Team DIV vertelt Informatievoorziening bij de AFM Edwin: Presentatie Heterdaadsessie 5 juni 2012 Edwin Driessen en Lianne van der Laan Edwin: Voorstelrondje: Mijn naam is Lianne van der Laan, ik ben werkzaam op de afdeling DIV. Samen met mijn manager Edwin Driessen zullen we deze presentatie verzorgen en nemen we graag deze gelegenheid om meer te vertellen over ons team etc.. Indien u vragen heeft tussendoor, stel ze gerust.

Autoriteit Financiële Markten (in a nutshell) Wie zijn wij? ‘De onafhankelijke gedragstoezichthouder op de markten van sparen, lenen, beleggen en verzekeren. De AFM bevordert zorgvuldige financiële dienstverlening aan consumenten en ziet toe op een eerlijke en efficiënte werking van kapitaalmarkten.’ Kerntaken: Het bevorderen van de toegang tot de financiële markten; Het bevorderen van de goede werking van de financiële markten; Het bevorderen van het vertrouwen in de financiële markten. Edwin: Eerst zal ik kort toelichten wat de AFM precies doet. De AFM is gedragstoezichthouder van financiële markten. Het verschil met de Nederlandse Bank die prudentieel toezicht houdt, namelijk of de instellingen financieel gezond zijn. Dit toezicht spitst zicht toe op de markten van sparen, lenen, beleggen en verzekeren. Waarbij de dienstverlening aan de consument en een gezonde werking van de kapitaalmarkten voorop staat. 5 juni 2012 Team DIV Vertelt

Organogram Edwin: Toelichting Organisatiestructuur 5 juni 2012 Team DIV Vertelt

Voorgeschiedenis In 2002 oprichting AFM, opvolger STE (Stichting Toezicht Effectenverkeer) Tot 2007 2 locaties in Amsterdam (Singel en Geelvink) Vanaf september 2007 op 1 locatie aan de Vijzelgracht 2008 Team DIV overgang van Informatisering naar Facilitair Bedrijf 2009 Start AFM breed project Dossiervorming 2010 Overgang Functioneel Beheer Livelink 2011 Overgang Externe Bronnen (Informatiespecialist) 2011 Start Project Orde in Zaken 2012 Samenvoegen servicedesk en DIV support Edwin: 5 juni 2012 Team DIV Vertelt

Team DIV: karakteristieken (1) Ons team Omvang: 13 personen 5 medewerkers, 3 senioren, 2 functioneel beheerders, 2 informatiespecialisten en 1 manager Ondersteuning aan: Circa 500 AFM’ers (FTE) Onze kernmerken Verschillende leeftijden Mix van ervaring en kennis Samenwerking Betrokkenheid Loyaal Edwin: Team DIV is onderdeel van het Facilitair Bedrijf. We zijn dienstverlenend aan de organisatie. Het werk doen we in totaal met 5 medewerkers, 3 seniors, 2 functioneel beheerders. 2 informatiespecialisten en 1 manager voor 500 FTE AFM medewerkers. Naast de variatie in de verschillende rollen binnen onze afdeling worden we ook gekenmerkt door een variatie aan leeftijden. Van de ‘jonge honden’ tot aan de ‘oud gedienden’. Dit geeft een leuke dimensie aan de afdeling, ook vanwege de mix aan ervaring en kennis die men heeft opgedaan. Elke dag valt voor iedereen wel weer wat te leren. Samenwerking is een belangrijk kenmerk. Te eerste het samenwerken onderling; iedereen is allround medewerker. Hiermee moet wordt bedoeld dat iedereen op elk moment elkaars werk moet kunnen overnemen of in kunnen springen. Ten tweede het samenwerken buiten de afdelingen. Er is veel dagelijks contact met de secretariaten en AFM medewerkers onderling. Uiteindelijk zijn we ook afhankelijk van deze goede samenwerking met de afdelingen om ons werk tot een succes te maken. Samenwerken staat daarom in nauwe verbinding met betrokkenheid. Betrokken zijn binnen de eigen afdeling maar ook daarbuiten en dus ook met het DIV vakgebied. Werkzaamheden kunnen altijd sneller en beter. Door kritisch te kijken naar hoe het werk wordt gedaan en je ook betrokken voelen om de afdeling professioneel neer te zetten houdt ons allemaal scherp en alert naar de organisatie toe. 5 juni 2012 Team DIV Vertelt

Team DIV: karakteristieken (2) Ons takenpakket Verwerken inkomende en uitgaande post; Reguliere post (TNT/koerier/ balie) E-mail Faxen Scanverzoeken; Dossiervorming (opbergen na scanning); Bodedienst;; Beantwoorden interne klantvragen (o.a. via Topdesk); Selectie, waardering en vernietiging; Verantwoordelijk voor opstellen algemene (archief)voorschriften en –regelingen; Functioneel beheer: Livelink, Kofax en andere DIV-applicaties Advisering en gebruikersondersteuning Externe informatiebronnen: beantwoorden van informatievragen, raadplegen van online databases Edwin: Maar wat doen we nu eigenlijk? Onze dagelijkse takenpakket geeft dit weer. 5 juni 2012 Team DIV Vertelt

Behandelproces inkomende post Digitaal werken is leidend Fysieke documenten worden na het scannen direct gearchiveerd. Via workflow wordt het document digitaal afgehandeld. Medewerker AFM mede verantwoordelijk voor plaatsing van digitale documenten (ook e-mail) in het dossier. Proceseigenaar eindverantwoordelijk voor compleetheid dossier. Lianne: Postverwerking is een van de belangrijkste taken. Digitaal werken is leidend bij de AFM. Direct scannen van inkomende post werd in 2000 gestart. Er werd gestart met één afdeling. In drie jaar tijd, vanaf 2003, werd de inkomende post voor iedere afdeling ingescand. Door snel veranderende wet- en regelgeving werd de organisatie ‘gedwongen’ snellere en efficiëntere middelen in te zetten om grote hoeveelheid post te kunnen verwerken. Steeds meer met vaak evenveel mensen. Het proces ziet er als volgt uit. 5 juni 2012 Team DIV Vertelt

Van welke hulpmiddelen maken we gebruik Scansoftware: Kofax DMS: Livelink Web-based Inkomende, uitgaande en interne post wordt gescand met scanapparatuur van Kodak, gedigitaliseerd met software van Kofax (PDF, full-text indexering) en vervolgens gereleased in Livelink. Automatische plaatsing is mogelijk, maar niet voor alle documenten. Lianne: We scannen de fysieke post welke daarna terecht komt in de ‘Batch manager’ van Kofax. Ook de e-mails en faxen komen hier (via automatische doorsturing in Outlook) in terecht. Vervolgens verwerken we deze digitale post met Kofax, indexeren gebeurd met Kofax. Daarna worden de stukken in Livelink gereleased waarbij er meteen in Kofax al een locatie is gekozen (of automatisch geselecteerd). 5 juni 2012 Team DIV Vertelt

Kofax I Lianne: In de Batch Manager staan de verschillende batches welke verwerkt moeten worden. Zowel e-mails, als faxen, als scanverzoeken, uitgaande post en inkomende post. 5 juni 2012 Team DIV Vertelt

Kofax II Lianne: Indexeren gebeurd met Kofax waarbij automatische plaatsing mogelijk is via de optie ‘Rootfolder’. Er is een koppeling met het CRM waar de instellingen een vergunningnummer hebben. De plaatsing gebeurd dan ook via dit nummer. De afspraken m.b.t. de in te vullen indexeervelden zijn vastgelegd in zogenaamde ‘Factsheets’. Voor elke afdeling van de AFM is een factsheet waarin de werkafspraken staan van deze afdeling met team DIV. Op deze manier weten we welke post wel/niet gescand moet worden en hoe de post gemetadateerd moet worden. 5 juni 2012 Team DIV Vertelt

Lianne: Alle documenten worden in het DMS Livelink gereleased. Dit is een webbased DMS. De informatie is gestructureerd d.m.v. een uitgebreide mappenstructuur. Er zijn persoonlijke folders, afdelingsfolders en toezichtdossiers. Alle toezichtsgerelateerde informatie wordt in de toezichtdossiers opgeslagen. Betrokken afdelingen kunnen deze inzien. De afspraken m.b.t. de plaatsing van de stukken die team DIV heeft verwerkt in Livelink zijn vastgelegd in de factsheets. 5 juni 2012 Team DIV Vertelt

Programma Orde in Zaken Doel: Het bevorderen en faciliteren van een zodanige dossiervorming binnen de AFM dat het de effectiviteit, efficiëntie en de transparantie van het handelen van de AFM garandeert. Het doel is het verbeteren van het werken met documenten en informatie, het terugvinden en het beheer van documenten en informatie door het op orde brengen van de structuur, rechten en metadata, de inzet van een nieuwe Documentgenerator, een Records Management Applicatie (RMA) en een meer gebruikersvriendelijk Document Management Systeem (DMS). Edwin: 5 juni 2012 Team DIV Vertelt

Programma Orde in Zaken Verschillende (deel)projecten: Project Informatieplattegrond Basisprojecten: Documentgenerator Livelink uitfaseren SharePoint DMS/RMA Beheerorganisatie Implementatieprojecten: Definieren Zaakgericht Werken (ZGW) Pilot ZGW bij Prospectustoetsingen (TEOB) Pilot ZGW bij Vergunningaanvragen (TSC, team specials TGFO, TA) Plan van Aanpak invoering ZGW bij resterende AFM werkprocessen Edwin: 5 juni 2012 Team DIV Vertelt

Gewenste eindsituatie Edwin: In de gewenste eindsituatie is een platform gerealiseerd wat is opgebouwd uit diverse componenten. Microsoft SharePoint 2010 neemt hierin een prominente plaats in. Dit platform vormt de basis voor het DMS en RMA, maar biedt de AFM medewerker ook samenwerkfuncties en een vernieuwd intranet. De AFM heeft ervoor gekozen om een duidelijk onderscheid aan te brengen tussen de werkomgeving (het DMS, intranet en samenwerkfuncties) en het archief (het recordsmanagement gedeelte). Binnen het SharePoint platform wordt een aantal cruciale functies centraal beheerd en aangeboden. Denk hierbij aan een taxonomie van metadata velden en een centrale zoekfunctie. Deze laatste gaat verder dan alleen SharePoint en zal ook het bestaande Livelink doorzoekbaar maken. Het platform kent meerdere koppelingen met andere toepassingen en platformen. Uiteraard zal inkomende en uitgaande post worden opgenomen in het DMS. Een documentgenerator voorziet in het eenduidig kunnen aanmaken van nieuwe documenten en het bestaande Zakenmagazijn gebruikt het DMS en RMA voor het benaderen van zaakgerelateerde documenten en records. De AFM Informatieplattegrond is het centrale beheer platform voor alles wat met informatie, metadata en processen te maken heeft. Het SharePoint platform is hiervan afhankelijk voor (een deel van) haar inrichting, bijvoorbeeld op het gebied van de taxonomie. 5 juni 2012 Team DIV Vertelt

Project Informatieplattegrond Informatieblauwdruk: vooraf informatie organiseren: Structuur Toegankelijkheid Integriteit Behandeling Verwerking Toekomstvast Bron voor AFM-brede toepassing metadata Combinatie gegevens uit: Proceshuis AFM Selectielijst DSP ZTC Voorbeelden toepassing: Verbeteren zoeken van informatie Creatie views in SharePoint Ondersteuning beheer en selectie: Bestandsoverzicht Lianne: De informatieplattegrond is een blauwdruk met daarin een overzicht van alle informatie die vrijkomt in de organisatie als werkprocessen worden uitgevoerd. De informatieplattegrond bevat informatie die het mogelijk maakt de structuur, toegankelijkheid, integriteit, behandeling en verwerking van deze informatie (vooraf) te organiseren. De informatieplattegrond vormt de toekomstvaste bron voor de AFM-brede toepassing van metadata en het toegankelijk houden en beheren van informatie. In de informatieplattegrond worden de gegevens uit het Proceshuis van de AFM, de selectielijst van de AFM, het Documentair Structuurplan en de Zaaktypecatalogus gecombineerd. Onderdeel van de informatieplattegrond is een taxonomie, dit is een belangrijk element t.b.v. het verbeteren van het zoeken van informatie bij de AFM, dit gecombineerd met de implementatie van een Enterprise Search Engine. Een ander voorbeeld van de toepassing van de informatieplattegrond is het creeren van views in SharePoint. D.m.v. de metadata uit de informatieplattegrond welke aan documenten worden meegegeven kunnen bepaalde documenten in SharePoint binnen 1 view getoond worden. Bijv. alle documenten van 1 zaak bij elkaar of alle documenten van 1 afdeling of onder toezichtstaande instelling. Tot slot is een belangrijke rol van de informatieplattegrond natuurlijk de ondersteuning van beheer en selectie, o.b.v. de informatieplattegrond is het de bedoeling straks overzichten uit te kunnen draaien met over te dragen en te vernietigen documenten. 5 juni 2012 Team DIV Vertelt

Documentgenerator Vervanging WhiteOffice/ondersteuning alle bedrijfsprocessen (scope 1 – fase 1). Communiceren met ATOM bouwstenen, bijv. relatiedatabase CRM. Mogelijkheid om metadata bij creatie van een document vast te houden ook na opslag in het DMS. Gegevens vanuit interne AFM-bronnen, zoals Microsoft Office applicaties en Profit, kunnen worden overgenomen. Mogelijkheid voor het opnemen van standaard AFM sjablonen en afdelingsspecifieke sjablonen.   Ondersteuning van zaakgericht en contextgericht werken (scope 2 – fase 1) Automatisch ophalen en toekennen van metadata uit een applicatie waarin een informatieplattegrond wordt beheerd O.b.v. metadata automatisch opslaan van documenten op vooraf gedefinieerde locaties. Mogelijkheid om in de werkprocessen zaakgericht werken te ondersteunen. Toepassen van een elektronische handtekening (mede in het kader van “Het Nieuwe Werken”). Afhankelijk van de tests wordt besloten of de documentgenerator in fase 1 in één keer of in twee keer wordt geïmplementeerd (eerst scope 1 in Livelink en dan scope 2 in Sharepoint; of scope 1 en scope 2 tegelijk en direct in Sharepoint). Lianne: De huidige documentgenerator WhiteOffice voldoet niet langer aan de eisen en wensen, vandaar dat men op zoek is gegaan naar een vervanger. Er worden 2 verschillende scopes gehanteerd, de ene draait om de vervanging van WhiteOffice en de ondersteuning van alle bedrijfsprocessen. De tweede scope draait om de ondersteuning van zaakgericht werken. Bij deze tweede scope is ook de informatieplattegrond weer van belang: gegevens uit de informatieplattegrond zijn nodig voor het toekennen van metadata. Er zal nog besloten worden of de Documentgenerator eerst nog met Livelink gaat koppelen of dat er alleen een koppeling met SharePoint tot stand gebracht gaat worden. 5 juni 2012 Team DIV Vertelt

Livelink uitfaseren Uitfasering zal 2-3 jaar duren Opschonen documenten in Livelink (achterstallig onderhoud i.v.m. ontbreken RMA) Migratie documenten van Livelink naar Sharepoint in 3 fasen: 1. Lopende dossiers naar DMS omgeving van Sharepoint (beschikbaar op moment Live gaan van DMS SharePoint) 2. Rest (archief) na opschonen migreren naar speciaal archief stuk in Sharepoint 3. Mogelijkheid om gereguleerd content uit dit archief naar actieve omgeving te verplaatsen Migratietool selecteren op basis van eisen bijv. metadata en audit informatie moet meegenomen worden, (geen verlies van informatie), verrijking moet mogelijk zijn (toevoegen extra metadata) Omzetten van alle koppelvlakken/toepassingen die nu met Livelink werken zoals Kofax, Signalenbak, workflows, kenniscentra etc. Lianne: Besloten is om Livelnk volledig uit te faseren en zowel DMS als RMA in SharePoint in te richten. De uitfasering zal 2 tot 3 jaar gaan duren. Hiervoor zal eerst achterstallig onderhoud uitgevoerd moeten worden, Livelink moet opgeschoond worden. Vervolgens zal besloten worden welke documenten naar Livelink gemigreerd gaan worden. Lopende dossiers gaan sowieso over naar SharePoint. Wat overblijft in Livelink zal in een apart deel van SharePoint gezet worden. Vervolgens kan op verzoek nog inhoud van het archief naar de actieve omgeving van SharePoint verplaatst worden. Er zal een migratietool geselecteerd worden voor het overzetten van de documenten van Livelink naar SharePoint waarbij het van belang is dat metadata meegegeven kan worden. Tot slot is het belangrijk dat huidige koppelvlakken/toepassingen die met Livelnik werken straks ook in SharePoint gaan werken, hiervoor wordt een Plan van Aanpak geschreven. 5 juni 2012 Team DIV Vertelt

Livelink uitfaseren Het een en ander is terug te zien in dit plaatje. Meer informatie over de uitfasering van Livelink en de inzet van SharePoint is te horen in de expertsessie hierover. 5 juni 2012 Team DIV Vertelt

Sharepoint DMS/RMA SharePoint 2010 als DMS en RMA Daarnaast ook platform: intranet, samenwerkingsmogelijkheden, uitgebreide zoekfunctionaliteit. Dit is buiten scope project Orde in Zaken. Doel DMS/RMA: Ondersteuning documentlevensloop AFM en ondersteuning zaakgericht werken Lianne: SharePoint 2010 wordt als DMS en RMA ingericht. SharePoint wordt als platform ingezet en er gaat gebruik gemaakt worden van veel meer mogelijkheden dan alleen DMS en RMA, deze vallen echter buiten scope van het project Orde in Zaken. In bijgevoegd plaatje is te zien hoe het AFM landschap er uit gaat zien inclusief SharePOint. Het doel van het DMS/RMA is het volledig ondersteunen van de documentlevensloop binnen de AFM en is ondersteunend voor het zaakgericht werken. Het DMS biedt documentbeheer functies, terwijl het RMA is bedoeld voor archivering functies (het beheren van records). 5 juni 2012 Team DIV Vertelt

Nieuwe manier van met informatie omgaan vraagt nieuwe taken en rollen Beheerorganisatie Nieuwe manier van met informatie omgaan vraagt nieuwe taken en rollen Doel van dit deelproject is inzicht krijgen wat de taken en rollen zijn en waar ze in de AFM belegd moeten worden, welke gevolgen heeft dat voor team DIV en de organisatie Eindproducten: visiedocument, opleidings- en ontwikkelplan Edwin: 5 juni 2012 Team DIV Vertelt

Implementatie zaakgericht en contextgericht werken Implementatieprojecten: Definieren Zaakgericht Werken (ZGW) Pilot ZGW bij Prospectustoetsingen (TEOB) Pilot ZGW bij Vergunningaanvragen (TSC, team specials TGFO, TA) Plan van Aanpak invoering ZGW bij resterende AFM werkprocessen Edwin: 5 juni 2012 Team DIV Vertelt

Bedankt voor uw aandacht! Groot en ambitieus project; zichtbaar de veranderende rol van DIV. Ervaren: door deelname aan eerdere projecten Leren: en daarvan te leren Veranderen: in staat zijn om zelf het initiatief nemen. Dank voor uw aandacht! 5 juni 2012 Team DIV Vertelt