Belgian Treatment Demand Indicator Register CoCoTDI 21/04/2016

Invités Uitgenodigd Institution : Communauté flamande – VAZG Status : (1) : Présent (2) : Excusé (0) : Absent Status : (1) : Aanwezig (2) : Verontschuldigd (0) : Afwezig Uitgenodigd Institution : Communauté flamande – VAZG Région wallonne – DGO5 Cocom – Observatbru Cocof – Cellule Santé Communauté germanophone SPF Santé publique – DG1 INAMI-RIZIV Point focal régional – Eurotox Point focal régional – VAD Point focal régional – PFCSM Fédito Bruxelles Commission protection vie privée Institution VL – CGG Largo Institution VL – De Spiegel Institution WA – Rambo/Fedito Institution WA – Relia Institution BXL – Centre Enaden Institution BXL – Projet Lama Institution Hôpital – FIH asbl Institution Hôpital – Zorgnet Vlaanderen SPF Justice – Soin de santé prison Président  WIV-ISP Rapporteur  WIV-ISP Nom – Naam : Lien Brackevelt (1) Hugues Reyniers (1) Peter Verduyckt (1) Vladimir Martens (0) Sarah Paquet (2) Katia Huard (1) Koen Deraedt (0) Michael Hogge (1) Geert Verstuyf (1) Pierre Mallebay-Vacqueur (1) Sébastien Alexandre (1) Koenraad Allemeersch (0) Patrick Glas (1) Paul van Deun (1) Delphine Hellemans (1) Frédéric Gustin (0) Marc de Vos (0) Jerry Wérenne (2) Marc Demesmaecker (0) Yves Wuyts (0) Sara van Malderen (0) Lies Gremeaux (1) Jérôme Antoine (1) Instelling : Vlaamse Gemeenschap – VAZG Waals Gewest – DGO5 Cocom – Observatbru Cocof – Cellule Santé Duitstalige Gemeenschap FOD Volksgezondheid – DG1 RIZIV-INAMI Regionale Focal Point – Eurotox Regionale Focal Point – VAD Regionale Focal Point – OPGG Fédito Brussel Commissie bescherming persoonlijke levenssfeer Instelling VL – CGG Largo Instelling VL – De Spiegel Instelling WA – Rambo/Fedito Instelling WA – Relia Instelling BXL – Centre Enaden Instelling BXL – Projet Lama Instelling Ziekenhuis – FIH vzw Instelling Ziekenhuis – Zorgnet Vlaanderen FOD Justitie – Gezondheidszorg Gevangenissen WIV-ISP  Voorzitter WIV-ISP  Notulist

Agenda 21/04/2016 Agenda 21/04/2016 Informations générales 1.1. Résumé activités 1.2. Approbation PV précédent Enregistrements TDI 2.1. en Wallonie 2.2. à Bruxelles 2.3. en Flandre 2.4. dans les hôpitaux Développements en cours 3.1. Module de rapportage 3.2. Rapport national TDI 3.3. Commission vie privée (CPVP) 3.4. Enquête sur les centres de traitement 3.5. Document de référence partage données Utilisation données TDI 4.1. Liste des outputs 4.2. Nouvelle demande Divers Algemene informatie 1.1. Overzicht activiteiten 1.2. Goedkeuring van vorig verslag TDI-registraties 2.1. in Wallonië 2.2. in Brussel 2.3. in Vlaanderen 2.4. in de ziekenhuizen Lopende ontwikkelingen 3.1. Rapporteringsmodule 3.2. Nationaal TDI rapport 3.3. Commissie bescherming levenssfeer (CBPL) 3.4. Enquete over de behandelingscentra 3.5. Referentiedocument gegevensverdeling Gebruik van TDI-gegevens 4.1. Lijst nieuwe outputs 4.2. Nieuwe aanvraag Varia

1. Informations générales 1. Algemene informatie 1.1. Résumé activités (depuis décembre) Réunion du groupe d’auteurs du rapport (points focaux), préparation de la base de données, préparation des analyses Fin de la collecte des données 2015 (rappels, envoi de rapports de contrôle) Suivi et test du module de rapportage Préparation du document de référence pour le partage des données TDI Technical meeting Facility survey questionnaire 1.2. Approbation PV précédent Pas de remarques, le PV est approuvé 1.1. Overzicht activiteiten (sinds december) Vergadering met de groep van auteurs van het rapport (focal point), voorbereiding van de databank, voorbereiding van analyses Einde van de data collectie 2015 (herinneringen, verzending van controlerapporten) Opvolging en test van de rapporteringsmodule Voorbereiding van de referentiedocument voor de verdeling van TDI gegevens Technical meeting Facility survey questionnaire 1.2. Goedkeuring van vorig verslag Geen opmerkingen, het verslag werd goedgekeurd

2. Enregistrements TDI 2. TDI-registraties 2.1. en Wallonie (update 20/04) Nouveaux centres : Destination (Dinant), SSM Tournai, Poliade, Solaix  Enregistrements terminés 2.1. in Wallonië (update 20/04) Nieuwe centra : Destination (Dinant), SSM Tournai, Poliade, Solaix  Registraties af

2. Enregistrements TDI 2. TDI-registraties 2.2. à Bruxelles (update 20/04) Nouveaux centres : RAT, CAP-ITI, Infor-drogues, Le pélican, Prospective-Jeunesse, L’ambulatoire Pas cette année : Transit  Enregistrements terminés 2.2. in Brussel (update 20/04) Nieuwe centra : RAT, CAP-ITI, Infor-drogues, Le pélican, Prospective-Jeunesse, L’ambulatoire Niet dit jaar : Transit  Registraties af

2. Enregistrements TDI 2. TDI-registraties 2.2. à Bruxelles (update 20/04) Les nouveaux enregistrements s’expliquent par le fait que c’est obligatoire pour la Cocof depuis 2014. On voit d’autres services participer (RAT=MG, CAP-ITI=prisons); Dans l’anayse des données TDI il faudra en tenir compte. Il serait bien d’étendre cela à tous ces types de services Il nous manque aussi à Bruxelles les services généralistes (SSM par exemple) D’un point de vue épidémiologique, c’est positif de voir que presque tous les services spécialisés participent. 2.2. in Brussel (update 20/04) De nieuwe registraties zijn het resultaat van de verplichting van TDI registreren voor de Cocof sinds 2014. We zien ook andere diensten deelnemen (RAT = huisartsen, CAP-ITI = gevangenissen); In het analyseren van alle TDI gegevens dient hier rekening mee gehouden te worden. Het zou natuurlijk goed zijn om het registrerenproces in de toekomst uit te breiden naar al deze type centra. In Brussel ontbreken ook de algemene diensten (bijvoorbeeld CGG) Vanuit het standpunt epidemiologie is het positief om te zien dat bijna alle gespecialiseerde diensten deelnemen.

2. Enregistrements TDI 2. TDI-registraties 2.3. en Flandre (centres INAMI) (update 20/04) Envoi par le module de dépôt 1 centre a choisi de passer par le module d’enregistrement (Katarsis)  Pas encore terminé : Free-Clinic 2.3. in Vlaanderen (RIZIV centra) (update 20/04) Verzending via de repository module 1 centrum heeft de registratie module gekozen (Katarsis)  Nog niet af : Free-Clinic

2. Enregistrements TDI 2. TDI-registraties 2.3. en Flandre (CGG) (update 20/04) Pas de problèmes particuliers 2 CGG n’ont pas répondu 1 CGG n’a aucun patient TDI (DAGG)  Enregistrements terminés 2.3. in Vlaanderen (CGG) (update 20/04) Geen specifieke problemen 2 CGGs hebben niet geantwoord 1 CGG heeft geen TDI patiënt (DAGG)  Registraties af

2. Enregistrements TDI 2. TDI-registraties 2.3. en Flandre (CGG) (update 20/04) La VAZG a remarqué lors d’une réunion que ces enregistrements provenaient principalement de 2 CGG spécialisés. Mais les chiffres sont trop faibles par rapport à la réalité. Il faudra en discuter ou trouver un moyen d’y remédier. 2.3. in Vlaanderen (CGG) (update 20/04) VAZG merkt op dat de meeste registraties hiervan afkomstig zijn van voornamelijk 2 (gespecialiseerde ) CGG. De cijfers zijn echter te laag in vergelijking met de werkelijkheid. Dit dient verder besproken te worden om een oplossing te vinden om dit te vermijden of aan te passen.

2. Enregistrements TDI 2. TDI-registraties 2.4. dans les hôpitaux (update 10/04) 1e année de l’enregistrement obligatoire pour tous les hôpitaux Problème technique pour l’envoi des données via le repository module (uniquement pour les hôpitaux)  Solution temporaire (sans NISS) 105 ont participé + 10 (avec problème repository) 45 n’ont pas de patients TDI Une dizaine n’a pas participé Pour une première année d’enregistrement obligatoire, le bilan est plutôt positif 2.4. in de ziekenhuizen (update 10/04) Eerste verplichte registratiejaar voor alle ziekenhuizen Technische probleem met het verzending van gegevens via de repository module (voor ziekenhuizen alleen).  Tijdelijke oplossing (zonder INSZ) 105 hebben deelgenomen + 10 (met technische probleem) 45 hebben geen TDI patiënten Een 10tal heeft niet deelgenomen De balans is dus zeker positief voor een allereerste obligatoir registratiejaar.

3. Développements en cours 3. Lopende ontwikkelingen Le module de rapportage a été testé en acceptance (avant la mise en production). Les nouvelles données TDI 2015 seront ajoutées en mai à la base de données puis le module sera mis en production et pourra être utilisé par les centres 3.1. Module de rapportage 3.1. Rapporteringsmodule De rapporteringsmodule werd in aanvaarding getest (voor het in productie nemen) De nieuwe TDI gegevens zullen worden toegevoegd in de databank; daarna zal de module op punt gesteld worden en kan deze gebruikt worden bij de centra

3. Développements en cours 3. Lopende ontwikkelingen 3.2. Rapport national TDI Préparation d’une liste d’indicateurs potentiels à analyser et utiliser dans le rapport. Discussion avec les points focaux régionaux sur ces indicateurs et le planning. Début de l’analyse des données en mai dès la fin de la réception des données 1e draft du rapport en août à envoyer au comité review Discussion du rapport lors du prochain cocoTDI en septembre 2e draft du rapport en novembre à envoyer au comité review Approbation du rapport lors du cocoTDI de décembre Reviewers = CocoTDI + Suppléments Auteurs = WIV-ISP + points focaux régionaux 3.2. Nationaal TDI rapport Voorbereiding van een lijst van potentiële indicatoren te analyseren en gebruiken in het rapport Discussie met de regionale focal points over deze indicatoren en verdere planning voor opstelling rapport Start van de analyse van de gegevens in mei na het einde van de datacollectie Eerste draft van het rapport in augustus, wordt opgestuurd naar het review comité Discussie van het rapport tijdens de CocoTDI in september Tweede draft van het rapport in november, wordt gestuurd naar het review comité Goedkeuring van het rapport tijdens de CocoTDI in december Reviewers = CocoTDI + bijkomende personen Auteurs = WIV-ISP + Regionale focal point

3. Développements en cours 3. Lopende ontwikkelingen 3.2. Rapport national TDI Question de gestion de la base de données : Lors de l’analyse des données, on observe un nombre relativement important de « Autre + détails » mal classés : Ex: Autre référent = « Hôpital » alors que la catégorie existe Ex : « Autre Hallucinogène : XTC ». Que faire? Les reclasser manuellement? Peut être en priorité les substances? En informer les centres Il faut corriger ces erreurs afin d’avoir une base de données la plus correcte possible. C’est du travail la première année puis ça diminue au fur et à mesure. La question se pose aussi de l’opportunité de ces catégories « Autre » mais le questionnaire ne sera pas révisé 3.2. Nationaal TDI rapport Vraag in verband met de behandeling van de databank: Tijdens de analyse van de gegevens, merken wij een relatieve hoog proportie van “Andere + details” verkeerd geclassificeerd Bv : Andere verwijzer=“Ziekenhuis” terwijl de categorie bestaat Bv : “Andere Hallucinogenen : XTC”  Wat hiermee te doen? Manueel herclassificeren? Misschien eerst de substanties? + Informeren van de centra Deze fouten dienen gecorrigeerd te worden om te beschikken over een zo correct mogelijke databank. Dit vraagt veel werk in de eerste jaargangen, maar zou geleidelijk aan moeten afnemen. Wat te doen met de mogelijkheid om “andere” informatie te geven via de vragenlijst: wat als we deze uit de lijst verwijderen? Jérôme maakt echter duidelijk dat het geen optie is de vragenlijst opnieuw aan te passen.

3. Développements en cours 3. Lopende ontwikkelingen 3.3. Commission vie privée (CPVP) Un centre a posé la question à la CPVP de savoir s’ils avaient le droit d’utiliser le NISS des patients dans le cadre du TDI La CPVP précise que le centre (et par extension tous les centres) ont le droit d’utiliser le NISS à condition qu’un conseiller en sécurité soit désigné Il appartient à l’ISP d’organiser la sécurisation des traitements de données (allocation d’un conseiller en sécurité)  L’ISP réfléchit à la manière de répondre à cette demande Il faut que l’ISP réponde à cette question sans tarder. Le CocoTDI sera mis au courant des décisions futures 3.3. Commissie bescherming levenssfeer (CBPL) Een van de centra heef aan de CBPL gevraagd of ze het INSZ van patiënten kunnen gebruiken in het kader van TDI De CBPL verklaart dat het centrum (en per uitbreiding alle centra) het INSZ mogen gebruiken indien een veiligheidsadviseur werd aangewezen Het WIV moet de veiligheid van de dataverwerking vrijwaren (toewijzing van een veiligheidsadviseur)  Het WIV denkt na over de manier waarop deze (aan)vraag kan beantwoord worden. Het is noodzakelijk dat het WIV hier snel een antwoord op biedt. De CocoTDI zal op de hoogte worden gehouden van de verdere ontwikkelingen.

3. Développements en cours 3. Lopende ontwikkelingen 3.4. Enquête sur les centres de traitement Projet européen visant à mieux connaître les centres de traitements, les services offerts et de cette manière améliorer l’interprétation de la base de données TDI. Le WIV-ISP suit ce projet depuis plusieurs années. Cette année, l’EMCDDA a organisé un « Technical meeting » sur le sujet les 13-14 avril. Jérôme Antoine y a participé. Au programme : Pourquoi une enquête sur les centres? Présentation du questionnaire européen. L’échantillonnage des centres, critères d’inclusion d’exclusion. Méthode de collecte des données. Sondages en ligne. Interprétation et analyse des résultats Prochaines étapes en Belgique : groupe de travail, mise en place d’un protocole, lancement d’un premier essai en janvier 2017 3.4. Enquete over de behandelingscentra Europees project om meer inzicht te verwerven in de behandelingscentra en de aangeboden diensten. Op deze manier zullen de gegevens in de TDI databank beter geïnterpreteerd kunnen worden. Het WIV-ISP volgt het project reeds op sinds verschillende jaren. Dit jaar heeft het EMCDDA een speciale Technical meeting op 13-14 april georganiseerd. Jérôme Antoine heeft hieraan deelgenomen. Op het programma : De noodzaak van een enquête over de behandelingscentra? Voorstel voor een Europese vragenlijst. Inclusie/exclusie-criteria, Methode voor de dataverzameling. Online peilingen. Interpretatie en analyse van de resultaten. Volgende stappen in België : werkgroep, opstellen van een protocol, lancering van een eerste proef in januari 2017

3. Développements en cours 3. Lopende ontwikkelingen 3.4. Enquête sur les centres de traitement Voir aussi l’information disponible dans le travail de Ugent en 2010. Voir aussi les questions posées dans le 1e volet du RPM sur l’offre Consulter l’information disponible au niveau des autorités Important de discuter cela au sein du CocoTDI 3.4. Enquete over de behandelingscentra Nagaan welke informatie uit de 2010 studie van UGent te halen is. Nagaan: 1e gedeelte van de gevraagde info via het eerste gedeelte van de MPG. Nagaan van reeds bestaande informatie, verkrijgbaar via de verschillende overheden. Van belang dit te bespreken binnen de CocoTDI

3. Développements en cours 3. Lopende ontwikkelingen 3.5. Document de référence partage données Document envoyé au CocoTDI. CONTENU Introduction & Liste des documents officiels Conditions pour la fourniture et l’utilisation des accords sur: L’accès aux données fournies Contrôle de qualité Droits d’auteur Procédure d’échange des données Info de l’évaluation des demandes Liste des variables TDI Résumé des procédures standardisées Formulaire de demande des données TDI Convention pour l’échange des données 3.5. Referentiedocument gegevensverdeling Document opgestuurd naar de leden van de CocoTDI INHOUD Inleiding & Lijst van officiële documenten Voorwaarden voor de verstrekking en het gebruik Afspraken over: Toegang tot de geleverde gegevens Kwaliteitscontrole Auteursrechten Procedure voor gegevensuitwisseling Info over de beoordeling van aanvragen Lijst van TDI-variabelen Overzicht van standaardprocedures Aanvraagformulier voor TDI-gegevens Conventie van gegevensoverdracht

3. Développements en cours 3. Lopende ontwikkelingen 3.5. Document de référence partage données La transparence est nécessaire pour la partie sur les prix. Ceci doit être réadapté Adaptation de l’idée : « pas uniquement un but commercial ». Il y a une différence entre la traduction NL et FR du protocole. L’idée est de laisser ouvert aux sociétés commerciales (par exemple une firme pharma qui veut lancer un médicament). La décision finale sera prise par le CocoTDI Le document sera à nouveau envoyé aux membres du CocoTDI. Ceux-ci disposeront alors de 2 semaines pour envoyer leurs remarques; ensuite le document sera approuvé définitivement 3.5. Referentiedocument gegevensverdeling Transparantie is nodig over het luik inzake de vergoeding. Dit dient nog aangepast te worden. Aanpassing nodig van idee: « aanvragen die niet louter gericht zijn op commerciële doeleinden ». Er bestaat een verschil tussen de NL en FR versie van het protocol. De idee is om laten open voor commerciële maatschappijen (bv. een farmaceutische firma die een nieuw medicament wil ontwikkelen). De finale beslissing wordt door het CocoTDI genomen Het document wordt opnieuw naar de leden van CocoTDI opgestuurd. Deze krijgen een termijn van 2 weken om opmerkingen door te sturen; daarna wordt het document goedgekeurd.

4. Utilisation des données TDI 4. Gebruik van TDI-gegevens Qui – Wie? Description - Beschrijving Statu(u)t Output Remarques – Opmerkingen EMCDDA Données annuelles européennes - Jaarlijkse europeese gegevens Completed European Drug report In May 2016 WIV-ISP Etude TDI-AIM - TDI-IMA Studie Analysis Poster on protocol Data collected Belspo Up-to-Date - Use of psychoactive substances in adults: Prevention and Treatment by general practitioners and Occupational physicians; DATa retriEval Book 1 + Book 2 UGent SOCOST (Belspo project) A venir – Binnenkort Stad Antwerpen Jaarlijkse gegevens - Données annuelles Denied VVBV Jaarlijkse analyse van de TDI gegevens binnen de VVBV centra A venir - Binnenkort Belspo project – GENSTAR - GENder-Sensitive Treatment and prevention services for Alcohol and drug useRs Demand Article Protocol Submitted Scientific article Accepted

Voorbeeld van een aanvraag Exemple d’une demande Voorbeeld van een aanvraag

ALLE OF

 Bezwaren en Opmerkingen CocoTDI?  Objections et remarques CocoTDI?  Bezwaren en Opmerkingen CocoTDI? Approbation? Goedkeuring?

Voorbeeld van een aanvraag Exemple d’une demande Voorbeeld van een aanvraag Pas de remarque particulière pour cette demande au niveau du CocoTDI. Celle-ci est approuvée Pas de remarque particulière sur le type de formulaire proposé qui peut être utilisé pour les demandes ainsi qu’une petite présentation pour le comité. Dans le cas où il s’agit d’une institution extérieure, il serait intéressant que cette institution vienne se présenter lors d’un comité pour que le CocoTDI ait plus d’information au sujet du demandeur. Le 7 juin il y aura un kick off meeting de ce projet sous la forme d’un séminaire international (le flyer suivra) Geen verdere opmerkingen vanuit de CocoTDI inzake deze aanvraag. Deze werd goedgekeurd. Geen verdere opmerkingen inzake het type formulier dat gebruikt kan worden voor de aanvragen en de korte voorstelling hiervan voor het comité. In het geval het een extern instituut betreft, zal het belangrijk zijn dat deze ook zichzelf komen voorstellen in een kort luik van een CocoTDI vergadering, zodat het comité meer te weten kan komen over de background van de aanvrager. 7 juni zal er een kick off meeting zijn van dit project, onder de vorm van een internationaal seminarie (flyer volgt).

5. Divers 5. Varia Prochaines réunions Jeudi 08/09 Jérôme Antoine va passer à 4/5e temps à partir de mai : ne travaille pas les lundis Volgende vergaderingen Donderdag 08/09 Jerome Antoine start vanaf mei met een 4/5de werkbreuk : zal standaard op maandag niet aanwezig zijn