Informatiebeheer en Het Nieuwe Werken VAC Hasselt 3 maart 2014

aanwezigheden VLM Departement MOW Zeger Zioen Rebekka Artoos Aanwezig: René Van de Velde Lieve Put Xavier Suykens Kristine Nagels Vania Vande Voorde Lydia Vandenrhijn Verontschuldigd: Geert Ruysseveldt Katlijn Vanhee Eliane Verboven Afwezig Nathalie Fabes Departement WVG Jean-Marie Coenen LNE: VEA Wouter Ottevaere VLM Freddy Noels Departement MOW Christof Debaer Zeger Zioen Bert Vananderoye Rebekka Artoos Hans Hulsmans Inge Buteneers

Agenda - doel werkgroep - kennismaking informatiebeheer en HNW naar HNW aanpak papier aanpak digitaal

Doel werkgroep Optimalisatie VAC Hasselt plaats delen met meer entiteiten op weg naar Het Nieuwe Werken  Relatie met informatiebeheer

Werkgroep: Praktisch Frequentie overleg voorstel om de 3 weken te bepalen in onderling overleg en volgens noden Agenda aanreiken van goede praktijken ook leden brengen agendapunten aan

Werkgroep: Praktisch Verslag geen uitgeschreven verslag bespreking wordt in telegramstijl aangevuld in de presentatie (te evalueren) Opvolging doorgeven stand van zaken aan de hand van checklist

Kennismaking Wie is wie? - Huidige locatie Overzicht: http://eib-dms.vlaanderen.be/webtop/drl/objectId/090128df800a2ac1

Het Nieuwe Werken en informatiebeheer

Moderne overheidsadministratie Veel taken  veel informatieproductie Nood aan informatiedelen, samenwerken, digitaal werken Snel, efficiënt en klantgericht werken

Wat is informatiebeheer? overkoepelende beschrijving voor het beheer van de informatie die binnen processen gebruikt wordt Archief: informatie die is ontvangen of opgemaakt door een persoon of een organisatie tijdens de uitoefening van taken of de verdediging van rechten = procesgebonden informatie; bewijst dat een bepaald proces is uitgevoerd = informatie die archiefwaardig is, die bewaard zal worden Documentatie: alle andere informatie, vb. woordenboeken vloeit niet voort uit bedrijfsprocessen; draagt geen bewijswaarde in zich Meer info: http://www.bestuurszaken.be/procesgebonden-informatie

Wat is informatiebeheer? Meer info: http://www.bestuurszaken.be/procesgebonden-informatie

Belang informatiebeheer? Waarom informatie bewaren? ter ondersteuning van de bedrijfsvoering (management) ter voldoening aan regelgeving (compliancy) ter verantwoording (accountability) ter handhaving van rechten (vindication) Erfgoed

Belang informatiebeheer? Waarom goed beheren? snel de correcte informatie terug vinden efficiënt en klantgericht kunnen werken openbaarheid van bestuur

Informatiebeheer en HNW Nood aan degelijk informatiebeheer Afhankelijk van werkomgeving? Link met HNW?

HNW Open kantoorruimte Een definitie: Tijd- en plaatsonafhankelijk werken, waarbij gebruik wordt gemaakt van ICT-oplossingen voor onderlinge communicatie en samenwerking.

HNW: invloed op informatiebeheer Altijd en overal aan de nodige informatie kunnen (‘slim’) digitaliseren Werkplekdelen  geen opstapeling van ‘persoonlijke’ dossiers

HNW: invloed op informatiebeheer Nood aan gemeenschappelijk klassement (papier + digitaal) Nood aan gemeenschappelijk beheer  HNW is een katalysator om acties te ondernemen voor goed informatiebeheer

Basis informatiebeheer? Informatiehuishouding Middelen Verantwoor-delijkheden Procedures Om een goede informatiehuishouding op te zetten heb je nood aan sterke, dragende pijlers. Deze moeten elkaar onderling versterken en zijn ook onderling complementair en afhankelijk. Er moeten middelen zijn om het mogelijk te maken (niet alleen maar geld of ict, maar ook tijd, voldoende personeel, …) Er moeten procedures zijn, die de afspraken weergeven die zijn gemaakt om bepaalde acties uit te voeren (bv. procedure vernietiging, naamgeving, …) Er moeten verantwoordelijkheden zijn. Mensen die erop toezien dat de middelen er zijn, dat de procedures worden opgevolgd, en de middelen goed en efficiënt worden aangewend. Het informatiebeleid: Het informatiebeleid van een organisatie omvat de doelen, middelen en wegen om de gewenste informatievoorziening te ontwikkelen en te beheren. Het informatiebeleid is binnen een organisatie kaderzettend voor alle activiteiten die met informatievoorziening te maken hebben. Het informatiebeleid geeft uitgangspunten en randvoorwaarden voor de gewenste informatievoorziening. Het moet zijn afgestemd op het strategisch beleid van een organisatie. Informatie is immers geen doel op zich, maar een middel waarmee een organisatie beter kan functioneren. VRAAG: staan alle pijlers op zich? Wat gebeurt er als er onevenwicht is? Wat gebeurt er als er geen integratie tussen de verschillende pijlers? VRAAG: 3 mogelijke voorstellingen: De Machine: ieder pilaar is een stuk van de machine, bestaande uit grote en kleine tandwielen, die allemaal afhankelijk zijn van elkaar. De lopende band: elk van de zaken is een pilaar: de lopende band = middelen, de operator de verantwoordelijkheden, de handleiding = procedures. De Griekse tempel= de informatiehuishouding (fronton) ziet er uit als een Griekse tempel gesteund door 3 pilaren, die even sterk moet zijn. Als dat niet het geval is, stort het in elkaar. Informatiebeleid 4 april 2017

Basis informatiebeheer Duidelijk toegewezen verantwoordelijkheden Wie draagt de verantwoordelijkheid voor elk aspect? Wie beheert het groepsklassement? Zorg voor de nodige middelen Informatiebeheersplan (bewaartermijn en bestemming), selectielijsten, depotlijsten, … Groepsklassement voor maximale informatiedeling Zorg voor de nodige procedures Raadpleging en bruikleen Beheer en selectie van het archief Betrek steeds uw beleidsdomeinarchivaris: http://www.bestuurszaken.be/beleidsdomeinarchivarissen

Naar HNW met informatiebeheer Doelstellingen: 1) papier op orde onderscheid dynamisch, semi-statisch en statisch archief schonen, vernietigen overdragen naar het Depot te Vilvoorde 2) meer digitaal werken gemeenschappelijk klassement slimme digitalisering

Aanpak papier Archief in kaart brengen Archief schonen Hoeveel archief is aanwezig en waar bevindt het zich Archief schonen Verwijder dubbels, irrelevante documentatie, outprints van digitale documenten, kladbladjes,…. http://www.bestuurszaken.be/beheer-van-archieven Door deze actie kan de papier berg al behoorlijk verkleind worden Praktische tip: Organiseer een trash day

Aanpak papier Maak een duidelijk onderscheid tussen dynamisch, semi-statisch en statisch archief Praktische tip: Duid de verschillende levensfasen van het archief aan met een kleur Zoek de bewaartermijn en bestemming op in het informatiebeheersplan Http://www.bestuurszaken.be/informatiebeheersplannen Maak een IBP op als uw entiteit er nog geen heeft

Aanpak papier Bewaartermijn: de minimale periode waarin het archief moet bewaard worden om administratieve/juridische redenen Bestemming: beslissing wat moet gebeuren na verloop van de bewaartermijn. Bewaren, vernietigen, bewaren op steekproef. Hierbij wordt het archief gewaardeerd op zijn maatschappelijk, culturele waarde voor het nageslacht Meer info: http://www.bestuurszaken.be/verschil-bewaartermijn-bestemming

Aanpak papier Overdracht naar Vilvoorde Semistatisch archief van entiteiten zonder rechtspersoon kan overgedragen worden naar het archiefdepot van de Vlaamse overheid te Vilvoorde http://www.bestuurszaken.be/depot-vilvoorde

Aanpak papier Als u wil overdragen, betrek uw beleidsdomeinarchivaris De volledige procedure en stap-per-stap uitleg is te vinden op: http://www.bestuurszaken.be/hoe-kunt-u-iets-overdragen Let op bij het invullen van de overdrachtslijst!

Aanpak papier Indien de bewaartermijn versteken is en het archief mag vernietigd worden Zorg dat dit op een gewettigde manier gebeurt http://bestuurszaken.be/vernietigen-van-een-archief Stel een vernietigingslijst op! Vraag toestemming tot vernietigen

Aanpak papier Stel verhuiscoördinatoren aan Per subentiteit en per cel Leg hun taken en verantwoordelijkheden vast Plan de operatie zorgvuldig Stappenplan: http://arch.arch.be/images/stories/brochure_surveillance/u_verhuist.pdf

Meer digitaal werken HNW heeft sterke impact op informatiebeheer Openheid in kantoorlandschap = openheid in informatiestructuur delen van informatie met collega’s Opmaak gemeenschappelijk klassement geen individuele klassementen meer (kast, HD) generieke structuur voor papier en digitaal procesgebonden structuur

Gemeenschappelijk klassement Afspraken maken: over plaatsing van stukken, dossiers, bestanden in de structuur over sjablonen (papier en digitaal) => gestructureerde archiefvorming over naamgeving ook digitaal: vb. 20081019_Syllabus_archiefbeheer_v1.pdf over wie en hoe het klassement zal onderhouden worden Zie: http://www.bestuurszaken.be/gemeenschappelijk-klassement

Meer digitaal werken Voordelen: Nadelen:  Maak kosten-baten analyse faciliteert plaatsonafhankelijk werken automatisering van werkstromen efficiëntere ontsluiting (vb. OCR) goedkope opslagruimte in vgl. met papier op korte termijn Nadelen: vergt ernstige voorbereiding niet alles kan gedigitaliseerd worden digitaliseringsproces zelf kan duur zijn op middellange termijn duurder dan beheer van papieren archieven  Maak kosten-baten analyse

Duid een coördinator aan per entiteit Conclusie: Wat te doen? Duid een coördinator aan per entiteit

Neem contact op met uw beleidsdomeinarchivaris Wat te doen? Neem contact op met uw beleidsdomeinarchivaris

Stel een plan van aanpak op: Wat te doen? Stel een plan van aanpak op: Analyseer uw informatiehuishouding Bepaal wat er moet gebeuren ifv de verhuis naar HNW

Wat te doen? Schoon het archief

Wat te doen? Maak een onderscheid tussen dynamisch, semistatisch en statisch archief

Wat te doen? Raadpleeg het informatiebeheersplan voor de selectie van het archief Stel een IBP op als je entiteit er nog geen heeft!

Draag archief over naar het Depot te Vilvoorde Wat te doen? Draag archief over naar het Depot te Vilvoorde

Vernietig het archief dat mag vernietigd worden op de correcte manier Wat te doen? Vernietig het archief dat mag vernietigd worden op de correcte manier

Wat te doen? Meer digitaal: Faciliteer en stimuleer het werken met een goed gemeenschappelijk klassement

Wat te doen? Digitaliseer slim

Organiseer de fysieke verhuis van uw archief Wat te doen? Organiseer de fysieke verhuis van uw archief

Leerpunten werkgroep Er moeten voldoende tijd en middelen voorzien worden om met informatiebeheer bezig te zijn en de verhuis voor te bereiden zoals het moet Het beheer van de netwerkschijven moet beter, zodat er voldoende plaats is op de netwerkschijven en digitalisering op termijn mogelijk wordt Er wordt gevraagd aan plaatselijke leidinggevenden om aandacht te hebben voor het project en de medewerkers mogelijkheden geven om ermee bezig te zijn

Leerpunten werkgroep De boodschappen die in de werkgroep worden gebracht moeten voldoende doorstromen naar de werkvloer en het management Procedure om over te dragen naar het Depot te Vilvoorde wordt ervaren als arbeidsintensief, door de deadlines van de verhuis Het moet mogelijk zijn om te werken met containers voor vertrouwelijk archief

Toevoegingen werkgroep Tips voor de volgende werkgroepen: focussen op de praktische problemen van de buitendiensten Eerste zorg is de fysieke opruim in kader van de verhuis Prioriteitenlijst opmaken

Afspraken volgende werkgroep Elke entiteit stuurt een stand van zaken en summier plan van aanpak door naar Vania Focus volgende werkgroep Voorbereiding trash day Praktische tips

Hulplijnen: algemeen eerstelijnsadvies? je informatiebeheerder en beleidsdomeinarchivaris http://www.bestuurszaken.be/netwerk-informatiebeheerders http://www.bestuurszaken.be/beleidsdomeinarchivarissen 4 april 2017

Hulplijnen: algemeen www.bestuurszaken.be/informatiemanagement informatiemanagement@bz.vlaanderen.be www.bestuurszaken.be/yammernetwerk-informatiemanagement-vlaamse-overheid yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid 4 april 2017

Copyright illustraties Digital Preservation Business Case Toolkit http://wiki.dpconline.org/ Slide: 16, 20, 32