Traject Implementatie binnen het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin

Even voorstellen… Sammy Roos Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Afdeling BIK (Team Informatie) Stafmedewerker informatiebeleid Els Dufour Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Diensten van de Secretaris-Generaal Coördinator organisatieontwikkeling

Agenda Implementatie van Traject binnen het Departement WVG Wat volgen we allemaal op via Traject? Hoe hebben we dat concreet aangepakt? Welke rapporten gebruiken we? Handige tips & tricks in Traject Gebruik van technische status Gebruik van codes Smartlists Verbeterpunten/aandachtspunten in Traject Functioneel Technisch

Wat volgen we op? (1) Vóór Traject: rapportering via BELMO/MONDE Eigen oplossing in SharePoint Vergelijkbare semantiek, maar beperkt tot WVG en beperkter in opzet Basisprincipe: continuïteit bieden Beleidsnota WVG: coördinerende rol van het departement Ondernemingsplan DWVG Basisprincipe: keep it simple Focus op statusrapportage op het niveau van projecten

Wat volgen we op? (2) Ondernemingsplan als voorbeeld Focus op statusrapportage projecten Geen statusrapportage op het niveau van de doelstellingen Geen mijlpalen in OP 2015 (wél in 2016) Geen VTE of budget in Traject Projectmanagement in Traject is vrijblijvend Doelstellingcascade uit de beleidsnota, aangevuld met eigen doelstellingen Driemaandelijkse rapporten voor de directieraad

Wat volgen we op? (3) Ondernemingsplan als voorbeeld Toevoegingen aan het OP 2016 Mijlpalen Integratie van het Kerntakenplan (programma) Integratie van Aanbevelingen Audit Vlaanderen (programma) Weinig ervaring met processen en indicatoren in het kader van het ondernemingsplan: on hold

Wat volgen we op? (4) TO BE-situatie Toenemend gebruik van programma’s Niet gekoppeld aan doelstellingen (verticaal), maar eerder als “losse” verzamelingen van allerlei projecten volgens een bepaald thema/invalshoek (horizontaal) Geplande toevoegingen in 2016: CAF-projecten (programma) Planning leidend ambtenaar (programma of bril) ICT-projecten binnen het departement (programma’s) Vlaamse Sociale Bescherming (programma) (?) Afdelingsplannen (?) Beleidsdomeinoverschrijdende plannen (b.v. armoede)

Concrete aanpak (1) Reeds betrokken van in de beginfase van het project Testfase Train de Trainer Opleidingen gebruikers en functioneel beheerders 2 beheerders op het niveau van het departement Inhoudelijk profiel: coördinator organisatieontwikkeling Functioneel/Technisch profiel: analyse/technische ondersteuning Coördinerende rol in de beleidsnota: rechten op alle WVG- entiteiten

Concrete aanpak (2) Ondernemingsplan als voorbeeld Sterke centrale sturing Afdelingen leveren input via sjablonen die vergelijkbaar zijn met de importsjablonen (snelle import) Beperken van het werk van de projectleiders: volledige import door beheerders, activering gebeurt automatisch Afspraken over de lengte van titels (i.f.v. rapportage) Gedetailleerde check en feedback door coördinator OO

Concrete aanpak (3) Ondernemingsplan als voorbeeld Ondersteuning van de gebruikers Zelf georganiseerde opleidingen op maat Mini-handleidingen bij meer complexe acties Communicatie per voor timing statusrapportage Irrelevante statuslijnen “onzichtbaar” maken voor de gebruikers (zie verder) Generieke mailbox bij problemen

Concrete aanpak (4) Aandachtspunten TO BE Inhoudelijke controle wordt steeds belangrijker Alle statussen benutten: reële situatie weergeven Nieuw project of verderzetting bestaand project? Opletten met dubbele projecten tussen afdelingen (b.v. ICT) Overzicht van alle brillen en programma’s houden Meer detail = meer verantwoordelijkheid voor de gebruiker Wildgroei van mijlpalen Steeds meer vragen van bepaalde “key users” naar kleine rapporten en smartlists (zie verder)

Welke rapporten? (1) Ad hoc-rapporten via standaardrapporten van Traject of via rapport-functie op specifieke smartlists Structurele rapportage (b.v. beleidsnota/ondernemingsplan) via eigen rapporten op basis van Trajectoutput Moeilijk om complexe vragen te vatten in standaardrapporten Tussenoplossing in afwachting van eigen BI-rapporten (zie verder)

Welke rapporten? (2) Ondernemingsplan 2016 als voorbeeld Vraag naar een geïntegreerd rapport Evaluatie 2015 én nieuwe projecten 2016, verschillende velden afhankelijk van het type project Kerntakenplan Aanbevelingen Audit Vlaanderen Verrijkte platgeslagen tabel uit Traject als bron voor een document in Word-formaat (.docx)

Welke rapporten? (3) TO BE: DWH-integratie + eigen BI-rapporten Veel DWH-/ETL-/BI-expertise binnen het Departement WVG Binnentrekken van de Trajectdata van (D)WVG in het eigen datawarehouse maakt complexe BI-rapporten mogelijk evenals integratie in bestaande dashboards Gemakkelijker en efficiënter omgaan met complexe rapporteringsvragen Focus op Traject als registratietool i.p.v. rapporteringstool

Agenda Implementatie van Traject binnen het Departement WVG Wat volgen we allemaal op via Traject? Hoe hebben we dat concreet aangepakt? Welke rapporten gebruiken we? Handige tips & tricks in Traject Gebruik van technische status Gebruik van codes Smartlists Verbeterpunten/aandachtspunten in Traject Functioneel Technisch

Tips & Tricks: technische status (1) Gebruik van de technische status van een object: b.v. de statuslijn van een project Niet actief: statuslijn staat op de TO DO-pagina Actief: statuslijn staat op de detailpagina van het project Afgesloten: statuslijn is onzichtbaar voor de gebruiker (zichtbaar voor de beheerder) Verwijderd: statuslijn is onzichtbaar voor de gebruiker/beheerder (zichtbaar voor overkoepelend beheerder/systeembeheerder) Handig om te sturen wat de gebruiker ziet

Tips & Tricks: technische status (2)

Tips & Tricks: gebruik van codes (1) Invoer van specifieke codes in irrelevante tekstvelden (b.v. “projectfolder”) of daartoe bestemde velden (“Inhoud vrij te kiezen veld1”) van projecten Maakt het veel gemakkelijker om bepaalde projecten terug te vinden of om specifieke smartlists/rapporten te kunnen maken Gebruik binnen Departement WVG op niveau projecten “Inhoud vrij te kiezen veld1”: brilcodes “Inhoud vrij te kiezen veld2”: programmacodes “Inhoud vrij te kiezen veld3”: (optioneel) codes sub-programma

Tips & Tricks: gebruik van codes (2)

Tips & Tricks: gebruik van codes (3)

Tips & Tricks: gebruik van codes (4)

Tips & Tricks: gebruik van codes (5)

Tips & Tricks: smartlists (1) Smartlist is beperkt geïmplementeerd, maar biedt wel mogelijkheden mits wat creativiteit in maken van de filters Handig om Traject toegankelijker te maken voor bepaalde “key users” Diverse vragen/mogelijkheden: Projecten binnen een bepaalde bril/programma (zie vorige) Projecten van een bepaalde afdeling Groeperingen binnen een smartlist Niet ingevulde statuslijnen opsporen Verwijderen van standaard-mijlpalen

Tips & Tricks: smartlists (2) Projecten van een afdeling Vertrek vanuit een bestaande smartlist (“Beheer Projecten” of “Mijn Projecten”)

Tips & Tricks: smartlists (3) Projecten van een afdeling

Tips & Tricks: smartlists (4) Projecten van een afdeling

Tips & Tricks: smartlists (5) Groepering binnen een smartlist Vertrek van een bestaande smartlist (eigen of standaard)

Tips & Tricks: smartlists (6) Groepering binnen een smartlist

Tips & Tricks: smartlists (7) Niet ingevulde statuslijnen (via zoekopdracht) Vertrek vanuit de zoekfunctie (geen begrenzing van objecten)

Tips & Tricks: smartlists (8) Niet ingevulde statuslijnen (via zoekopdracht)

Tips & Tricks: smartlists (9) Niet ingevulde statuslijnen (via zoekopdracht)

Tips & Tricks: smartlists (10) Niet ingevulde statuslijnen (via zoekopdracht)

Tips & Tricks: smartlists (11) Verwijderen standaard-mijlpalen (zoekopdracht) Vertrek opnieuw van een zoekopdracht

Tips & Tricks: smartlists (12) Verwijderen standaard-mijlpalen (zoekopdracht)

Agenda Implementatie van Traject binnen het Departement WVG Wat volgen we allemaal op via Traject? Hoe hebben we dat concreet aangepakt? Welke rapporten gebruiken we? Handige tips & tricks in Traject Gebruik van technische status Gebruik van codes Smartlists Verbeterpunten/aandachtspunten in Traject Functioneel Technisch

Functionele vragen/bendekingen Gelijkschakelen van alle statusmechanismes? Automatische/semi-automatische creatie van alle statussen Gebruiksvriendelijk en gemakkelijker te beheren Herbruikbaarheid van objecten is soms moeilijk in een verschillende context Eenzelfde status en duiding is niet altijd bruikbaar op de verschillende rapporteringsniveau (stuurgroep versus managementcomité) Traject toegankelijker maken voor “key users” Potentieel van smartlists blijft onbut

Technische problemen Snelheid van de applicatie blijft het grootste struikelblok… Weerstand van gebruikers Beheerders verspillen veel tijd in de applicatie Importeren en exporteren gaat bijzonder traag Een aantal kinderziektes blijven erin sluipen Verschillen in validatie tussen manueel aanmaak en import Nieuwe releases brengen oude problemen terug

Vragen/bedenkingen?