Uw partner in automatisering software - hardware - IT services

HISTORIEK werknemers Meer dan 400 klanten Omzet : 3.4 million € 34 werknemers Meer dan 400 klanten Omzet : 3.4 million €

C & C *SOFTWARE *HARDWARE Commercial administration E-commerce Document Management Workflow Management Contact Management / CRM Customer tailored software Analysis of customers’ needs Installation Support Maintenance Accountancy Financial administration one-stop-shop *SEMINAR & TRAINING FACILITIES

Digitaal Informatie Archivering Systeem Een complete oplossing voor digitaal documentbeheer

Huidige vormen van document management DIGITAALPAPIER

Huidige vormen document beheer - papier openen afstempelen kopiëren sorteren verdeling Post ontvangst

Huidige vormen document beheer - papier

DIGITAALPAPIER Huidige vormen document beheer - digitaal

ERP systemen CRM systemen Lokaal Adressenbeheer Op server outlook Lokaal archivering intranet Huidige vormen document beheer - digitaal Usb stick CD/DVD

Huidige vormen van document management Lokale PC server usb outlook intranet kast ERP crm prullenmand ???

Boekhouding / ERP Telefonie Digitale fax Website Scanner Andere toepassingen Multimedia Gebruiker OPLOSSING VAN C&C : DIAS.net

OP MAAT VAN UW BEDRIJF Beheer en archivering van al uw bedrijfsdocumenten Beheer van klanten, leveranciers, prospecten, personeel, etc. Elektronische goedkeuring / distributie van documenten

- Welke documenten? - Papier  digitaal - Aandachtspunten bij scanning - Integratie met de werkomgeving - Document indexering - Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * … - Security DOCUMENT MANAGEMENT PROCES - Acties - Versiebeheer - Workflow management - Customer Relationship management Documentarchivering DocumentverwerkingDocumentinvoer

WELKE DOCUMENTEN? Inkomende correspondentie Aankoopfacturen Leveringsbons ISO documenten Verlofaanvragen Productienota’s Verpakkingsetiketten Documentatie Catalogi / prijslijsten Personeelsadministratie Foto’s, grafische ontwerpen Commerciële administratie s …

PRODUCTIE DISTRIBUTIE DIENSTVERLENING ONZE KLANTEN LEAF DISTRIBUTION FINANCIAL SERVICES

DOCUMENT INVOER PAPIER DIGITAAL ZOEKVELDEN INPUT OUTPUT  Printer  Fax   Werkstations  Intranet  Internet  Citrix / VPN  Mobile devices  CD-ROM  DVD  Tape  WORM

Scanning optimalisatie : INVOER PAPIEREN DOCUMENTEN Aandachtspunten:  Keuze van het scantoestel  Barcodeherkenning  OCR Optical Character Recogniton  VRS Virtual Rescan Software

DIAS = scanner onafhankelijk  Aantal pagina’s per dag  Formaat  Single / Duplex  Kleur / Zwart wit  Automatische documentinvoer KEUZE DOCUMENTSCANNER

Functies van de barcode:  Documentseparator  Herkenning documenttype  Flowinformatie  Automatische afhandeling SCANNING OPTIMALISATIE PATCHBLAD VOORGEDRUKT ETIKET

SCANNING OPTIMALISATIE : OCR

MET VRS SCANT U DIVERSE DOCUMENTSOORTEN OP AANGEPASTE MANIER EN DIT MET EEN MINIMALE VOORBEREIDING EN ZONDER ONDERBREKING VAN DE SCANNING SCANNING OPTIMALISATIE : VRS

DOCUMENT BATCH NO VRS A B = ONLEESBAAR = PROBLEMEN HERKENNING = VEREIST 2 DE SCANNING = VRS AUTO-BRIGHTNESS = LEESBAAR = ONMIDDELLIJKE HERKENNING = GEEN 2 DE SCANNING AUTO-BRIGHTNESS

Kofax Virtual Re-Scan (VRS) Gemarkeerde tekst Koffie vlekken gekleurde background Doorslagen handschrift Dot Matrix Text Low Contrast Logo

Image File Size = 213 KB Kofax Virtual Re-Scan (VRS)

DOCUMENT INVOER PAPIER DIGITAAL ZOEKVELDEN INPUT OUTPUT  Printer  Fax   Werkstations  Intranet  Internet  Citrix / VPN  Mobile devices  CD-ROM  DVD  Tape  WORM

DIAS INTEGRATIE Applicaties gebaseerd op XML, webservice, ODBC, … CTI-

Microsoft Outlook knoppenbalk INTEGRATIE MS OUTLOOK  Centraal archiveren van inkomende / uitgaande s  Archiveren / toevoegen van bijlages  Opzoeken van adressen

INTEGRATIE MS WORD / EXCEL  Centraal archiveren van documenten  Centraal beheer van sjablonen  Gebruik van adresgegevens Microsoft Word knoppenbalk

INTEGRATIE MS WORD / EXCEL

INTEGRATIE FAX

INTEGRATIE WEB

INTEGRATIE SOFTWARE APP. Enkele toepassingen:  Synchronisatie van klanten / leveranciers  Documenten automatisch / semi-automatisch archiveren (vb. verkoopfacturen, leveringsbons…)  Uitwisselen van metadata of gestructureerde datavelden (vb. boekingsgegevens van een aankoopfactuur)

INTEGRATIE SOFTWARE APP.

INTEGRATIE TELEFONIE

DOCUMENT INDEXERING DOCUMENTTYPE CONTACT OMSCHRIJVING

FLEXIBELE DOCUMENT INDEXERING

- Welke documenten? - Papier  digitaal - Aandachtspunten bij scanning - Integratie met de werkomgeving - Document indexering - Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * … - Security DOCUMENT MANAGEMENT PROCES - Acties - Versiebeheer - Workflow management - Customer Relationship management Documentarchivering DocumentverwerkingDocumentinvoer

DOCUMENT ACTIES  Lokaal opslaan van een document  Afdrukken van een document  Handtekenen van een document  Toevoegen aan favoriete documenten  Document versturen ( / fax)  Document wijzigen Alle documentacties zijn gekoppeld aan gebruikersrechten

VERSIEBEHEER

BEHEER HISTORIEKEN

WORKFLOW

EEN FLOW CREËREN

AUTOMATISCHMANUEEL WORKFLOW voorgedefinieerde flow Jos Piet Jan Jos PolJan Piet

SERIEELPARALLEL WORKFLOW Piet Jan Jos Piet Jan

< > VERWERKING MET CONDITIES

Voordelen workflow:  historisch traceerbaar  snellere interactie - in de eigen dienst - met andere diensten - met andere vestigingen  betere opvolging WORKFLOW

CENTRAAL ADRESSENBEHEER

ADRESSENBEHEER

FLEXIBELE INTERFACE

AGENDABEHEER

- Welke documenten? - Papier  digitaal - Aandachtspunten bij scanning - Integratie met de werkomgeving - Document indexering - Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * … - Security DOCUMENT MANAGEMENT PROCES - Acties - Versiebeheer - Workflow management - Customer Relationship management Documentarchivering DocumentverwerkingDocumentinvoer

Als account manager wil ik het volledige klantendossier kunnen consulteren. Voor mijn job als werfleider is het belangrijk dat ik toegang heb tot alle documenten van de bouwwerf. Als financieel directeur wil ik dagelijks een overzicht van alle geweigerde aankoopfacturen. Als HR manager wil ik een overzicht van alle opleidingsaanvragen per medewerker. ≠ Mensen ≠ Informatiebehoeften

Andere documentenProjecten Contactperso(o)n(en) Document type Metadata Planning Workflow ARCHIVEREN VAN EEN DOCUMENT

CENTRAAL ZOEKSCHERM ZOEKEN RESULTAAT WORKFLOW VOORBEELD

 Al uw documenten in 1 centraal archief  Verticaal zoeken vb. u zoekt: alle opleidingen van medewerker X alle opleidingen van de maand maart  Full text search vb. alle documenten waarin het woord “helpdesk” voorkomt  Krachtige zoekmotor VOORDELEN ZOEKFUNCTIES

 Tijd besparen  Routine automatiseren  Meer uniformiteit en transparantie  Security  Snellere dienstverlening  Ruimte besparen VOORDELEN EDM (algemeen)

VOORDELEN DIAS  Integratiemogelijkheden  Combinatie met workflow en CRM  Maximale parametrisatie  Gebruiksvriendelijk  Permanente ontwikkeling  Groeipotentieel

Dank U voor Uw Aandacht