GOVERNANCE & COMPLIANCE ADVISORY Onderzoek kwaliteit beleidsuitvoering vergunningverlening en -handhaving Gemeente Almelo Internal Audit, Risk and Compliance Services Almelo 21 april 2009

The presentation and the accompanying slides are provided solely for the benefit of the parties identified in the engagement letter and are not to be copied, quoted, or referred to in whole or in part without KPMG's prior written consent. KPMG accepts no responsibility to anyone other than the parties identified in the engagement letter for the information contained in this presentation. © 2009 KPMG Advisory N.V., a Dutch limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved. Printed in the Netherlands. – Voortgangsrapportage 24 maart aan Gemeenteraad Almelo 1 Doel van deze presentatie U op de hoogte brengen van de voortgang van het onderzoek  Gerealiseerde activiteiten tot nu toe  Aanstaande activiteiten in de komende vier weken Ik kan u geen inzicht geven in de waarnemingen die wij hebben gedaan Vragen ter verduidelijking kunt u meteen stellen

The presentation and the accompanying slides are provided solely for the benefit of the parties identified in the engagement letter and are not to be copied, quoted, or referred to in whole or in part without KPMG's prior written consent. KPMG accepts no responsibility to anyone other than the parties identified in the engagement letter for the information contained in this presentation. © 2009 KPMG Advisory N.V., a Dutch limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved. Printed in the Netherlands. – Voortgangsrapportage 24 maart aan Gemeenteraad Almelo 2 De aanpak van het onderzoek Toetsen welke maatregelen in het proces van vergunningverlening zijn getroffen om risico’s te voorkomen/verkleinen –Richtinggevend: het referentiemodel met waarin risico’s en maatregelen –Bronnen: interviews, documenten, dossiers Geen uitspraak over individuele zaken Online vragenlijst: inzicht in tevredenheid van vergunningaanvragers over vergunningverlening door de gemeente Rapport: inzicht in het proces en aanwezige maatregelen binnen het proces

The presentation and the accompanying slides are provided solely for the benefit of the parties identified in the engagement letter and are not to be copied, quoted, or referred to in whole or in part without KPMG's prior written consent. KPMG accepts no responsibility to anyone other than the parties identified in the engagement letter for the information contained in this presentation. © 2009 KPMG Advisory N.V., a Dutch limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved. Printed in the Netherlands. – Voortgangsrapportage 24 maart aan Gemeenteraad Almelo 3 Bespreekpunten voor vandaag 21 april Voorbereidingsfase 1.Opstellen en afstemming gedetailleerd activiteitenplan en referentiemodel 2.Voortgangsrapportage format vaststellen 3.Voorbereiden en afstemming over methode van klanttevredenheidsonderzoek Uitvoeringsfase 4.Uitvoeren klanttevredenheidsonderzoek 5.Documentstudie en interviews 6.Dossieronderzoek 7.Data-analyse 8.Workshops

The presentation and the accompanying slides are provided solely for the benefit of the parties identified in the engagement letter and are not to be copied, quoted, or referred to in whole or in part without KPMG's prior written consent. KPMG accepts no responsibility to anyone other than the parties identified in the engagement letter for the information contained in this presentation. © 2009 KPMG Advisory N.V., a Dutch limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved. Printed in the Netherlands. – Voortgangsrapportage 24 maart aan Gemeenteraad Almelo 4 Referentiemodel Voorbereidingsfase Referentiemodel aangevuld met:  Beslisboom  Jurisprudentie (analyse & bijsturing)  Management-informatie Focus aangebracht Referentiemodel (onderdeel vergunningverlening en handhaven) besproken met verantwoordelijke afdelingshoofden De laatste versie is u aangeboden Uitvoeringsfase Referentiemodel voor dossierstudie en management informatie vertaald naar praktisch werkprogramma/vragenlijsten (wie, wat, waarmee, hoe, waarom?) voor onderzoekers Gebruiken als toetskader om vast te stellen of maatregel in het proces aanwezig zijn

The presentation and the accompanying slides are provided solely for the benefit of the parties identified in the engagement letter and are not to be copied, quoted, or referred to in whole or in part without KPMG's prior written consent. KPMG accepts no responsibility to anyone other than the parties identified in the engagement letter for the information contained in this presentation. © 2009 KPMG Advisory N.V., a Dutch limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved. Printed in the Netherlands. – Voortgangsrapportage 24 maart aan Gemeenteraad Almelo 5 Klanttevredenheidsonderzoek Voorbereidingsfase Voorbereidingsfase is vrijwel afgerond: - programmeren vragenlijst - formulering van de vragen - panel om te testen of vragenlijst de juiste onderwerpen raakt - testpanel met vergunningaanvragers - opstellen uitnodigingsbrieven - aanmaken adressenbestand/inlogcodes We starten met het deel dat nu gereed is Vrijwel alle vergunningaanvragers worden uitgenodigd (naar verwachting ruim 2.500) Uitvoeringsfase Uitnodigingsbrieven worden nu gedrukt Verzending deze week Uitkomsten ook voor KPMG onderzoekers anoniem

The presentation and the accompanying slides are provided solely for the benefit of the parties identified in the engagement letter and are not to be copied, quoted, or referred to in whole or in part without KPMG's prior written consent. KPMG accepts no responsibility to anyone other than the parties identified in the engagement letter for the information contained in this presentation. © 2009 KPMG Advisory N.V., a Dutch limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved. Printed in the Netherlands. – Voortgangsrapportage 24 maart aan Gemeenteraad Almelo 6 Dossieronderzoek Uitvoeringsfase Dossiers liggen klaar en worden deze week getoetst Gekeken wordt of de maatregelen die in het referentiemodel zijn opgenomen, toegepast zijn en dit blijkt uit het dossier/ ondersteunend systeem Dus GEEN: (1) inhoudelijke juridische toets (2) uitspraak of beslissing juist is Voorbereidingsfase Vooronderzoek om zeker te zijn dat aanpak ook werkt Vooronderzoek bestaat uit: (1) gesprek over het proces (en eventuele wijzigingen in periode ) (2) doornemen van ong. 10 dossiers als voorbeeld (3) kijken in ondersteunende systemen Van milieuvergunningen worden dossiers niet getoetst (in overleg met begeleidingsgroep) Selectie van 21 dossiers gemaakt

The presentation and the accompanying slides are provided solely for the benefit of the parties identified in the engagement letter and are not to be copied, quoted, or referred to in whole or in part without KPMG's prior written consent. KPMG accepts no responsibility to anyone other than the parties identified in the engagement letter for the information contained in this presentation. © 2009 KPMG Advisory N.V., a Dutch limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved. Printed in the Netherlands. – Voortgangsrapportage 24 maart aan Gemeenteraad Almelo 7 Management informatie (data-analyse) Voorbereidingsfase Data-analyse of management informatie We bedoelen: de informatievoorziening vanuit de organisatie en de sturing door de raad en het college van B&W. Ook: hoe hierin het perspectief van ‘de burger’ wordt betrokken Vooronderzoek (welke rapportages zijn beschikbaar, bij wie moeten we zijn, welke documenten zijn beschikbaar) Uitvoeringsfase Een aantal gesprekken hebben al plaatsgevonden met teamleiders, afdelingshoofden en directeur Een aantal gesprekken zijn gepland en worden deze week afgenomen Te plannen: gesprekken met college- en raadsleden

The presentation and the accompanying slides are provided solely for the benefit of the parties identified in the engagement letter and are not to be copied, quoted, or referred to in whole or in part without KPMG's prior written consent. KPMG accepts no responsibility to anyone other than the parties identified in the engagement letter for the information contained in this presentation. © 2009 KPMG Advisory N.V., a Dutch limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved. Printed in the Netherlands. – Voortgangsrapportage 24 maart aan Gemeenteraad Almelo 8 Afsluiting Heeft u vragen?