Anemoon project K.U.LEUVEN Blauwdruk Planning en lokalenbeheer

Anemoon project K.U.LEUVEN Blauwdruk Planning en lokalenbeheer
03/09/2002 03/09/2002

II Organisatiestructuur III Beschrijving TO BE situatie IV Integratie
Inhoud I Management Summary II Organisatiestructuur III Beschrijving TO BE situatie IV Integratie V OCM VI Out of scope topics VII GAP analyse VIII ARICE 03/09/2002

I Samenvatting I Management Summary II Organisatiestructuur III Beschrijving TO BE situatie IV Integratie V OCM VI Out of scope topics VII GAP analyse VIII ARICE 03/09/2002

Samenvatting: master data
Event Package (SE) Event type Group (L) Module (SM) Event type (D) Event (E) Schedules Resource type (R) Resource (G) Deze blauwdruk bevat een overzicht van de voornaamste objecten die gebruikt worden voor het opmaken van de planning van het academiejaar en voor het beheer van de lokalen en de didactische infrastructuur. In de eerste plaats wordt verder gebouwd op de basisobjecten die beschreven werden in de blauwdruk onderwijsaanbod, met name de onderwijsleeractiviteiten en evaluatieactiviteiten (D). Die maken deel uit van de structuurelementen opleidingsonderdelen (SM) en reeksen (SE). Hetzelfde objecttype (D) wordt ook gebruikt om andere ‘evenementen’ weer te geven. Hieronder vallen alle extra-curriculaire activiteiten, zowel intern als door derden ingericht met gebruik van infrastructuur van de K.U.Leuven. Deze worden in een aparte structuur van evenementengroepen (L) weergegeven. De eigenlijke infrastructuur wordt beschreven in de vorm van benodigdheden of resources (G), die elk beantwoorden aan een bepaalde typologie of resource types (R). Er is ook een geografische indeling van deze resources aan de hand van locaties (F). Tenslotte worden er ook een aantal tijdsdimensies beschreven om de inplanning vlot te laten verlopen. Location (F) 03/09/2002

Samenvatting: processen
Collegeroosters, examenregelingen, ad hoc beheer en extra-curriculaire activiteiten Open aanvraag Gerichte aanvraag Lokaal onder eigen bevoegdheid Deze blauwdruk beschrijft verder ook de verschillende processen die doorlopen worden om te voorzien in een planning van het academiejaar en een efficiënt beheer van de benodigdheden. In de eerste plaats gaat het om het proces voor de opmaak van de collegeroosters. Ook de opmaak van de examenregelingen wordt behandeld. Beide processen behandelen een coherente planning voor een groter geheel en hebben betrekking op een periode in de toekomst. Een derde proces omvat het ad hoc beheer tijdens het academiejaar of tijdens de examenperiodes. Het gaat om bijkomende colleges waarvoor de planning maar op korte termijn mogelijk is, om inhaallessen of wijzigingen. Tenslotte worden alle extra-curriculaire activiteiten behandeld. Deze overstijgen het domein onderwijs, maar worden behandeld omdat ze gebruik maken van dezelfde infrastructuur en opgevolgd worden in eenzelfde systeem, dat in zijn geheel door SAP wordt vervangen. Voor al deze processen werd een generieke werkwijze uitgedacht, die in principe in min of meerdere mate open staat voor iedereen aan de K.U.Leuven die een lokaal of andere benodigdheid wil reserveren. Dit proces is opgebouwd rond het eigenaarschap van de benodigdheden. Ander lokaal 03/09/2002

II Organisatiestructuur
I Management Summary II Organisatiestructuur III Beschrijving TO BE situatie IV Integratie V OCM VI Out of scope topics VII GAP analyse VIII ARICE 03/09/2002

Faculteiten Rechtstreeks betrokken op centraal vlak: Facilitaire diensten TOLEDO? Doelgroepen: studenten docenten uurroosterverantwoordelijken iedereen die een lokaal wil reserveren De overstap naar SAP Campus Management voor het lokalenbeheer en de planning van het academiejaar zal één van de meest zichtbare uitlopers worden van de implementatie van SAP. Voortbouwend op de nieuwe structuur van het onderwijsaanbod, is het immers de ambitie van dit deelproject de volledige practische organisatie van het onderwijs aan te pakken, inbegrepen het bijbehorende beheer van de lokalen en van de didactische infrastructuur in ruime zin. Omdat een zuivere integratie van lokalenbeheer voor onderwijsaangelegenheden met ieder ander gebruik van lokalen (lees: een lokaal wordt gewoonlijk maar één keer tegelijk gereserveerd - ook al zijn dubbele boekingen soms wenselijk) absoluut noodzakelijk is, kadert het project in het grotere geheel van ruimtebeheer aan de K.U.Leuven en worden ook lokalenreserveringen voor andere dan onderwijsdoeleinden behandeld. De uitwerking van de practische inplanning van het onderwijs is het resultaat van een voortdurende samenwerking tussen de faculteiten enerzijds (waar uurroosterverantwoordelijken instaan voor de haalbaarheid voor studenten, docenten, rekening houdend met de infrastructuur) en de facilitaire diensten anderzijds (waar de inpasbaarheid in het grotere geheel en de optimale inzet van de infrastructuur opgevolgd worden). Voor de publicatie van de collegeroosters wordt (minstens op termijn) gedacht aan integratie met het leerplatform. 03/09/2002

III Beschrijving TO BE situatie: werkwijze analyses
Initiële analyses 2000 op vraag van SAP -resultaat: feedbackdocumenten Voorstudie ruimtebeheer K.U.Leuven 2002 Werkgroep planning en lokalenbeheer 2002: projectmedewerkers Anemoon sleutelgebruikers centrale diensten en faculteiten acht bijeenkomsten Bij de analyse werd vertrokken van eerdere analyses omtrent collegeroosters en lokalenbeheer in 2000, op aanvraag van SAP Walldorf. In de aanloop naar het huidige project werd een voorstudie gedaan omtrent ruimtebeheer, waarin een aantal conclusies van de vorige analyses werden hernomen en waarin de krijtlijnen voor het huidige project werden uitgetekend. Voor deze blauwdruk werd een werkgroep samengesteld, bestaande uit projectmedewerkers van het Anemoonteam en sleutelgebruikers van zowel centrale diensten als faculteiten. Hiervoor werd een beroep gedaan op: Ann Buttiens, Hugo Cammaer, Dominique Gesquiere, Ward Heylen, Jackie Jaspers, Wim Lamont, Agnes Ooms, Jan Raeymaekers, Stefaan Standaert, Monique Vandyck, Jos Van Pelt, Jos Van Weert en Katrien Verhelst. 03/09/2002

III Beschrijving TO BE situatie: overzicht van de scripts
Master data event planning Processen in event planning Integratie Logistiek Integratie Financiën Optiebeheer in event planning Reeksen/cohortes Ontwikkeling afleiding poollokalen Autorisaties Rapportering, inclusief webrapportering Academische kalender Deze blauwdruk geeft een globaal beeld van de details, die vervat liggen in een aantal scripts omtrent de implementatie: Master data event planning Processen in event planning Integratie Logistiek Integratie Financiën Optiebeheer in event planning Reeksen/cohortes Ontwikkeling afleiding poollokalen Autorisaties Rapportering, inclusief webrapportering 03/09/2002

III Beschrijving TO BE situatie: inhoud
A) Master data planning en lokalenbeheer onderwijsaanbod evenementen infrastructuur tijdsdimensie B) Processen en workflow Plannen en registreren van colleges Plannen en registreren van examens Plannen en registreren van extra-curriculaire activiteiten 03/09/2002

III A Master data: onderwijsaanbod
CQ KDIPL SC KOPL VT SC KOPL DT SC EKOPL VT SC EKOPL DT CG GROEPspec I CG GROEPspec II E SE D SE I CG GROEP III e sem. Ma Di Hoorcollege De planning van het academiejaar speelt in de eerste plaats in op de structuur van het onderwijsaanbod en bouwt verder op de objecten, beschreven in de blauwdruk onderwijsaanbod: De onderste bouwsteen in de beschrijving van het onderwijsaanbod is het evenementstype D, ofte de onderwijsleeractiviteit (ook wel: begeleide studieactiviteit). Het verder detailleren van een opleidingsonderdeel in tenminste één, desgevallend meerdere dergelijke activiteiten, hangt in grote mate samen met de bekommernissen die meespelen bij het zo efficiënt mogelijk plannen van het academiejaar. -wanneer er binnen een opleidingsonderdeel verschillende verantwoordelijke docenten zijn, kan voor elk een aparte planning opgemaakt worden, wat leidt tot individuele uurroosters voor de docenten. -wanneer binnen een opleidingsonderdeel verschillende werkvormen gehanteerd worden, die verschillende vereisten stellen naar benodigdheden toe (labo, computerklas,…), is deze verfijning noodzakelijk voor een juiste planning. -wanneer verschillende doelgroepen bereikt moeten worden, heeft dit een impact op de planning die voor die groepen wordt opgemaakt. Men denke in dit verband in de eerste plaats aan hergebruik van onderwijsleeractiviteiten en desgevallend ook opleidingsonderdelen (‘leenvakken’). SE II SM e sem. Ma F624 e sem. Ma 8 pt. Oefenzittingen e sem. Di e sem. Wo 03/09/2002

III A Master data: activiteiten en reeksen
SM D E SE H031 SE I 8 pt. e sem. Ma Di Hoorcollege 3 su. SE II e sem. Ma Oefenzittingen 1 su. e sem. Ma e sem. Di e sem. Wo Ingeroosterde onderwijsleeractiviteiten en reeksen: Elke onderwijsleeractiviteit kan in een bepaalde sessie (semester, academiejaar,…) één of meerdere malen ‘ingeroosterd’ of gepland worden. Dit geldt zowel voor activiteiten in kleinere groepen, als voor activiteiten die opgesplitst worden omwille van de groepsgrootte (en waarvoor dus geen afzonderlijke opleidingsonderdelen of activiteiten moeten worden aangemaakt). Er is ook een groeperingsobject voorzien in de vorm van de reeks (SE of event package). Dit object bestaat in twee hoedanigheden: Als SE(D) groepeert het binnen een SM een aantal componenten (D) en heeft het dezelfde geldigheidsduur als die SM. Men spreekt dan over SM varianten of modulevarianten. Als SE(E) groepeert het binnen een SM een aantal evenementen (E) van verschillende componenten (D) en is de geldigheidsduur beperkt tot de periode waarin die evenementen georganiseerd worden. Men spreekt dan van 'event packages' of reeksen. Voor de aanmaak van de collegeroosters is enkel de echte reeks van belang. Aangezien het individuele studieprogramma, waarbij de reeks een echt hulpmiddel is bij de inschrijving voor een opleidingsonderdeel, pas in de tweede fase volgt, wordt de reeks nu enkel ingezet in studiejaren waar er met constante groepen gewerkt wordt. Werkcolleges e sem. Do 1 su. e sem. Do e sem. Vr e sem. Vr 03/09/2002

III A Master data andere activiteiten
Event Package (SE) Event type Group (L) Module (SM) Event type (D) Event (E) Schedules Resource type (R) Resource (G) Voor de weergave van de onderwijsleeractiviteit wordt gebruik gemaakt van een SAP objecttype dat ook gebruikt wordt in de module TEM (Training and Event Management - Evenementenbeheer). Naast de onderwijsleeractiviteiten zal dit evenementstype voor een aantal objecten gebruikt worden aan de K.U.Leuven. In deze fase wordt enkel gezorgd voor een aantal types die nodig zijn voor het goed verlopen van het lokalenbeheer. Binnen Evenementenbeheer bestaat een eigen groeperingsmechanisme om deze evenementstypes te ordenen: de evenementengroepen (L). De activiteiten uit het onderwijsaanbod verschijnen binnen TEM als ongegroepeerde activiteiten. Het is ook ten stelligste af te raden ze vanuit deze invalshoek te bewerken. Voor deze fase worden een veertigtal soorten activiteiten aangemaakt (congres, vergadering, receptie, …), die in één groep ‘extra-curriculaire activiteiten’ worden ondergebracht. In de toekomst kan deze lijst uitgebreid worden met b.v. bedrijfsopleidingen, concrete congrestypes,… Momenteel wordt evenementenbeheer evenwel slechts minimaal opgezet met het oog op het lokalenbeheer. Van al deze types kunnen vervolgens concrete evenementen ingepland worden. Location (F) 03/09/2002

III A Master data infrastructuur
Event Package (SE) Event type Group (L) Module (SM) Event type (D) Event (E) Schedules Resource type (R) Resource (G) Voor de beschrijving van de eigenlijke infrastructuur wordt gebruik gemaakt van een drietal objecttypes: -Resource types of types van benodigdheden (R) -Resources of benodigdheden (G) -Locaties (F) Resource types worden gebruikt om een typologie van benodigdheden op te zetten, met name voor lokalen, docenten en andere benodigdheden. Voorbeelden zijn een auditorium, een computerlokaal, een overheadproject,... Resources of benodigdheden omschrijven telkens de concrete benodigdheden, bijvoorbeeld de grote aula in het Maria-Theresiacollege. Locaties worden gebruikt om deze benodigdheden onder te brengen in een regionale hiërarchie. Location (F) 03/09/2002

III A Master data infrastructuur: resource type
Typologie van de soorten benodigdheden. Drie soorten Lokalen Docenten Andere resources Resource types worden gebruikt om een typologie van benodigdheden op te zetten. Dit is van belang omdat de objecten die weergegeven worden door het objecttype D (onderwijsleeractiviteiten, evaluatieactiviteiten, extra-curriculaire activiteiten) kunnen verwijzen naar een bepaald type benodigdheid dat essentieel is (en dus beschikbaar moet zijn) om de activiteit in te plannen. Deze beschikbaarheid is overigens niet bindend: er kan bij de inplanning van afgeweken worden indien nodig. Er zijn drie soorten die we onderscheiden in deze typologie: Lokalen Soorten lokalen, of ruimtes en plaatsen in de ruime zin, waarin activiteiten kunnen doorgaan. Docenten Andere resources 03/09/2002

III A Master data infrastructuur: resource types - lokalen
Indeling van soorten lokalen: Auditorium/leslokaal met helling Seminarielokaal/leslokaal zonder helling Practicumruimte PC lokaal Labo Zit- en kantoorruimte Vergaderlokaal … Volledig gelijklopend met de bestemmingen binnen Logistiek Relatie met onderwijsaanbod door de faculteiten te onderhouden Lokalen Soorten lokalen, of ruimtes en plaatsen in de ruime zin, waarin activiteiten kunnen doorgaan. De invulling van het lokalenbestand gebeurt op basis van de stamgegevens patrimonium, die behandeld worden door het domein Logistiek. De lijst met bestemmingen die binnen Real Estate wordt aangelegd zal ook als basis dienen voor het aanmaken van de soorten lokalen: - leslokaal met helling - leslokaal zonder helling - practicumruimte - labo - zit- en kantoorruimte - vergaderlokaal - bibliotheekruimte -… Er zal enkel een bijkomend onderscheid gemaakt worden tussen computerlokalen en andere practicumruimten, voor lokalenbeheer ne belangrijk element. De link tussen deze typologie en het onderwijsaanbod zal door de faculteiten moeten gelegd en onderhouden worden. Indien men bij de inplanning van een practicum gericht op zoek wil gaan naar een beschikbaar practicumlokaal, zal deze vereiste eerst in de stamgegevens moeten aangegeven worden. 03/09/2002

III A Master data infrastructuur: resource types - docenten
Hulpmiddel om de beschikbaarheid te controleren Invulling afgeleid uit de masterdata OO Niet bindend Bijkomende onderwijstaken kunnen opgenomen worden Docenten Er wordt slechts één type ‘docent’ aangemaakt. De invulling ervan gebeurt op basis van de master data die onderhouden worden in het onderwijsaanbod. Op basis van de benoemingen die bijgehouden worden in het onderwijsopdrachtenbestand, worden namelijk één of uitzonderlijk meerdere docenten verbonden met een bepaalde activiteit. Bij het inplannen kan dan de beschikbaarheid van deze docent gecontroleerd worden, om zo dubbele boekingen te vermijden (N.B. de beschikbaarheid enkel in functie van de collegeroosters, er is geen integratie met andere tijdsbestedingen). Uiteraard kunnen dubbele boekingen toch doorgevoerd worden. Het is ook mogelijk om bij het inplannen bijkomende onderwijstaken aan te geven, en zo bijvoorbeeld lesgevers aan te duiden die geen leeropdracht hebben, maar toch betrokken worden bij het onderwijs. 03/09/2002

III A Master data infrastructuur: resource types - andere
Andere benodigdheden: didactische infrastructuur Beperkte lijst: overheadprojectoren diaprojectoren didactisch materiaal … Centraal vs decentraal: vrijwillig gebruik onderhoud decentrale gegevens door de faculteiten Andere benodigdheden: de didactische infrastructuur in ruime zin. Typologie van alle andere soorten benodigdheden die op een of andere manier gereserveerd moeten worden. Er is hiervoor een lijst opgesteld met allerlei denkbare soorten benodigdheden, zoals: -overheadprojectoren -diaprojectoren -Piano -Netwerkaansluiting -Wasbak -… Deze typologie impliceert geenszins dat van elk type een volledig bestand beoogd wordt. Integendeel, dikwijls zal een bepaald lokaal enkel naar een type uitrusting verwijzen om aan te geven dat het beschikbaar is (en dan nog alleen wanneer dit relevant is voor de reservering). Afzonderlijke benodigdheden worden maar aangemaakt wanneer ze afzonderlijk kunnen gereserveerd worden. 03/09/2002

III A Master data infrastructuur: resources
De concrete resources die gebruikt kunnen worden voor de planning Lokalen: interface met real estate Docenten: maakt gebruik van de relatie vanuit OO Andere: moeten aangemaakt worden centraal beheerde resources door de Facilitaire diensten decentraal beheerde resources door de faculteiten De benodigdheden zelf worden maar aangemaakt wanneer ze voor reservering beschikbaar zijn. Lokalen worden aangemaakt vanuit het patrimonium dat is opgenomen in Real Estate. Concreet betekent dit dat het bestand met de lokalen waarvoor gereserveerd kan worden een deelverzameling is van het lokalenbestand dat in patrimonium wordt opgebouwd. De lokalen worden in Real Estate aangemaakt als ‘huureenheden’ (‘Rental Units’). Bij die huureenheden kan aangegeven worden of er een overeenkomstig lokaal zal aangemaakt worden binnen Campus Management. Zoveel mogelijk gegevens worden dan mee overgenomen. Nota bene: het gaat hier om alle lokalen die gebruikt worden voor het onderwijs én voor andere activiteiten, dus niet enkel om de centraal beheerde lokalen. Die zogeheten ‘poollokalen’ zijn te herkennen aan het feit dat zij toegewezen zijn aan de facilitaire diensten. De andere lokalen zijn eigendom van andere organisatorische eenheden, gaande van afdelingen en departementen, tot faculteiten. Docenten worden niet als dusdanig onderhouden, maar maken gebruik van de basisgegevens uit het onderwijsaanbod. Andere resources worden ingevuld wanneer ze centraal beheerd worden. Decentraal beheerde resources zullen door de faculteiten ingebracht kunnen worden, naarmate zij de reservering ervan in SAP wensen op te volgen. 03/09/2002

III A Master data infrastructuur: locaties
Als hulpmiddel voor het zoeken van vrije lokalen, kan gebruik gemaakt worden van een regionale hiërarchie, waarbinnen deze gesitueerd kunnen worden. Hiervoor wordt een apart objecttype gebruikt, dat eigen is aan Evenementenbeheer: locaties (F). De hiërarchie wordt opgebouwd door de locaties aan te maken van groot naar klein, en ze van de juiste relaties te voorzien. Voor het aanmaken van deze structuur werd door de facilitaire diensten een regiokaart opgesteld, die overeenkomt met de structuur die ook binnen real estate wordt opgezet. Het probleem is evenwel dat de hier opgebouwde hiërarchie zich beperkt tot één objecttype, terwijl in real estate een hele waaier aan objecttypes gehanteerd wordt (gebouw, terrein, domein,…). Op de verschillende integratiemogelijkheden wordt verderop ingegaan (onder integratie). Een locatie of ‘campus’ kan gebruikt worden als regionaal indelingsprincipe bij de zoektocht naar een vrij lokaal Locaties zijn hiërarchisch opgebouwd 03/09/2002

III A Master data tijdsdimensie
Event Package (SE) Event type Group (L) Module (SM) Event type (D) Event (E) Schedules Resource type (R) Resource (G) Voor de weergave van de tijdsdimensie kan beroep gedaan worden op twee soorten tijdsschema’s die nauw verbonden zijn met de beide transacties voor het inplannen van de evenementen: De academische kalender binnen Campus Management De schedules binnen Training and Event Management Location (F) 03/09/2002

SAP Event Planning: Tijdsdimensie
Onderwijsaanbod: Campus Management Academische kalender met tijdslimieten 0100: Indeling van het academiejaar 0200: Definitie van Collegeperiodes Bedrijfskalender op universiteitsniveau Definitie van feestdagen Extra-curriculaire activiteiten: Training and Event Management Roosters (schedules) Voorgedefinieerd Eigen rooster Voor de onderwijsleeractiviteiten en de evaluatie-activiteiten - beschreven binnen het onderwijsaanbod in Campus Management - wordt gebruik gemaakt van de academisch kalender. Er wordt in de eerste plaats gewerkt met twee soorten tijdslimieten: 0100: voor de indeling van het academiejaar 0200: voor het vastleggen van de collegeperiodes Bij de inplanning kan rekening gehouden worden met een algemene kalender, waarin b.v. de feestdagen worden bijgehouden. Deze kalender wordt nu al gebruikt in o.a. de SAP agenda. Voor de extra-curriculaire activiteiten - die goeddeels losstaan van de indeling van het academiejaar - kan met voorgedefinieerde of met ad hoc geformuleerde roosters gewerkt worden? Ook hier kan de algemene kalender van de K.U.Leuven in rekening gebracht worden. 03/09/2002

SAP Event Planning: Academische kalender (1)
Voor elke academiejaar kan in de academische kalender begin- en einddatum worden opgenomen, van zowel het jaar als van de semesters. B.v. tijdslimiet 0100 voor het academiejaar, voor het eerste semester en voor het tweede semester. Voor elk academiejaar worden ook de begin- en einddata van de collegeperiodes onderhouden. Op die manier kunnen de lesvrije weken afgeleid worden. B.v. tijdslimiet 0200 voor het eerste semester (13 opeenvolgende weken voor de kerstvakantie), voor het eerste deel van het tweede semester (aantal weken voor de paasvakantie), voor het tweede deel van het tweede semester (aantal weken na de paasvakantie), voor het gehele academiejaar (combinatie van de vorige data),... 03/09/2002

SAP Event Planning: Academische kalender (2)
Bij het opmaken van de collegeroosters wordt rekening gehouden met de stamgegevens van het onderwijsaanbod, met name met de semesteraanduiding (eerste semester, tweede semester, jaarvak of beide semesters). Vervolgens worden de data die in de academische kalender opgegeven worden gerespecteerd bij het inplannen. In roostervorm kunnen vervolgens de dagen en uren waarop de activiteit zal doorgaan worden aangegeven. Afwijkingen op weekbasis zijn uiteraard mogelijk. 03/09/2002

SAP Event Planning: Training and Event Management (1)
Bij het aanmaken van extra-curriculaire activiteiten is het mogelijk te werken met een aantal voorgedefinieerde tijdspatronen, maar eigen indelingen zijn ook mogelijk. 03/09/2002

III Beschrijving TO BE situatie: inhoud
A) Master data planning en lokalenbeheer onderwijsaanbod infrastructuur andere B) Processen en workflow Plannen en registreren van colleges Plannen en registreren van examens Plannen en registreren van extra-curriculaire activiteiten C) (Web)rapportering? 03/09/2002

III B Processen: algemene principes
Open aanvraag Gerichte aanvraag Lokaal onder eigen bevoegdheid Opzet van het reserveringsproces is een generieke beschrijving te vinden, die gebruikt kan worden voor de verschillende planningsprocessen waarbij de reservering van een lokaal of benodigdheid vereist is. Op die manier is het ook uitdrukkelijk de bedoeling dat dit proces en het bijhorende reserveringssysteem, mits de juiste autorisaties, gebruikt kan worden voor alle reserveringen, van de meest uiteenlopende aard. Daarbij wordt er ook naar gestreefd de gegevens die nodig zijn voor de reservering zoveel mogelijk daar te capteren waar ze ontstaan en herinvoer van gegevens in het verdere verloop van het proces zoveel mogelijk uit te sluiten. Als ‘aanvrager’ kan dan ook in dit generieke proces principieel iedereen optreden die een benodigdheid wenst te reserveren aan de K.U.Leuven. Ongetwijfeld zal het systeem initiëel maar door een relatief beperkte groep gebruikers benut worden, maar het is de bedoeling dat dit sterk zal toenemen. De aanvrager kan op twee manieren te werk gaan: Indien de aanvrager een ‘open aanvraag’ doet, betekent dit dat hij niet rechtstreeks in SAP op zoek gaat naar een bepaald lokaal, maar zich - hetzij via de klassieke weg, rechtstreeks of telefonisch, hetzij via een eenvoudig webformulier - richt tot een andere aanvrager die vervolgens wel concreet de reservering doet in SAP. Ander lokaal 03/09/2002

III B Processen: algemene principes
Open aanvraag Gerichte aanvraag Lokaal onder eigen bevoegdheid De rechtstreekse aanvraag in SAP kan in principe ook door iedereen gedaan worden. Aangezien er evenwel - zeker in deze fase - geen webtoepassing voor gemaakt wordt, zal deze mogelijkheid beperkt blijven tot gebruikers die toegang hebben tot SAP en die de bevoegdheid krijgen deze transacties uit te voeren. De aanvrager zal een nieuw evenement aanmaken op basis van een evenementtype (al dan niet als onderdeel van het onderwijsaanbod), of een wijziging doorvoeren aan een bestaand evenement. Daarbij wordt, al dan niet volgens de voordien beschreven vereiste benodigdheden, gezocht naar een beschikbaar lokaal of een andere benodigdheid. Voor de eigenlijke doorvoering van de reservering van deze benodigdheden, en dus de definitieve aanpassing van de collegeroosters, wordt nagegaan of de aanvrager al dan niet bevoegd is om dergelijke reservering door te voeren. Indien dat het geval is, is de reservering meteen definitief. Indien dat niet het geval is, start er een workflow, die de ingevoerde gegevens opslaat en doorgeeft aan de personen die wel bevoegd zijn. Zij kunnen vervolgens de aanvraag goed- of afkeuren, waarna de oorspronkelijke aanvrager verwittigd wordt. Het vastleggen van de bevoegdheden over de lokalen wordt verderop behandeld. Ander lokaal 03/09/2002

III B Processen: planning collegeroosters volgend academiejaar
Opmaak collegeroosters blijft als papieren proces Invoer en reservering van colleges in eigen lokalen door faculteit Invoer en reservering poollokalen in afspraak, meestal facilitaire diensten Gerichte aanvraag Lokaal onder eigen bevoegdheid De opmaak van de collegeroosters voor het volgende academiejaar wordt als zelfstandig proces niet opgenomen in SAP. Dat betekent dat het opmaken van de uurroosters op zich een papieren proces blijft. Bij het opstellen van de collegeroosters wordt zelden van nul begonnen, meestal worden de collegeroosters van het lopende academiejaar als vertrekpunt genomen. Er is ook sprake van een wisselwerking tussen de haalbaarheid van de uurroosters in functie van de studenten (met de nadruk op de studiejaren) enerzijds en de beschikbaarheid van zowel lokalen en didactisch materiaal als van docenten anderzijds. Campus Management kan daarbij dan ook ter ondersteuning gebruikt worden, maar treedt pas op de voorgrond wanneer de min of meer definitieve collegeroosters worden ingevoerd - zoals dat ook in de huidige systemen trouwens het geval is. Daarbij is er wel één grote verandering: waar er nu één centraal systeem is, waarmee in de eerste plaats de ‘poollokalen’ beheerd worden en andere lokalen die in de uurroosters moeten opgenomen worden centraal worden ingevoerd, komt er nu een gemeenschappelijk systeem, waarin de eigenaar van de lokalen zelf het gebruik ervan opvolgt. Toegepast op het generiek proces betekent dit, dat na het totstandkomen van de collegeroosters, de faculteiten zelf meteen voor de invoer kunnen zorgen van die delen die betrekking hebben op hun eigen lokalenbestand. De facilitaire diensten blijven zoals vroeger instaan voor het beheer van de poollokalen. Ander lokaal 03/09/2002

SAP Lokalenreservatie: Module Catalog
Invoeren van de collegeroosters in Campus Management vertrekt altijd van de structuur van het onderwijsaanbod. Voor een bepaald opleidingsonderdeel kan de transactie gestart worden om de verschillende activiteiten die er deel van uitmaken te gaan inplannen. 03/09/2002

SAP Lokalenreservatie: Event Planning
Vervolgens wordt voor elk van de activiteiten een uurrooster aangemaakt, waarna volgens een aantal parameters (locatie, type benodigdheid, lokaal, ...) gezocht kan worden naar een beschikbaar lokaal of beschikbaar didactisch materiaal. Indien het gekozen lokaal tot de bevoegdheden van de aanvrager behoort, resulteert dit meteen in een reservering. Is dat niet het geval, dan wordt de aanvrager ervan op de hoogte gebracht dat er een workflow werd gestart naar een andere aanvrager, die wel bevoegd is. Die bevoegde persoon krijgt de opdracht deze aanvraag goed- of af te keuren. In beide gevallen wordt de oorspronkelijke aanvrager verwittigd, in geval van goedkeuring wordt de reservering gedaan, zonder dat de gegevens opnieuw moeten ingevoerd worden. In de periode tussen het invoeren van de aanvraag en het goed- of afkeuren ervan door een bevoegde persoon, is het lokaal voorlopig gereserveerd. Dit betekent dat andere het (voorlopig) niet meer zullen kunnen reserveren. 03/09/2002

III B Processen: aanvullingen en wijzigingen tijdens academiejaar
Open aanvraag Gerichte aanvraag Lokaal onder eigen bevoegdheid Het grote voordeel van deze generieke werkwijze zou moeten blijken bij het doorvoeren van ad hoc aanvullingen en wijzigingen, na de start van het academiejaar. Zeker bij het begin van elk semester, maar ook nadien, worden nog heel wat activiteiten ingepland. Het kan gaan om labo’s en practica die afhankelijk zijn van de inschrijvingen, monitoraatsoefeningen, gastcolleges, inhaallessen e.d.m. Opzet van het systeem is om de gegevens voor dergelijke planning te laten invoeren daar waar de vraag ontstaat en ervoor te zorgen dat degene die eventueel verderop in het proces zijn goedkeuring moet geven, dit zo snel en vlot mogelijk kan doen. De aanvrager kan zoals nu een beroep doen op iemand anders, eventueel ook door gebruik te maken van een webformulier, maar kan ook zelf de aanvraag rechtstreeks in SAP opstarten. De zoektocht naar een vrij lokaal wordt daar andermaal op dezelfde manier opgevangen: indien de aanvrager bevoegd is voor het lokaal, gebeurt de reservering, in het andere geval is er een voorlopige reservering en start de workflow. Aangezien het onmogelijk is de bevoegdheden van uurroosterverantwoordelijken nu al in het systeem vast te leggen, worden er duidelijk afspraken gemaakt omtrent de voorwaarden voor goedkeuring voor een reservering. Ander lokaal 03/09/2002

III B Processen: examenregelingen
Opmaak examenregelingen blijft als papieren proces Invoer en reservering van examens in eigen lokalen door faculteit Invoer en reservering poollokalen in afspraak, meestal facilitaire diensten Gerichte aanvraag Lokaal onder eigen bevoegdheid Vergelijkbaar met het aanmaken van de collegeroosters, is ook de werkwijze bij het opstellen van de examenroosters. De voorbereiding blijft grotendeels een papieren proces, waarbij wel al rekening kan gehouden worden met de beschikbaarheid van bepaalde lokalen en waarbij sommige reserveringen vrij vroeg kunnen uitgevoerd worden. Hetzelfde verschilpunt kan ook hier aangehaald worden: waar de facilitaire diensten blijven instaan voor het zoeken en beheren van vrije poollokalen, zullen de faculteiten zelf zorgen van voor de invoering en het beheer van de eigen lokalen. Herinvoeren van de lokalen in wat uiteindelijk het examenrooster voor de studenten en de docenten zal worden, wordt hiermee wel overbodig. Ander lokaal 03/09/2002

III B Processen: extracurriculaire activiteiten (eigen gebruik)
Open aanvraag Gerichte aanvraag Lokaal onder eigen bevoegdheid Het proces voor het inplannen van extra-curriculaire activiteiten wordt opgedeeld in twee grote blokken: gebruik van lokalen door derden en gebruik van de lokalen door personeel of studenten van de K.U.Leuven voor andere dan onderwijsdoeleinden. Bij het opzetten van het generieke proces wordt er immers naar gestreefd één bruikbare tool te voorzien voor alle lokalenreserveringen, om te vermijden dat voor de activiteiten die los staan van het onderwijs toch nog andere tools (eigen software, een papieren systeem,…) gebruikt moeten worden. Het gebruik van SAP is evenwel zeker geen verplichting, maar het volstaat voor een eigen lokaal aan te geven dat men het wenst te gebruiken voor reserveringen, om het beheer ervan via SAP te kunnen doen. Meestal zal de aanvrager dan ook degene zijn die bevoegd is voor het lokaal en zo rechtstreeks zelf de reservering doen. Bijkomend voordeel is evenwel dat dergelijke lokalen ook voor andere ‘zichtbaar’ zijn en er een aanvraag voor gedaan kan worden. Dit zou kunnen resulteren in optimaler gebruik van de lokalen. Ander lokaal 03/09/2002

SAP Lokalenreservatie: Training & Event Management
Voor extra-curriculaire activiteiten wordt een andere transactie gebruikt, binnen evenementenbeheer. Voor een bepaald evenementstype wordt een evenement gecreëerd (of gewijzigd) en kan gezocht worden naar beschikbare lokalen. Opnieuw speelt hetzelfde beslissingsmechanisme: voor eigenlokalen wordt de transactie doorgevoerd, voor andere lokalen start een workflow en gebeurt er een voorlopige reservering. Na goed- of afkeuren wordt de aanvrager op de hoogte gebracht en wordt de reservering definitief, dan wel wordt het lokaal opnieuw beschikbaar gesteld. 03/09/2002

SAP Lokalenreservatie: Training & Event Management
Bij de beschikbare lokalen kan bijkomende informatie opgevraagd worden. 03/09/2002

III B Processen: extracurriculaire activiteiten (derden)
Open aanvraag Gerichte aanvraag Lokaal onder eigen bevoegdheid De extra-curriculaire activiteiten die door derden ingericht worden binnen de infrastructuur van de K.U.Leuven worden grotendeels behandeld zoals dat nu al het geval is. Via een webformulier kunnen aanvragen gedaan worden bij de coördinator Studentenbeleid, die instaat voor de goedkeuring van de aanvragen. Zij kunnen nu als aanvrager in SAP evenwel ook zelf instaan voor de controle van de beschikbaarheid van een lokaal en kunnen de reservering ervan invoeren. Aangezien het meestal om poollokalen gaat, zullen de facilitaire diensten, zonder bijkomende gegevensinvoer, zorgen voor de bevestiging en de definitieve reservering van de betrokken lokalen. Bij het aanvragen van lokalen voor gebruik door derden wordt dikwijls met voorlopige reserveringen of opties gewerkt. Dat kan binnen SAP opgevangen worden door de evenementen voorlopig in te plannen en pas nadien te bevestigen. Een volledige oplossing voor optiebeheer is evenwel niet voorhanden. Ander lokaal 03/09/2002

Integratie onderwijsaanbod Integratie personeel Integratie logistiek
IV Integratie Integratie onderwijsaanbod Integratie personeel Integratie logistiek Integratie financiën De integratie is van belang op een viertal vlakken: -Integratie met het onderwijsaanbod, waarvoor de collegeroosters worden opgesteld en de examen worden gepland -Integratie met personeel, dat moet instaan voor de colleges en de examens -Integratie met logistiek, voor de aanlevering van het merendeel van de stamgegevens, zeker op vlak van de lokalen -Integratie met financiën, voor het facturatieproces 03/09/2002

IV Integratie onderwijsaanbod en onderwijsopdrachten
Opmaken van college- en examenroosters op basis van het onderwijsaanbod Docenten vanuit onderwijsopdrachten verbonden aan de juiste onderwijsleeractiviteiten De transcatie die gebruikt wordt voor het aanmaken van de college- en examenroosters is integraal onderdeel van Campus Management en bouwt volledig voort op de gegevens binnen het onderwijsaanbod beschreven. De docenten worden daarin overgenomen via de koppeling tussen SAP en het onderwijsopdrachtenbestand. Ook voor andere onderwijstaken kan gebruik worden gemaakt van alle in SAP opgenomen personeelsgegevens. 03/09/2002

I.3 - Inleiding Vastgoedbeheer in SAP
IV Integratie met logistiek Betalingen (FI) Aanmanen (FI) Afschrijven (FI-AA) Huur Activa FI/FI-AA I.3 - Inleiding Vastgoedbeheer in SAP Leegstandskosten Profitcenter Kosten- / opbrengstplanning CO afrekening Interne orders Kosten Profit Center CO Onderhoud Functieplaatsen Storingsmeldingen Equipment PM Planning, budgettering en controle van investeringen, constructie en verkoopprojecten (onderhoud, renovatie) Project Investering PS/IM RE Stamgegevens Oppervlaktes Huur- en verhuur Beheercontracten Inkoopopdrachten Externe services Interne services Offerte‘s Bestelling Verplichting MM Lokalenreservatie is een onderdeel in een groter geheel aan modules die gebruikt worden voor vastgoedbeheer in SAP. Gebouwen of vastgoed beheren kan vanuit verschillende invalshoeken. Afhankelijk van de vooropgestelde doelstellingen vinden we binnen de diverse SAP- modules de benodigde functionaliteit : Real Estate (RE) - onroerend goedbeheer Stamgegevens - huur-en verhuurovereenkomsten Financials & Asset Accounting (FI/FI-AA) - financiën en vaste activabeheer Betalingen - afschrijvingen Plant Maintenance (PM) - onderhoudsbeheer Preventief en correctief onderhoud - werkorderopvolging Materials Management (MM) - materiaalbeheer Inkopen van goederen en diensten Controlling (CO) Kostensoort- en kostenplaatsadministratie, leegstand Project Systems/Investment management (PS/IM) Planning, budgettering en controle van investeringsprojecten Treasury- Cash/Fundsmanagement (TR/CM-FM) Liquiditeitsopvolging, begrotingen & budgetten Training & Eventmanagement (HR/ TEM) Lokalenreservatie Business Warehouse (BW) Management rapportering BW Managementrapportages TR/CM-FM HR/TEM Liquiditeitsprognose Kaspositie Begrotingen Budgetten Prognose Budget Lokalenreservatie 03/09/2002

IV Integratie met logistiek: scenario 1
RE CM Locatie Locatie 1.01 Locatie 1 Locatie 1.02 Domein complex gebouw Sub-gebouw huureenheid De integratie tussen Real Estate enerzijds en HR/TEM/CM anderzijds zit in de eerste plaats op het basisniveau. In principe worden binnen Campus Management geen lokalen aangemaakt. De lokalen worden aangeleverd door een interface die binnen het domein logistiek wordt ontwikkeld, en die ervoor zorgt dat voor alle ‘huureenheden’ waarvoor wordt aangegeven dat er reservering mogelijk is, een overeenkomstig lokaal wordt aangemaakt. De gegevens worden zoveel mogelijk overgenomen uit Real Estate. Er is in ieder geval een één op één relatie tussen huureenheden en lokalen. De bovenliggende hiërachie wijkt evenwel veel sterker af. In Real Estate is een veel verfijndere indeling mogelijk, met gebruik van verschillende objecten, terwijl in HR/TEM/CM enkel gewerkt wordt met één object locaties, dat weliswaar ook in hiërarchie kan opgebouwd worden. Gebruik van de objecten van Real Estate binnen CM is uitgesloten, vanwege de grote inspanning die nodig zou zijn om dit te ontwikkelen. Die indeling zou ook niet werkbaar zijn binnen CM. Het is bovendien onmogelijk een generieke koppeling te maken tussen beide structuren. De locaties dienen immers in de eerste plaats als invalshoek bij het zoeken van een vrij lokaal, en kunnen soms overeenkomen met een gebouw, soms met een domein, soms zelfs met een hele campus. Een eenduidige integratie (scenario 1) is dan ook niet haalbaar en zelfs niet wenselijk. huureenheid L1 L2 L3 L4 L5 L7 L6 03/09/2002

IV Integratie met logistiek: scenario 2
RE CM Locatie Locatie 1.01 Locatie 1 Locatie 1.02 Domein complex gebouw Sub-gebouw huureenheid Daarom is geopteerd voor een tweede scenario, waarbij beide structuren onafhankelijk van elkaar worden opgebouwd. Het opbouwen van de locaties zal op basis van de regiokaart eenmalig gebeuren en wordt verder onafhankelijk onderhouden. Gezien het beperkte aantal locaties is dit ook doenbaar. Moeilijker ligt het bij het leggen van de relaties tussen de vele lokalen en de locatie waartoe ze behoren. Daarvoor wordt gedacht aan een relatief eenvoudige oplossing, die (waarschijnlijk eenmalig) de aangemaakte lokalen toewijst aan een locatie, op basis van een tussentabel, waarin elke locatie aan één structuurelement in Real Estate wordt gekoppeld. huureenheid L1 L2 L3 L4 L5 L7 L6 03/09/2002

IV Concept facturatie van events
Voor evenementen door derden wordt infrastructuur van de KUL gebruikt Voor die infrastructuur kunnen kosten worden bewaard als stamgegevens Bij het registreren van een evenement wordt infrastructuur gereserveerd Bij het evenement kan een prijs worden voorgesteld, berekend op basis van gebruikte infrastructuur Die prijs wordt op evenement-niveau bewaard De prijs kan gefactureerd worden, bijkomende gegevens voor de factuur zullen moeten bewaard in een notitie-infotype De bestaande facturatiemogelijkheden voor het gebruik van infrastructuur aan de K.U.Leuven worden minimaal overgenomen. Dat betekent dat voor het gebruik van infrastructuur door derden een aantal gegevens worden bijgehouden, die tot facturatie kunnen leiden. In de eerste plaats gebeurt dit door stamgegevens bij de infrastructuur te onderhouden. Op basis van die gegevens kan een prijs op evenement-niveau worden voorgesteld en bijgehouden. Deze gegevens kunnen de basis vormen voor het aanmaken van een factuur. Dit betekent dat: -de berekening van het prijsvoorstel met een beperkt aantal parameters rekening houdt. Uit analyse is gebleken dat er een te grote variatie is in de aangerekende prijs om de berekening in deze fase te automatiseren. -het aanmaken van de factuur niet automatisch kan gebeuren. Er wordt momenteel een toepassing ontwikkeld binnen SAP om facturen aan te maken (beschikbaar vanaf december), waarbij ook een aantal gegevens kunnen opgeladen worden. Rechtstreekse integratie kan pas later bekeken worden en overstijgt het domein onderwijs. Interne facturatie voor gebruik van infrastructuur wordt uitdrukkelijk als mogelijkheid naar de toekomst opengehouden, maar is momenteel niet aan de orde. 03/09/2002

Bvb. Congres Allergie en milieu Prijs voor het evenement
IV Concept facturatie van events Auditorium De Valk 01 Waardevermindering 500 € Elektriciteit 60 € Evenementsoort Bvb. Congres Registratie + Reservatie Projector 01 Waardevermindering 50 € Evenement Bvb. Congres Allergie en milieu Prijs voor het evenement = 610 € Master data: Configuratie van de cost elements in T77KB: Waardevermindering Electriciteit ... Toewijzen van cost elements (IT1036) aan: Resource types Resources Event types Hierbij dient ook bepaald: De prijs Per welke eenheid de prijs zal worden aangerekend: bvb. Per business event of per attendee of per tijdseenheid Directe evaluatie of niet 03/09/2002

Bvb. Congres Allergie en milieu Prijs voor het evenement
IV Concept facturatie van events Auditorium De Valk 01 Waardevermindering 500 € Elektriciteit 60 € Evenementsoort Bvb. Congres Registratie + Reservatie Projector 01 Waardevermindering 50 € Evenement Bvb. Congres Allergie en milieu Prijs voor het evenement = 610 € Proces Registreren van een evenement op een bepaalde datum of volgens een rooster Reservatie van resources of resource types gelinkt aan resources (bvb. Lokaal uitgerust met een projector) Vragen naar een prijsvoorstel in de planningsinterface op evenement-niveau Prijs wordt berekend op basis van de cost elements gelinkt aan de gereserveerde infrastructuur Deze voorgestelde prijs kan overschreven worden door een eigen berekende prijs Prijs wordt bewaard in IT1021 Eventueel bijkomende gegevens voor een factuur kunnen in een notitie-IT worden bewaard (manuele invoer) 03/09/2002

V Change Management I Management Summary II Organisatiestructuur III Beschrijving TO BE situatie IV Integratie V OCM VI Out of scope topics VII GAP analyse VIII ARICE 03/09/2002

Wijzigingen in de werkwijze voor lokalenbeheer
V Change Management Wijzigingen in de werkwijze voor lokalenbeheer Wijzigingen in de vormgeving van de collegeroosters Belang van goede communicatie Rol van de faculteiten en centrale medewerkers De ingrijpende wijzigingen aan de structuur van het onderwijsaanbod ten gevolge van de invoering van SAP Campus Management, worden doorgetrokken in de opmaak van de planning en het lokalenbeheer. Hoewel er voor het opmaken van de eigenlijke planning verder gewerkt wordt zoals nu al het geval is, zal de wijziging van het eigenlijke registratieproces heel wat veranderingen teweeg brengen. Ook de college- en examenroosters zullen de nodige veranderingen ondergaan en worden in de eerste plaats elektronisch ter beschikking gesteld. Het is dan ook van groot belang deze wijzigingen op een zorgvuldige manier en tijdig te communiceren. Een belangrijke rol is daarbij weggelegd voor de medewerkers van de centrale diensten en de faculteiten, speciaal voor de sleutelgebruikers die bij de analyses hebben meegewerkt. 03/09/2002

VI Out of scope topics I Management Summary II Organisatiestructuur III Beschrijving TO BE situatie IV Integratie V OCM VI Out of scope topics VII GAP analyse VIII ARICE 03/09/2002

VI Buiten de scope van deze fase
SAP is geen Scheduling software Minimale opzet examenregelingen Opzet extra-curriculaire activiteiten zonder deelnemers Minimale opzet facturatieproces Het is duidelijk dat SAP CM geen schedulingsoftware is, dus ook geen planningstool aanbiedt. Dat betekent dat het ‘puzzelwerk’ dat nodig is voor het opstellen van een gunstige globale uurregeling tot nader order een papieren proces blijft, dat de nodige inspanning blijft vragen. Het registratieproces wordt dan weer in de eerste plaats in functie van het lokalenbeheer en de daaraan verbonden bevoegdheden opgezet. Er is sprake van een minimale opzet voor examenroosters, eveneens in functie van lokalenbeheer, dus geen detailopzet, noch planningstool. Hetzelfde geldt voor de extra-curriculaire activiteiten: enkel een vervanging van LR is aan de orde, er is (nog) geen uitbreiding naar deelnemersbeheer (ook niet voor evenementebeheer in ruime zin, zoals voor colloquia en congressen, noch voor bedrijfsopleidingen edm). Er is slechts een zeer beperkte integratie voor het facturatieproces (incl. Interne betalingen). 03/09/2002

VII GAP analyse I Management Summary II Organisatiestructuur III Beschrijving TO BE situatie IV Integratie V OCM VI Out of scope topics VII GAP analyse VIII ARICE 03/09/2002

De voornaamste gaps: bijkomende informatie voor de planning
VII GAP analyse De voornaamste gaps: bijkomende informatie voor de planning de verschillende leeropdrachten en taken integratie met logistiek lokalen zoeken volgens een bepaalde uitrusting facturatieproces reeksen studiejaargebonden rapportering optiebeheer De voornaamste gaps zijn opgesomd in de scripts. Ze zijn eveneens bekend bij SAP Walldorf en worden daar opgevolgd. Grosso modo gaat het om: bijkomende informatie voor de planning de verschillende leeropdrachten en taken integratie met logistiek lokalen zoeken volgens een bepaalde uitrusting facturatieproces reeksen studiejaargebonden rapportering optiebeheer 03/09/2002

VIII ARICE I Management Summary II Organisatiestructuur III Beschrijving TO BE situatie IV Integratie V OCM VI Out of scope topics VII GAP analyse VIII ARICE 03/09/2002

Autorisaties Het concept van de authorisaties wordt volledig opgebouwd rond eigenaarsschap van lokalen en benodigdheden Houdt géén rekening met verantwoordelijkheden binnen het onderwijsaanbod! Onderhoud verplichte resources deels op basis van autorisaties Duidelijke afspraken onder ‘uurroosterverantwoordelijken’ Initieel beperking via transactionele autorisatie en event type groups Aan de basis van het generieke proces voor lokalenreservering ligt de bevoegdheid over de lokalen (of andere infrastructuur) zelf. In principe kan iedereen het proces starten en op zoek gaan naar een vrij lokaal, maar de effectieve reservering kan enkel gebeuren door een bevoegd persoon. Het maken of wijzigen van een reservering kan in SAP evenwel slechts door een bepaalde activiteit te creëren of te wijzigen. De wens bestaat om ook op dit niveau een autorisatiebeperking in te bouwen, maar dat is niet haalbaar gebleken. Het is namelijk onmogelijk eenduidig een ‘eigenaar’ aan te duiden voor elk evenementstype. Van zodra voor elk opleidingsonderdeel, en voor elke onderwijsleeractiviteit en evaluatieactiviteit één verantwoordelijke POC kan worden vastgesteld, kan ervoor gezorgd worden dat via een vergelijkbare applicatie een uurroosterverantwoordelijke kan worden aangeduid die dan als enige nog kan instaan voor de hem/haar toegewezen activiteiten. In het huidige voorstel wordt enkel uitgegaan van een beperking door de autorisatie voor de transacties slechts aan een beperkt aantal gebruikers toe te kennen. Als aanvulling wordt getracht de toepasbaarheid van de transactie die gebruikt wordt voor extra-curriculaire activiteiten te beperken tot bepaalde groepen van evenementen. Verder wordt verondersteld dat er duidelijke afspraken gemaakt worden tussen de verschillende uurroosterverantwoordelijken. 03/09/2002

Beschrijving autorisaties
F O S P C SM D E R G SM D E R G Om het beschreven proces te doen werken, moet voor elk lokaal eenduidig een eigenaar bepaald worden. Er moet met andere woorden een relatie gelegd worden tussen elk lokaal enerzijds en één of meerdere personen binnen HR, die als gebruikers kunnen optreden. 03/09/2002

Onderhoud autorisaties
G F O S C P S C P O Workplace: lokalen autorisatie delegeren S C Het zou onbegonnen werk zijn voor elk van de lokalen een lijst te onderhouden van de voor het beheer bevoegde personen en al deze relaties manueel te onderhouden. Daarom wordt gewerkt met een self service toepassing die de verantwoordelijke van een organisatorische eenheid in staat stelt om de lokalen van die eenheid te delegeren aan anderen. Bij de aanmaak van lokalen vanuit Real Estate, wordt voor elk lokaal één organisatorische eenheid aangegeven, die voor het lokaal verantwoordelijk is. Voor elke organisatorische eenheid is een verantwoordelijke belast met het lokalenbeheer (afdelingshoofd, departementsvoorzitter, administratief secretaris, directeur,…). Aangezien zij meestal niet zelf voor het beheer van de lokalen van hun eenheid zullen instaan, zullen ze via een self service toepassing deze bevoegdheid kunnen delegeren naar anderen. Deze bevoegdheidsoverdracht geldt voor alle lokalen van de eenheid. Op basis van deze ingreep, worden de betrokken lokalen automatisch van de juiste relaties voorzien. P 03/09/2002

Rapportering voor onderwijs
collegeroosters per doelgroep (lees: studiejaar, optie, groep, ...) per docent per lokaal/benodigdheid per onderwijsleeractiviteit en opleidingsonderdeel examenroosters per doelgroep per examinator per lokaal per evaluatieactiviteit Rapportering voor werking facilitaire diensten werking (‘onderwijs achter de schermen’) extra-curriculaire activiteiten beleidsrapportering Rapportering voor onderwijs collegeroosters per doelgroep (lees: studiejaar, optie, groep, ...) per docent per lokaal/benodigdheid per onderwijsleeractiviteit en opleidingsonderdeel examenroosters per doelgroep per examinator per lokaal per evaluatieactiviteit Rapportering voor werking facilitaire diensten werking (‘onderwijs achter de schermen’) extra-curriculaire activiteiten beleidsrapportering 03/09/2002

Binnen SAP: RU -> resources (RE - TEM/CM)
Interfaces Binnen SAP: RU -> resources (RE - TEM/CM) Naar legacy systemen: in principe geen Naar andere systemen: TOLEDO? De voornaamste interface, betreft die tussen Logistiek/Real Estate enerzijds en Campus Management anderzijds. Er zijn in principe geen interfaces nodig met de bestaande mainframe systemen: -omdat het huidige systeem CR/LR verdwijnt op het moment van de volledige overstap naar SAP CM. -omdat de gegevens die nodig zijn voor de planning ook aangeleverd kunnen worden vanuit SAP. -omdat CR/LR zelf geen gegevens aanlevert aan andere systemen. Er zal nog worden nagegaan of de collegeroosters gekoppeld kunnen worden aan de agenda die beschikbaar is binnen het leerplatform. 03/09/2002

Basis: lokalen = op basis van de integratie met logistiek
Conversies Zeer beperkt Basis: lokalen = op basis van de integratie met logistiek Er zullen slechts zeer weinig gegevens geconverteerd worden vanuit de bestaande systemen. Er wordt geen historiek van de collegeroosters uit het verleden bijgehouden, zodat een historische conversie - zo die al haalbaar zou zijn - overbodig is. De voornaamste gegevens, alles wat betrekking heeft op de lokalen, zullen via de interface met logistiek lopen en daar overgenomen worden. Beperkte aanvullingen met gegevens die nu ook al buiten de mainframe worden bijgehouden zullen manueel gebeuren (b.v. de gegevens die door de facilitaire diensten op CWIS worden gepubliceerd). 03/09/2002

Toepassing voor toekennen autorisatie
Enhancements Toepassing voor toekennen autorisatie workflow voor definitieve reservering hoedanigheden van docenten reeksen integratie rapportering Er zijn heel wat bijkomende ontwikkelingen nodig, om de standaardfunctionaliteit werkbaar te maken voor de processen aan de K.U.Leuven. De toepassing voor het toekennen van de autorisaties is er één van, die evenwel grotendeels kan gebouwd worden op basis van reeds gebeurde ontwikkelingen. Een grote inspanning zal ongetwijfeld nodig zijn voor het maken van de workflow en het doorgeven van voorlopig ingevoerde gegevens. Beperkte aanpassingen aan de planningsinterface zijn nodig om verschillende leeropdrachten weer te geven. De reeksen zijn onvoldoende uitgebouwd. Een groot probleem, dat evenwel de zuivere implementatie van CM overstijgt, is de integratie met de verschillende logistieke aspecten. Een zeer grote inspanning zal ook nodig zijn op het vlak van de rapportering, met name binnen CWIS en geïntegreerd met het onderwijsaanbod zoals wij dat kennen (met nog steeds een belangrijke nadruk op het studiejaar of de studentengroepen). 03/09/2002

Anemoon project K.U.LEUVEN Blauwdruk Planning en lokalenbeheer
03/09/2002 03/09/2002

Anemoon project K.U.LEUVEN Blauwdruk Planning en lokalenbeheer

Verwante presentaties

Presentatie over: "Anemoon project K.U.LEUVEN Blauwdruk Planning en lokalenbeheer"— Transcript van de presentatie:

Verwante presentaties

Over het project

Feedback

Inloggen

Inloggen via een sociaal netwerk:

Anemoon project K.U.LEUVEN Blauwdruk Planning en lokalenbeheer

Verwante presentaties

Presentatie over: "Anemoon project K.U.LEUVEN Blauwdruk Planning en lokalenbeheer"— Transcript van de presentatie:

Verwante presentaties

Over het project

Feedback