Limburg 23 maart 2016 Boy Gerrits Arjan Kloosterboer Peter Bakker Theo Weusten André Plat Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO)

Agenda Welkom Toelichting TMLO en de toepassing daarvan TMLO in de praktijk Vingeroefening metadateren (incl. pauze) En nu aan de slag … Vragen en afsluiting

De 7 W’s  Wat (is metadatering)?  Waarom (metadateren)?  Welke (wijze metadateren we)?  Wie (metadateert)?  Wanneer (metadateren we)?  Waar (metadateren we)?  Waarmee (metadateren we)?

Metadateren “Voorzien van metagegevens” Metagegevens: gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven (Bron: NEN-ISO )

Waarom metadateren Richtlijn metagegevens Standaard TMLO, TP Rijk ‘Eigen’ profielen Art. 19 AR

Waarom metadateren o vergroten van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie; o bevorderen van een juiste interpretatie van overheidsinformatie; o mogelijk maken van gegevensuitwisseling tussen organisaties en/of systemen (interoperabiliteit); o transparant en openbaar maken van overheidsinformatie o adequaat beveiligen van overheidsinformatie, wanneer en waar het moet; o beheren en weer representeren van (digitale) overheidsinformatie.

Waarom metadateren o vergroten van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie; o bevorderen van een juiste interpretatie van overheidsinformatie; o mogelijk maken van gegevensuitwisseling tussen organisaties en/of systemen (interoperabiliteit); o transparant en openbaar maken van overheidsinformatie o adequaat beveiligen van overheidsinformatie, wanneer en waar het moet; o beheren en weer representeren van (digitale) overheidsinformatie. Informatie is duurzaam toegankelijk Vindbaar Interpreteerbaar Uitwisselbaar Betrouwbaar Beheersbaar Zolang als nodig

Metagegevens: waarvan? VERGUNNING BELEIDSPLAN UITKERING- BRIEFJE BEZWAAR- SCHRIFT..... ZAAK KAART.. INFORMATIESET (record)

Metagegevens: welke?

Metagegevens: waarvan? Identificaties Duiding Tijd en plaats Gebruik Bestandskenmerken Ontstaan Beheer Proces Wie Relaties ARCHIEF SERIE DOSSIER ARCHIEFSTUK bestand

DYNAMISCHE FASEAFGERONDE FASESTATISCHE FASE Levensduur dossier en document P A PPPP AAAAAAAA Metadatering: wanneer en wie? - ‘huidige’ situatie - REGIE VANUIT PROCES REGIE VANUIT DOCUMENTAIRE INFORMATIE- HUISHOUDING

DYNAMISCHE FASEAFGERONDE FASESTATISCHE FASE Levensduur dossier en ‘document’ P A PPPP DADD P A PP AAAAAAAAA Metadatering: wanneer en wie? - beoogde situatie - REGIE VANUIT PROCES REGIE VANUIT DOCUMENTAIRE INFORMATIE- HUISHOUDING

Metadatering: waarmee en waar ZAKEN- BEHEER DOCUMENTEN- BEHEER ARCHIEF- BEHEER PROJECTEN- BEHEER e-Depot

Vragen?

TMLO IN DE PRAKTIJK

TMLO in de praktijk Peter Bakker (RHCL): Metadatering volgens TMLO in de e-Depot pilot met de gemeente Maastricht Theo Weusten (gemeente Maastricht): Leercurve TMLO in de praktijk

VINGEROEFENING METADATEREN

Case: metadateren vergunning Vergunning-document –Vergunningtekst (.pdf) –Situatietekening (.jpg) Bepaal de waarde van enkele metadata-elementen

EN NU AAN DE SLAG …

Toepassingsgebied ALLE applicaties die duurzaam toegankelijk te houden informatie bevatten DMS Website CAD en GIS Zaaksysteem 3D-applicatie(s)...

- Maak duidelijk: waarom? Aan de slag DAAROM! DRAAGVLAK HOE? INVENTARISEREN - Het is geen DIV- en/of archief-feestje - Zoek aansluiting bij andere ontwikkelingen - Bepaal hoe je het TMLO gaat toepassen - Organisatiespecifiek toepassingsprofiel - Inventariseer aanwezigheid metagegevens - Bijvoorbeeld per informatiesysteem

 Leg het toepassingsprofiel naast het datamodel van een applicatie (indien beschikbaar)  Map elementen uit het datamodel naar elementen uit het toepassingsprofiel = Fit/Gap analyse Metadata mappen

Mapping (voorbeeld)  Gap: prioriteit ligt bij verplichte elementen  Hoe meer velden gevuld, hoe meer het bijdraagt aan het doel van metadatering

- Maak duidelijk: waarom? Aan de slag DAAROM! DRAAGVLAK HOE? INVENTARISEREN AFSPRAKEN BEHEREN - Het is geen DIV- en/of archief-feestje - Zoek aansluiting bij andere ontwikkelingen - Bepaal hoe je het TMLO gaat toepassen - Organisatiespecifiek toepassingsprofiel - Inventariseer aanwezigheid metagegevens - Bijvoorbeeld per informatiesysteem - Maak afspraken over toepassing TMLO - Koppel aan het proces - Richt beheerorganisatie in - I.h.b. relatie proces / documentair informatiebeheer

VRAGEN EN AFSLUITING

Meer informatie  Google op “TMLO” voor versie 1.1!  BREED Netwerk voor vragen en discussie  Pleio voor best practices en instrumenten  KING voor relatie tot RGBZ en ImZTC  Adviseurs digitale informatie RHC’s in de regio  Websites koepelorganisaties (KING, UvW, IPO e.d.) Bijvoorbeeld: 

TMLO Roadshow Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO)