Groepsr aad 1 augustus 2014

Agenda 1.Bedankt! 2.Scoutsraadverkiezingen 3.Taken per functie 4.Takverdeling -- 1.Werkgroepen 2.Administratie 3.Financiën 4.Varia

Bedankt!

SCOUTSRAADVERKIEZIN GEN

FUNCTIES

Functieverdeling GRL Laura Kevin  externe relaties  financiën  administratie  leidingsweekend  kampbegeleiding  lokalen  werkgroepopvolging  leidingsactiviteiten  takbegeleiding  vorming NIEUW:

Takwerking Takchef – Eindverantwoordelijke tak – Begeleiding kamp – Contact met groepsleiding – Organiseren takraden – Activiteiten VTA: verantwoordelijke voor de takadministratie – Aanwezigheden bijhouden (sept-okt) – Inschrijving – Lidgeld – Steekkaart – Nauwe samenwerking met VGA (Kevin) Chef financiën – Financiën bijhouden (boekhoudbestand: online) – Kasbonnen bijhouden – Betalingen binnen een tak

Leiding Engagement Samenwerking Activiteiten maken, uitvoeren, helpen maken Goed contact met ouders Vriendschap

Alcohol- en drugsbeleid Op vraag van de district: papieren versie, ondertekend Streng opgesteld – Inbreng van de groep: straks

Rookbeleid Er wordt niet gerookt in de lokalen. Er wordt niet gerookt vanaf dat het eerste gastje arriveert, tijdens de activiteiten tot het laatste gastje weg is. Peuken en as worden in een rookemmer gedeponeerd. Rookemmer wordt schoongemaakt door rokers. Peuken worden opgeruimd door rokers. Weekends/kamp: je rookt nooit in ‘t zicht van een gast, ongeacht de leeftijd of tak. Het roken mag niet primeren op de activiteit met de gasten.

TAKVERDELING

Takverdeling

Takbespreking  Wie wordt de takchef?  verdeling van taken:  Chef takfinanciën  VTA: verantwoordelijke takadministratie !! De drie functies binnen je tak mogen NIET samenvallen in één persoon !!  Niet verplicht: contactverantwoordelijke, social mediacoördinator,…  Alcohol-, drugs- en rookbeleid  Inbreng  Concrete regels/stellingen  Een visie

WERKGROEPEN

Werkgroepen: beheer en onderhoud  periode:  afvalbeheer + orde plein  orde leidingslokaal  toiletten  vast:  orde taklokaal  Drank: Jasper, Robrecht, Seppe

Werkgroepen: materiaalbeheer  materiaalkot  materiaalmeester: Robrecht  materiaalmeesteres: Kira  spelarchief  spelarchivaris:  digitaal archief  Één keer per groepsraad; USB  scoutsraad

WERKGROEPEN: BESTUUR  groepsraden  secretaris (per groepsraad een ander persoon)  GRL  groepsadministratie  VGA: Kevin  VTA: (4)  financiën  Hoofd: Kevin  Takchef financiën: (4)  jeugdraad  Manu  Kevin

Werkgroepen: evenementen  werkgroep ledenwerving  Jasper Debree  Louise de Negri  Elise  Manu  Seppe  werkgroep opening lokalen  Kevin  Laura  werkgroep Openscoutsdag  Manu  Elise ……  werkgroep overgang  Seppe  Carels  Kevin  werkgroep Koeketoequiz  Chapman  Willem

Werkgroepen: evenementen  werkgroep ledenwerving  Jasper Debree  Louise de Negri ……  werkgroep opening lokalen  Kevin  Laura  werkgroep Openscoutsdag  Manu  Elise ……  werkgroep overgang  Seppe  Carels  Kevin  werkgroep Koeketoequiz  Chapman  Willem

Werkgroepen: evenementen  werkgroep carwash  (3)  werkgroep SDH’BAR  Per tak

Werkgroepen: Contact  werkgroep social media  Twitter en Facebook: (1)  site: (1)  redactie nieuwsbrief  (2)  maandelijkse toelichting per tak

Werkgroepen: extra  werkgroep totemisatie/leidingsdoop  Davy, Seppe, Jasper, Manu, Elise, Marie, Guillaume,…  werkgroep Edele Confrerie der Haanse Jeugdbewegingen  (Maud)  (1)

KALENDER

September ledenwerving 4 ledenwerving 5 ledenwerving Openscoutsda g + SDH’BAR Overgang 28 overgang 2930

Oktober districtsraad groepsraad 11 SDH’BAR Tour de Gand: streekbierene ditie

November districtsraad 8 edele confrerie wknd 9 edele confrerie wknd 10 spel in Gent groepsraad 15 jenevervoetba l (distr.) SDH’BAR

December groepsraad 6 Sint districtsraad Kerstbar + opening lokalen blokstop

Januari

Februari groepsraad 14 koeketoequiz districtsraad Beernem 28 takweekend

Maart takweekend Leidingsetentj e + gouwbal districtsact: wouters SDH’BAR leidingswknd 21 leidingswknd 22 leidingswknd districtsraad Knokke

April gouwweekend 18 gouwweekend 19 gouwweekend carwash ding dong (distr.)

Mei SDH’BAR

JUNI blokstop

SDH’ADMIN Click&Go

Digitale administratie

Mailadres Correspondentie verloopt via: – Takmailadressen – takdoeleinden

Internetaansluiti ng

VTA Samenwerking met VGA Bijhouden van aantal leden + nieuwe leden Controle op betaling Iedere vrijdag in september – oktober: update ledenlijst Attesten >> uitleg van VGA

Inschrijvingen via computer Nieuw lid – >> of nieuwe site – Nieuwe inschrijving bij GroepsAdministratie – Steekkaart via GroepsAdministratie Herinschrijving – Brief wordt rondgezonden – Laatste brief! Voortaan loopt alles digitaal: oproep naar mailadressen.

Leden

Geen internet Inschrijven in onze lokalen: computer ter beschikking

Inschrijvingsgel d €37,00: verhoging van €4,50 (algemene verhoging door S&G VL doorgevoerd) Deadlines – Leiding: 31 augustus – Leden: 25 september – Nieuwe leden: 9 oktober

Attesten Onmiddellijk invullen en teruggeven aan ouders. Stempel + handtekening – VTA is geautoriseerd dit te ondertekenen

SDH’FINANCIËN

Algemene regels Autogebruik wordt niet aanbevolen – Terugbetaling: uitzonderlijk wegens moeilijk te berekenen. SDH’Boekhoudbestand >> chef takfinanciën Gebruik de takkaarten!! Zo weinig mogelijk eigen geld!! – Enkel de zaken met een kasbon worden terugbetaald!! Kasbonnen worden ingediend bij de chef takfinanciën. Aanvragen tot terugbetaling van GRL: via mail + foto/scan kasbon Boetes worden niet terugbetaald

Geld Groepsboekhouding Takboekhouding (4) Drank- en barboekhouding Uniformkas Online: SDH’boekhoudbestand

Chef takfinanciën Beheer van takboekhouding Infomoment!

Variaronde