De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Anemoon project K.U.LEUVEN Blauwdruk Planning en lokalenbeheer 03/09/2002.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Anemoon project K.U.LEUVEN Blauwdruk Planning en lokalenbeheer 03/09/2002."— Transcript van de presentatie:

1 Anemoon project K.U.LEUVEN Blauwdruk Planning en lokalenbeheer 03/09/2002

2 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 2 Inhoud I Management Summary II Organisatiestructuur III Beschrijving TO BE situatie IV Integratie V OCM VI Out of scope topics VII GAP analyse VIII ARICE

3 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 3 I Samenvatting I Management Summary II Organisatiestructuur III Beschrijving TO BE situatie IV Integratie V OCM VI Out of scope topics VII GAP analyse VIII ARICE

4 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 4 Samenvatting: master data Module (SM) Event type (D) Event (E)Schedules Resource type (R) Resource (G) Location (F) Event Package (SE) Event type Group (L)

5 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 5 Samenvatting: processen Open aanvraag Gerichte aanvraag Lokaal onder eigen bevoegdheid Ander lokaal Collegeroosters, examenregelingen, ad hoc beheer en extra-curriculaire activiteiten

6 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 6 II Organisatiestructuur I Management Summary II Organisatiestructuur III Beschrijving TO BE situatie IV Integratie V OCM VI Out of scope topics VII GAP analyse VIII ARICE

7 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 7 II Organisatiestructuur Faculteiten Rechtstreeks betrokken op centraal vlak: –Facilitaire diensten –TOLEDO? Doelgroepen: –studenten –docenten –uurroosterverantwoordelijken –iedereen die een lokaal wil reserveren

8 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 8 II Organisatiestructuur I Management Summary II Organisatiestructuur III Beschrijving TO BE situatie IV Integratie V OCM VI Out of scope topics VII GAP analyse VIII ARICE

9 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 9 III Beschrijving TO BE situatie: werkwijze analyses Initiële analyses 2000 op vraag van SAP -resultaat: feedbackdocumenten Voorstudie ruimtebeheer K.U.Leuven 2002 Werkgroep planning en lokalenbeheer 2002: –projectmedewerkers Anemoon –sleutelgebruikers centrale diensten en faculteiten –acht bijeenkomsten

10 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 10 Master data event planning Processen in event planning Integratie Logistiek Integratie Financiën Optiebeheer in event planning Reeksen/cohortes Ontwikkeling afleiding poollokalen Autorisaties Rapportering, inclusief webrapportering Academische kalender III Beschrijving TO BE situatie: overzicht van de scripts

11 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 11 III Beschrijving TO BE situatie: inhoud A) Master data planning en lokalenbeheer –onderwijsaanbod –evenementen –infrastructuur –tijdsdimensie B) Processen en workflow –Plannen en registreren van colleges –Plannen en registreren van examens –Plannen en registreren van extra-curriculaire activiteiten

12 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 12 III A Master data: onderwijsaanbod SC KOPL VT SC KOPL DT SC EKOPL VT SC EKOPL DT CQ KDIPL CG GROEPspec I CG GROEPspec II CG GROEP III F624 Hoorcollege Oefenzittingen 8 pt. SM D e sem. Ma Di e sem. Ma e sem. Ma e sem. Di e sem. Wo E SE SE I SE II

13 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 13 III A Master data: activiteiten en reeksen H031 Hoorcollege Oefenzittingen Werkcolleges 3 su. 1 su. 8 pt e sem. Ma Di e sem. Ma e sem. Ma e sem. Di e sem. Wo e sem. Do e sem. Do e sem. Vr e sem. Vr SM DE SE SE I SE II

14 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 14 III A Master data andere activiteiten Module (SM) Event type (D) Event (E)Schedules Resource type (R) Resource (G) Location (F) Event Package (SE) Event type Group (L)

15 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 15 III A Master data infrastructuur Module (SM) Event type (D) Event (E)Schedules Resource type (R) Resource (G) Location (F) Event Package (SE) Event type Group (L)

16 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 16 III A Master data infrastructuur: resource type Typologie van de soorten benodigdheden. Drie soorten –Lokalen –Docenten –Andere resources

17 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 17 III A Master data infrastructuur: resource types - lokalen Indeling van soorten lokalen: –Auditorium/leslokaal met helling –Seminarielokaal/leslokaal zonder helling –Practicumruimte –PC lokaal –Labo –Zit- en kantoorruimte –Vergaderlokaal –… Volledig gelijklopend met de bestemmingen binnen Logistiek Relatie met onderwijsaanbod door de faculteiten te onderhouden

18 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 18 III A Master data infrastructuur: resource types - docenten Hulpmiddel om de beschikbaarheid te controleren Invulling afgeleid uit de masterdata OO Niet bindend Bijkomende onderwijstaken kunnen opgenomen worden

19 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 19 III A Master data infrastructuur: resource types - andere Andere benodigdheden: didactische infrastructuur Beperkte lijst: –overheadprojectoren –diaprojectoren –didactisch materiaal –… Centraal vs decentraal: vrijwillig gebruik onderhoud decentrale gegevens door de faculteiten

20 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 20 III A Master data infrastructuur: resources De concrete resources die gebruikt kunnen worden voor de planning Lokalen: interface met real estate Docenten: maakt gebruik van de relatie vanuit OO Andere: moeten aangemaakt worden –centraal beheerde resources door de Facilitaire diensten –decentraal beheerde resources door de faculteiten

21 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 21 III A Master data infrastructuur: locaties Een locatie of ‘campus’ kan gebruikt worden als regionaal indelingsprincipe bij de zoektocht naar een vrij lokaal Locaties zijn hiërarchisch opgebouwd

22 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 22 III A Master data tijdsdimensie Module (SM) Event type (D) Event (E)Schedules Resource type (R) Resource (G) Location (F) Event Package (SE) Event type Group (L)

23 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 23 SAP Event Planning: Tijdsdimensie Onderwijsaanbod: Campus Management –Academische kalender met tijdslimieten 0100: Indeling van het academiejaar 0200: Definitie van Collegeperiodes –Bedrijfskalender op universiteitsniveau Definitie van feestdagen Extra-curriculaire activiteiten: Training and Event Management –Roosters (schedules) Voorgedefinieerd Eigen rooster –Bedrijfskalender op universiteitsniveau

24 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 24 SAP Event Planning: Academische kalender (1)

25 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 25 SAP Event Planning: Academische kalender (2)

26 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 26 SAP Event Planning: Training and Event Management (1)

27 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 27 III Beschrijving TO BE situatie: inhoud A) Master data planning en lokalenbeheer –onderwijsaanbod –infrastructuur –andere B) Processen en workflow –Plannen en registreren van colleges –Plannen en registreren van examens –Plannen en registreren van extra-curriculaire activiteiten C) (Web)rapportering?

28 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 28 III B Processen: algemene principes Open aanvraag Gerichte aanvraag Lokaal onder eigen bevoegdheid Ander lokaal

29 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 29 III B Processen: algemene principes Open aanvraag Gerichte aanvraag Lokaal onder eigen bevoegdheid Ander lokaal

30 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 30 III B Processen: planning collegeroosters volgend academiejaar Gerichte aanvraag Lokaal onder eigen bevoegdheid Ander lokaal Opmaak collegeroosters blijft als papieren proces Invoer en reservering van colleges in eigen lokalen door faculteit Invoer en reservering poollokalen in afspraak, meestal facilitaire diensten

31 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 31 SAP Lokalenreservatie: Module Catalog

32 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 32 SAP Lokalenreservatie: Event Planning

33 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 33 III B Processen: aanvullingen en wijzigingen tijdens academiejaar Open aanvraag Gerichte aanvraag Lokaal onder eigen bevoegdheid Ander lokaal

34 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 34 III B Processen: examenregelingen Lokaal onder eigen bevoegdheid Ander lokaal Gerichte aanvraag Opmaak examenregelingen blijft als papieren proces Invoer en reservering van examens in eigen lokalen door faculteit Invoer en reservering poollokalen in afspraak, meestal facilitaire diensten

35 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 35 III B Processen: extracurriculaire activiteiten (eigen gebruik) Open aanvraag Gerichte aanvraag Lokaal onder eigen bevoegdheid Ander lokaal

36 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 36 SAP Lokalenreservatie: Training & Event Management

37 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 37 SAP Lokalenreservatie: Training & Event Management

38 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 38 III B Processen: extracurriculaire activiteiten (derden) Open aanvraag Gerichte aanvraag Lokaal onder eigen bevoegdheid Ander lokaal

39 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 39 IV Integratie I Management Summary II Organisatiestructuur III Beschrijving TO BE situatie IV Integratie V OCM VI Out of scope topics VII GAP analyse VIII ARICE

40 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 40 IV Integratie Integratie onderwijsaanbod Integratie personeel Integratie logistiek Integratie financiën

41 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 41 IV Integratie onderwijsaanbod en onderwijsopdrachten Opmaken van college- en examenroosters op basis van het onderwijsaanbod Docenten vanuit onderwijsopdrachten verbonden aan de juiste onderwijsleeractiviteiten

42 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 42 I.3 - Inleiding Vastgoedbeheer in SAP Leegstandskosten Profitcenter Kosten- / opbrengstplanning CO afrekening Interne orders Kosten Profit Center CO Planning, budgettering en controle van investeringen, constructie en verkoopprojecten (onderhoud, renovatie) Project Investering PS/IM Betalingen (FI) Aanmanen (FI) Afschrijven (FI-AA) Huur Activa FI/FI-AA Onderhoud Functieplaatsen Storingsmeldingen Equipment PM Onderhoud Inkoopopdrachten Externe services Interne services Offerte‘s Bestelling Verplichting MM Prognose Budget Liquiditeitsprognose Kaspositie Begrotingen Budgetten BW Managementrapportages TR/CM-FM RE Stamgegevens Oppervlaktes Huur- en verhuur Beheercontracten HR/TEM Lokalenreservatie IV Integratie met logistiek

43 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 43 IV Integratie met logistiek: scenario 1 huureenheid Domein complex gebouw Sub-gebouw huureenheid Domein complex gebouw Sub-gebouw L1L2L3L4L5 L7L6 RECM Locatie Locatie 1.01 Locatie 1 Locatie 1.02

44 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 44 IV Integratie met logistiek: scenario 2 huureenheid Domein complex gebouw Sub-gebouw huureenheid Domein complex gebouw Sub-gebouw L1L2L3L4L5 L7L6 RECM Locatie Locatie 1.01 Locatie 1 Locatie 1.02

45 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 45 IV Concept facturatie van events Voor evenementen door derden wordt infrastructuur van de KUL gebruikt Voor die infrastructuur kunnen kosten worden bewaard als stamgegevens Bij het registreren van een evenement wordt infrastructuur gereserveerd Bij het evenement kan een prijs worden voorgesteld, berekend op basis van gebruikte infrastructuur Die prijs wordt op evenement-niveau bewaard De prijs kan gefactureerd worden, bijkomende gegevens voor de factuur zullen moeten bewaard in een notitie-infotype

46 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 46 Evenementsoort Bvb. Congres Evenement Bvb. Congres Allergie en milieu Auditorium De Valk 01 Waardevermindering 500 € Elektriciteit 60 € Projector 01 Waardevermindering 50 € Registratie + Reservatie Prijs voor het evenement = 610 € IV Concept facturatie van events

47 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 47 Evenementsoort Bvb. Congres Evenement Bvb. Congres Allergie en milieu Auditorium De Valk 01 Waardevermindering 500 € Elektriciteit 60 € Projector 01 Waardevermindering 50 € Registratie + Reservatie Prijs voor het evenement = 610 € IV Concept facturatie van events

48 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 48 V Change Management I Management Summary II Organisatiestructuur III Beschrijving TO BE situatie IV Integratie V OCM VI Out of scope topics VII GAP analyse VIII ARICE

49 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 49 V Change Management Wijzigingen in de werkwijze voor lokalenbeheer Wijzigingen in de vormgeving van de collegeroosters Belang van goede communicatie Rol van de faculteiten en centrale medewerkers

50 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 50 VI Out of scope topics I Management Summary II Organisatiestructuur III Beschrijving TO BE situatie IV Integratie V OCM VI Out of scope topics VII GAP analyse VIII ARICE

51 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 51 VI Buiten de scope van deze fase SAP is geen Scheduling software Minimale opzet examenregelingen Opzet extra-curriculaire activiteiten zonder deelnemers Minimale opzet facturatieproces

52 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 52 VII GAP analyse I Management Summary II Organisatiestructuur III Beschrijving TO BE situatie IV Integratie V OCM VI Out of scope topics VII GAP analyse VIII ARICE

53 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 53 VII GAP analyse De voornaamste gaps: –bijkomende informatie voor de planning –de verschillende leeropdrachten en taken –integratie met logistiek –lokalen zoeken volgens een bepaalde uitrusting –facturatieproces –reeksen –studiejaargebonden rapportering –optiebeheer

54 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 54 VIII ARICE I Management Summary II Organisatiestructuur III Beschrijving TO BE situatie IV Integratie V OCM VI Out of scope topics VII GAP analyse VIII ARICE

55 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 55 Autorisaties Het concept van de authorisaties wordt volledig opgebouwd rond eigenaarsschap van lokalen en benodigdheden Houdt géén rekening met verantwoordelijkheden binnen het onderwijsaanbod! –Onderhoud verplichte resources deels op basis van autorisaties –Duidelijke afspraken onder ‘uurroosterverantwoordelijken’ –Initieel beperking via transactionele autorisatie en event type groups

56 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 56 Beschrijving autorisaties SM D E R G O O S S P P C C O S P C D E R G F F F

57 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 57 O O S S P P C C O S P C G G F F F Workplace: lokalen autorisatie delegeren Onderhoud autorisaties

58 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 58 Rapportering Rapportering voor onderwijs –collegeroosters per doelgroep (lees: studiejaar, optie, groep,...) per docent per lokaal/benodigdheid per onderwijsleeractiviteit en opleidingsonderdeel –examenroosters per doelgroep per examinator per lokaal per evaluatieactiviteit Rapportering voor werking facilitaire diensten –werking (‘onderwijs achter de schermen’) –extra-curriculaire activiteiten –beleidsrapportering

59 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 59 Interfaces Binnen SAP: RU -> resources (RE - TEM/CM) Naar legacy systemen: in principe geen Naar andere systemen: TOLEDO?

60 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 60 Conversies Zeer beperkt Basis: lokalen = op basis van de integratie met logistiek

61 Anemoon project Blauwdruk Planning en lokalenbeheer p. 61 Enhancements Toepassing voor toekennen autorisatie workflow voor definitieve reservering hoedanigheden van docenten reeksen integratie rapportering

62 Anemoon project K.U.LEUVEN Blauwdruk Planning en lokalenbeheer 03/09/2002


Download ppt "Anemoon project K.U.LEUVEN Blauwdruk Planning en lokalenbeheer 03/09/2002."

Verwante presentaties


Ads door Google