Netwerk management assistenten Maandag 28 april 2014 Het nieuwe werken (hnw) voor management assistenten/ secretariaatsmedewerkers Netwerk management assistenten Maandag 28 april 2014

Management assistente werkt nieuw Teleconferentie samen met AgO in Brussel, met Antwerpen én met Nederland

Management assistente telewerkt

Wat is het nieuwe werken (hnw) ? Het nieuwe werken = plaatsonafhankelijk én tijdonafhankelijk werken (ptow). Personeelslid kiest zelf waar, wanneer, hoe, waarmee (it-tools: smartphone, pc, tablet …) hij/zij werkt. Leidinggevende heeft een coachende en resultaatgerichte stijl. Samen afspraken maken (bereikbaarheid / beschikbaarheid; samenwerken; opvolgen van resultaten…)

Hoe wordt hnw toegepast ? ‘Anders werken’ = open kantooromgeving (delen van werkplekken, activiteitsgebonden werkplekken, clean desk, digitaliseren en paper poor werken, afsprakenkader …) Ontwerp-omzendbrief PTOW (plaats- en tijdonafhankelijk werken) (in voorbereiding): ‘Telewerken’ wordt ptow: plaats- en tijdonafhankelijk werken: Nieuw: - Verplichting voor entiteiten; voor alle functies / functiehouders die er voor in aanmerking komen, mits het maken van afspraken - Volg- of verklaarprincipe: voor welke functies niet ? - Geen onderscheid meer tussen structureel en occasioneel telewerken. Werken waar je wil Niet enkel op kantoor, thuis of in satellietkantoor. Werken wanneer je wil Mits het maken van afspraken. Niet (meer) prikken / afschaffen prikklok

Interactief netwerkmoment: telewerken / ptow 170 management assistenten bespreken interactief in groepjes: of telewerken mogelijk is voor m.a.’s voor welke taken welke afspraken ze kunnen maken hierover.

Hier foto invoegen van netwerkmoment

RESULTATEN Telewerken / PTOW voor management assistenten Management assistenten die dat wensen kunnen telewerken. JA NEEN 129 2

Voordelen voor de organisatie / leidinggevende: Betere planning + georganiseerd werken Meer output door tevreden werknemers Niet gestoord = productiever Ruimtebesparing / energiebesparing Grotere motivatie Duidelijker afspraken Minder ziekte door minder stress Nadeel: Niet fysiek bereikbaar

Voordelen voor het personeelslid work life balance Geen tijdverspilling door verplaatsingen Ongestoord / rustiger. Meer geconcentreerd, dus minder fouten. Gelijke kansen Betere planning Minder ziek / gestresseerd / burn outs Meer tijd voor jezelf / kids / hobby’s… Nadeel: Storen door gsm en mail

Welke taken. Hoe de telewerkbaarheidskwadrant invullen Welke taken ? Hoe de telewerkbaarheidskwadrant invullen ? - lijst je taken op, of plak ze op post-its - noteer ze in een van de 4 vakken. - de taken in de rechterbovenhoek (alleen / niet op kantoor) komen in aanmerking voor telewerken/ plaatsonafhankelijk werken. TAKEN: ALLEEN KANTOOR NIET OP KANTOOR SAMEN

Alleen – Niet op kantoor Welke taken ? Alleen – Op kantoor Post Onthaal Fysieke dossiers samenstellen Signataires maken Inscannen, printen, kopies maken Fysiek klassement Opleiden collega’s Notuleren Documenten Ter ondertekening voorleggen Alleen – Niet op kantoor Opstellen inhoudelijke documenten Nalezen Taakopvolging/deadlines Vergaderingen voorbereiden, buitenlandse zendingen Verslagen vergaderingen maken Zalen reserveren – deelnemers uitnodigen en documenten doorsturen Documenten bewerken en lay-outen Vlimpers, Orafin, andere toepassing boekhouding, webtoepassing Vervoer regelen Websites beheren Telefoonpermanentie E-learning Personeelsadministratie Agendabeheer Organisatie events Bestellingen materiaal plaatsen Powerpointpresentaties maken Digitale archivering Samen – Op kantoor Teamoverleg Infosessies Vergaderen – overleg met leidinggevende Socialisering Samen – niet op kantoor Opleiding/ studiedagen Telefonisch overleg/videoconference Sportdag Personeelsfeest

Welke afspraken ? Hoeveel dagen per week / per maand / sporadisch … werk je niet op kantoor: Maximum 2 dagen per week (5/5) ½ tot 1 dag per week Sporadisch – afhankelijk van de taken en in samenspraak met collega’s Afhankelijk van goodwill en afspraken werkgever TIP: te bepalen op basis van takenpakket en taken die alleen en niet op kantoor kunnen gedaan worden.

Welke afspraken ? Wat heb je nodig ? Niet voorzien ! Internet Laptop Groot scherm Werkruimte Rugzak / draagtas Telefoon / werkgsm Verbinding met v.o. Niet voorzien ! Tussenkomst verwarming bij structureel telewerk

Welke afspraken ? Hoe ben je bereikbaar ? Competentie: Discipline ! GSM Mail Skype Eigen telefoon Lync Competentie: Discipline !

Welke afspraken ? Hoe werk je samen met collega’s ? Yammer Skype Telefonisch Via mail Lync In agenda beschikbaarheid aangeven Taakverdeling op voorhand afspreken

Welke afspraken ? Hoe wordt je werk opgevolgd ? Verschillende mogelijkheden: Resultaten / output worden doorgemaild Projectopvolgingssysteem Agenda: taken invoeren (op voorhand afspreken) Afgewerkte verslagen, notulen, doc … doorsturen Feedback en terugkoppeling Ploeg: evaluatie en functioneringsgesprekken Via vertrouwen In Vlimpers vooraf invoeren. Niet (2 !)

Meer info over het nieuwe werken? http://www.bestuurszaken.be/het-nieuwe-werken *Voorbereiding portfolio HNW: 2013 … *Basisdocumenten Vlaamse overheid: Visienota Het Nieuwe Werken bij de Vlaamse overheid (2013) Rondzendbrief structureel telewerken 2006 Ontwerp-omzendbrief PTOW (plaats- en tijdonafhankelijk werken) besproken op sectorcomité XVIII 28 april 2014.

Meer info over de resultaten van het netwerkmoment? http://www.bestuurszaken.be/het-nieuwe-werken https://www.yammer.com/managementassistentenvlaamseoverheid