Virtueel vergaderen en Skype Zin?Ja! Netwerk 29 oktober 2015 Antwerpen

Agenda Vergaderen anders bekeken: ga digitaal Voordelen online vergaderen Nadelen online vergaderen Programma’s Wat heb ik nodig? Skype: let’s go! Nog enkele tips

Vergaderen anders benaderen: ga digitaal Vergaderen = belangrijk Veranderde context Vragen wie er al ervaring heeft met online vergaderen: van gehoord, effectief gebruikt, …? Belangrijk: vorming, afspraken maken, teamoverleg, cultuur van samenhorigheid Veranderde context: PTOW, verspreide afdelingen op verschillende geografische locaties, snel bijpraten wordt moeilijk, drukke agenda’s, …

Voordelen online vergaderen Tijdsbesparing Kostenbesparing Efficiëntieverbetering Versterking interne communicatie Balans werk/privé tijdsbesparing: geen reistijd, vaak minder lange vergaderingen Kostenbesparing: minder reis- en verblijfskosten Efficiëntieverbetering: vermindering heen en weer mailen tussen collega’s om een probleem te bespreken. Snelle bespreking en geen kans op foutieve e-mailcommunicatie Versterking interne communicatie: makkelijk inloggen en zien wie er online is Balans werk/privé: flexibel werken. Niet altijd meer nodig om aanwezig te zijn. Waar je internetverbinding hebt, kan je vergaderen. Bij wijze van spreken op het toilet 

Nadelen online vergaderen Verlies non-verbale tekens Verlaagde verantwoordelijkheidszin Omgevingsgeluiden Vertraging beeld of geluid en mogelijke technische problemen Aangepaste dresscode bij videoconferencing Korte duurtijd Verlies non-verbale tekens die wijzen op ongemak, verwarring, instemming of meningsverschil en dus kans op misverstanden. Ook opletten met stille respondenten ten opzichte van actieve medewerkers. In een face-to-face vergadering zie je dat iemand wil reageren, bij een online vergadering zie je dat vaak niet. Verlaagde verantwoordelijkheidszin: niet actief mee doen vb. ondertussen sportuitslagen controleren of nagels knippen, … zeker bij niet face-to-face vergaderingen. Onprofessioneel en weinig aandachtig. Omgevingsgeluiden: opletten met rumoer op de achtergrond, vb. zingende poetsvrouw, eten van een koekje uit een pakje, … Vertraging beeld of geluid: blijft technologie, soms niet meteen, waardoor reageren op een item in vertraging komt of waardoor reacties uitblijven. Aangepaste dresscode: video kan raar reageren op bepaalde kledingstukken of juwelen (vergelijking televisieopnames) vb. geen streepjes, geen opzichtige juwelen, … Korte duurtijd: om aandacht van alle deelnemers te hebben. Liefst 50 minuten, maximum een uurtje.

Programma’s Videoconferencing Skype Lync/skype for business Google hangout, Gotowebinar, …

Wat heb ik nodig? Videoconference: Computer Internetverbinding Software en hardware Skype: Computer Internetverbinding (eventueel via kabel) Software Headset Webcam Beiden: Voldoende voorbereidingstijd

Skype: let’s go!

Nog enkele tips Snelle en korte business case Keuze programma Vervangt fysiek vergaderen niet Handleiding: https://support.skype.com/nl/skype/windows- desktop/ Snelle businesscase: bekijk voor elke soort vergadering of bijeenkomst snel een aantal punten hoeveel vergaderingen er plaatsvinden; wat de gemiddelde reisafstand is (als wordt gewerkt vanaf verschillende locaties); wat de gemiddelde duur is van een vergadering; hoeveel deelnemers er op kantoor zijn en hoeveel op afstand; wat de reiskosten bedragen (inclusief reistijd) - Keuze programma: gebruikersvriendelijkheid; de taal (vaak Engels); de kosten; de mogelijkheden (alleen webmeeting of ook webinar/online seminar).

Penny De Beleyr Diversiteitsambtenaar HR-&OO Agentschap Binnenlands Bestuur penny.debeleyr@kb.vlaanderen.be T 03 224 97 53