bericht weer. Stel programmaopties, editoropties en berichtopties in. Gebruik sneltoetsen. Verken de Takenbalk en ga na hoe u deze kunt aanpassen. Geef uw agenda weer en bekijk deze en bekijk contactpersonen in de nieuwe weergave Visitekaartje (optioneel). [Opmerking voor de cursusleider: als u Outlook 2007 op uw computer hebt geïnstalleerd, kunt op de koppeling in de dia klikken om een online oefening te starten. Tijdens deze oefensessie komen al deze Outlook-taken aan bod. U wordt hierbij met behulp van instructies begeleidt. Belangrijk: als u niet over Outlook 2007 beschikt, hebt u geen toegang tot de oefeninstructies.] Online oefening (hiervoor is Outlook 2007 vereist) Snel aan de slag

28 Test 1, vraag 1 Het lint ziet er bij nieuwe berichten en bij ontvangen e- mailberichten hetzelfde uit. (Kies één antwoord.) Waar. Onwaar. Snel aan de slag

29 Test 1, vraag 1: antwoord Onwaar.
De opties en opdrachten op het lint worden aangepast aan het type bericht (nieuw bericht of ontvangen bericht). Snel aan de slag

30 Test 1, vraag 2 U hebt de agenda geopend en kunt u het nieuwe ontwerp ervan gaan bekijken. Welke van de volgende mogelijkheden hebt u tot uw beschikking als u in Outlook meer ruimte voor de agenda wilt vrijmaken: (Kies één antwoord.) De knoppen boven aan het venster gebruiken om details te verbergen. Het navigatievenster minimaliseren. De instellingen voor de schermresolutie wijzigen. Snel aan de slag

31 Test 1, vraag 2: antwoord Het navigatievenster minimaliseren.
U kunt in deze versie van Outlook het navigatievenster minimaliseren met behulp van de knop Het navigatievenster minimaliseren. Snel aan de slag

32 Test 1, vraag 3 Op welke toets moet u als eerste drukken als u de opdrachten op het lint met het toetsenbord wilt activeren: (Kies één antwoord.) CTRL. ALT. SHIFT. Snel aan de slag

33 Test 1, vraag 3: antwoord ALT.
Als u op ALT drukt worden daarna de letters weergegeven waarmee u opdrachten kunt starten. Snel aan de slag

34 Gangbare opdrachten vinden
Les 2 Gangbare opdrachten vinden

35 Gangbare opdrachten vinden
U hebt Outlook geïnstalleerd en de tijd genomen om te kijken naar de verschillen met de vorige versies. Nu is het tijd om aan de slag te gaan. Kunt u nu met deze versie van Outlook net zo makkelijk werken als vroeger? In deze les zult u zien dat het antwoord op deze vraag ja is. Snel aan de slag

36 Een nieuw bericht maken
Nu is het tijd om met de nieuwe versie van Outlook uw eerste e- mailbericht te maken en verzenden. Wat moet u daarvoor weten? Een aantal zaken is niet gewijzigd. Als u met een nieuw bericht wilt beginnen, hoeft u niets nieuws te weten. Alle oude methoden voor het openen van een nieuw bericht kunnen nog steeds worden gebruikt. In het nieuwe bericht moet u zich richten op het lint. Het tabblad Bericht dat zich boven aan het venster bevindt, bevat de opdrachten die u het vaakst zult gebruiken wanneer u nieuwe berichten maakt en verzendt. Alle oude methoden voor het openen van een nieuw bericht kunnen nog steeds worden gebruikt: u klikt op de knop Nieuw of u drukt op CTRL+N. U kiest gewoon de methode die u altijd al hebt gebruikt. Snel aan de slag

37 Een nieuw bericht maken
Andere tabbladen gebruiken Als u een opdracht of een knop niet kunt vinden, bevindt deze zich mogelijk op een ander tabblad. U wilt bijvoorbeeld een afbeelding in de tekst invoegen (en niet als een bijlage aan de tekst koppelen). Hiervoor hebt u het tabblad Invoegen nodig. Opmerking: dit is niet nieuw, maar wel iets om te onthouden: bepaalde groepen en knoppen worden alleen weergegeven wanneer de cursor zich binnen het gedeelte voor de berichttekst van een bericht bevindt. De opmaakopdrachten op het tabblad Basistekst zijn bijvoorbeeld niet beschikbaar wanneer de cursor zich in het veld Aan of het veld Onderwerp bevindt. Als u deze opdrachten wilt gebruiken, moet u de cursor naar het gedeelte voor de berichttekst verplaatsen. Snel aan de slag

38 Geadresseerden toevoegen met het adresboek
Gebruikt u het adresboek wanneer u namen van geadresseerden wilt toevoegen aan de velden Aan, Cc en BCC? De opdracht Adresboek bevindt zich op het tabblad Bericht. Snel aan de slag

39 Het veld BCC weergeven of verbergen
Als u de adressen het liefst zelf in de velden Aan en CC typt, is het waarschijnlijk handig om te weten hoe u het veld BCC kunt weergeven, zodat u ook daar e- mailadressen kunt typen. In de afbeelding is de locatie van de opdracht BCC weergeven afgebeeld. Deze opdracht bevindt zich, zoals is weergegeven op het tabblad Opties. U kunt het vak BCC (hetgeen staat voor Blind Carbon Copy) gebruiken wanneer u iemand een kopie van een bericht wilt sturen zonder dat de mensen die worden vermeld op de regels Aan en CC dat merken. Tip: u kunt het veld BCC op elk gewenst moment weergeven en verbergen wanneer u de knop BCC weergeven aan de werkbalk Snelle toegang toevoegt. U hoeft het veld BCC niet telkens in- of uit te schakelen wanneer u een bericht verzendt. Het veld BCC wordt niet in het ontvangen bericht weergegeven, zelfs niet wanneer u het veld niet uitschakelt. Snel aan de slag

40 Uw handtekening opnemen
Ondertekent u uw Outlook-berichten met een persoonlijke handtekening? U kunt dezelfde handtekening die u in eerdere versies gebruikt ook in Outlook gebruiken wanneer u een upgrade naar deze versie uitvoert. Als u geen handtekening gebruikte (misschien omdat u dat te ingewikkeld vond, niet wist hoe u een handtekening moest maken of de handtekening niet kon vinden), zult u zien hoe eenvoudig het is om in Outlook 2007 uw berichten met uw handtekening te ondertekenen. Snel aan de slag

41 Uw handtekening opnemen
U kunt bestaande handtekeningen wijzigen, u kunt nieuwe handtekeningen maken en u kunt een standaardhandtekening instellen. Klik hiertoe eerst op de pijl onder de opdracht Handtekening. Hoe u daarna te werk gaat, is in de afbeelding weergegeven: Als u al handtekeningen had gemaakt, worden deze handtekeningen hier in een lijst weergegeven. Als u nieuwe handtekeningen wilt maken, een standaardhandtekening wilt instellen of bestaande handtekeningen wilt wijzigen, klikt u op Handtekeningen.. Snel aan de slag

42 Markeringen en herinneringen gebruiken
Met markeringen en herinneringen kunt u zichzelf en anderen aan bepaalde zaken helpen herinneren. Wanneer u een bericht maakt en u een markering en/of een herinnering wilt toevoegen, klikt u op Opvolgen in de groep Opties van een nieuw bericht. Snel aan de slag

43 Markeringen en herinneringen gebruiken
Opvolging voor uzelf Stel, u verzendt een bericht naar een collega met de mededeling dat u morgen een kwestie met hem of haar wilt bespreken. Als u dit niet wilt vergeten markeert u het bericht door te klikken op Opvolgen en door vervolgens te klikken op Morgen. Het bericht wordt gemarkeerd en toegevoegd aan de takenlijst in het gedeelte Taken.. Dit bericht komt als een item op uw Takenbalk te staan. Het bericht zelf wordt nadat u dit hebt verzonden naar de map Verzonden items verplaatst. Snel aan de slag

44 Markeringen en herinneringen gebruiken
Opvolging voor de geadresseerde U kunt met de opdracht Markeren voor geadresseerden, die in de afbeelding is gemarkeerd, een opvolgingsmarkering voor de geadresseerden van uw berichten toevoegen. Voordat u het bericht verzendt, geeft u aan wanneer u wilt dat de geadresseerde eraan wordt herinnerd dat hij of zij bijvoorbeeld uw bericht moet beantwoorden of dat hij of zij iets voor u moet doen. Zoals u in de afbeelding ziet, staan er bij het ontvangen bericht een markering en een pictogram in de vorm van een bel. Zolang de geadresseerde het bericht in zijn of haar Outlook-postbus laat staan, wordt de herinnering weergegeven op de tijd die u daarvoor hebt opgegeven. Het pictogram van een bel maakt het voor de geadresseerde duidelijk dat het bericht van een herinnering is voorzien. Het item wordt echter NIET toegevoegd aan de takenbalk van de geadresseerde. Het maken van een takenlijst is een persoonlijke aangelegenheid. Snel aan de slag

45 Een bericht beantwoorden
is niet alleen het verzenden van e- mailberichten… …maar ook het ontvangen en beantwoorden van berichten. Wanneer u een geopend bericht wilt beantwoorden, gebruikt u de knoppen in de groep Reageren op het tabblad Bericht op het lint. De opties die bij een ontvangen bericht op het lint worden weergegeven, zijn niet hetzelfde als bij een nieuw bericht. Snel aan de slag

46 Wilt u een bericht intrekken?
U hebt zojuist een bericht verzonden en u realiseert zich plotseling dat een essentieel detail niet juist is. (u hebt bijvoorbeeld € 250 in plaats van € geschreven toen u een offerte voor een klant maakte). Als u Microsoft Exchange Server voor uw gebruikt, kunt u het net verzonden bericht waarschijnlijk intrekken. Als u dat doet voordat de geadresseerde het bericht heeft gelezen, kunt u een gecorrigeerde versie van uw bericht naar die persoon verzenden en eventuele problemen voorkomen. Snel aan de slag

47 Wilt u een bericht intrekken?
U hebt zojuist een bericht verzonden en u realiseert zich plotseling dat een essentieel detail niet juist is. (u hebt bijvoorbeeld € 250 in plaats van € geschreven toen u een offerte voor een klant maakte). Ga als volgt te werk: Klik in het navigatievensterop Verzonden items zodat deze map wordt weergegeven. Dubbelklik in de map Verzonden items op het bericht dat u wilt intrekken, zodat dit wordt geopend. Snel aan de slag

48 Wilt u een bericht intrekken?
U hebt zojuist een bericht verzonden en u realiseert zich plotseling dat een essentieel detail niet juist is. (u hebt bijvoorbeeld € 250 in plaats van € geschreven toen u een offerte voor een klant maakte). Ga als volgt te werk: Opmerking:als u de opdracht Dit bericht intrekken niet ziet, wordt er voor uw waarschijnlijk geen Microsoft Exchange Server gebruikt. De snelzoekkaart waarnaar aan het einde van deze cursus een koppeling is opgenomen, bevat meer informatie over hoe u dit kunt verifiëren. Klik in het geopende bericht in de groep Acties op Andere acties en klik op Dit bericht intrekken. Snel aan de slag

49 Tijd reserveren en een herinnering hiervoor instellen
Met Outlook kunt u niet alleen verzenden en ontvangen. U kunt met Outlook ook uw agenda bijhouden en uw tijd indelen en plannen. Wanneer u een agenda-item maakt of bewerkt, worden er op het lint groepen en opdrachten weergegeven waarmee u uw tijd kunt beheren. Snel aan de slag

50 Tijd reserveren en een herinnering hiervoor instellen
Wanneer u een agenda-item maakt, wordt automatisch een herinnering ingesteld. U wijzigt als volgt de herinneringstijd voor een afspraak: Opmerking: de manier waarop de standaardherinneringstijd voor alle afspraken wordt ingesteld, is niet veranderd. U stelt die tijd in door te klikken op Opties in het menu Extra in het hoofdvenster van Outlook en door vervolgens de standaardtijd onder Agenda op het tabblad Voorkeuren op te geven. Klik op het tabblad Afspraak op de pijl om de lijst Herinnering te openen en selecteer vervolgens een tijd. Klik nadat u de wijziging hebt aangebracht op de opdracht Opslaan en sluiten die uiterst links op het lint wordt weergegeven. Snel aan de slag

51 Een afspraak is alleen voor uzelf.
Een vergadering bijeenroepen en daarvoor de gewenste personen uitnodigen Een afspraak is alleen voor uzelf. Wanneer u anderen wilt uitnodigen, moet u een vergadering plannen. Klik op het tabblad Afspraak op Deelnemers uitnodigen. De knop Aan wordt weergegeven. Naast de knop wordt een vak weergegeven. Typ de namen rechtstreeks in het vak of klik op de knop Aan als u genodigden wilt toevoegen door deze in een lijst te selecteren. Snel aan de slag

52 Een afspraak is alleen voor uzelf.
Een vergadering bijeenroepen en daarvoor de gewenste personen uitnodigen Een afspraak is alleen voor uzelf. Wanneer u anderen wilt uitnodigen, moet u een vergadering plannen. Klik nadat u alle details voor de vergadering hebt ingesteld op Verzenden om het vergaderverzoek naar de andere deelnemers te verzenden. Snel aan de slag

53 Werken met een contactpersoon
Wanneer u de gegevens van een contactpersoon opent of bewerkt, kunt u met de knoppen in de groep Weergeven meer gegevens van een contactpersoon verbergen of weergeven. Als u bijvoorbeeld een aantekening wilt toevoegen over de verjaardag of de trouwdag van een contactpersoon kunt u dat doen door op de knop Details te klikken en de datum te selecteren bij Verjaardag of Speciale datum. Als u een elektronisch visitekaartje van een contactpersoon wilt bewerken, klikt u op de knop Visitekaartje bewerken op het tabblad Contactpersoon. Snel aan de slag

54 Suggesties voor oefeningen
Gebruik het adresboek en de optie BCC. Controleer de spelling en de grammatica. Geef handtekeningen weer. Markeer een bericht voor opvolgen. Beantwoord een bericht en roep een bericht terug (optioneel). Stel een afspraak in en stel een herinnering in. Maak een nieuwe contactpersoon. Bewerk een visitekaartje. [Opmerking voor de cursusleider: als u Outlook 2007 op uw computer hebt geïnstalleerd, kunt op de koppeling in de dia klikken om een online oefening te starten. Tijdens deze oefensessie komen al deze Outlook-taken aan bod. U wordt hierbij met behulp van instructies begeleidt. Belangrijk: als u niet over Outlook 2007 beschikt, hebt u geen toegang tot de oefeninstructies.] Online oefening (hiervoor is Outlook 2007 vereist) Snel aan de slag

55 Test 2, vraag 1 Als u een nieuw bericht wilt openen, gebruikt u het lint. (Kies één antwoord.) Waar. Onwaar. Snel aan de slag

56 Test 2, vraag 1: antwoord Onwaar.
U maakt een nieuw bericht zoals u dat altijd hebt gedaan. Snel aan de slag

57 Test 2, vraag 2 Met welk van de volgende opties kunt u het veld BCC in een bericht weergeven of verbergen? (Kies één antwoord.) Het adresboek. De werkbalk Snelle toegang. De knop BCC weergeven op het tabblad Opties. Snel aan de slag

58 Test 2, vraag 2: antwoord De knop BCC weergeven op het tabblad Opties.
Zoals u in de laatste les hebt kunnen zien, is Outlook rijk aan opties. Deze knop staat op een tabblad met berichtopties, het tabblad Opties. Snel aan de slag

59 Test 2, vraag 3 U hebt net een bericht verzonden met een ernstige typefout en nu wilt u dat bericht intrekken. Wat doet u als eerste? (U weet dat u Microsoft Exchange Server gebruikt.) (Kies één antwoord.) Vanuit het hoofdvenster van Outlook klikken op Dit bericht intrekken in het menu Acties. Het bericht in de map Verzonden items opzoeken en openen. Het bericht in de map Verzonden items opzoeken en selecteren. Snel aan de slag

60 Test 2, vraag 3: antwoord Het bericht in de map Verzonden items opzoeken en openen. U opent het bericht in de map Verzonden items en vervolgens gebruikt u een opdracht op het lint: Klik op in de groep Acties op Andere acties en klik op Dit bericht intrekken. Snel aan de slag

61 Bijlagen en afbeeldingen verzenden en ontvangen
Les 3 Bijlagen en afbeeldingen verzenden en ontvangen

62 Bijlagen en afbeeldingen verzenden en ontvangen
Het verzenden en ontvangen van bijgevoegde bestanden is in Outlook 2007 net zo gemakkelijk als in de vorige versies, en soms nog gemakkelijker. Wat is er gemakkelijker? Wanneer u bijgevoegde afbeeldingen of Microsoft Office-bestanden ontvangt, kunt u met de viewer voor bijlagen die bijlagen in het leesvenster van Outlook bekijken zonder dat u daarvoor de bijgevoegde bestanden hoeft te openen. En bij het verzenden van afbeeldingen zorgt het lint ervoor dat de afbeeldingen worden verzonden zoals u dat wilt. Snel aan de slag

63 Een bijlage bijvoegen Het als bijlage bij uw bericht invoegen van een document of afbeelding is nog gemakkelijker geworden. U maakt zoals u dat altijd al hebt gedaan eerst een nieuw bericht en vervolgens gebruikt u de opdracht Bestand bijvoegen op het lint. Snel aan de slag

64 Een bijlage bijvoegen Waar vindt u de opdracht Bestand bijvoegen
Het toevoegen van een bijlage is een veelvoorkomende activiteit? U vindt de opdracht Bestand bijvoegen daarom zowel op het tabblad Bericht als op het tabblad Invoegen. Zoals in de afbeelding is weergegeven, bevindt deze opdracht zich op het tabblad Invoegen. Snel aan de slag

65 Een bijlage bijvoegen U kunt echter niet alle typen bestanden bijvoegen Bepaalde bestandstypen kunnen niet als bijlage aan een bericht worden toegevoegd. Dit gedrag is ten opzichte van vorige versies niet gewijzigd. Het is echter toch belangrijk om te weten dat enkele bestandstypen die voorheen niet als bijlagen konden worden verzonden, nu wel aan een e- mailbericht kunnen worden toegevoegd en dat er enkele nieuwe bestandstypen in de lijst met geblokkeerde bestandstypen staan. Zie het artikel Geblokkeerde bijlagen in Outlook voor een volledige lijst met geblokkeerde bestandstypen. In dit artikel kunt u ook lezen hoe u kunt voorkomen dat uw bijgevoegde bestanden worden geblokkeerd. De snelzoekkaart waarnaar aan het einde van deze cursus een koppeling is opgenomen, bevat een koppeling naar dit artikel. Snel aan de slag

66 Een afbeelding in de tekst van een bericht invoegen
In Outlook kunt u heel gemakkelijk een afbeelding in de tekst van een bericht invoegen en dat bericht vervolgens verzenden. U hoeft de afbeelding dus niet als een bestand aan het bericht toe te voegen. U doet dit als volgt: Opmerking: wanneer u een afbeelding in de tekst van een bericht plaatst, voegt u de afbeelding als een ingesloten object aan het bericht toe. De afbeelding is dus onderdeel van de tekst. De ontvangers van het bericht kunnen de afbeelding echter alleen bekijken als zij het bericht in de HTML- of RTF-indeling kunnen ontvangen. Klik op de opdracht Afbeelding op het tabblad Invoegen. De afbeelding wordt daarna opgenomen in de tekst van het bericht, zoals in de afbeelding is weergegeven. Snel aan de slag

67 Stelt u zich dit eens voor: tabbladen die verschijnen en tabbladen die verdwijnen
Nu het toch over afbeeldingen gaat, is dit een mooie gelegenheid om aan te haken bij een ander aspect van het lint dat enige uitleg behoeft: sommige tabbladen worden namelijk alleen weergegeven wanneer u specifieke taken uitvoert. Bijvoorbeeld: U selecteert een afbeelding die u in een bericht hebt ingevoegd… …en vervolgens worden de Hulpmiddelen voor afbeeldingen op het lint weergegeven. Het tabblad Opmaak bevat opdrachten die u kunt gebruiken om de afbeelding te bewerken voordat u deze verzendt. Wanneer u buiten de afbeelding klikt, verdwijnt het tabblad Hulpmiddelen voor afbeeldingen. Ditzelfde gebeurt wanneer u een grafiek, tekening, diagram of tabel in een bericht opneemt. Snel aan de slag

68 Bijlagen bekijken voordat u deze opent
In Outlook ontvangt u bijlagen net zoals in de eerdere versies van Outlook, maar nu kunt u sommige bijlagen direct vanuit het leesvenster bekijken. Stel dat u twee Microsoft Office Visio-diagrammen ® als bijlagen ontvangt en dat u alleen bent geïnteresseerd in het diagram waarin de nieuwe ruimte voor trainingen in uw gebouw wordt weergegeven. Hoe kunt u snel zien welke bijlage u moet openen of welke bijlage u op uw computer moet opslaan? Snel aan de slag

69 Bijlagen bekijken voordat u deze opent
Zoals u in de afbeelding kunt zien, zou u de bijlage kunnen weergeven als voorbeeld. Op deze manier kunt u bijlagen in bepaalde bestandsindelingen rechtstreeks vanuit het leesvenster van Outlook weergeven zonder dat de bijgevoegde bestanden hoeven te worden geopend. U kunt het voorbeeld van de bijlage bekijken door op het pictogram van de bijlage te klikken. Het voorbeeld wordt vervolgens in het leesvenster geopend. Wanneer u hebt besloten welk bijgevoegd bestand u wilt openen of opslaan, klikt u in het leesvenster met de rechtermuisknop op het pictogram in kwestie en opent u dat bestand of slaat u het op. Opmerking: de ingesloten code in bijlagen wordt uitgeschakeld wanneer u bijlagen op deze manier bekijkt. Dit komt de beveiliging van uw computer ten goede. Snel aan de slag

70 Hoe de geadresseerden de bijlagen kunnen openen die zij van u hebben ontvangen
Wanneer u Outlook gebruikt, worden de bijlagen die u naar geadresseerden verzendt op dezelfde manier ontvangen als voorheen. Wat wel is veranderd, is de bestandsindeling van enkele programma's in Office system ten opzichte van vorige Office-versies. Bijlagen die u verzendt of ontvangt, kunnen van deze nieuwe bestandsindelingen gebruikmaken. Dankzij deze nieuwe bestandsindelingen zijn de bestanden kleiner en worden deze beter beveiligd. In Outlook kunnen bijlagen in een van deze nieuwe bestandsindelingen worden verzonden en ontvangen. Hier volgt meer informatie over de belangrijkste bestandsindelingen die door de programma's van 2007 Office system worden gebruikt: Microsoft Office Word 2007 maakt voortaan gebruik van de indeling DOCX. Microsoft Office PowerPoint® 2007 maakt voortaan gebruik van de indeling PPTX. Microsoft Office Excel® 2007 maakt voortaan gebruik van de indeling XLSX. Microsoft Office Access 2007 maakt voortaan gebruik van de indeling .ACCDB. Snel aan de slag

71 Hoe de geadresseerden de bijlagen kunnen openen die zij van u hebben ontvangen
Als u een Word 2007-, Excel of PowerPoint bestand naar iemand verzendt die nog geen upgrade naar Office heeft uitgevoerd, hebt u twee mogelijkheden: U kunt het bestand opslaan in de bestandsindeling en het bestand vervolgens verzenden. De personen aan wie u het bestand verzendt en die Microsoft Office versie 2000 tot en met 2003 hebben, kunnen bestanden met de indeling van versie 2007 openen, bewerken en opslaan door het Microsoft Office Compatibiliteitspakket voor bestandsindelingen van 2007 Office Word, Excel en PowerPoint te installeren. Dit compatibiliteitspakket kan gratis worden gedownload van de website van Microsoft. Met het compatibiliteitspakket dat bij het tweede opsommingsteken is beschreven, kunnen alleen bestanden worden geopend die in de programma's van 2007 Office system zijn gemaakt. Dit pakket kan het beste worden gebruikt door gebruikers die zich bewust zijn van deze beperking. Opmerking: u kunt ACCDB-bestanden van Microsoft Access 2007 als bijlagen verzenden, maar u kunt deze bestanden alleen met Access 2007 openen. Zie de snelzoekkaart waarnaar aan het einde van deze cursus een koppeling is opgenomen voor meer informatie. Snel aan de slag

72 Suggesties voor oefeningen
Voeg een bestand in als een bijlage in een bericht en verzend dit bericht aan uzelf. Voeg een afbeelding in de berichttekst van uw bericht in. Geef een voorbeeld van een bijlage weer. Controleer welke voorbeeldweergaven er zijn geïnstalleerd (optioneel). [Opmerking voor de cursusleider: als u Outlook 2007 op uw computer hebt geïnstalleerd, kunt op de koppeling in de dia klikken om een online oefening te starten. Tijdens deze oefensessie komen al deze Outlook-taken aan bod. U wordt hierbij met behulp van instructies begeleidt. Belangrijk: als u niet over Outlook 2007 beschikt, hebt u geen toegang tot de oefeninstructies.] Online oefening (hiervoor is Outlook 2007 vereist) Snel aan de slag

73 Test 3, vraag 1 Hoe kunt een afbeelding in de berichttekst van uw e- mailbericht opnemen? (Kies één antwoord.) U gebruikt de RTF-indeling. U gebruikt de opdracht Bestand op het tabblad Invoegen. U gebruikt de opdracht Afbeelding uit bestand op het tabblad Invoegen. Snel aan de slag

74 Test 3, vraag 1: antwoord U gebruikt de opdracht Afbeelding uit bestand op het tabblad Invoegen. Snel aan de slag

75 Test 3, vraag 2 U hebt een bericht ontvangen waaraan twee JPEG-afbeeldingen als bijlagen zijn toegevoegd. Wat is de snelste manier om te bepalen of u de bijlagen wilt opslaan? (Kies één antwoord.) Het bericht openen en dubbelklikken op elk bijlagepictogram. Klikken op de bijlagepictogrammen in het leesvenster. Met de rechtermuisknop op het bijlagepictogram klikken en vervolgens op Openen klikken. Snel aan de slag

76 Test 3, vraag 2: antwoord Klikken op de bijlagepictogrammen in het leesvenster. Als u op de bijlagepictogrammen klikt, kunt u een voorbeeld van de afbeeldingen (één afbeelding per keer) in het leesvenster bekijken. Dit werkt ook bij andere typen bijlagen, bijvoorbeeld PowerPoint- presentaties, Word-documenten en Excel-werkmappen. Snel aan de slag

77 Test 3, vraag 3 In Office 2007 wordt in veel programma's een nieuwe bestandsindeling gebruikt. Wat zijn de gevolgen van deze nieuwe bestandsindeling voor Outlook 2007? (Kies één antwoord.) Wanneer u een nieuw bericht maakt, wordt deze nieuwe bestandsindeling gebruikt. Bijlagen die u verzendt of ontvangt, kunnen ook met deze nieuwe bestandsindelingen worden opgeslagen. Bijgevoegde bestanden staan in de tekst van het bericht. Snel aan de slag

78 Test 3, vraag 3: antwoord Bijlagen die u verzendt of ontvangt, kunnen ook met deze nieuwe bestandsindelingen worden opgeslagen. In Outlook kunt u bestanden in de nieuwe bestandsindeling verzenden en ontvangen. Als u bestanden verzendt naar personen die niet met de nieuwe versie van Outlook werken, kunt u bepaalde opties gebruiken om ervoor te zorgen dat deze personen de bestanden kunnen openen. Zie de snelzoekkaart waarnaar aan het einde van deze cursus een koppeling is opgenomen voor meer informatie over dit onderwerp. Snel aan de slag

79 Snelzoekkaart Raadpleeg de Snelzoekkaart als u een overzicht wilt weergeven van de taken die in deze cursus aan bod komen. Snel aan de slag

80 DEZE SJABLOON GEBRUIKEN
Deze Microsoft PowerPoint-sjabloon bevat een cursus over nieuwe zaken en voordelen van het gebruik van Outlook U kunt deze sjabloon gebruiken voor een groepspresentatie en u kunt deze sjabloon eventueel aanpassen. De inhoud van deze sjabloon is ontleend aan de Microsoft Office Online-cursus Snel aan de slag met Outlook 2007. Voorzieningen van deze sjabloon Titeldia: op de eerste dia wordt een tijdelijke aanduiding weergegeven. U kunt uw bedrijfsnaam over deze tekst typen. U kunt deze tekst verwijderen als u dit tekstvak niet wilt gebruiken. Animaties: deze presentatie is voorzien van aangepaste animatie-effecten. Het betreft onder meer de effecten Kort weergeven, Uitrekken, Oplossenand Dambord. Deze kunnen worden afgespeeld in eerdere versies tot aan Microsoft PowerPoint Als u deze effecten wilt wijzigen, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Aangepaste animatie en ten slotte kiest u de gewenste opties. Als deze presentatie een Macromedia Flash-animatie bevat: als u het Flash-bestand wilt afspelen, moet u een Microsoft ActiveX®-besturingselement met de naam Shockwave Flash Object op uw computer installeren. Download hiertoe de recentste versie van Macromedia Flash Player vanaf de Macromedia-website. Diaovergangen: de overgang Wissen naar beneden is in de gehele diavoorstelling toegepast. Als u een andere overgang wilt gebruiken, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Diaovergang en ten slotte kiest u de gewenste opties. Hyperlinks naar de online cursus: deze sjabloon bevat koppelingen naar de online versie van deze cursus. De koppelingen leiden telkens naar de oefensessie voor de desbetreffende les en naar de snelzoekkaart die voor deze cursus is gepubliceerd. Belangrijk: Outlook 2007 moet op uw machine zijn geïnstalleerd als u de oefensessies wilt weergeven. Als u niet over Outlook 2007 beschikt, kunt u de oefeninstructies niet openen. Kopteksten en voetteksten: deze sjabloon bevat een voettekst met de cursustitel. U kunt de voettekst wijzigen of verwijderen met behulp van het dialoogvenster Koptekst en voettekst. U kunt dit dialoogvenster openen via het menu Beeld. DEZE SJABLOON GEBRUIKEN Zie het notitievenster of de notitiepagina (tab Beeld) voor uitgebreide Help over deze sjabloon.