Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie Themabijeenkomst Digitaal Stelsel Omgevingswet 14 juli 2016

Presentatie over: "Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie Themabijeenkomst Digitaal Stelsel Omgevingswet 14 juli 2016"— Transcript van de presentatie:

1 Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie Themabijeenkomst Digitaal Stelsel Omgevingswet 14 juli 2016 duto@nationaalarchief.nl

2 De waarde van informatie Ontoegankelijke informatie verliest zijn waardeloos

3 Zwak punt: secundair gebruik van informatie

4 Wat is een archief? Archief = duurzaam toegankelijke overheidsinformatie Elk systeem kan archief zijn Archiveren = toegankelijk maken

5 Wat is overheidsinformatie? Alle informatie! ontvangen of gemaakt bij het uitvoeren van taken

6 Toegankelijk  Informatie is vindbaar

7 Toegankelijk  Informatie is beschikbaar

8 Toegankelijk  Informatie is interpreteerbaar

9 Toegankelijk  Informatie is authentiek Rik Zeeman Minister van Archiefzaken

10 Toegankelijk  Informatie is volledig

11 Duurzaam toegankelijk Bestand tegen veranderingen TAKEN VERPLAATSEN GEBRUIKERSWENSEN FORMATEN APPLICATIES ORGANISATIE ACTUALITEIT

12 Relatie tot 3 B’s Beschikbaar  vindbaar en beschikbaar? Betrouwbaar  authentiek en betrouwbaar? Bestendig  duurzaam toegankelijk?

13 Afbakening verantwoordelijkheid Archiefwet: overheidsorgaan is verantwoordelijk voor de duurzame toegankelijkheid van alle informatie ontvangen of gemaakt bij uitvoeren van eigen overheidstaken Uitvoering kan bij andere organisatie belegd zijn

14 Verantwoordelijkheid bij samenwerking Dubbele verantwoordelijkheid bij informatie-uitwisseling: Verzender: vanuit taak waarin informatie gemaakt is Ontvanger: vanuit taak waarin informatie gebruikt wordt Uitzondering: ontvanger voert taak van verzender uit. Uitvoering kan bij één organisatie belegd zijn

15 Hoe duurzaam toegankelijk maken?

16 Toegankelijkheid ‘by design’

17 Kwaliteitseisen: DUTO Zie wiki.nationaalarchief.nl/duto Wat: Standaard kwaliteitseisen m.b.t. beheer van informatie Praktische ondersteuning bij toepassen van de eisen Beheerorganisaties (gericht op leren van ervaringen) Status: Professioneel advies Beoogde standaard (eerst rijk, dan gehele overheid)

18 Doel eigen eisen bepalen o.b.v. DUTO-eisen Op verschillende niveaus: -organisatie -proces -applicatie Focus: -bij hoge risico’s -bij verandering

19 verbinden DIV/archief met IV aansluiten bij belang primair proces Doelgroep

20 Waar archieffuncties realiseren?

21 Ontwerppatroon 1 primair bronapplicatie lopend status werkproces archieffuncties gebruiker secundair gesloten

22 Ontwerppatroon 2 primair bron- applicatie lopend secundair gesloten archiefapplicatie opname status werkproces archieffuncties gebruiker

23 Ontwerppatroon 3 primair bron- applicatie lopend secundair gesloten verplaatsen status werkproces archieffuncties gebruiker archief- applicatie

24 Vertalen DUTO-eisen naar ontwerp

25 DUTO-scan Uitdaging: abstractie eisen  concreet ontwerp Fit/gap-analyse op concrete casus Altijd vanuit perspectief van (secundair) gebruik Doelen: Identificeren van meest urgente verbeterpunten Kennisdeling Verzamelen leerpunten voor DUTO Begeleiding door NA, op termijn zelfscan

26 Eerste DUTO-scans

27 Workshop 2 CIO en Architecten identificeren mogelijke oplossingen Workshop 1 Gebruikers: identificeren knelpunten Workshop 3 Dialoog 1&2: prioriteiten en aanpak bepalen Fase 0 Bepalen opdracht: - casus - opdrachtgever PM - sponsor IM - coördinator Fase 4 Implementatie: - aanbevelingen casus - opschaling naar rest van organisatie Evaluatie scan Leren DUTO scan

28 fase 0: definitie casus Use case (bezwaar afhandelen, WOB-verzoek, historisch onderzoek, … etc) Use case (bezwaar afhandelen, WOB-verzoek, historisch onderzoek, … etc) Werkproces (vergunning verstrekken, project uitvoeren, beleid maken, … etc) Werkproces (vergunning verstrekken, project uitvoeren, beleid maken, … etc) Informatieobjecten (brief, notitie, webpagina, aanvraag, bekeuring, dossier, tweet, … etc) Onvangst/Creatie van informatie Gebruik van informatie externe input Bron applicaties (filesysteem, DMS, CMS, Email, database, Twitter, cloudvoorzieningen, … etc.) Opdrachtgever primair proces Sponsor informatie management Contactpersoon uitvoeren scan Verandercontext

29 DUTO-eisen

30 DUTO-eisen: weet wat je hebt 1.Er is een informatiemodel waarin alle informatieobjecten zijn beschreven die de organisatie ontvangt en creëert. [4]

31 Wat is een informatieobject? Begrip nodig voor eenheid van informatie Uitdaging: ook voor nieuwe vormen van informatie Opties: Archief/DIV: document of (archief)bescheiden Architecten: informatieobject Beide werelden verbinden!

32 Informatieobject “Een op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit.” [NORA] Wat betekent dit?: eigen identiteit  heeft een uniek identiteitskenmerk gegevens  is een verzameling gegevens geheel  structuur in gegevens (attribuut/waarde-paren) op zichzelf staand  als eenheid van waarde Abstractie: zegt niks over fysieke vorm

33 Keuzevrijheid Keuzevrijheid in afbakenen informatieobjecten Criteria: hoe wordt er over informatie gepraat hoe wordt informatie gebruikt praktische implicaties Niet: gebonden aan applicatie (database, website, etc.), applicatie kan verzameling van informatieobjecten zijn los databasegegeven Afbakening vastgelegd in informatiemodel

34 Voorbeelden van informatieobjecten Teksten: verslag, notitie, rapport Berichten: email, Twitter, WhatApp Afbeeldingen: foto, filmpje, bouwtekening Registratie: inschrijving, adres, contract Zaaksysteem: aanvraag, besluit Internet: webpagina, blog, Facebook

35 DUTO-eisen: waardering 2.Informatieobjecten zijn ingedeeld in risicoklassen. Per risicoklasse is het toegankelijkheidsniveau bepaald waaraan de betreffende informatieobjecten moeten voldoen. [41] 3.Er is een vastgestelde selectielijst waarin is beschreven hoe lang informatieobjecten bewaard worden. [32]

36 DUTO-eisen: functies voor toegang 4.Er is een zoekfunctie waarmee alle informatieobjecten vindbaar zijn, binnen redelijk tijd en inspanning. [31] 5.Van elk informatieobject is een weergave beschikbaar, binnen redelijke tijd en inspanning. [25] 6.Van elk informatieobject is een export beschikbaar, binnen redelijke tijd en inspanning. [22]

37 Presentatie van informatieobject hier stellen we eisen aan

38 DUTO-eisen: inzagerecht 7.Een informatieobject is toegankelijk voor iedereen die inzagerecht heeft. Zoals bepaald door regelgeving en beleid. [29] 8.Als een informatieobject slechts gedeeltelijk openbaar is, dan zijn er een gedeeltelijke weergave en export beschikbaar waarin alleen de openbare delen zijn opgenomen. [27]

39 DUTO-eisen: standaarden 9.Informatieobjecten zijn beveiligd tegen onbedoelde en onbevoegde wijzigingen. Conform de geldende standaarden voor informatiebeveiliging. [26] 10.De export van een informatieobject voldoet aan een open en standaard formaat. [21] 11.De weergave en export van elk informatieobject bevat minimaal volledige en actuele metagegevens zoals voorgeschreven in de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie. [13]

40 Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie Entiteitstype [1] / Aggregatieniveau [3] Identiteitskenmerk [2] / Extern identificatiekenmerk [10] Naam [4] Classificatie [5] Plaats [7] / Dekking [9] Event geschiedenis [12] Relatie [15] (= verwijzingen naar andere informatie) Gebruiksrechten [16] / Vertrouwelijkheid [17] Vorm [19] (= informatietype) Formaat [21]

41 DUTO-eisen: vernietigen en overbrengen 12.Informatieobjecten worden niet eerder en niet later vernietigd dan is aangeven in de selectielijst. Na vernietiging van een informatieobject is er een verklaring van vernietiging beschikbaar. [34] 13.Een blijvend te bewaren informatieobject wordt binnen twintig jaar overgebracht naar een archiefbewaarplaats. [36]

42 DUTO-eisen: ter discussie (nog concept) 14.Per informatietype is vastgelegd wat de essentiële kenmerken zijn van de betreffende informatieobjecten. [10] 15.Essentiele kenmerken van een informatieobject worden volledig en juist weergegeven. [43] 16.Een export bevat alle essentiële kenmerken. [42]