20 november 2014 Contract met één begunstigde P 1 Contract met de begunstigden ‘Monobeneficiary’ contracten of contracten met één begunstigde

Inhoud Inleiding Part I – special conditions Annex I – project description Annex II – estimated budget Annex III – financial and contractual rules Annex IV – templates (availability) Part II – general conditions 20 november 2014Contract met één begunstigde P 2

Inleiding Engelstalige contracten als basis Amendementen mogelijk Monobeneficiary vs multibeneficiary Special conditions vs general conditions KA1 learning mobility of individuals KA101… for school education KA102… for vocational education and training KA104… for adult education 20 november 2014Contract met één begunstigde P 3

Inhoud Inleiding Deel I – Bijzondere voorwaarden Annex I – Beschrijving van het project Annex II – Budget Annex III – Financiële en contractuele regels Annex IV – Voorbeelddocumenten Deel II – Algemene Voorwaarden 25 juni 2014Contract met de begunstigden Hoger Onderwijs P 4

Deel I – bijzondere voorwaarden Art. I.1 Onderwerp van de overeenkomst Art. I.2 Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst Start: tussen 1 juni 2014 en 31 december 2014 EPOS: start altijd op de eerste van de maand Gezien laattijdigheid: verschuiving via amendement mogelijk na formele vraag Art. I.3 Maximaal bedrag en vorm van subsidie I.3.1 maximaal subsidiebedrag I.3.2 overdracht tussen begrotingsposten voor KA101 en KA104 De begunstigde mag tot 100% van de voor organisatorische steun toegekende middelen overdragen naar reizen en individuele ondersteuning; De begunstigde mag geen middelen overdragen naar organisatorische ondersteuning; De begunstigde mag middelen uit iedere begrotingspost overdragen aan steun voor specifieke behoeften, ook indien er initieel geen middelen voor steun voor specifieke behoeften waren toegekend zoals gespecificeerd in bijlage II. 20 november 2014Contract met één begunstigde P 5

Deel I – bijzondere voorwaarden I.3.2 Overdracht tussen begrotingsposten voor KA102 –De begunstigde mag tot 100% van de voor organisatorische steun toegekende middelen overdragen naar reizen en individuele ondersteuning; –De begunstigde mag middelen uit iedere begrotingspost overdragen naar steun voor specifieke behoeften, ook indien er initieel geen middelen voor steun voor specifieke behoeften waren toegekend zoals gespecificeerd in Annex II; –De begunstigde mag tot 50% van de voor taalkundige ondersteuning toegekende middelen overdragen naar reizen en individuele ondersteuning voor mobiliteit door lerenden; –De begunstigde mag tot 100% van de voor reizen en individuele ondersteuning voor mobiliteit door personeel toegekende middelen overdragen aan reizen en individuele ondersteuning voor mobiliteit door lerenden; –De begunstigde mag tot 100% van de voor reizen en individuele ondersteuning van mobiliteit door lerenden in organisaties voor beroepsonderwijs- of -opleidingen toegekende middelen overdragen aan reizen en individuele ondersteuning van lerenden in ondernemingen. 20 november 2014Contract met één begunstigde P 6

Deel I – bijzondere voorwaarden Art. I.4 bepalingen mbt rapportering en betaling I.4.1 betaling van een eerste voorschot –80% van het maximum beursbedrag –Binnen de 30 dagen na ondertekening door beide partijen I.4.2 tussentijdse rapportering en betaling overige voorschotten Niet van toepassing 20 november 2014Contract met één begunstigde P 7

Deel I – bijzondere voorwaarden Art. I.4 bepalingen mbt rapportering en betaling I.4.3 eindrapportering –Eindrapport binnen de 60 dagen na einddatum contract Art. I.2.2 –Mobility Tool I.4.4 eindafrekening –Binnen 60 kalenderdagen na ontvangst documenten eindrapport –Terugvordering indien teveel ontvangen I.4.5 niet indienen van documenten –Liefst niet doen … –Officiële herinnering binnen de 15 dagen na deadline: 30 dagen extra om in te dienen –Nog steeds niet in orde: integrale terugvordering –Registratie laattijdigheid in databank I.4.6 taal voor betalingsverzoeken en rapporten: Nederlands. I.4.7 omrekening naar euro Wisselkoers op datum van de laatste ondertekening van het contract 20 november 2014Contract met één begunstigde P 8

Deel I – bijzondere voorwaarden Art. I.5 Bankrekening voor betalingen IBAN (!!!!) Art. I.6 Data controller and contactgegevens Art. I.7 Bescherming en veiligheid van deelnemers - Vooraf nodige maatregelen ter bescherming van deelnemers - Insurance coverage for participants Art. I.8 Toepasselijk recht en geschillen: Belgisch recht Art. I.9 Gebruik van resultaten niet van toepassing 20 november 2014Contract met één begunstigde P 9

Deel I – bijzondere voorwaarden Art. I.10 Gebruik van IT: Mobility Tool Art. I.11 Uitbesteding (niet van toepassing) Art. I.12 Bepalingen van de algemene voorwaarden die niet van toepassing zijn –Verschillen per domein –Domeinspecifieke verwijzingen in de algemene voorwaarde Art. I.13 Ondersteuning van deelnemers –Maximum per deelnemer: EUR –Criteria voor het bepalen van het beursbedrag –Activiteiten waarvoor de deelnemer een beurs ontvangt (lijst) –Criteria om een beurs te krijgen –Hoe? Ofwel de beurs overschrijven naar de begunstigde, ofwel in natura door bv. verplaatsing organiseren, ed., ofwel een combinatie 20 november 2014Contract met één begunstigde P 10

Inhoud Inleiding Deel I – Bijzondere voorwaarden Annex I – Beschrijving van het project Annex II – Budget Annex III – Financiële en contractuele regels Annex IV – Voorbeelddocumenten Deel II – Algemene Voorwaarden P 11 Contract met één begunstigde20 november 2014

Annex III – financiële & contractuele regels 20 november 2014Contract met één begunstigde P 12 1.Eligible activities and expenses a)Eligibility of mobility activities b)Travel c)Individual support d)Organisational support e)Linguistic support f)Special needs support g)Exceptional costs 2.Grant reduction for poor, partial or late implementation 3.Grant modifications 4.Rates applicable for contributions to unit costs a)Travel b)Individual support c)Organisational support 5.Provision of supporting documents

Annex III – financiële & contractuele regels 1.Eligible activities and expenses a)Eligibility of mobility activities Programmagids Erasmus+ Eligible minimum mobility duration = excl. travel time b)Travel Place of origin = location sending organisation in Mobility Tool Place of the venue = location receiving organisation in Mobility Tools In geval van andere locatie: verantwoorden in Mobility Tool In geval geen reiskosten: duidelijk aangeven (bv. In combinatie met andere activiteiten) Distance calculator (zie weblink in Annex III) P 13 Contract met één begunstigde20 november 2014

Annex III – financiële & contractuele regels c)Individual support: Mobility Tool start (eventueel +1 reisdag) en einde periode (eventueel + 1 reisdag) Berekening van de individuele beurs automatisch in Mobility Tool On-line questionnaire: feedback, appreciation, preparation, follow-up Force majeure? Yes – grant corresponding to actual duration of mobility Data worden bevestigd in trancript of records of traineeship certificate Onderbreking van periode melden Kortere periode? In Mobility Tool om een nieuw (lager) bedrag te berekenen Langere periode? Idem, maar enkel hogere beurs indien de beschikbare middelen uit het contract dit toelaten, anders ‘zero grant period’. P 14 Contract met één begunstigde20 november 2014

Annex III – financiële & contractuele regels d)Organisational support Automatisch door Mobility Tool op basis van totaal aantal mobiliteiten e)Course fees (enkel KA101 en KA104) Mobility Tool: aanduiden of er moest ingeschreven en betaald worden voor de cursus Enkel de feitelijke cursusdagen komen in aanmerking voor de berekening van de beurs voor cursusgelden Mobility Tool berekent automatisch de beurs P 15 Contract met één begunstigde20 november 2014

Annex III – financiële & contractuele regels f) Linguistic support (enkel KA102) VET-lerenden met een mobiliteit van minimum één maand Aanduiden per deelnemer of er een taalkundige voorbereiding was met de middelen voor taalondersteuning Mobility Tool berekent automatisch de beurs voor taalondersteuning g) Special needs support Aangeven in Mobility Tool indien dit het geval was voor één of meerdere deelnemers Het soort en de omvang van de kosten invullen h) Exceptional costs Zie artikel II.16.4 van het contract voor een overzicht van de kosten onder deze rubriek Rapporteren in Mobility Tool: soort en grootte Bewijsstukken leveren bij het eindrapport P 16 Contract met één begunstigde20 november 2014

Annex III – financiële & contractuele regels 2.Grant reduction for poor, partial or late implementation –Adhv eindrapport en individuele verslagen van deelnemers, overige bronnen (bv. Bezoek) –Quality criteria: implementation of the application, Quality learn outcomes and impact on participants Impact on participating organisations Quality of practical arrangements Quality arrangements for the recognition/validation of learning outcomes Financial management –grant reduction possible based on overall score of final report (< 50/100) 25% if the final report scores between 41 and 50 points both included; 50% if the final report scores between 26 and 40 points both included; 75% if the final report scores between 0 and 25 points both included. P 17 Contract met één begunstigde20 november 2014

Annex III – financiële & contractuele regels 3. Grant modifications –Due to additional funds being available –Contractual modifications P 18 Contract met één begunstigde20 november 2014

Annex III – financiële & contractuele regels 4.Rates applicable for contributions to unit costs a)Travel P 19 Travel distancesAmount (H/T, niet x2) Between 100 and 499 KM:180 EUR per participant Between 500 and 1999 KM:275 EUR per participant Between 2000 and 2999 KM:360 EUR per participant Between 3000 and 3999 KM:530 EUR per participant Between 4000 and 7999 KM:820 EUR per participant 8000 KM or more:1100 EUR per participant Contract met één begunstigde20 november 2014

Annex III – financiële & contractuele regels b)Individual support: staff mobility voor KA101, KA102 en KA104 Bedrag dag 1 t.e.m. 14 (Bedrag dag 15 t.e.m. 60) P 20 Receiving country Staff mobility Amount per day in EUR Denmark, Ireland, Netherlands, Sweden, United Kingdom120 (74) Belgium, Bulgaria, Czech Republic, Greece, France, Italy, Cyprus, Luxembourg, Hungary, Austria, Poland, Romania, Finland, Iceland, Liechtenstein, Norway, Switzerland, Turkey 105 (84) Germany, Spain, Latvia, Malta, Portugal, Slovakia, former Yugoslav Republic of Macedonia 90 (63) Estonia, Croatia, Lithuania, Slovenia75 (53) Contract met één begunstigde20 november 2014

Annex III – financiële & contractuele regels b)Individual support: VET learner mobility (enkel KA102) Per land: 3 bedragen –Bedrag per dag voor dag 1 tot en met 14 –Bedrag per dag voor dag 15 tot en met 60 –Bedrag per dag voor dag 61 tot en met 360 Zie aparte tabel in annex III P 21 Contract met één begunstigde20 november 2014

Annex III – financiële & contractuele regels c) Organisational support T.e.m. de 100ste deelnemer: 350 EUR per deelnemer Vanaf de 101ste deelnemer: 200 EUR per bijkomende deelnemer c) Course fees (enkel KA101 en KA104) 70 EUR per dag per deelnemer met een absoluut maximum van 700 EUR per deelnemer per cursus d) Linguistic support (enkel KA102): 150 EUR per deelnemer P 22 Contract met één begunstigde20 november 2014

Annex III – financial & contractual rules 5.Provision of supporting documents for checks and audits (KA101, KA102 en KA104): –Final report check: all applications –Desk check: sample during or after final report stage –On the spot check During action After action P 23 Contract met één begunstigde20 november 2014

Inhoud 1.Inleiding 2.Part I – special conditions 3.Annex I – project description 4.Annex II – estimated budget 5.Annex III – financial and contractual rules 6.Annex IV – templates (availability) 7.Part II – general conditions P 24 Contract met één begunstigde20 november 2014

Part II – general conditions Algemene voorwaarden die voor alle contracten met begunstigden gelden (KA1 en KA2) Algemeen = niet elk artikel is van toepassing op het individuele contract, bv. Subcontracting ed. Kunnen niet worden aangepast Niet gepersonaliseerd … maar maken wel deel uit van het contract! Op de website van EPOS In het contract enkel Part I met verwijzing naar de webpagina voor Part II Zeker ook doornemen! P 25 Contract met één begunstigde20 november 2014

Part II – general conditions Part A – Legal and administrative provisions II.1 general obligations of the beneficiary II.2 communications between the parties II.3 liability for damages II.4 conflict of interests II.5 confidentiality II.6 processing of personal data II.7 visibility of Union funding II.8 Pre-existing rights and ownership and use of the results (including intellectual and industrial property rights) II.9 Award of contracts necessary for the implementation of the project II.10 Subcontracting of tasks forming part of the project II.11 Amendments to the agreement P 26 Contract met één begunstigde20 november 2014

Part II – general conditions Part A – Legal and administrative provisions II.12 Assignment of claims for payments to third parties II.13 Force majeure II.14 Suspension of the implementation of the project II.15 Termination of the agreement Part B – Financial provisions II.16 Eligible costs II KA101 en KA104 II KA102 P 27 Contract met één begunstigde20 november 2014

Part II – general conditions II.17 Further payment arrangements II.18 Determining the final amount of the grant II.19 Recovery II.20 Checks and audits II.21 Monitoring and evaluation 20 november 2014 P 28 Contract met één begunstigde

Dank u voor uw aandacht