Digitaal Archief Vlaanderen Kick-off Proof of Concept 3/7/2014 Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen Agenda: Welkom en voorstelling van objectieven en aanpak Informatiebeheer en voorbereiding opname (FelixArchief/eDAVID) Pauze Digitaal Archiveren en beschikbaar houden (Lias) Benodigde input van zorgdragers Registratie inspanning/opmerkingen door zorgdragers Afspraken opvolging van de meeting Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen Wie is wie? Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen Ambitie DAV: Shared service center voor duurzame archivering van overheidsinformatie (interne) Cloud Kost en expertise Via Partners FelixArchief/eDavid Lias VIAA OAIS model Kader duurzaam archiveren Integraal deel van informatiebeheer Ook hier ondersteuning DAV Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen Levensloop informatie Selectie vernietigen OF overdragen OF bewaren Creatie/ ontvangst bedrijfsvoering Tijd DYNAMISCH eDepot DAV SEMISTATISCH STATISCH Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen Rollen DAV Steunpunt Zorgdrager Basiscompetenties en wettelijk kader Werkt samen met Steunpunt Ondersteunt Beheert Informatiebeheer Ondersteunt ifv digitaal archiveren Ondersteunt ifv wettelijk kader Archivering Ondersteunt ifv digitaal archiveren Soft- en hardware Levert en ondersteunt Werkt samen met DAV Gebruikt Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen Waarom een proof of concept? Vertrekken vanuit de bestaande realiteit van zowel de klant als DAV en partners en deze op elkaar afstemmen Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen POC = zorgdrager Type 2 Basiskennis/competenties aanwezig Archivering Selectielijsten Auteursrecht Openbaarheid bestuur Informatiebeheersplan -> Steunpunt (+ digitalisering en substitutie) Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen Publieke ontsluiting : Nieuw Storage: VIAA 2015 Intellectueel beheer en bewaring: Lias POC, met als basis actuele dienstverlening partners Informatiebeheer/recordsmanagement: Felixarchief Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen Belang voor de zorgdrager? Volgt mee, voert zelf uit en kan: afspraken en tools evalueren directe praktijkkennis opdoen werklast en impact voor zichzelf inschatten Belang voor DAV en partners? Hoe (potentiële) klanten ondersteunen Hoe dienstverlening in detail inrichten Werklast zorgdrager/DAV/Partners correct inschatten Technische issues Haalbare standaarden -> POC is niet ‘definitief en kant en klaar’ Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen Scenario met 2 iteraties http://www.bestuurszaken.be/sites/default/files/DAV%20POC%20scenario.xlsx Iteratie 1: mappenstructuur buiten DMS archiveren Informatiebeheer en voorbereiding opname (FelixArchief/eDAVID + zorgdrager) Advies over huidige structuur gegevens Opname voorbereiden Digitaal Archiveren en beschikbaar houden (Lias + zorgdrager) Opname nok & ok Consultatie met verschillende (generieke) rechten Preservatiemogelijkheden tonen Aanpassing informatieobject Tracering en rapportering tonen Signaal en uitvoering vernietiging Iteratie 2: DMS Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen Opgelet: Lokaal ingrijpen op data: verantwoordelijkheid zorgdrager! DAV Opgeladen gegevens worden nadien terug verwijderd! Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen Juridisch “Verklaring over de testopzet van het Digitaal Archief Vlaanderen” Doel Geen verdere verplichting actoren na POC Korte beschrijving activiteiten/engagement DAV Engagement zorgdrager Bescherming van de vertrouwelijkheid van de gegevens Bescherming van de rechten van de partners Wordt volgende week ter info doorgestuurd Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen Planning Voorjaar 2013: Plan van aanpak Najaar 2014: POC September: Merelbeke (iteratie 1) Oktober: Vlaams Parlement (iteratie 1) November: WVG (iteratie 2) Eind 2014: Go Vlaamse Regering? 2015: Diensten opzetten (jur, org, fin, techn) 2e sem 2015: Piloten Januari 2016: Start dienstverlening Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen Planning per zorgdrager 3 weken voor start ‘take-in’: PL komt langs om detailplanning en ev. issues te bespreken Formele overhandiging Verklaring testopzet Wellicht geen aaneengesloten periode, maar afspraak wanneer welke stap uit scenario Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen Vragen/opmerkingen? Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen Inge Schoups, FelixArchief/eDAVID Informatiebeheer en voorbereiding opname Inge Schoups, FelixArchief/eDAVID Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen Informatiebeheer en voorbereiding opname Advies over en acties tav huidige structuur gegevens Advies over en acties tav rechtenstructuur, openbaarheid e.a. Integratie informatiebeheersplan Opname voorbereiden Klaarzetten voor Ingest Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen Vragen/opmerkingen? Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen Pauze Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen Digitaal Archiveren en beschikbaar houden Jo Rademakers, Lias Digitaal Archief Vlaanderen

Lias = OAIS (Open Archival Information System)

LIAS

Preingest Ingest Import van digitale objecten in het digitaal depot DO digital object submission information package archival information package DO SIP AIP data management PRODUCER Preingest Ingest archival storage CREATIE SIP (DO + basismetadata en/of basisstructuur) via Sharepoint - scopeArchiv - Aleph - gestructureerde file IMPORT SIP (= DO + METADATA) Uitgevoerd door LIAS-beheerders met Rosetta functionaliteit

OPSLAG op NetApp NFS (beveiligde opslag, backup, disaster recovery) Beschrijving, opslag en preservatie digitale objecten in het digitaal depot Papier AIP descriptive info descriptive info ingest access Data management Archival storage ingest access preservation info Preservation VERRIJKING METADATA via scopeArchiv (modules Units of description & Descriptors) via ODIS (authority gegevens) OPSLAG op NetApp NFS (beveiligde opslag, backup, disaster recovery) PRESERVATIE Rosetta

Access Toegang tot de data voor de eindgebruikers descriptive info data management queries Access CONSUMER result sets orders archival storage Papier DIP dissemination information package TOEGANG DATA VOOR EINDGEBRUIKER via scopeArchiv Query (archieven) en beheer via diverse modules scopeArchiv (o.m. Loans) Limo OPAC (digitale objecten - metasearch)

Rosetta Naast storage > preservatie Garanties voor lange-termijnbewaring Authenticiteit Leesbaarheid Vindbaarheid en toegankelijkheid

Algemeen Rosetta Bewaaromgeving voor digitale objecten Beheerssysteem voor digitaal archief Standaarden: DC, METS, MARC21, XML, SOAP, J2EE, Z39.50, OAI, Jhove

Algemeen Tekst, beeld, audio, video Manifestaties: 1 digital entity → n manifestaties (één zoekresultaat) master, afgeleide versies, vb. lagere kwaliteit en/of watermerk Metadata: 1 digital entity (of manifestatie) → n metadata records beschrijvend, rechten (eigendom, toegang), preservatie, technisch (afhankelijk van mediatype) 23-9-2018 29

Algemeen Samengestelde objecten (METS) → één zoekresultaat vb. pagina’s uit een boek of album, archiefdossier met meerdere digitale objecten Ingebouwde viewers, per type van object (vb. METS) Kan gekoppeld worden aan externe systemen (URL, API) 23-9-2018 30

Ingest digitale objecten Ingest gestroomlijnd via vooraf gedefinieerde ingestmodellen bepalen aantal en aard van de manifestaties per object (bv. affiches > origineel als archive, thumbnail, jpg met watermerk en jpeg2000 als view) bepalen toegangsrechten (bv. affiches > origineel niet toegankelijk, thumbnail en jpg met watermerk vrij toegankelijk; jpeg2000 toegankelijk na registratie/inloggen) 23-9-2018 31

Ingest digitale objecten Workflow preingest / ingest digitale objecten met metadata vanuit bestaande beschrijvingssystemen Metadata uit Aleph Metadata uit scopeArchiv Meegeleverde XML-metadata Mapping op basis van naming conventions Gebruik preingesttool door archivaris voor rudimentaire selectie, ordening en beschrijving digitale objecten met exportmogelijkheden naar digitaal depot en scopeArchiv via SharePoint 23-9-2018

Ingest digitale objecten Ingest digitale objecten in digitaal depot Opslag in beveiligde omgeving Viruscheck Toekennen unieke identifier Creatie manifestaties (origineel als archive; afgeleide consultatiekopieën) Berekening hashcode voor bepaling authenticiteit Toekennen toegangsrechten Backup Mirroring op tweede omgeving

Lias ingester Geautomatiseerde ingest flow Extreem configureerbaar 6 modules (stages) 1 ‘run’ met verschillende configuratie opties Modules: Collector Preprocessor Preingester Ingester Postingester Postprocessor Lias 23/09/2018

Lias Uploader Web gebaseerde front-end voor bulk upload van bestanden (inclusief directorystructuur) Eenvoudig account management gebaseerd op organisaties en gebruikers Automatisch Fixity check: files krijgen een checksum op de PC voor de upload en wordt na upload gecontroleerd Flow control gebaseerd op status: ‘Uploading -> Uploaded -> Processing -> Ingested’ Kan gebruikt worden om automatisch de LIAS Ingester te starten en te rapporteren over progress / errors. Lias 23/09/2018

Rosetta Advisory Group

PREINGEST Institution Archivist 2de verwerking met SharePoint 1ste verwerking met Windows Explorer 23-9-2018

Preservation planning in Rosetta Preservatie Preservation planning in Rosetta 38

Preservatie Preservatie Rosetta biedt een workflow voor preservatie planning: Inschatten risico’s: identificeren van files die obsolete dreigen te worden en actie vereisen om te preserveren voor de toekomst Test bed: tool om preservatie acties op bedreigde files te testen en de actie die het beste resultaat geeft te selecteren Uitvoeren van de gekozen preservatie acties: b.v. migratie van obsolete file formaat indien noodzakelijk (originele file wordt steeds bewaard)

Preservatie Preservatie Community van nationale instellingen (b.v. Nationaal Archief Nieuw-Zeeland, University of Utah, German National Library of Science and Technology, ETH Zürich, Binghamton University, Bavarian State Library) Expertise en ervaringen delen

Digitaal Archief Vlaanderen Vragen/opmerkingen? Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen Technisch voor zorgdrager Lokaal: toepassingen vóór ingest IT voor installatie Remote desktop software + VPN Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen Benodigde input zorgdragers Wordt besproken bij aanvang van de POC Overleg Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen Registratieprocedure inspanning/opmerkingen door zorgdragers   Wat Funct. Partner Technische partner Potentiële klant IB Informatiebeheer IB1 Zorgdrager X heeft een map met een aantal submappen, waarin een willekeurige mix van bestanden , waarvan een aantal duurzaam moet bewaard worden. Deze map, waarop specifieke toegangsrechten zijn gedefinieerd, zit NIET in een DMS. Sommige documenten in de map hebben een publiek karakter, andere zijn enkele voor intern gebruik. Er wordt enkel van een selectie verwacht dat deze duurzaam bewaard blijft. Te onderzoeken: - Is de plaats en het formaat van de documenten logisch? - Is de naamgeving van de map en documenten logisch? - Is het toegangsbeheer logisch? - Is de metadata die we verwachten aanwezig, en hoe kan deze in de toekomst aangemaakt worden? Wat met papieren versies en relatie andere archiefdocs Zoek een case die voldoet aan de initiële toestand, en maak toegang DAV mogelijk Scenario + kolommen per profiel (archivaris, ICT, …): TIJD ‘opleiding‘ (incl. meetings) en uitvoering apart per activiteit + VASTSTELLINGEN Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen Opvolging Stuurgroep Resultaten naar stuurgroep voor evaluatie Vervolgtraject Klankbordgroep Getuigenis zorgdragers Resultaten stuurgroep Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen Communicatie Zorgdrager – DAV Contactpersoon zorgdragers (Katrien Arnout , Hilde Van Ongevalle, Rebekka Artoos) – PL DAV Naar partner: via PL DAV Communicatie DAV – partners PL DAV – Projectleider partner (Inge Schoups, Jo Rademakers, Matthias Priem) Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen Afspraken opvolging van de meeting Verklaring testopzet volgende week ter nazicht, feedback < 15/8/2014 formeel: start –3 weken Afspraak ‘take-in’ < 20/8/2014 (Doodle) Deze presentatie Versie met feedback van deze meeting Deze week op website DAV Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen Vragen/opmerkingen? Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen BEDANKT! Digitaal Archief Vlaanderen