Hoe digitaal is uw archiefpraktijk? Voorjaar 2006

Programma 13.15 Inleiding 13.30 De archiefwet als instrument om uw informatiebeheer te organiseren 14.15 Numeriek, efficiënt of dubbel werk 14.45 Pauze 15.00 Scannen… en vervangen? 15.30 Plenaire discussie 16.00 Napraten

Ontwikkelingen In wet- en regelgeving In de praktijk: A. Gemeentelijke selectielijst B. Evaluatie ministeriele regelingen Goede staat Geordende en toegankelijke staat Archiefruimten In de praktijk: Ketenprocessen, DigiD, E-formulieren Digitaal archief

A. Gemeentelijke selectielijst Uitgangspunt: belangrijke bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur bewaren Laatste regelgeving = verwerkt  modulaire bijstelling Ruimte voor plaatselijke lijsten Vanaf 1 januari 1996

B. Evaluatie ministeriele regelingen Goede staat Actualiseren materiaal Uitvoerbaarheid (gedrag, beheer en gebruik) Geordende en toegankelijke staat Integraal voor B en V Visie op duurzaamheid voor een geloofwaardige overheid Kennis Integraal wettelijk regime Archiefruimten Uitvoerbaarheid (prestatie-eisen) Relatie met het bouwbesluit Faciliteren marktpartijen

Instrumenten vanuit de regelgeving

Het oerwoud van regels en voorschriften heeft nauwelijks meerwaarde voor de ontwikkeling van het informatie- en archiefbeheer in mijn organisatie. Of…….. AW1995 e.a. AB1995 BIR 2004 Reg. Ex art 13 AB Archiefruimte DSP ReMaNO Reg. Ex art 11 AB duurzaamheid Selectielijst 1983/2005 Best practices (inter)nationaal Reg. Ex art 12 AB ggts Kwaliteitseisen digitale archivering Kwaliteitseisen informatiedragers Procedure vernietigen Standaarden en formaten Selectielijst ex art. 25 BIR 2004 Leidraad externe opslag Richtlijn Organisatie-verandering NEN-ISO 15489 Hoe ervaart u de wet- en regelgeving op informatie- en archiefbeheer? Daarbij komt het ook voor dat de regels geregeld veranderen/worden aangescherpt. De kwaliteit van de DIV zoals die nu is stemt tot voldoende tevredenheid binnen de organisatie. Aandacht voor het cultuur historisch belang speelt nauwelijks een rol in vergelijking met het belang voor ondersteuning van de bedrijfsprocessen, bewijs, verantwoording en hergebruik. Ik zie dit ook meer als een verantwoordelijkheid van het Gemeentearchief dan van de DIV.

De mate waarin de principes van wet- en regelgeving op informatie- en archiefbeheer worden toegepast is bepalend voor de positie van de DIV binnen de organisatie Implementatie DMS NEN - I SO 15489 Opstellen DSP Vervanging Overbrenging Vernietigen De Voorschriften en richtlijnen zijn bij uitstek de handvatten voor de DIV om binnen de organisatie orde op zaken te stellen en om het documentair informatiemanagement meer te professionaliseren.

Numeriek archiveren: efficiënt of dubbel werk?

Een half uurtje Wat is numeriek archiveren? Argumenten voor en tegen Wat gebeurt er in de praktijk? Wat zijn de risico’s? Een vraag aan u…

Wat is numeriek archiveren? (1) Methodiek ontwikkeld door marktpartijen, bedoeld om: op termijn vernietigbare stukken buiten de dossiervorming te houden tijd, ruimte en materiaal te besparen Vervolg op “VOS”-methode: stukken met kortstondige informatiewaarde chronologisch en ongehecht in hangmap Iedere afdeling DIV beschikte over een keurig overzicht van een aantal categorieën onbelangrijke stukken. Hierbij ging het bijvoorbeeld om geleide- en rappelbrieven, uitnodigingen, eenvoudige inlichtingen en dankbetuigingen.

Wat is numeriek archiveren? (2) “VOS”- stukken: kortstondige informatiewaarde Numeriek: van 40 – 60 % geregistreerde poststukken hoeft geen dossier meer te worden gevormd, toegankelijk via postregistratiesysteem Ging het bij de "VOS"-methode om stukken met een kortstondige informatiewaarde, numeriek archiveren wordt door diverse marktpartijen gepresenteerd als een efficiënte en effectieve werkwijze voor 60% van de geregistreerde poststukken. Volgens de partijen levert de methode veel rendement op in papieren omgeving en past uitstekend in de opstap naar digitale archivering.

Argumenten voor (1) Directe selectie aan de bron, direct na ontvangst; Directe afstelling op vernietiging (hoeft niet achteraf); Direct zicht op de omvang van te vernietigen stukken; Besparing in tijd omdat vernietigbare stukken later niet alsnog bijeen hoeven te worden gezocht; Effectief gebruik archiefruimte (onbelangrijke stukken hoeven niet in dure kasten);

Argumenten voor (2) Volwaardige aandacht voor te bewaren stukken; Beter inzicht en grotere vakkennis van registrator en documentaire informatieverzorger; Werktijdbesparing met numerieke opberging tot 30 à 40%; Tijdbesteding aan een kwaliteitsslag voor de blijvend te bewaren -papieren- dossiers, waarmee een digitaal duurzaamheidprobleem wordt opgelost.

Argumenten tegen (1) Het onderscheid tussen bewaren en vernietigen is niet altijd aan het begin van het proces te maken. Dit levert geen grotere vakkennis op, maar vereist deze kennis! Volwaardige aandacht voor te bewaren stukken is altijd essentieel, met of zonder deze methodiek; De samenhang tussen te bewaren en te vernietigen stukken binnen een zaakdossier is niet te waarborgen;

Argumenten tegen (2) De stukken zijn niet rechtstreeks toegankelijk; Stukken kunnen makkelijk zoekraken doordat ze niet gehecht zijn; Wanneer de behoefte bestaat om de stukken in samenhang te raadplegen, moeten deze her en der uit de serie worden gelicht en weer worden opgeborgen; Een kwaliteitsslag voor blijvend te bewaren papieren dossiers is geen oplossing voor een digitaal duurzaamheidprobleem. Hoewel de digitale duurzaamheid vooralsnog niet is gegarandeerd, is een strategie voor digitale archivering zeker haalbaar. Deze is echter gebaseerd op het treffen van organisatorische, technische en beheersmaatregelen en valt buiten de scope van deze presentatie.

Wat gebeurt er in de praktijk? Digitale postomgeving: numeriek lijkt panacee Praktijk: efficiency is ver te zoeken… Met name in combinatie met de digitale postomgeving lijkt de methodiek van numeriek opbergen van het papier een panacee. In de praktijk komen echter diverse varianten voor die mij de indruk geven dat de efficiency ver te zoeken is.

Praktijkvoorbeeld 1 Stukken worden gescand, geregistreerd in DMS en fysiek 10 jaar bewaard. Selectie: een globale trefwoordenlijst van een marktpartij bepaalt opname in te vernietigen reeks.

Wat betekent dit? Dubbel werk Stukken worden te lang bewaard Lijst sluit niet aan op praktijk organisatie 1.aangezien de stukken zowel fysiek als digitaal opgeborgen worden. 2.veel categorieën documenten eerder dan binnen de gehanteerde termijn van 10 jaar vernietigd moeten worden. 3 Documenten worden reeds bij de postregistratie beoordeeld, veelal op grond van een onderwerpsomschrijving in het briefhoofd, die de inhoud onvoldoende weergeeft. Indien een trefwoord op de lijst van toepassing geacht wordt op deze omschrijving, bestaat het risico dat te bewaren stukken ten onrechte vernietigbaar worden geacht (en andersom). Een goede interpretatie van de lijst alsmede van de inhoud van de documenten vereist enorm veel (vak- en organisatie)kennis.

Wat betekent dit? Gebruiker moet op veel plaatsen zoeken: - in de te vernietigen serie - in de te bewaren dossiers - in het DMS - in zijn werkarchief - op de netwerkschijf

Praktijkvoorbeeld 2 Alle fysieke stukken worden op nummer opgeborgen, dus ook te bewaren stukken. Er is immers digitaal archief?

Wat betekent dit? Digitaal dossier <> digitaal archief Documenten buiten poststroom, zoals e-mail, Word-document, website, bedrijfsapplicatie niet altijd in het DMS Metadata, maatregelen voor authenticiteit, conversie en migratie Er is één origineel archief, ofwel papier, ofwel digitaal. Hiervoor geldt dat de documenten in ggts worden bewaard en geordend worden volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek. Hierbij moet de inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan van archiefbescheiden en de samenhang met andere archiefbescheiden ten allen tijde kunnen worden vastgesteld

Wat te doen? Papieren, kortstondig te bewaren stukken: numeriek archiveren is efficiënt en effectief Ingeval van scannen en DMS: numeriek archiveren is dubbel werk! Tenzij… Tijdens procedure voor vervanging Numerieke ordening meerwaarde biedt In de door een marktpartij genoemde opstap naar digitaal archiveren kan ik mij enigszins vinden, bijvoorbeeld indien het numerieke archief dienst doet als schaduwarchief terwijl de procedure voor vervanging loopt en dossiers geordend worden in een DMS.

Wat te doen? Bij inzet DMS als postregistratiesysteem: papieren dossiers blijven vormen Bij inzet DMS als digitaal archief: te vernietigen documenten: procedure voor vervanging inzetten, digitaal dossiers vormen, papier vernietigen te bewaren documenten: óf papieren dossiers vormen, óf procesgericht, integraal, digitaal archiveren Een digitaal archief moet aan uitgebreide wettelijke voorschriften voldoen[1] en vereist een machtiging tot vervanging van zowel de gemeentearchivaris voor de te vernietigen documenten als van Gedeputeerde Staten voor de te bewaren documenten. [1] Deze voorschriften zijn uitgewerkt in de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden en de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.

Scannen en…vervangen?

Kunnen we al van het papier af? Wat is vervanging, oftewel substitutie? Waarom is het zo’n ‘hot issue’?

Wat kunt u als DIV-er doen? Risico’s in beeld brengen Aanpak aandragen om risico’s te beheersen

Risico’s Juridische bewijswaarde Toegankelijkheid Getrouwe en volledige weergave Leesbaarheid op langere termijn

Hulpmiddelen Leidraad Vervanging van het Gemeentearchief LOPAI beleidsregel Vervanging Regeling Geordende en toegankelijke staat

Hoe de risico’s beheersbaar maken? Uitvoering Controle Beheer na vervanging Formele procedures

Uitvoering Projectplan Integrale aanpak Procedures Keuze bestandsformaat Reproductietechniek

Controle Interne controle en onafhankelijke audit Documenteren van het proces van reproductie

Beheer na vervanging Betrouwbare bewaaromgeving Informatiebeveiliging Monitoren veroudering bestandsformaten

Formele procedures Archiefwettelijke procedure Akkoord Belastingdienst Acceptatie als bewijs door rechter Acceptatie door controlerende instanties

Graag uw mening in de slotdiscussie Laten we het van de technologie afhangen, of komt er meer bij kijken?

Pleidooi: Procesgericht, Integraal, Digitaal Hulpmiddelen: - Integraal informatiebeheer, naar kwaliteit in het archiveringssysteem - Leidraad Vervanging van het Gemeentearchief - LOPAI beleidsregel Vervanging - Regeling Geordende en toegankelijke staat www.gemeentearchief.rotterdam.nl, onder ‘Vakgenoten’