Informatievergadering BESTEK 17SM200 Réunion d’information CSCh 17SM200 Divisie Overheidsopdrachten Support Systems 13/09/2016

Inhoud - Contenu Inleiding – Introduction Voorwerp van de opdracht – Objet du marché Overlopen bestek – Parcourir CSCh Vragen – Questions POC 2

Situering Wetgeving OO Privaatrecht – Burgerlijk recht Familierecht Zakenrecht Verbintenissen- recht Familie- vermogensrecht – Handelsrecht – Arbeidsrecht – Intellectueel eigendomsrecht – … Publiekrecht –Staatsrecht –Adm Recht Taal, onderwijs, huisvesting, cultuur, zorg, milieu, media, RO, … Ambtenaren, vreemdelingen, pensioenen, soc zekerheid, kieswetgeving, OO, financiën,… –Strafrecht –Fiscaal recht –Procedurerecht –… Int Recht –Volkenrecht –TransNat recht –SupraNat recht –Verdragen… LDContractant Onder- aannemer OO BW contractueel BW buiten-contractueel

Situation Législation MP 4 Droit privé – Droit civil De la famille Des affaires Des obligations Patrimonial – Droit commercial – Droit du travail – Droit de la propriété intellectuelle – … Droit Public –Droit constitutionnel –Droit administratif Langue, enseignement, immobilier, culture, soins, environnement, … Fonctionnaires, étrangers, pensions, sécurité sociale, législation électorale, MP, finances,… –Droit pénal –Droit fiscal –Droit de la procédure pénale –… Droit international –Droit des gens –Droit TransNat –Droit SupraNat –Traités… FDContractant Sous- traitant MP CC contractuel CC extracontractuel

Principes Adm recht (1/2) GELIJKHEID Basis verbintenissenrecht (privaatrecht) = GELIJKHEID der partijen ONGELIJKHEID Elke overheid : specifieke rechten en plichten => ONGELIJKHEID der partijen Plichten Plichten = “WETTEN” VAN DE OPENBARE DIENST – Algemeen belang primeert op individueel belang – Beginsel van de veranderlijkheid (vb. legerdienst – voorraden) – Beginsel van de gelijke behandeling” (vb. inschrijvers) en respecteren eigen regels en wet (wettigheidsbeginsel) – Efficiëntie aanwenden middelen (vb. “COTS” vs ontwikkeling) – Continuïteitsbeginsel – overheid moet “core business” kunnen uitvoeren – Bestuurshandelingen uitdrukkelijk motiveren – Openbaarheid van bestuur

Principes de Droit Adm (1/2) Base du droit des obligations (droit privé) = EGALITE des parties Chaque pouvoir public a des droits et devoirs spécifiques => INEGALITE des parties Devoirs Devoirs – LES “LOIS“ DU SERVICE PUBLIC – Intérêt général prime sur intérêt individuel – Principe du changement (ex. service militaire – stocks) – Principe d’égalité de traitement (ex. soumissionnaires) et respecter les propres règles et loi (principe de légalité) – Utilisation efficiente des moyens (ex. COTS vs développement) – Principe de continuité – exécution du “ core business “ – Motivation formelle des actions Adm – Publicité de l’administration 6

Principes Adm recht (2/2) Rechten Rechten – Overheid mag éénzijdig overeenkomsten wijzigen “Imperiumbevoegdheid” (geen willekeur, compensatie …) – Beslissing overheid = geacht in overeenstemming met de wet “Privilège du préalable” – Tegen overheid geen gedwongen uitvoering mogelijk – Uitvoeren Adm beslissing ZONDER rechter => Adm Recht (inbegrepen wetgeving OO) = uitzonderingsrecht MAAR ! overheid blijft steeds onderworpen aan… – Wettigheidsbeginsel (Rechtstaat!) – Beginselen van behoorlijk bestuur

Principes de Droit Adm (2/2) Droits Droits – L’autorité peut modifier unilatéralement des contrats “ Compétence impérative “ (pas arbitrairement, compensation …) – Toute décision de l’autorité est considérée conforme à la loi “Privilège du préalable” – Pas d’exécution forcée possible envers l’autorité – Exécution d’office des décisions Adm (SANS jugement) => Le Droit Adm (inclus MP) est un droit d’exception MAIS ! : l’autorité reste soumise au(x)… Principe de légalité (état de droit!) Principes de bonne administration 8

KB Del 03 Apr 2013 Wet Defensie en Veiligheid 13 Aug 2011 Wet 15 Jun 2006 Klassieke Sectoren (Werken, Leveringen, Diensten) Wet rechtsbescherming 17 Jun 2013 KB plaatsing OO (Defensie en Veiligheid) 23/24 Jan 2012 KB plaatsing OO Klassieke Sectoren 15 Jul 2011 Gunningsprocedures MB Del 25 Jun 2013 Europees Parlement 2004/18/EG 31 Mar 2004 Art 346 (Verdrag van Lissabon) 4 cumulatieve voorwaarden stringent toegepast Europese Richtlijnen KB algemene uitvoeringsregels Uitvoering Algemene Aannemingsvoorwaarden 14 Jan 2013 Europees Parlement 2009/81/EG “Richtlijn Defensie” Europees Parlement 2007/66/EG 11 Dec 2007 “Motivering, informatie en rechtsmiddelen” KB voorafgaand toezicht bij internationale samenwerking of internationale deelname (Defensie en Veiligheid) 9 Jan 2014 Huidige situatie

Situation actuelle 10 Parlement européen 2007/66/EG 11 Dec 2007 “Motivation, information et moyens juridiques”

Overheidsopdracht – Marché public Voorwerp – Objet Bestek MRMP-S/AM 17SM200 van 10/08/2016 Meerjarige open overeenkomst (2017 – 2020) tegen prijslijst voor de aankoop en levering van smeermiddelen en petroleumderivaten CSCh MRMP-S/AM 17SM200 de 10/08/2016 Marché ouvert pluriannuel (2017 – 2020) à bordereau de prix pour l'achat et la livraison des lubrifiants et dérivés du pétrole 11

Aard van de overheidsopdracht:Leveringen Nature du marché:Fournitures Wijze van gunnen van de opdracht: Open aanbesteding Mode de passation du marché: Adjudication ouverte ► GEEN ruimte voor onderhandelingen AUCUNE latitude à des négociations ► Aan alle voorwaarden van de markt moet voldaan worden bv.: leveringstermijn, borgtocht, technische eisen… (verkoopsvoorwaarden van de inschrijver gelden niet) Toutes les conditions du marché doivent être respectées p.e. délai de livraison, cautionnement, exigences techniques… (les conditions de vente du soumissionnaire ne sont pas valables). Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 2 – CSCh Par 2 12

Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 2 – CSCh Par 2 Overheidsopdracht tegen prijslijst – Marché public à bordereau de prix Geschatte hoeveelheden – Quantités estimées Voorziene looptijd - Durée prévue: 4 jaar - 4 ans Start: daags na brief van kennisgeving  31/12/20 Début: du lendemain de la notification  31/12/20 Markt verdeeld in 57 percelen Marché réparti en 57 lots Varianten en opties NIET toegelaten Des variantes et options NE sont pas autorisées 13

Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 3 – CSCh Par 3 Aanbestedende overheid – Pouvoir Adjudicateur: ► Voorbereiding opdracht – Préparation du marché ► Beoordeling offertes – Évaluation des offres ► Gunning – Attribution ► Wijzigen opdracht – Modifier le marché ► Behandelen van problemen – Traitement des problèmes Vertegenwoordigd door de Leidende Dienst – Ondersectie Support Products Représenté par le Service Dirigeant – Sous-section Support Products ► MRMP-S/AM: POC Maj Bael Danny Lt Vantorre Vincent 14

Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 3 – CSCh Par 3 Leidend ambtenaar (LA) – Fonctionnaire dirigeant (FD): ► Uitvoering opdracht – Exécution du marché ► Bestelbrieven voor leveringen – Lettres de commandes pour les livraisons ► Coördinatie van de leveringen – Coordination des livraisons ► Opleveringsactiviteiten – Les activités de réception ► Mogen modaliteiten (leveringstermijn, …) of inventaris overeenkomst niet aanpassen – ne peuvent pas modifier les modalités (délais de livraison, …) ou l’inventaire du marché 15

Chef van het bureel contracten 29 Bn Log Kwartier Den Troon Bevrijdingstraat 31 BE GROBBENDONK Tel: +32(0)2/ Fax: +32(0)2/ Welke Leidend ambtenaar (LA)? Quel Fonctionnaire dirigeant (FD)? 16 Chef du bureau contrats 29 Bn Log Quartier Den Troon Bevrijdingstraat 31 BE GROBBENDONK Tel: +32(0)2/ Fax: +32(0)2/

Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 4 – CSCh Par 4 Selectiecriterium – Critère de sélection ► Uitsluitingsgevallen volgens KB1 Art 61 §1,1° - §1,4° ; Art 61 §2,5° - §2,7° Des cas d’exclusions selon AR1 Art 61 §1,1° - §1,4° ; Art 61 §2,5° - §2,7° ► Verplichtingen aangaande de sociale zekerheid :KB1 Art 61§2,5° Obligations concernant la sécurité sociale :AR1 Art 61§2,5° ► Geen beroep doen op vroegere medewerkers van Defensie Pas faire appel à des anciens collaborateurs de la Défense ► Offerte Bijl A, vak 11 ondertekenen Offre Ann A, Rubrique 11 signer Voor Belgische inschrijvers gebeurt de controle van de RSZ door de aanbestedende overheid – Le contrôle du ONSS sera exécuté par le Pouvoir Adjudicateur pour les soumissionnaires belges Buitenlandse inschrijvers moeten een bewijs toevoegen dat ze hun verplichtingen vervuld hebben in hun land – Les soumissionnaires étrangers doivent ajouter la preuve qu’ils ont satisfait à leurs obligations dans leur pays 17

De offerte – L’offre ► EEN offerte per inschrijver - UNE offre par soumissionnaire ► Hoe indienen? – Comment introduire? 1) ofwel elektronisch – soit de façon électronique  Bijl W – Ann W ( 2) Ofwel per schrijven – soit par écrit  aangetekend is aangeraden – recommandé est suggeré 3) Ofwel persoonlijk neergelegd bij de Aanbestedende Overheid – soit apporté personnellement auprès du Pouvoir Adjudicateur Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 5 – CSCh Par 5 18

De offerte – L’offre 1) Administratief & financieel volgens Bijl A Administratif & financier selon l’Ann A - 1 exemplaar met prijzen “ORIGINEEL’’ - 1 ex avec prix ‘’ORIGINAL’’ - 1 exemplaar zonder prijzen – 1 ex sans prix 2) Technisch & logistiek volgens Bijl C en D Technique & logistique selon l’Ann C et D - 2 exemplaren in geval van papieren offerte waarvan 1 “ORIGINEEL’’ 2 exemplaires lors d’une offre sur support papier et 1 ‘’ORIGINAL’’ Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 5 – CSCh Par 5 19

1)Administratief & financieel volgens Bijl A Administratif & financier selon l’Ann A -Kopie statuten – une copie des statuts de la firme -Kopie akte van benoeming wettelijke vertegenwoordiger(s) – une copie de l’acte de nomination de son (ses) représentant(s) légal (légaux) -Volledig ingevulde en getekende inventaris conform Par 5 l’inventaire dûment rempli et signé conformément au Par 5 - Veiligheidsinformatieblad – La fiche de données de sécurité -Firma’s buiten België – Firmes en dehors de la Belgique -RSZ-attest –attestation ONSS -Uittreksel strafregister firma en ondertekenaar – Extrait judiciaire de la société et signataire Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 5 – CSCh Par 5 12

2) Technisch & logistiek volgens Bijl C en D Technique & logistique selon l’Ann C et D Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 5 – CSCh Par 5 12

Taal in de offerte – Langue dans l’offre ► Taal administratief & financieel luik : N of F Langue du volet administratif & financier : N ou F ► Taal technisch & logistiek luik : N, F of E Langue du volet technique & logistique: N, F ou A ! Indien in Engels, kan er een vertaling gevraagd worden op kosten van de inschrijver Si en anglais, le Pouvoir Adjudicateur se réserve le droit de demander une traduction aux frais du soumissionnaire Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 5 – CSCh Par 5 22

De offerte – L’offre ► In een definitief gesloten omslag of pakje met daarop: Sous pli ou dans un colis, définitivement scellé portant l’indication: 1. Nummer van het bestek - Le numéro du CSCh = 17SM Datum en uur van opening - La date et l’heure de l’ouverture = 12/10/ :00 Hr ► Plaats van opening offertes – Lieu d’ouverture des offres = Lokaal 4D0.88 – Local 4D0.88 ► Verbintenistermijn inschrijver - Délai d’engagement du soumissionnaire = tot 10/01/2017 – jusqu’au 10/01/2017 Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 5 – CSCh Par 5 23

Inventaris – Inventaire  Geschatte jaarlijkse hoeveelheden Quantités estimées annuelles  Iedere inschrijver mag inschrijven voor elk van de door hem gekozen percelen. Het geheel zal samengebundeld worden in een enig document, genaamd “offerte”. Chaque soumissionnaire peut s’inscrire pour chaque lot qu’il a choisi. Le tout sera rassemblé dans un seul document, "l’offre".  Een onvolledige offerte voor een perceel brengt de uitsluiting van de offerte voor dit perceel met zich mee. Une offre incomplète à l’égard d’un lot entraîne l’exclusion de l’offre pour ce lot.  Een niet-conforme aanbieding voor één post van een perceel brengt de uitsluiting van de offerte voor dit perceel met zich mee. Une offre non-conforme pour une poste d’un lot entraîne l’exclusion de l’offre pour ce lot. Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 5 – CSCh Par 5 24

Gunning - Attribution ► Formeel en materieel – Formelle et matérielle ► Laagst regelmatige offerte – L’offre regulière la plus basse ► Om de laagste regelmatige offerte te bepalen, zal de Aanbestedende Overheid rekening houden met: Een vast stijgingspercentage van 2,8 % op jaarbasis met ingang vanaf 2018 en dit enkel voor de firma’s die een prijsherzieningsformule hebben ingediend (vak 3 van Bijl A). De firma’s die GEEN prijsherzieningsformule opgeven in vak 3 van Bijl A, geven één vaste prijs op voor de gehele looptijd van het contract ( ). ► Afin de pouvoir déterminer l’offre régulière la plus basse, le Pouvoir Adjudicateur tiendra compte de: Une augmentation fixe du pourcentage de 2,8 % sur base annuelle débutant à partir de 2018 et ceci uniquement pour les firmes ayant introduit une formule de révision des prix (rubrique 3 de l’Ann A). Les firmes n’ayant introduit AUCUNE formule de révision des prix (rubrique 3 de l’Ann A) remettent un prix fixe valable pour toute la durée du contrat ( ). Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par – CSCh Par

Prijzen - Prix ► Prijzencontrole kan bij de evaluatie van de offertes uitgevoerd worden en kan te allen tijde tijdens de volledige looptijd van het contract gebeuren – Vérification des prix pendant l’evaluation des offres et une vérification est toujours possible pendant la durée totale du contrat ► Prijsherziening – Révision des prix Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 9 – CSCh Par 9 26

Vrijstellingen - Exonérations – De producten bestemd voor gebruik op vaartuigen (perceel 4.5, 11.3, 13.7, 14.4, 14.21, 14.22, 15.2, 18.5, 23.4, 23.5, 24.1, 24.2, 25.1, 25.2, 25.3, 26.1, 26.2, 27.1, 27.2, 27.3, 27.4, 27.5, 32.1, 51.1 en 52.1) zijn 100% vrijgesteld van BTW op basis van Art 42, § 1, 2° van het BTW-wetboek). – Les produits destinés à usage sur les navires (lot 4.5, 11.3, 13.7, 14.4, 14.21, 14.22, 15.2, 18.5, 23.4, 23.5, 24.1, 24.2, 25.1, 25.2, 25.3, 26.1, 26.2, 27.1, 27.2, 27.3, 27.4, 27.5, 32.1, 51.1 en 52.1) sont exonérés à 100 % de la TVA sur base de l’Art 42, § 1, 2° du code de la TVA. Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 9 – CSCh Par 9 27

Leveringen - Livraisons ► Bestellingen door LA – Placement de commandes par le FD ► Inhoud: nummer en datum van bestelbon, nummer en datum van overeenkomst, hoeveelheden - Contenu: Numéro et date du bon de commande, numéro et date du marché, les quantités ► Leveringstermijn en leveringsplaats Délai et lieu de livraison Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 11 – CSCh Par 11 28

Réceptions Ann D Opleveringen Bijl D – Réceptions Ann D ► Keuring – Réception technique ► Nazicht van de levering – Vérification de la livraison Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 12 – CSCh Par 12 29

Betalingsmodaliteiten – Modalités de paiement ► Factuur – Facture - International Bank Account Number (IBAN) - Bank Identification Code (BIC) -Nr. contract 17SM200 - N° de contrat 17SM200 -Nr. bestelbrief – N° de la lettre de commande -Vrijstelling indien toepasselijk – Exonération si d’application -Factuur + bestelbon + PVVO -> LA – Facture + bon de commande + PVR -> FD ► Betaling – Paiement Betaling binnen de 30 kalenderdagen vanaf ontvangst factuur door LA Paiement endéans les 30 jours calendrier à partir réception de la facture par FD Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 14 – CSCh Par 14 30

NaamFunctieGegevens Luitenant VANTORRE Vincent Leidende dienst02/ Majoor Ing BAEL Danny Leidende dienst02/ Overheidsopdracht – Marché public PERSONS OF CONTACT 31

? Overheidsopdracht – Marché public VRAGEN - QUESTIONS 32

Technisch en logistiek luik Aspect technique et logistique

Inhoud - Contenu Wijzigingen 13SM200 – Adaptations 13SM200 Andere belangrijke punten – Autres points importants Gestelde vragen – Questions posées Vragen – Questions POC 34

Technisch & Logistiek Luik Belangrijkste wijzigingen tov 13SM200 Adaptations importantes vis-à-vis 13SM200 – Oorspronkelijke verpakkingen fabrikant: Contaminatie product vermijden Visuele identificatie vergemakkelijken – Emballages originaux du fabriquant: Eviter la contamination du produit Faciliter l’identification visuelle

Technisch & Logistiek Luik Belangrijkste wijzigingen tov 13SM200 Adaptations importantes vis-à-vis 13SM200 – UN verpakkingen: Veiligheid personeel garanderen Verlies of contaminatie product vermijden – Emballages UN: Garantir la sécurité du personnel Eviter perte ou contamination du produit

Technisch & Logistiek Luik Belangrijkste wijzigingen tov 13SM200 Adaptations importantes vis-à-vis 13SM200 – Verpakkingsmaten Bepaalde verpakkingsmaten gevraagd Marges voor afwijkingen: bijlage A van het bestek Geen afwijking effectieve inhoud t.o.v. opschrift (KB 28 Dec 1979) – Tailles d’emballage Certains tailles d’emballage demandées Déviations permises (marges) : annexe A du CSch Pas de déviation entre contenu réel et contenu affiché (AR 28 Déc 1979)

Technisch & Logistiek Luik Belangrijkste wijzigingen tov 13SM200 Adaptations importantes vis-à-vis 13SM200 – Leveringen BULK aan Den Helder en Zeebrugge Producten in BULK: Den Helder (Nederland) en Zeebrugge In de lijst met producten (bijlage A): onderscheid Transportkost verrekenen in functie van de leveringsplaats – Livraisons en VRAC à Den Helder et Zeebruges Les produits en VRAC: Den Helder (Pays-Bas) et Zeebruges Dans la liste des produits (Annexe A): distinction Intégrer les frais de transport en fonction du lieu de livraison

Technisch & Logistiek Luik Belangrijkste wijzigingen tov 13SM200 Adaptations importantes vis-à-vis 13SM200 – Gegroepeerde percelen Verschillende producten per perceel Elk product binnen een perceel moet conform zijn 1 non-conformiteit: uitsluiting van volledige perceel – Lots groupés Plusieurs produits sont regroupés par lot Chaque produit d’un lot doit être conforme 1 non-confirmité: exclusion du lot entier

Technisch & Logistiek Luik Belangrijkste wijzigingen tov 13SM200 Adaptations importantes vis-à-vis 13SM200 – Leveringstermijn 60 kalenderdagen Uitzonderlijke verlenging mogelijk MatBeh: akkoord – Délai de livraison de 60 jours calendriers Prolongation exceptionnelle possible GestMat: accord

Technisch & Logistiek Luik Belangrijkste wijzigingen tov 13SM200 Adaptations importantes vis-à-vis 13SM200 – 1 batch per product per levering Indien niet mogelijk: op voorhand contact met MatBeh – 1 batch par produit par livraison Si ne pas possible: contact avec le GesMat antérieurement

Technisch & Logistiek Luik Andere belangrijke punten Autres points importants – Specificaties Bijlage A: korte beschrijving + specificatie of referentieproduct Specificatie is noodzakelijk, enkel omschrijving is onvoldoende Keuringen vinden plaats na elke levering – Spécifications Annexe A: courte description + spécification ou un produit de référence Spécification est nécessaire, seulement la description n’est pas assez Chaque produit est analysé après la livraison

Technisch & Logistiek Luik Andere belangrijke punten Autres points importants – Verplichte P/N (Bijl C 3.c.(3)) Sommige producten: OEM specifiek op Part Number Andere merken: niet aanvaard Niet gemengd in percelen: markt zo open mogelijk – P/N obligatoires (Ann C 3.c.(3)) Cetrains produits: OEM par Part Number. Autres marques: pas acceptées Ne pas mélangé dans un lot: ouvrir au maximum le marché

Technisch & Logistiek Luik Andere belangrijke punten Autres points importants – Centrale levering Elke levering: 29 Bataljon Logistiek te Grobbendonk Uitzonderingen: bulk leveringen Zeebrugge en Den Helder – Livraison centrale Chaque livraison: 29 Batallion Logistique à Grobbendonk. Exceptions: les livraisons en VRAQ à Zeebruges et Den Helder

Technisch & Logistiek Luik Reeds gestelde vragen Questions posées – QPL: Niet vereist indien volledig voldaan aan specificatie Uitzondering : homologatie NATO codes (STANAG 1135) – Homologering a posteriori op aanvaarde producten (4 jaar) – QPL: Ne pas nécessaire si spécification suivie totalement Exception : homologation codes OTAN (STANAG 1135) – Homologation a posteriori pour les produits acceptés (4 ans)

Technisch & Logistiek Luik Reeds gestelde vragen Questions posées – ISO 9001: Zowel fabrikant als leverancier (AFLP 4714) – ISO 9001: Fabriquant et fournisseur (AFLP 4714)

Technisch & Logistiek Luik Reeds gestelde vragen Questions posées – Kosten indien niet conform: Kosten van de analyse indien niet conform product Kunnen doorgerekend worden aan leverancier – Frais dans le cas d’une non-conformité: Frais de l’analyse si produit est non-conforme Peuvent être chargées au fournisseur

Technisch & Logistiek Luik Reeds gestelde vragen Questions posées – Eisen verpakking tegenover oorspronkelijke verpakking: Aan beiden moet voldaan worden – Exigences emballages contre emballages originaux: Les deux sont nécessaires

NaamFunctieGegevens Kapitein VANDENEEDE Matthijs Materieelbeheerder02/ PERSON OF CONTACT 49

? 50