HR aan zet !? Operational excellence en strategisch handelen HR-trendlezing Arie Piet november 2014 Eigen achtergrondfoto plaatsen: Ga naar Ontwerpen > Kies Achtergrondstijlen > Achtergrond opmaken > Kies onder Opvulling > Opvulling met figuur of bitmappatroon > Kies Invoegen uit > Bestand > Zoek eigen afbeelding > Kies Invoegen > Kies Sluiten. Je eigen afbeelding moet de juiste beeldverhouding hebben namelijk: 1024x768pixels of 960x720 pixels, met een resolutie van 72 pixels per inch. Bekijk de presentatie om te beoordelen of de kwaliteit goed is.

agenda Voorstellen Theorie Basis op orde ! Van basis op orde  naar partner Vraagstelling Voor een dia met een andere opmaak, klik op Start > Indeling

Model van Ulrich Voor een dia met een andere opmaak, klik op Start > Indeling

Wanneer ben je als HR welkom ? Basis op orde: Administratie bij gewerkt Vlotte procedures en processen (bijv. doorlooptijd vacatures = weken, uitzendkrachten = dagen) Bereikbaarheid (let op: wees er wanneer de mensen er zijn) Help managers en medewerkers (niet doorschieten in self service)

Basis op orde: Afspraken nakomen !! en vastleggen Niet (negatief) verrassen = tijdig Regelmatig contact met managers Ken je medewerkers (en creëer toegevoegde waarde) Adviseer gevraagd en ongevraagd Wees creatief en flexibel Alternatieven bieden Voor een dia met een andere opmaak, klik op Start > Indeling

Bekend fries gezegde: As it net kin sa ‘t moat, dan moat it mar sa ‘t kin Als de basis niet op orde is dan is er geen “basis” voor strategische inbreng ! Voor een dia met een andere opmaak, klik op Start > Indeling

Basis op orde = planmatig werken Jaarcyclus, jaarkalender Rapporteer (zorg dat iedereen een werkgesprek etc. krijgt) Belangrijkste indicatoren Projectplan Jaarplan  Kwartaal rapportages efficiency

2 voorbeelden Philips Provincie Fryslân

Year plan & scorecard 2010 PPS Admie & Payroll NL (HR Plaza) January 2010 7 April, 2017

HR-Plaza 2009 Philips HRN Version 0.1 Strategic direction Business enablers Results (BBS) Year 2009 initiatives Vision Sectors are expecting a more strategic role of HR Economies of scale in HR are underutilized in Philips NL Best in class HR requires standards and WoW in HR Leadership HR Plaza is run as a HR service provider Plaza Management acts as business partners for Sector HR HR Plaza team leads demonstrate strong operational leadership and problem solving ability Financials Realization of 2009 AOP ≥ 0 Cost per employee Euro 210,-- per year Major priorities 2009 KPI’S: NOG VERTALEN NAAR ENGELS Projects: Further standardization of HR Plaza processes 1 time registration module Digital personal files .Improve processes and applicable automate ( ICS/SOX,NS train tickets, jubilee gifts) Link Service desks (topdesk activities) to improve flexibility, reduce vulnerability and optimize staffing Improve flexibility Infodesk so where able in all situations to answer questions within the targeted time. Cost down (reduce per employee Euro 210,-- per year) Mission HR Plaza is supporting the Philips (HR) strategy by efficiently offering high quality transactional HR services to Philips employees, managers and HR Professionals Policy & Strategy Continuous improvement in WoW: Standardization, manage cost down, simplify and applicable automate HR processes and WoW Processes and WoW: Ad new HR Services to the new catalogue If in case of cost effectiveness and Sense and Simplicity for Philips in total Customers Conduct 4 Customer Satisfaction Surveys (quarterly) measuring Quality of service Speediness/timeliness Customer focus/flexibility Overall satisfaction (NPS) Target score: 3.7 (5 point scale) for Servicedesk and Infodesk Values Delight customers Develop people Deliver great results Depend on each other People HR Plaza employees are all-round HR Professionals mastering Complete set of Philips HR transactional processes, including (e)HRM tools Deep knowledge of Philips CAO and RAV Proactive, service minded attitude Simplify processes where possible Service minded and an improvement attitude Processes Deployment of HR Plaza work processes and communication lines Standardization of (at least all generic) transactional processes Full deployment of all available E-HRM modules Strategy Execution of transactional HR processes within Philips NL at a lower cost level, while maintaining (and where possible improving) the quality of service Standardization of transactional HR processes within and between sectors Efficient and effective utilization of resources by concentrating and pooling HR transactional employees and by deploying uniform tools Service delivery based on a transparent service catalogue, reliable SLA and a simple (fixed) fee structure Maintaining and improving a one ‘single’ HR Portal for all employees, managers and HR professionals, supported by an efficient and knowledgeable Helpdesk Transparency in roles and responsibilities between HR Plaza, HR Generalists, HR Specialists, other service units and external providers (CIAN) Partnerships & resources HSZ, CIAN, HRO, SEA, Corporate HRM Competence Infodesk: All functions competence profiles and job descriptions are available in the PPM process, employees are assets against these profiles and if there is a gap, a concrete development plan is made to bridge the gap Servicedesk: Per Servicedesk a competence overview is available. All employees in PPM process Processes SLA: Service catalogue covering all Plaza services/processes Goal is to include all processes in E-HRM/ Topdesk

Priorities 2010 1.- standardization; first phase finished and implemented. Start on E-HRM implementation. - linking service desks; project running, speed and design issues E-HRM are being solved. - time registration; go for Tnz/Roosendaal en Research in 2010. Rest 2011 due to budget restrictions. - Digital personnel files; wait for simplified decisions and design (2011 ??) 1. Improve efficiency: - Standardization - Linking Service desks - Time registration - Digital personnel files 2. Improve customer satisfaction: NPS - Account role HR Plaza: translate present way of working to a more customer focused approach 3. Implementation new WGP-approach 4. First Time Right - Working without mistakes 5. Simplified - Support project - Implement Org. Maintenance 2. In May VB/HTC/Best will turn to CC approach. Drachten & Lighting will implement Oct. 1st. Due too high workpressure and staffing issues our performance was hampered in Q2. Correctrive actions are taken. 3. On track, since April 1st life with new way of working. Staffing in place. New approach works really well and saves costs. 4. Project is started, study being done on root causes. 5. On track. OM will start May 1st. We implemented with a great effort OM in the Netherlands. The process was difficult but we met the targets.

P&O kwartaalevaluatie Prioriteiten en performance indicatoren Een eigen foto plaatsen: Ga naar opmaak > Kies Dia-achtergrond > Kies onder ‘opvulkleur voor achtergrond’ het onderste smalle schermpje > Kies opvuleffecten > Kies afbeelding > Kies afbeelding selecteren > Zoek eigen afbeelding > Kies invoegen > Kies OK > Kies Toepassen Uw eigen afbeelding moet de juiste beeldverhouding hebben nl: 1024x768pixels, 960x720 pixels, 1024x768 pixels zijn goede maten

Prioriteiten 2013 Oplossen formatiekrimp en mobiliteit 2. Strategische Personeelsplanning: - 1a.Vaststellen personeelsplanning 2014- 2017 - 1b. Afdelingsplan 2013 - 1c. Vaststellen (anticiperend) personeelbeleid ; - 1d inzetten actieve pensionados 3. Werkgelegenheidsprojecten 4. Organisatievisie - visievormingsproces vervolgd 5. Startegisch HR-plan Voorlichting personeel, vacatures en mobiliteitswensen in beeld, daarna matchen, strakke regie, scope is max. 2½ jr. voorstel beleid en programma’s (problematiek vaste medewerkers op tijdelijke formatie), besluitvorming directie Afdelingsplan gereed incl. doorvoeren bezuinigingen Gepensioneerdenvereniging is in oprichting Inhuur P&O op schema In-door-en uitstroom P&O onder controle Voorbereiding staffingplanning gestart Evaluatie en werktijdenregeling afgerond Span of control: is gereed in Q2 Leiderschapsprofiel gereed in Q2 Gesprekscyclus jaargesprekken digitaal aangeboden Loonstrook digitaal afgerond Fase 2 (betrouwbaar zijn gestart) Dienstverleningsafspraken P&O zijn gemaakt opleiding als tool of management

Prio Afdeling P&O jan febr maart stoplichten 1 Organisatievisie Support visietraject   Integriteit als onderdeel kernwaarde 'betrouwbaar zijn' Vervolg visie voor eigen afdeling klantcontact Leiderschapsontwikkeling/MD Managementsturing (Stjoere op ôfstân/planning-beoordeling-beloning/monitoring 2 Shared services Ondersteuning opzet Noordelijke samenwerking Ondersteuning personeelsovergang naar FUMO 10 Organisatieadvies en -veranderingen Regie op organisatieadvies en -veranderingen diverse organisatieverander projekten Managementservices MANS/Ta jo tjinst ondersteunende afdelingen 3 Strategische personeelsplanning Vaststellen (SPP) 2014 - 2017 (incl. scenarios/schillenmodel) aktua scenario doorontwikkelen schillenmodel Formatie & bezetting aanpak optimaliseren Monitor bezuin 2012 Oplossen van personele consequentes formatiekrimp 4 Staffingplanning Potentieelbeoordeling Talentmanagement 5 Inleenprocessen verbeteren Verbeteren processen inleen inbedding inhuur bij PVT/inkoop 6 Stage en traineeprogramma Stage- en afstudeerbeleid Ontwikkelen traineeprogramma evaluatie start werving 7 Arbo-/gezondheids-management Reduceren ziekteverzuim Vitaliteitsmanagement PLvA MTO + opvolging afdelingen opvolging RIE-buitenlokaties + opvolging 8 Digtaliseren HR-processen Digitaliseren HR-processen en personeelsdossiers digitaliseren jaargesprekken Dielplak (verbeteren informatievoorziening) IDU 2.0 9 Kinderopvang Realiseren kinderopvang in Provinciehuis 11 Strategisch HR plan Opstellen van strategisch HR plan

Meten is weten “Alleen” als je het kunt meten is het er Loonkosten, ziekteverzuim, doorlooptijd vacatures, formatie-bezetting Zorg dat P&O ook relevant is voor de financiële performance……en dat is het natuurlijk ook ! Mix personeel, flexschil etc. Klanttevredenheid (medewerkers)

Questions ? If you can measure it  it is there !! for our management What is the wage bill for your site ? What does 1 % absenteeism reduction save your site ? What is the unwanted attrition in your site ? If you can measure it  it is there !! for our management

Model van Ulrich Voor een dia met een andere opmaak, klik op Start > Indeling

Basis strategic partner/change agent Participatie in Managementteams (liefst permanent) Leer de “business” kennen (= aanwezig zijn) Pak kansen op (wie wil ?) HR op agenda (geld = formatie, ziekteverzuim, vacatures, pers. planning, kwartaalreview) liefst jaarkalender Pak “alle” HR gerelateerde onderwerpen op (outsourcing, Flex-alternatieven, opleiden)

Tijd = Prioriteit De prioriteiten die je stelt bepalen welke keuzes je maakt (basis op orde geeft rust en tijd) Als je wacht tot de agenda je past ben je er (bijna) nooit. Waarom zijn de financiële collega’s er wel ?

Strategic partner Vertrouwenspersoon management Denk in scenario’s Anticipeer (korte en lange termijn) Ken en agendeer trends Aanwezig bij strategische discussies Pak de HRM component, werk die uit. Tijd !

Strategic partner Breng goede voorbeelden en mogelijkheden in (maak het zo concreet mogelijk) Zorg dat je bij bent in je vakgebied Substantieel lagere kosten, hogere efficiency is altijd welkom !

Change agent Trek zelf de organisatieveranderings-processen Keep it simple Faciliteer Zorg dat je de OR adviesaanvraag zelf kunt schrijven (niet afhankelijk van…) Trek het overleg met vakorganisaties Ken mogelijkheden sociaal statuut/regelgeving om op te lossen

Change agent Pak signalen op (zou het iets zijn om….)  zet zaken op een rijtje. Weet wanneer je het zelf niet meer kunt en faciliteer dan de inhuur van een specialist. Stuur proces. Zet management in positie (wanneer zelf, wanneer management) Zorg voor voldoende middelen, werk planmatig

Succesvol zijn Realistisch plan, projectmatige uitvoering Succes breeds succes (begin klein, zorg dat je met de eerste successen je aanpak bewijst). Plan dat ! Tempo (geen haast) voortgang geeft vertrouwen Beter snel in serie, dan teveel traag parallel

Vanuit Directie blik op HR Ik ben kritischer over de rol van HR Veel mogelijkheden voor HR om dingen op te pakken, gaan regelen Tempo kan hoger Aanwezigheid is te beperkt Veel push en minder pull (moet het vragen, komt niet van zelf).

Verschil tussen Overheid en bedrijfsleven !? B: Snelheid, urgentie vaak anders B: Gaat om bedrijfsresultaat, winst is “to be or not to be” (ook bij P&O !) B: ook werkgelegenheidsprojecten (1,5 %) Maar: P&O processen niet anders Zelfde competenties nodig voor succes

Componist Leonard Bernstein (1918-1990) To achieve great things, two things are needed: a plan and not quite enough time

Vraag: Welk (liefst strategisch) onderwerp zou jij morgen moeten agenderen voor jouw management/directie ? (waarbij ze jou zeker zullen vragen om dit op te gaan pakken) Hoe maak je hiervan een succes ?