Cursus Good Governance Leidraad naar Commissariaat Verhouding tussen commissarissen en acountants Steven Martina 22 Augustus 2009

Governance : Waar gaat het om Toezicht Verantwoorden Beheersen Sturen Korte termijn Lange termijn Interne Organisatie Rxterne Organisatie Governance

De Actoren Management. Accountants Audit committees Same Goal: Different Role: Need to effectively work together REQUIRES COMMITEMENT BY EACH OF THE PARTIES TO THE NEEDS OF THE FINANCIAL STATEMENT USERS

Agenda Het belang van de Financiële rapportage –Publicatie plicht / Controle plicht Het functioneren van de accountant Het functioneren van de audit committee Presentatie gezichtspunten Reflectie;Hoe om te gaan met accountants

Het belang van de Financiële Rapportage The fundamental objective of financial reporting is to provide useful information to investors, creditors, and others in making rational decisions. The information should be comprehensible to those who have reasonable understanding of the business and economic activities and are willing to study the information with appropriate diligence. It should provide investors with management’s perspective on the historical and prospective financial condition and results of operations.

Geloofwaardigheidscrisis USA High Low High Trust Transparency ASIA Trust me! Tell me! Show me! Prove me! When trust reduces, the need for transparancy, control increases…

Geloofwaardigheidscrisis THE VOICES

Waarom zijn we hier?

Key players in USA President George W. Bush addresses corporate leaders on Wall Street in New York, Tuesday, July 09, The President, who unveiled plans to create a new Corporate Fraud Task Force, introduced criminal penalties for corporate fraud and fund new initiatives in the SEC that will provide accountability to corporate America. Michael Oxley Chairman of the new House Committee on Financial Services Paul Sarbanes Ranking Member of the Senate Banking, Housing and Urban Affairs Committee “The misdeeds now being uncovered in some quarters of corporate America are threatening the financial well- being of many workers and many investors. At this moment America´s greatest economic need is higher ethical standards, standards enforced by strict laws and upheld by responsible business leaders.”

Kern Financiële Rapportage Aspecten Liquidity and Viability issues. Changes in Internal Control Unusual Transactions Transactions with related parties Transactions involving off balance sheet Arrangements Materiality Adequacy of disclosure

De Actoren Management. –Internal control environment (IA, Risk, Compliance) –Decisions based on sound business economic sense Accountants –Make Management aware of identified audit differences –Question the unusual and challenge everything that doesn’t make sense Audit committees –Question management and auditors about how they assess the risk of material misstatement –Challenge management and the auditors to identify difficult areas and explain how they made their judgments. Same Goal: Ensure that a company’s financial reporting is of highest quality Different Role: Need to effectively work together: Pro-active communication and information sharing REQUIRES COMMITEMENT BY EACH OF THE PARTIES TO THE NEEDS OF THE FINANCIAL STATEMENT USERS

De Publicatieplicht Het verplicht bij het Handelsregister deponeren van publicatiestukken –De Jaarrekening; De Balans; De Winst en Verliesrekening De toelichting op de stukken –Het Jaarverslag Getrouw beeld van de toestand op de balansdatum; De gang van zaken gedurende het boekjaar; De verwachte gang van zaken na het boekjaar; –Overige gegevens Resultaat bestemming; De accountants verklaring

De Controleplicht Het verplicht aan een registeraccountant of Accountant / Administratieconsulent de opdracht geven de jaarrekening te controleren –De Accountants controle Onderzoek naar consistente toepassing algemeen aanvaarde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling in de vermogenspositie en het resultaat van de onderneming; Onderzoek of de jaarrekening voldoet aan de wettelijke bepalingen betreffende de jaarrekening; Beoordelen of het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening. –Onderdelen van de Accountants controle De interim-controle, waarbij de accountant de opzet, het bestaan en de werking van de administratieve organisatie en de maatregelen van interne controle aan testen onderwerpt Eindejaarscontrole, waarbij de jaarrekening wordt gecontroleerd De toelichting op de stukken –De accountants verklaring Mededeling dat hij het onderzoek heeft verricht in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlegrondslagen voor financiele verslaggeving; Oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening, het voldoen aan wettelijke bepalingen inzake de jaarrekening en de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening: 4oordelen: –Goedkeurende accountants verklaring; – Accountants verklaring van oordeelonthouding; –Accountantsverklaring met beperking; –Afkeurende accountantsverklaring

Agenda Het belang van de Financiële rapportage –Publicatie plicht / Controle plicht Het functioneren van de accountant Het functioneren van de audit committee Presentatie gezichtspunten Reflectie; Hoe om te gaan met accountants

Functioneren van de accountant Maatschappelijk vertrouwen –Aandeelhouders, financiers, crediteuren en andere stakeholders moeten kunnen vertrouwen op het getrouw beeld van de cijfers. –Alleen de accountant mag de zogenaamde wettelijke controle uitoefenen. De accountant is de vertrouwenspersoon van het maatschappelijk verkeer. Randvoorwaarde: –Onafhankelijkheid; –Objectiviteit

Functioneren van de accountant De Accountants controle –Onderzoek naar consistente toepassing algemeen aanvaarde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling in de vermogenspositie en het resultaat van de onderneming; –Onderzoek of de jaarrekening voldoet aan de wettelijke bepalingen betreffende de jaarrekening; –Beoordelen of het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening. Onderdelen van de Accountants controle –De interim-controle, waarbij de accountant de opzet, het bestaan en de werking van de administratieve organisatie en de maatregelen van interne controle aan testen onderwerpt –Eindejaarscontrole, waarbij de jaarrekening wordt gecontroleerd –De toelichting op de stukken De Accountants verklaring –Mededeling dat hij het onderzoek heeft verricht in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlegrondslagen voor financiële verslaggeving; –Oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening, het voldoen aan wettelijke bepalingen inzake de jaarrekening en de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening: 4oordelen: Goedkeurende accountants verklaring; Accountants verklaring van oordeelonthouding; Accountantsverklaring met beperking; Afkeurende accountantsverklaring

Functioneren van de accountant ASSURANCE RAAMWERK Assurance opdrachten zijn opdrachten waarbij de accountant, aan de hand van het relevante normenkader, een conclusie formuleert, over het object van onderzoek, bedoeld om het vertrouwen van de beoogde gebruikers in dat object te versterken. AARD VAN DE OPDRACHTUITKOMST VAN DE WERKZAAMHEDEN VERSCHAFTE MATE VAN ZEKERHEID 1. Controle opdrachtAccountants verklaringRedelijke maar niet absolute mate van zekerheid Assurance opdracht 2. BeoordelingsopdrachtBeoordelingsverklaringBeperkte mate van zekerheid 3. Overige assurance opdrachtAssurance rapportRedelijke of beperkte mate van zekerheid Aan assurance verwante opdracht 4. Overeengekomen specifieke werkzaamheden Rapport van feitelijke bevindingenGeen zekerheid 5. SamenstellingsopdrachtSamensellingsverklaringGeen zekerheid

Functioneren van de accountant PRINCIPES VOOR REGISTER ACCOUNTANTS Integriteit Objectiviteit Deskundigheid en zorgvuldigheid Geheimhouding Professioneel gedrag BEDREIGINGEN VAN DE PRINCIPES Belangenverstrengeling Zelftoetsing Belangenbehartiging Vertrouwdheid Intimidatie

Agenda Het belang van de Financiële rapportage –Publicatie plicht / Controle plicht Het functioneren van de accountant Het functioneren van de audit committee Presentatie gezichtspunten Reflectie;Hoe om te gaan met accountants

Audit Committee A key element in the corporate governance process of any organization is its audit committee. As its role expands, making the audit committee as effective and efficient as possible becomes critical. The battle for financial statement integrity and reliability depends on balancing the pressures of multiple stakeholders, including management, regulators, investors and the public interest.

Attention Areas Audit Committee Financial Disclosure Attention Areas Risk management & Control Internal Audit Function Compliance Communications & Accountability Quality of Supervision External Audit Function

Financial disclosure topics are: General accounting policies; Disclosure requirements; Use of Estimates; Change in presentation, measurement, disclosure method. Financial Disclosure Risk management & Control Internal Audit Function Compliance Communications & Accountability Quality of Supervision External Audit Function Financial Disclosure Attention areas

Risk management & control topics are:  Knowledge of the most important business risk areas;  Internal audit effectiveness;  Fraud risk. Financial Disclosure Attention Areas Risk management & Control Internal Audit Function Compliance Communications & Accountability Quality of Supervision External Audit Function Risk management & Control

Internal audit function topics are:  Audit charter and capacity;  Audit approach;  Internal audit effectiveness;  Follow-up on internal audit findings (tracking) Financial Disclosure Attention Areas Risk management & Control Internal Audit Function Compliance Communications & Accountability Quality of Supervision External Audit Function Internal Audit Function

Compliance topics are:  Effectiveness of the compliance enforcement system with law and regulations;  Rules of conduct;  Whistle-blower procedures. Financial Disclosure Attention Areas Risk management & Control Internal Audit Function Compliance Communications & Accountability Quality of Supervision External Audit Function Compliance with law, regulations and ethics

Communication & Accountability topic are:  Relationship with management;  Communication and information with / to the supervisory board;  Reporting to the shareholders Financial Disclosure Attention Areas Risk management & Control Internal Audit Function Compliance Communications & Accountability Quality of Supervision External Audit Function Communications & Accountability

Quality of supervision topics are:  Financial expertise;  Education level;  Evaluation of functioning of the audit committee. Financial Disclosure Attention Areas Risk management & Control Internal Audit Function Compliance Communications & Accountability Quality of Supervision External Audit Function Quality of Supervision

External audit function topics are:  Appointment and fees;  Audit approach;  Independence;  Material findings and recommendations;  Review of functioning of the external auditor. Financial Disclosure Attention Areas Risk management & Control Internal Audit Function Compliance Communications & Accountability Quality of Supervision External Audit Function External Audit Function

Recapitulatie Het belang van de Financiële rapportage –Publicatie plicht / Controle plicht Het functioneren van de accountant Het functioneren van de audit committee

Recapitulatie: De Actoren Management. –Internal control environment (IA, Risk, Compliance) –Decisions based on sound business economic sense Accountants –Make Management aware of identified audit differences –Question the unusual and challenge everything that doesn’t make sense Audit committees –Question management and auditors about how they assess the risk of material misstatement –Challenge management and the auditors to identify difficult areas and explain how they made their judgments. Same Goal: Ensure that a company’s financial reporting is of highest quality Different Role: Need to effectively work together: Pro-active communication and information sharing REQUIRES COMMITEMENT BY EACH OF THE PARTIES TO THE NEEDS OF THE FINANCIAL STATEMENT USERS

Functioneren van de audit committee Rol v/h Management Rol v/d Accountant Rol v/d Audit Committee

Functioneren van de audit committee Questions to Ask the external auditors: What is your degree of comfort with the company's accounting decisions? How would you characterize the company's aggressiveness / conservativeness relative to other companies in its industry? Relative to the most widely respected public companies? Which accounting treatments present the greatest risk of being questioned down the road? Do you think that the company is managing earnings to a particular target, rather than reflecting the true results of operations? Which accounting items tended to reflect judgment calls, rather than automatic counting? Did you perceive any changes in policies or practices from prior periods? Did you make any recommendations or suggestions that management did not accept? Are there any employees of the company that you felt were not entirely candid and responsive to you? If you were our internal chief accounting officer, would you have made any accounting decisions differently? Were there any accounting treatments as to which you consulted your national office?

Agenda Het belang van de Financiële rapportage –Publicatie plicht / Controle plicht Het functioneren van de accountant Het functioneren van de audit committee Presentatie gezichtspunten Reflectie;Hoe om te gaan met accountants

Presentatie Gezichtspunten AUDIT COMMITTEE SELF ASSESSMENT Organization Agenda setting and Oversight Oversight of Audit Process Continuos Improvement Overall Evaluation Performance Measurement Framework Risk Management Framework

Agenda Het belang van de Financiële rapportage –Publicatie plicht / Controle plicht Het functioneren van de accountant Het functioneren van de audit committee Presentatie gezichtspunten Reflectie,Hoe om te gaan met accountants

Reflectie: Hoe om te gaan met Accountants Perspectief van de Commissaris richting de Onderneming: Actief, goed geëquipeerd Audit committee Actief Riskmanagement & Compliance (Framework) Tone at the Top; Risk Culture & Internal Audit Perspectief van de Commissaris richting de Accountant: Integriteit Objectiviteit Deskundigheid en Zorgvuldigheid Geheimhouding Professioneel gedrag Gelet op de verschillende rollen, zorg dragen voor een juiste interactie, communicatie en informatie uitwisseling teneinde een getrouw beeld te verschaffen van de financiële verslaggeving

Agenda Het belang van de Financiële rapportage –Publicatie plicht / Controle plicht Het functioneren van de accountant Het functioneren van de audit committee Presentatie gezichtspunten Reflectie;Hoe om te gaan met accountants

Cursus Good Governance Leidraad naar Commissariaat Verhouding tussen commissarissen en acountants Steven Martina 17 januari 2009