Wetenschap ontsloten bestuurlijke visie op digital repositories Wim Kardux lid College van Bestuur Universiteit Utrecht Reclaiming Academic Output De beschikbaarheid van de Nederlandse wetenschappelijke productie UKB conferentie, 16 mei 2002

Aanleidingen Vernieuwingen Voordelen op lange en korte termijn Rol bibliotheken Internationale ontwikkelingen Een nationaal netwerk en de rol van CvBs

Het huidige systeem van wetenschappelijke tijdschriften: onbetaalbaar: Aanleidingen Het huidige systeem van wetenschappelijke tijdschriften: onbetaalbaar: meerdere malen betalen voor: het salaris van de auteur het salaris van de reviewers de abonnementsprijs de opslag in depots hergebruik (zoals in een onderwijs-reader) Waarom worden er initiatieven genomen voor het opzetten van institutional repositories? In het huidige systeem van wetenschappelijke tijdschriften zijn de functies communicatie en publicatie los van elkaar komen te staan: het duurt vaak meer dan een a anderhalf jaar voordat een ingediend artikel uiteindelijk wordt geplaatst. Oplossingsrichting: De link communicatie-publicatie kan worden hersteld m.b.v. e-publishing. Vóór de print-publicatie kan de elektronische versie al worden verspreid. Maar ook na het verschijnen van de print-versie is de wetenschappelijke communicatie gediend met het plaatsen van de elektronische versie op de homepage van de wetenschapper zelf en/of die van zijn instelling. Het huidige systeem is onbetaalbaar, door de gigantische prijsstijgingen. En de universiteiten betalen vele malen aan de wetenschappelijke informatievoorziening: het salaris van de auteur, het salaris van de reviewers, de abonnementsprijs, de opslag in depots. Ook bij het gebruik van de publicatie in een onderwijs-reader moet nog eens worden betaald. Oplossingsrichting: Universitaire e-publishing initiativen en het opzetten van institutional repositories verstoren het huidige commerciele systeem en het economische model dat daaraan ter grondslag ligt. Weinig vernieuwend. Commerciële uitgevers zijn terughoudend in de vernieuwing. Ze moeten immers winst maken en de onzekerheid over de effecten van vernieuwing verlamt hen. Daarom ontstaan vernieuwende initiatieven binnen de universitaire wereld. - functies communicatie en publicatie zijn los van elkaar komen te staan

SAMPLE OF JOURNAL PRICES 1995 2001 % Change Brain Research $10,181 $17,444 71.3% Biochim. Biophys. Acta $7,555 $12,127 60.5% Chem. Phys. Letters $5,279 $9,637 82.6% Tetrahedron Letters $5,119 $9,036 76.5% Eur. Jrnl. of Pharmacology $4,576 $7,889 72.4% Gene $3,924 $7,443 89.7% Inorganica Chim. Acta $3,611 $6,726 86.3% Intl. Jrnl. of Pharmaceutics $3,006 $5,965 98.4% Neuroscience $3,487 $6,270 79.8% Theoretical Computer Science $2,774 $4,608 66.1% Jrnl. of Exp. Marine Bio. & Eco. $1,947 $3,501 79.8% Uit: Mary M. Case, Pittsburgh conference 2001: Scholarly Communication. A System in Crisis

Vernieuwing Elektronische tijdschriften: nieuwe e-tijdschriften elektronische versies van gedrukte tijdschriften Archives: individu (self-archiving) onderzoeksinstituut (institutional repositories) instelling (institutional repositories) discipline (subject-oriented) De vernieuwing kent de volgende verschijningsvormen: Elektronische tijdschriften: nieuwe tijdschriften die uitsluitend elektronisch verschijnen, of elektronische versies van gedrukte tijdschriften. Archives: individu (self-archiving): de wetenschapper zet zijn eigen publicaties op zijn eigen homepage; onderzoeksinstituut (institutional repositories): onderzoeksinstelling bewaart en ontsluit alle wetenschappelijke publicaties van haar medewerkers; instelling (institutional repositories): een universiteit bewaart en ontsluit alle wetenschappelijke publicaties van haar medewerkers. discipline (subject-oriented): het verzamelen van publicaties (al dan niet elders verschenen) op een site voor 1 discipline Nieuwe publicatiemodellen, bijv. publication sites met peer review NA publicatie, en eventueel ook openbare peer review, virtual communities (communicatie) (- Virtual communities)

Voordelen op lange en korte termijn Toegankelijkheid wetenschappelijke informatie Onderzoeksinstituut: efficiëntie van informatie verzamelen voor de onderzoeksbeoordelingen efficiëntie van het informatiebeheer zichtbaarheid Auteurs: opslag, bewaring en ontsluiting stijging van citaties * Het opzetten van institutional archives / repositories is met name van belang vanwege de toegankelijkheid van de wetenschappelijke informatie, ongeacht de wijze van totstandkoming of de plaats waar het oorspronkelijk is gepubliceerd. * Op het niveau van onderzoeksinstituut: - informatie t.b.v. onderzoeksbeoordelingen en accreditatie (vistatiecommissies etc.) wordt op een efficiënte wijze verzameld. Zeker in het licht van de veranderende onderzoeksbeoordelingssystematiek (meer gebaseerd op de kwaliteit, minder op aantallen). De bestuurlijke communicatie wordt bevorderd. - efficiëntie van het informatiebeheer (link met universitaire adminsitratieve systemen zoals OZIS/METIS) - zichtbaarheid/visibility voor het OZ-instituut (en zijn medewerkers) * Voordelen voor de auteurs: Hun publicaties worden voor hen opgeslagen, bewaard en ontsloten. Daarnaast is aangetoond dat, wanneer tijdschriftartikelen naast de print-versie ook op het net worden gezet, het aantal citaties toeneemt. * Wel twijfel/problemen m.b.t. compleetheid. Dit i.v.m. de auteursrechten, niet alle uitgevers zijn even makkelijk in het toestaan van individueel dan wel institutioneel te archiveren. De meeste voeren echter gedoogbeleid. Subject repositories:  waardevoller voor de lezer, maar organisa- torisch moeilijker dan institutional archives

Rol bibliotheken Waarom de universiteiten? Waarom de bibliotheken? maximaal gebruik van expertise en infrastructuur: ontsluiten langdurig bewaren en archiveren beschikbaarstellen relatie met traditionele doelstellingen Het verzekeren van de langdurige beschikbaarheid van digitale informatiebronnen. Het ondersteunen van wetenschappers in het verspreiden van hun resultaten en ideeën. Het beïnvloeden van het business model van wetenschappelijk publiceren Waarom zouden bibliotheken een rol moeten spelen bij het opzetten van archives en überhaupt bij de vernieuwing van publicatiemodellen? Daaraan voorafgaand is de vraag: waarom de universiteiten? Citaat van Leo Waaijers: Theorem: Scientific progress thrives on the symbiosis of creation & communication. Dus: Organising both processes is the rationale of a university. Waarom de bibliotheken? In de eerste plaats is het efficiënt wanneer universiteiten bij het opzetten van archives maximaal gebruik maken van reeds bestaande expertise en infrastructuur. Expertise bij de bibliotheken: ontsluiting (o.a. toevoegen ven metadata, maar ook automatisch indexeren), langdurig bewaren en archiveren, beschikbaarstellen Vervolgens kan worden geconstateerd dat er een duidelijke relatie is met traditionele doelstellingen van universiteitsbibliotheken: Het verbeteren van de toegang tot wetenschappelijke informatie. Het verzekeren van de langdurige beschikbaarheid van digitale informatiebronnen. Het ondersteunen van wetenschappers in het verspreiden van hun resultaten en ideeën. Het beïnvloeden van het business model van wetenschappelijk publiceren (consequenties o.a. financiële voordelen op lange termijn)

Internationale ontwikkelingen Nationale initiatieven (UK en Zweden) Internationale initiatieven: SPARC Open Archives Initiative (Los Alamos) Budapest Open Access Initiative Public Library of Science * Nationaal: In diverse landen wordt het opzetten van institutional archives gestimuleerd (m.n. UK en Zweden). * Internationale initiatieven die deze ontwikkeling ondersteunen: SPARC (een internationale organisatie die de vernieuwing van wetenschappelijk uitgeven propageert en stimuleert) heeft het opgenomen in haar programma en is bezig een draaiboek op te stellen voor het opzetten van institutional repositories. http://www.arl.org/sparc/ Open Archives Initiative: (zie mijn stukje voor jouw, apart gestuurd): http://www.openarchives.org/ Budapest Open Access Initiative: een beweging, geinitieerd door the Open Society Institute, die propageert dat alle wetenschappelijke informatie gratis on-line beschikbaar komt, hetzij door self-archiving, hetzij door het opzetten van ‘alternative journals’. Self-archiving is geheel in de lijn van het opzetten van institutional repositories. “Since its launch on February 14, the BOAI has attracted participants and press attention. Over 1,000 individuals and several dozen organizations have signed on during the last week. It's especially gratifying to see among the institutional signatories a growing number of journals, library consortia, and universities. Some of the new names are the Library of Congress, the Association of Research Libraries, the Canadian Association of Research Libraries, the University of Pittsburgh, and the Australian Vice Chancellors Committee. Remember that you can help the cause by signing the online document, persuading your institution to sign it, and spreading the word. We've also written a good-sized list of specific actions that people can take depending on their position --researchers, librarians, editors, publishers, or representatives of universities, foundations, professional societies, or governments. >BOAI Home page: >http://www.soros.org/openaccess/ >What you can do to help: >http://www.soros.org/openaccess/help.shtml >BOAI FAQ: >http://www.earlham.edu/~peters/fos/boaifaq.htm >See who has signed: >http://www.soros.org/openaccess/view.cfm >Sign it yourself: >http://www.soros.org/openaccess/sign.shtml” Public Library of Science: tienduizenden wetenschappers die een verklaring hebben ondertekend die inhoudt dat alle artikelen die zij publiceren in traditionele tijdschriften, maximaal 6 maanden na verschijning van het tijdschrift gratis on-line beschikbaar moeten zijn.: http://www.publiclibraryofscience.org/

Een nationaal netwerk en de rol van CvBs Het opzetten van een nationaal netwerk van institutional repositories: Nederland is overzichtelijk heeft goede overlegstructuren eenvoudig om op nationaal niveau afspraken te maken uitvoering door de bibliotheken Rol van CvB’s: bestuurlijke steun Rol van Surf/IWI: stimulering en integratie o.a. via e-publishing platform: als een knooppunt in een netwerk van diverse initiatieven en integratie van best practices Rol van Sparc: PR en exposure voor Nederland Concrete acties ! Het opzetten van een nationaal netwerk van institutional repositories: Nederland is overzichtelijk, heeft goede overlegstructuren en het is dus relatief eenvoudig om op nationaal niveau afspraken te maken over het opzetten van een nationaal netwerk van dergelijke repositories. De bibliotheken kunnen de uitvoering hiervan ter hand nemen. Misschien hier ook verwijzen naar commitment en duidelijk aanwezige expertise bij de NL-bibliotheken: we kunnen het dus uitstekend zelf doen. De bibliotheken kunnen het dus uitstekend maar ze kunnen hiervoor wel wat steun gebruiken. Rol van CvB’s: bestuurlijke steun Bestuurlijke steun nodig binnen hun instelling om daadwerkelijk de publicaties te kunnen verzamelen. Dit is een rol die CvB’s moeten vervullen. Rol van Surf/IWI: stimulering en integratie De plannen voor de NL e-publishing platform zouden moeten uitmonden in een concept van het platform als een knooppunt in een netwerk van diverse locale en interuniversitaire initiatieven. Er zijn al veel resultaten bereikt op verschillende plaatsen en ze moeten niet worden weggegooid en vervangen door 1 centraal nieuw initiatief maar in plaats daarvan zou een integratie moeten komen: de beste aspecten uit al die locale initiatieven extraheren en met elkaar verbinden. Daarnaast een ontmoetingsplaats voor iedereen die in dat veld werkt: bijv. via symposia, al dan niet virtueel (georganiseerde chat-sessies e.d.). Daarnaast stimulering door financiële steun. Rol van SPARC; PR en exposure voor NL. Er is nog nergens een dergelijke netwerk aan institututional repositories op nationaal niveau. Daarmee kan NL een voorloper worden. En SPARC is heel bekend en heeft uitstekende kanalen om dat wat we bereiken kenbaar te maken en te propageren. Concrete acties Naast concepten en plannen zijn natuurlijk ook concrete acties nodig. Hopelijk eindigt deze dag in een aantal afspraken tot concrete stappen om te komen tot zo’n nationaal netwerk.