Afsluiting stage semester 1 doop Marketing & Event Concepts Willem Fenengastraat 23 1096 BL Amsterdam bornshabby@doop-concepts.nl Student: Brenda de Groot (JC3A2) Stagebegeleider: Manouk van Oordt

Organisatiestructuur Stagiaire Brenda de Groot wordt begeleid door Manouk van Oordt Manouk werkt op gelijkwaardige basis samen met zijn compagnon Mark Beuving

Omschrijving opdracht “Het initiëren, definiëren en opstellen van een retentieplan voor het project “Stad op z’n kop” gebaseerd op de evaluatie van “Stad op z’n kop 2005” vóór januari 2006.”

Aanleiding opdracht Voormalig (jaarlijks) evenement “Stadhuis op stelten” is afgelopen jaar door doop in een nieuw jasje gestoken Stad op z’n kop! 2005 Thema: Dieren Continuering voor 2006 Op basis van evaluaties 2005 Op basis van analyses Nieuwe themamogelijkheden; Stay F!t Waterworld

Aanpak fase 1 Fase 1: Informatie & research: diverse evaluaties Observeren en meelopen tijdens Stad op z’n kop! 2005 (thema dieren) Evaluatie opstellen Stad op z’n kop! 2005 Evaluaties met partners bijwonen Evaluaties met partners uitwerken Conclusie trekken op basis van evaluaties Informatie inwinnen voor toekomstig thema Maatschappelijke ontwikkelingen (bijvoorbeeld afname actieve vrijetijdsbesteding binnen de doelgroep)

Conclusies evaluatie Brenda Locatie; Centraal gelegen en goede bereikbaarheid Decor en aankleding; Aantrekkelijk, goed ingespeeld op de doelgroep Thema “dieren” is duidelijk rode draad Technische productie; Ok Benodigdheden participanten specifieker opvragen Presentatrice Georgina Kwakye; Leuk in omgang met kinderen en in staat boodschap over te brengen en publiek enthousiast te maken Acts; Over het algemeen geslaagd Hoogtepunt theatergroep DOX Broodje Aap Kwis-presentator minder geslaagd Horeca; voldoende verkooppunten dranken Koffie voor participanten was schaars, dit zorgde voor ergernis

Conclusies evaluatie Brenda Verkoop pannenkoeken viel tegen Wellicht veroorzaakt door hoge prijs in combinatie met doelgroep (= mensen met een stadspas) Personeel; Aantal vrijwilligers voldoende, bezetting verschillende posten goed Security moet alert zijn! Personeel van stadhuis moet beter geïnformeerd worden Communicatie; Website is toegankelijk voor kinderen Informatie is helder Programma komt niet overeen met werkelijkheid (show Salvatore ontbrak) Met logo en kleuren goed ingespeeld op doelgroep!

Conclusies evaluatie Stadspas Opkomst zoals verwacht; ongeveer 5000 bezoekers Te weinig activiteiten waarbij kinderen zelf actief participeren Voldoende educatieve activiteiten Te weinig activiteiten voor oudere kinderen binnen de doelgroep (9-12 jaar) Overall look en decoratie prima Geen levende dieren meer tijdens Stad op z’n kop! evenementen

Conclusies evaluatie Sjaak Blok (stadhuis van Amsterdam) Flexibele samenwerking van beide kanten Boekmanzaal in 2006 overwegen dicht te houden; vloer is beschadigd en geluid was slecht (kan wel voorkomen worden door tijdig afstellen) Kinderkookcafé te druk; luxeprobleem Catering verplaatsen naar beneden Te veel cateringpersoneel Prijs pannenkoeken was te hoog Leveranciers voorzien van nummer Sjaak Blok Rekening locatie opnemen in begroting!

Conclusies evaluatie HCS Catering Locatie en prijs pannenkoeken oorzaak voor tegenvallende verkoop HCS ziet tegenvallende verkoop als eigen risico Overwegen komend jaar sponsor te betrekken Kijken of bijdrage vanuit Stadspas mogelijkheid is Café voor de Boekmanzaal heeft het wellicht beter gedaan (ligt op route) Catering koppelen aan wedstrijd is positief uitgevallen Belangrijke punten voor catering in 2006 locatie en communicatie Actiepunt→ Kijken wat mogelijkheden zijn als Stad op z’n kop! landelijk gaat

Aanpak fase 2 Fase 2: Analyseren Analyses opstellen die van belang zijn voor Stad op z’n kop! 2006 Analyse van de doelgroep Analyse van het product (het evenement) Analyse van de communicatie; intern/extern Analyse van de concurrentie; evenementen die ook in de zomer van 2006 plaatsvinden met dezelfde doelgroep SWOT-Analyse; sterke en zwakke punten van Stad op z’n kop! en de organiserende partijen

Aanpak fase 3 Uitwerking operationeel marketingplan op basis van diverse evaluaties en analyses Doelgroep Doelstellingen (subdoelen) Positionering De 6 P’s; Product Prijs Promotie Plaats PR Personeel

Doelgroep Primair Stadspaskinderen (kinderen uit gezinnen met een minimum inkomen) van 4 tot 12 jaar Secundair alle Amsterdamse kinderen afkomstig uit het basisonderwijs Actiepunt→ In 2006 ook scholen met speciaal onderwijs in het scholentraject betrekken

Doelstellingen “Voor Stad op z’n kop! 2006 één hoofdsponsors en drie subsponsors aantrekken die het evenement financieel dan wel als mediapartner ondersteunen.” “Uitrol van het Stad op z’n kop! concept naar minimaal vijf andere gemeenten met een vergelijkbaar Stadspas-initiatief in 2006.” “Uitbreiden PR; media-aandacht in twee regionale bladen en op twee televisiezenders (waarvan één regionaal en één landelijk) voorafgaand aan Stad op z’n kop! 2006.”

Subdoelen Horeca optimaliseren Betere verhouding van de activiteiten voor diverse leeftijden binnen de doelgroep Kwalitatief podiumprogramma met bekende optredens voor de doelgroep

Positionering Leuk dagje uit met educatieve achtergrond Ieder jaar een ander thema Activiteiten zijn consistent maar er is wel sprake van diversiteit Behoeften en wensen van hele doelgroep bevredigen Stad op z’n kop! wordt een merk→ uitrol naar diverse andere gemeenten Uitrol is interessant voor potentiële sponsors

Product Het evenement Stad op z’n kop! 2006 Thema Stay F!t- sportstimulering en gezonde voeding Op basis van maatschappelijke ontwikkelingen (afname actieve vrijetijdsbesteding binnen doelgroep en onderschatting belang gezonde voeding) Actieve participatie doelgroep Activiteiten consistent maar ook divers Behoeften van hele doelgroep moeten worden bevredigd Landelijke organisaties betrekken en win-win situatie creëren

Prijs Geen toegangsprijs Alleen eventuele vervoerskosten die moeten worden gemaakt Centraal gelegen en goed bereikbaar met openbaar vervoer Weinig parkeergelegenheid en hoge kosten Prijs horeca (pannenkoeken) was in 2005 te hoog voor doelgroep Actiepunt→ Rekening houden met financiële situatie In 2005 slechte prijs-kwaliteit verhouding

Promotie Scholentraject is sterk: continueren! Amsterdamse scholen zijn belangrijke schakel Stijging aantal flyers voor Stad op z’n kop! 2006 Posters zijn aanvulling Lera(a)res bij voortraject betrekken Computer is belangrijk communicatiemiddel (mailing vanuit Stadspas en aantrekkelijke site neerzetten) Buurtfeesten gebruiken als promotiemiddel Landelijke aandacht nastreven (Bijvoorbeeld Hart van Nederland) Mediapartners werven

Plaats Stadhuis van Amsterdam (centraal in centrum) Zowel in als om het stadhuis werken Goede bereikbaarheid met openbaar vervoer Slechte bereikbaarheid met auto en hoge parkeerkosten

Public Relations Scholentraject belangrijke schakel in promotieplan Scholen betrekken bij project (bijvoorbeeld gymleraren) Gemeentelijke instellingen benaderen (bijvoorbeeld Sportbuurtwerk (kennis, ervaring, materiaal) Bureau Stadspas kan belangrijke schakel zijn richting gemeentelijke instellingen Participanten bepalen deels de kwaliteit van het evenement Goede relatie is ook van belang voor eventuele uitrol van Stad op z’n kop!

Personeel Gemotiveerde vrijwilligers werven→ kostenbesparend Participanten leveren bijdrage maar zie ik niet als personeel Personeel van het stadhuis moet beter worden geïnformeerd Samenwerking met decoratiepartij continueren Ruud van den Berg raad ik aan als producer; technisch heel sterk en blijft heel rustig in moeilijke situaties Goede afweging maken grootte evenement en kosten producent

Aanpak fase 4 Fase 4: Conclusies en aanbevelingen Evaluaties en analyses vormen de basis voor het operationeel marketingplan Conclusies en aanbevelingen komen overeen met operationeel marketingplan

Greep uit conclusies en aanbevelingen Programma neerzetten waarbij de doelgroep zelf actief participeert Betere verhouding van de activiteiten op basis van leeftijd van de doelgroep Speciaal onderwijs opnemen in promotieplan Participanten werven die kwalitatief programma neer kunnen zetten Landelijke aandacht nastreven (Hart van Nederland) Werving sponsors tijdig starten Uitrol Stad op z’n kop! naar diverse andere gemeenten nastreven

Huidige situatie Conceptontwikkeling van Stad op z’n kop! 2006 op basis van; Evaluaties Analyses (doelgroep, communicatie, concurrenten) Operationeel marketingplan Conclusies & aanbevelingen Uitwerking buurtfeesten Stay F!t/dans en bewegen Werving sponsors Werving participanten Gesprekken met diverse andere gemeenten→ uitrol!

www.doop-concepts.nl