Digitale duurzaamheid binnen de VO COP Documentbeheer en archivering

Doelstellingen Eisen t.a.v. procesgebonden informatie –Toegankelijkheid: vindbaarheid, contextualisering –Interoperabiliteit: uitwisselbaarheid –Integriteit: volledigheid –Authenticiteit: betrouwbaarheid –Raadpleegbaarheid: machinale en visuele leesbaarheid

Probleemstelling Probleem: –Digitale informatie is technologieafhankelijk –Snelle vernieuwingscyclus van hard- en software –Louter opslag is geen oplossing Behoud van: –machinale raadpleegbaarheid drager en hardware –visuele raadpleegbaarheid software –intellectuele raadpleegbaarheid administratieve context Ingrepen nodig bij digitaal archief vóór, tijdens en na de creatie van nieuwe documenten

Archiveringsstrategieën Verschillende opties: –niets doen –computermuseumstrategie –conversie –emulatie –migratie Geen sluitende garantie op raadpleegbaarheid

Welke toekomstvaste strategie? Migratie momenteel meest realistische keuze Digitale objecten omzetten naar een platformonafhankelijke bestandsindeling –Uitsluiting van externe onafhankelijkheden (Emulatie: wordt niet uitgesloten door de gekozen strategie)

Strategie voor digitale duurzaamheid Open vs. gesloten standaarden –Gesloten standaarden: Technische specificaties niet of beperkt toegankelijk en bruikbaar Beheer in handen van de ontwikkelaar = black box Voorbeelden: MS Office, MS Outlook, WMA, RM

Open vs. gesloten standaarden –Open standaarden: Leveranciersonafhankelijkheid (geen vendor lock- in) Uitwisselbaarheid van informatie Controleerbaarheid (geen black box) Digitale duurzaamheid –Criteria: cf. European Interoperability Framework (EUCommissie):European Interoperability Framework interoperabiliteit vrije beschikbaarheid brede verspreiding openheid in ontwikkeling

Strategie voor digitale duurzaamheid Selectief beheersregime voor informatie –criterium: bewaartermijn bewaartermijn is gekoppeld aan functie en belang van die informatie –kortetermijnbewaring (1-5 jaar) => weinig ingrepen –langetermijnbewaring (6-... jaar) => bijkomende voorzorgen –permanente bewaring (eeuwig) => strengste regime

Adviezen: uitwerking Kantoordocumenten (gevalideerde strategie) Databanken s Beeldbestanden Websites...

Vindplaats van de adviezen URL: – – –doorklikken naar ‘Documentbeheer en archivering’ – ‘Archiefbeheer’ – ‘Digitaal’ - Adviezen

Vragen?