PowerPoint presentatie Lelystad Welkom !! Het Nieuwe Werken van visie (2009) naar realisatie (2011)

PowerPoint presentatie Lelystad Teamleider informatiemanagement & ICT (van 1997 tot heden) Team 27 fte Programma’s, projecten: Antwoord concept, Strategisch informatieplan, Het Nieuwe Werken, Strategisch Huisvesting Plan, Digitaal vergaderen, SharePoint 2013, Digitale raad Staat voor: Ketensamenwerking, Resultaten binnen een effectieve overheid, Slim informatiseren en automatiseren Wie is Henri van Ulsen

PowerPoint presentatie Lelystad Vernieuwing Stadhuis Manifest huisvestingvisie Gemeente Lelystad Werkplekconcept - mens & organisatie - middelen & informatievoorziening - gebouw & inrichting Functioneel programma van eisen (Veldhoen) Dienstverlening & Cultuur Strategisch Informatie Plan (StIP) Visie opgesteld uit: ICT-architectuur voor de nieuwe werkplek

PowerPoint presentatie Lelystad ICT visie als antwoord op: - het nieuwe werken - plaats- en tijdonafhankelijk werken - goed werkgeverschap - dienstverlening (fase 3 Antwoord) - innovatief werken Realisatie als technische tactische vertaling van de visie met als doelen: - beschikbaarheid van functionaliteit op werkplekken tijd- en plaatsonafhankelijk - mobiel werken (in het veld) - thuiswerken - huidige knelpunten infrastructuur - duurzaamheid - veiligheid - b eheersing infrastructuur ICT-visie op HNW ICT-architectuur voor de nieuwe werkplek

PowerPoint presentatie Lelystad ‘Oude werken’ Papier Silo's Multi-level Enkele kanalen Reactief Massaal ‘Nieuwe werken’ Digitaal Eén portaal Geïntegreerd Elk kanaal Betrokken Individueel Ambtenaren worden digitaler Burgers worden digitaler – Antwoord voor de dienstverlening Werkplektrends

PowerPoint presentatie Lelystad Vervolg trends: We werken steeds meer on-line èn met elkaar We zijn steeds meer on-line vanaf elke plek We worden steeds mobieler Werk en privé integreren steeds meer Een nieuwe digitale generatie dient zich aan

PowerPoint presentatie Lelystad Het papierloze kantoor is inmiddels een moeizame ambitie gebleken. Maar jaarlijks 7,5 miljoen kopieën maken is echt te veel. Het papierarme kantoor is een veel kansrijkere ambitie. Dat betekent dat er zoveel mogelijk moet worden gedigitaliseerd en dat een groter beeldscherm het digitaal lezen beter mogelijk maakt. Dat maakt het printen minder noodzakelijk. We gaan minder printen en kopiëren

Kengetallen Meten is weten poststukken gescand en geregistreerd voor 12:00 uur in digitale postbus van afdelingen, start van werkproces WIZ documenten gescand en geregistreerd afgehandeld werkproces (roze mapjes scanning ) 5000 ZLF documenten gescand (t.a.v. ZLF (blauwe mapjes = automatisch gemetadateerd) 9400 DVL Omgevingsvergunning 800 DVL Bouwvergunning

PowerPoint presentatie Lelystad De meeste gemeentelijke processen worden gedigitaliseerd. Dat betekent dat er veel documenten on-line worden gebracht (inscannen) en gehouden (content management). Het proces van papieren werkstromen, zoals we dat nu kennen, zal een digitaal proces (workflow) worden. Dat zal enerzijds de onoverzichtelijk papieren dossiers op de bureaus doen verminderen, maar tegelijkertijd een andere manier van werken introduceren. Soms kan het huidige handmatige proces 1 op 1 worden omgezet in een digitale vorm, maar soms is een herontwerp van het bestaande proces noodzakelijk. Digitaliseren is geen doel op zich maar is het gevolg van sterke behoefte uit de organisatie om te vereenvoudigen, te versnellen en de kwaliteit te verbeteren. Gemeentelijke processen digitaliseren Door meer te digitaliseren hoeven we ook minder te printen en te kopiëren

PowerPoint presentatie Lelystad Elke werkplek is anders. Ben je veel onderweg, dan is een laptop onontbeerlijk. Maak je zware tekeningen of ontwerpen, dan is een zwaardere computer noodzakelijk. Moet je veel aantekeningen maken die door veel mensen gelezen worden, dan is een Tablet PC weer handiger. Soms is een combinatie wenselijk. De 'one-size-fits-all' strategie maakt plaats voor een meer gedifferen-tieerde werkplek-strategie. Vrijheid om te kiezen waarmee we werken Meer flexibiliteit, meer vrijheid, meer keuze Thin client voor de meeste ‘vaste’ werkplekken Zwaardere client voor de grafische toepassingen Laptop voor de mobiele gebruikers TabletPC voor de speciale gebruikers Smartphones/PDAs voor mobiele gebruikers

PowerPoint presentatie Lelystad De werkplek is allang niet meer alléén op kantoor. Ook vanuit huis, openbare gelegenheden of onderweg zijn steeds meer mogelijkheden om een zakelijke prestatie te leveren. Die mogelijkheid geeft ons meer vrijheid om met werktijden te kunnen variëren. Als dat beter uitkomt is het dus mogelijk om 's avonds nog even wat werk te doen en 's middags wat langer te pauzeren. Die tijd- en plaatsonafhankelijkheid is van belang voor de ICT-architectuur. Computers moeten goed beveiligd zijn en ook goede, snelle en veilige verbindingen hebben. Tevens vraagt het veel van de eigen verantwoordelijkheid om elders te werken, zowel qua veiligheid als het op te leveren resultaat. En ook managers moeten leren omgaan met medewerkers die niet meer vanzelfsprekend van 8 tot 5 aanwezig zijn. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken Vrijheid om te kiezen waar en wanneer we werken Werken vanuit buitenland Werken vanuit huis Werken onderweg Virtueel werken Werken vanuit een ander filiaal

PowerPoint presentatie Lelystad Om de veiligheid van de gegevens en de systemen te waarborgen is de gehele ICT-infrastructuur gespiegeld naar een externe lokatie. Als, om welke reden dan ook, er een grote storing optreedt, dan kunnen we binnen enkele seconden op het gespiegelde systeem doorwerken. We gaan ook steeds meer naar een 24/7 operatie, wat inhoudt dat we zowel onze systemen als 'servicewindows' daarop zullen aanpassen. Burgers willen immers ook in het weekend de gemeente kunnen bereiken en ook ambtenaren moeten op elk gewenst moment de systemen kunnen raadplegen. Onze 24/7 ICT- infrastructuur is gericht op maximale dienstverlening. 24/7 kunnen blijven werken In de 24-uurs economie moeten alle systemen altijd beschikbaar zijn Werken vanuit een ander filiaal ICT-Lokatie Gemeente Lelystad ICT- back-up lokatie Brandweer

PowerPoint presentatie Lelystad Door de toename van flexibiliteit en mobiliteit is het noodzakelijk om extra maatregelen te nemen ten aanzien van de beveiliging. Het mobiel werken of thuiswerken zal met de bekende tokens worden begeleid, maar ook de gegevens op o.a. USB-sticks en harde schijven in laptops of andere apparaten worden 'versleuteld'. Naast de 'harde maatregelen' is er de noodzaak om mensen op te leiden en te instrueren op het veilig gebruiken van gegevens en applicaties op andere locaties. Maximale beveiliging met behoud van flexibiliteit Veilig werken is voor een groot deel alertheid en verantwoordelijk gedrag Veilig systemen Firewalls Veilige USB-sticks Veilige applicatie-toegang Veilige en versleutelde harddisk drives Veiligheidstraining Veilige data-transfer

PowerPoint presentatie Lelystad De ICT-architectuur voor de nieuwe werkplek ondersteunt alle gedigitaliseerde gemeentelijke processen. Documenten vanuit verschillende bronnen worden zoveel mogelijk gedigitaliseerd of daar waar mogelijk al in het begin van het proces elektronisch aangeboden aan de elektronische werkstroom. Alles is erop gericht om handmatige handelingen te minimaliseren en daarmee de doorvoersnelheid te bevorderen. Het project 'digitaal werken' brengt de belangrijkste primaire gemeentelijke processen in kaart en vertaalt deze naar een digitaal geoptimaliseerd proces. En met de verdere realisatie van deze visie voorziet de nieuwe werkplek zowel in de behoefte aan betere communicatietools als aan gedigitaliseerde informatievoorziening. Fundament voor gemeentelijke digitale processen Van digitaal denken naar digitaal werken Elektronische Formulieren Documenten Boekwerken/ Handleidingen Scan/fax Post Digitale Aantekeningen Digitaal opslag- en verwerkingsdomein Digitale informatie op elk apparaat

PowerPoint presentatie Lelystad Realisatie met als doel invulling te geven aan - beschikbaarheid van functionaliteit op werkplekken tijd- en plaatsonafhankelijk - mobiel werken (onderweg, in het veld, locaties elders etc) - thuiswerken - duurzaamheid (minder werkplekken en o.a. thinclients) - veiligheid - Stabiliteit en beschikbaarheid 7*24 uur

PowerPoint presentatie Lelystad Realisatie met als doel invulling te geven aan HNW

PowerPoint presentatie Lelystad Realisatie – hier & nu

PowerPoint presentatie Lelystad Realisatie – hier & nu

PowerPoint presentatie Lelystad Realisatie – voltooid en dan ……….. HNW begint bij je zelf Resultaatgericht sturen Vormen van communicatie (kanalen) 68% bezetting werkvormen (proces/projectmatig) openheid, transparantie

PowerPoint presentatie Lelystad Digitaal werken informatie plaats- en tijdonafhankelijk beschikbaar (geen dossiers meer onder de arm mee het veld in of naar huis!) BYOD of SYOD? Mobiele devices: smartphone, laptops/tablets, iPads altijd verbonden met interne netwerk

PowerPoint presentatie Lelystad Digitaal werken “Maar nu hebben we allemaal devices en waar vind ik dan mijn informatie?”

PowerPoint presentatie Lelystad Toekomst 2017 Mensen Middelen Wet- en regelgeving Samenwerken Het nieuwe werken

PowerPoint presentatie Lelystad Informatie structureren de sleutel naar delen NetwerkschijfdocumentenGB F:\ (persoonlijk) files1.000 GB H:\ (afdeling\team) files2.340 GB N:\ project files712 GB prodtest GB mssql Gb Oracle GB 41% 23% Jaarresultaat 2013: Organisatie: +0,5% Projectdata: +6% DMS: +32%

PowerPoint presentatie Lelystad Digitaal vergaderen delen i.p.v. dupliceren van vergaderstukken Inzet samenwerking platform Sharepoint Inzet Goraad tbv directie, college en raad

PowerPoint presentatie Lelystad Digitale raad papierloos vergaderen iPad voorzieningen raadsinformatie uit één hand voorstellen, besluiten, informatie, beeld en geluid fractie-informatie delen via Sharepoint

PowerPoint presentatie Lelystad Informatie delen het vraagstuk van morgen Informatie delen met: - collega’s binnen/buiten team, afdeling, project - veiligheidsregio - omgevingsdienst - partners sociaal domein - collega gemeente, provincie, overheden - etc. “Hoe kunnen we grensoverstijgend in ketens delen?”

PowerPoint presentatie Lelystad Keteninformatisering

PowerPoint presentatie Lelystad Gooi je Adidas netwerk weg! Deel over nieuwe platformen

PowerPoint presentatie Lelystad DMS transitie naar Sharepoint Sharepoint als in-/extern samenwerkings platform

PowerPoint presentatie Lelystad DMS transitie naar Sharepoint Sharepoint als in-/extern samenwerkingsplatform

PowerPoint presentatie Lelystad Nieuwe vormen van werken Van binnen naar buiten (in het veld, aan de koffietafel en ……) Leveren bijdrage aan ketendienstverlening Op weg naar een effectieve overheid! Informatie & techniek ondersteunen

PowerPoint presentatie Lelystad SharePoint als in-/extern samenwerkingsplatform

PowerPoint presentatie Lelystad