VAC Brugge Opstart WG Archivering 15 september 2010

Kennisnetwerk archiefbeheer Coördinerende archiefdienst VO beleidsvoorbereiding inzake archief- en documentbeheer http://www.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleid Beleidsdomeinarchivaris: 10 op 13 beleidsdomeinen hebben al iemand CJSM, LNE en WSE niet omzendbrief DVO/BZ/P&O/2008/3 22 september 2018

Stappenplan Aanduiden verantwoordelijken In kaart brengen omvang en inhoud van het te verhuizen archief (zowel dynamisch als semistatisch) Opstellen Selectielijst Organisatie selectie, bv. door trashday 22 september 2018

Selectie van archief Twee mogelijkheden: Schoning: Vernietiging: verwijderen van blanco’s, dubbels, onafgewerkte documenten geen toestemming nodig Vernietiging: vernietigen van officiële, originele stukken toestemming van ARA nodig (grondwet, art. 32) versnipperen of verbranden via extern ‘archiveringsbedrijf’ 22 september 2018

Opmaak selectielijst Een selectielijst: is een lijst van alle archiefbestanddelen die door de entiteit worden gevormd of ontvangen bij het uitvoeren van haar taken. een verkorte vorm van het archiefbeheersplan heeft dezelfde structuur als het archiefbeheersplan taakgebaseerde indeling niet persoonsgebonden of onderwerpsgebonden indeling Werkinstrument voor gewettigd vernietigen van archief 22 september 2018

Voorbeeld 22 september 2018

Bewaartermijnen en definitieve bestemming Verantwoording van de bewaartermijn: wettelijke bewaartermijn ofwel expliciet in wetgeving opgenomen ofwel impliciet, wegens aansprakelijkheidsredenen administratieve bewaartermijn ter ondersteuning van de eigen werking Zo veel mogelijk gestandaardiseerd Gelijksoortige documenten hebben gelijke bewaartermijnen Zo veel mogelijk hergebruik Definitieve bestemming (in te vullen door het ARA): B (Bewaren) (en op termijn overdragen naar ARA) V (Vernietigen) 22 september 2018

Validering Goedkeuring Hergebruik door Algemeen Rijksarchivaris (http://arch.arch.be) eventueel via de Coördinerende archiefdienst Hergebruik breng a.u.b. ons op de hoogte van de goedkeuring stimulering van hergebruik en kennisdeling 22 september 2018

Beheer archiefruimte Zorg voor goed archiefbeheer voor zowel dynamisch en semistatisch archief Afsprakenkader Verantwoordelijkheden Overdracht naar Vilvoorde: Enkel van semistatisch archief Enkel van Vlaamse ministeries Overdracht naar extern bedrijf: goede afspraken nodig vb. Kind & Gezin 22 september 2018

Verhuis Plan de operatie zorgvuldig Stel verhuiscoördinatoren aan Per subentiteit en per cel Leg hun taken en verantwoordelijkheden vast Plan de operatie zorgvuldig Stappenplan: http://arch.arch.be/images/stories/brochure_surveillance/u_verhuist.pdf 22 september 2018

Verhoging informatiedeling en -toegankelijkheid Anders Werken heeft sterke impact op informatiebeheer Openheid in kantoorlandschap = openheid in informatiestructuur delen van informatie met collega’s Opmaak groepsklassement geen individuele klassementen meer (kast, HD) generieke structuur voor papier en digitaal procesgebonden structuur (cf. selectielijst) 22 september 2018

22 september 2018

Gebruik groepsklassement Afspraken maken: over plaatsing van stukken, dossiers, bestanden in de structuur over classicifatiecodes over sjablonen (papier en digitaal) => gestructureerde archiefvorming over naamgeving ook digitaal: vb. 20081019_Syllabus_archiefbeheer_v1.pdf 22 september 2018

Meer digitaal werken Voordelen: Nadelen: faciliteert plaatsonafhankelijk werken automatisering van werkstromen efficiëntere ontsluiting (vb. OCR) goedkope opslagruimte in vgl. met papier Nadelen: vergt ernstige voorbereiding niet alles kan gedigitaliseerd worden digitaliseringsproces zelf kan duur zijn op middellange termijn veel duurder dan beheer van papieren archieven  Stappenplan digitalisering: site Digitalisering - Adviezen 22 september 2018

Rol van de CA Aanreiken methodologie: Selectielijsten Materieel archiefbeheer Richtlijnen opmaak groepsklassement Organisatie trashdays, … Contact met ARA voor goedkeuring selectielijsten 22 september 2018

Afspraken Aanduiden van coördinatoren per entiteit Contact opnemen met de beleidsdomeinarchivarissen Opstellen selectielijsten In kaart brengen Inrichten groepsklassement en maken van afsprakenkader 22 september 2018

Vragen? 22 september 2018

Contactgegevens Dries Vandaele Bart Severi Isabel Vandecandelaere E-mail: dries.vandaele@bz.vlaanderen.be Tel. 02 553 01 25 of 0499 54 64 09 Bart Severi E-mail: bart.severi@bz.vlaanderen.be Tel. 02 553 01 76 of 0499 54 64 08 Isabel Vandecandelaere E-mail: isabel.vandecandelaere@bz.vlaanderen.be Tel. 02 553 53 97 of 0499 59 38 49 Website: Intranet: http://bz.vonet.be/proces&informatiebeleid Internet: http://www2.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleid/ca 22 september 2018