Kantoorautomatisering Prof. dr. ir. W. Philips Didactisch materiaal bij de cursus Academiejaar 2010-2011

Presentatie over: "Kantoorautomatisering Prof. dr. ir. W. Philips Didactisch materiaal bij de cursus Academiejaar 2010-2011"— Transcript van de presentatie:

1 Kantoorautomatisering Prof. dr. ir. W. Philips Didactisch materiaal bij de cursus Academiejaar 2010-2011 philips@telin.UGent.be http://telin.UGent.be/~philips/kantoorautomatisering/

2 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 2 Copyright notice This powerpoint presentation was developed as an educational aid to the renewed course “Office automation” (Kantoorautomatisering), taught at the University of Gent, Belgium as of the year 2000. This presentation may be used, modified and copied free of charge for non-commercial purposes by individuals and non-for-profit organisations and distributed free of charge by individuals and non-for-profit organisations to individuals and non-for-profit organisations, either in electronic form on a physical storage medium such as a CD-rom, provided that the following conditions are observed: 1.If you use this presentation as a whole or in part either in original or modified form, you should include the copyright notice “© W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2002” in a font size of at least 10 point on each slide; 2.You should include this slide (with the copyright conditions) once in each document (by which is meant either a computer file or a reproduction derived from such a file); 3. If you modify the presentation, you should clearly state so in the presentation; 4.You may not charge a fee for presenting or distributing the presentation, except to cover your costs pertaining to distribution. In other words, you or your organisation should not intend to make or make a profit from the activity for which you use or distribute the presentation; 5. You may not distribute the presentations electronically through a network (e.g., an HTTP or FTP server) without express permission by the author. In case the presentation is modified these requirements apply to the modified work as a whole. If identifiable sections of that work are not derived from the presentation, and can be reasonably considered independent and separate works in themselves, then these requirements do not apply to those sections when you distribute them as separate works. But when you distribute the same sections as part of a whole which is a work based on the presentation, the distribution of the whole must be on the terms of this License, whose permissions for other licensees extend to the entire whole, and thus to each and every part regardless of who wrote it. In particular note that condition 4 also applies to the modified work (i.e., you may not charge for it). “Using and distributing the presentation” means using it for any purpose, including but not limited to viewing it, presenting it to an audience in a lecture, distributing it to students or employees for self-teaching purposes,... Use, modification, copying and distribution for commercial purposes or by commercial organisations is not covered by this licence and is not permitted without the author’s consent. A fee may be charged for such use. Disclaimer: Note that no warrantee is offered, neither for the correctness of the contents of this presentation, nor to the safety of its use. Electronic documents such as this one are inherently unsafe because they may become infected by macro viruses. The programs used to view and modify this software are also inherently unsafe and may contain bugs that might corrupt the data or the operating system on your computer. If you use this presentation, I would appreciate being notified of this by email. I would also like to be informed of any errors or omissions that you discover. Finally, if you have developed similar presentations I would be grateful if you allow me to use these in my course lectures. Prof. dr. ir. W. PhilipsE-mail: philips@telin.UGent.be Department of Telecommunications and Information ProcessingFax: 32-9-264.42.95 University of GentTel: 32-9-264.33.85 St.-Pietersnieuwstraat 41, B9000 Gent, Belgium

3 Kennismakingsles Doelstellingen en inhoud van het opleidingsonderdeel

4 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 4 Doelstellingen Vertrouwd worden met zowel rudimentaire als geavanceerde mogelijkheden en beperkingen van informaticahulpmiddelen voor het beheren en bewaren, verwerken en presenteren van de informatiestromen in de werkomgeving Bijzondere aandacht voor de kantooromgeving Een probleem leren analyseren en oplossen met de meest geschikte combinatie van hulpmiddelen en met zo weinig mogelijk eigen programmeerwerk De mogelijkheden van nieuwe hulpmiddelen zelfstandig leren exploreren en evalueren om in staat te zijn de snelle evoluties op dit vlak te volgen

5 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 5 Onderwerpen Overzicht van softwarepakketten: tekstverwerkers, rekenbladen, presentatieprogramma’s (en in mindere mate) databanken, grafische programma’s, … en hun integratie- en programmeermogelijkheden nadruk op kunnen en niet op kennen Documentverwerking Begrippen uit de typografie en desktop-publishing Document-representatie en bestandsformaten Begrippen over grafisch materiaal en beelden Interactieve en (semi-)automatische datainvoer Datavisualisatie en -analyse Modelleren en automatiseren van workflow Elektronisch samenwerken en gegevensuitwisseling

6 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 6 Overzicht van softwarepakketten Dit zal vooral in de oefeningen aan bod komen In de theorielessen beperken we ons tot een klein aantal hoog- niveau aspecten: welke functionaliteit bieden de pakketten? op welke principes zijn ze gebaseerd? In de oefeningen leren we (zeer grondig) de mogelijkheden van een concrete “office suite” leren we zelfstandig nieuwe mogelijkheden ontdekken denken we na over hoe we ze optimaal kunnen exploiteren Om praktische redenen gebruiken we “MS Office 2007” +veel boeken beschikbaar +populair in de industrie -technische kwaliteit: matig-zeer duur

7 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 7 Andere Office Suites Open Office +gratis +grotendeels compatibel met MS Office +dikwijls handiger in het gebruik (eens men het kent) +MSwindows, Linux, SunOS, …  zie http://www.openoffice.org/ -slechts weinig boeken StarOffice: gebaseerd op de zelfde source code als Open Office, maar met betere documentatie  zie http://www.staroffice.com/ Office 2003: beter voor de “power user” dan Office 2007 betere shortcuts, betere programmeermogelijkheden meer functionaliteit, meer aanpasbaar

8 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 8 The ribbon: love it or hate it? De meeste gebruikers verkiezen de klassieke menustructuur % van de antwoorden http://www.exceluser.com/explore/surveys/ribbon/ribbon-survey-results.htm

9 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 9 The ribbon: loss of producivity? De meeste gebruikers ervaren een verlies aan productiviteit productiviteitstoename in % gewijzigd op: 5 October 2010

10 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 10 Documentverwerking … Een document is de (gestructureerde) weergave van een hoeveelheid informatie Papieren documenten: brieven, reclamefolders, facturen, prijslijsten, verpakkingspapier, handleidingen, cursussen Statische elektronische documenten worden niet noodzakelijk meer afgedrukt, maar gelezen op een computerscherm extra functionaliteit: doorzoeken, indexeren, doorsturen, gemak van aanpassen … Interactieve en/of dynamische elektronische documenten de gebruiker kan interageren met het document en/of het document verandert in de tijd; b.v. web-pagina’s, multimedia encyclopedieën, invulformulieren … Datadocumenten (databanken): dienen om informatie op een gestructureerde manier te bewaren en niet om rechtstreeks te worden bekeken

11 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 11 …Documentverwerking In “Kantoorautomatisering” besteden we o.a. aandacht aan het structureren en de vormgeving van documenten de semi-automatische generatie van documenten (rapporten) uit databestanden (rekenbladen, databanken) documentrepresentatie: mark-up talen (b.v. de html- documenten) en documenten met ingebedde objecten het (elektronisch) capteren van papieren documenten archivering en reproductie van complexe documenten

12 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 12 Datainvoer… Manuele datainvoer het manueel invoeren van gegevens is traag en leidt gemakkelijk tot fouten datainvoertechnieken versnellen het invoeren en helpen fouten voorkomen door gepaste interfaces te voorzien Getallen worden geverifieerd bij het invoeren Fouten worden visueel aangegeven

13 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 13 … Datainvoer Manuele datainvoer het manueel invoeren van gegevens is traag en leidt gemakkelijk tot fouten datainvoertechnieken versnellen het invoeren en helpen fouten voorkomen door gepaste interfaces te voorzien Semi-automatische datainvoer: bij het importeren van ruwe gegevens moet de structuur van die gegevens worden ontdekt bv.: een tekstbestand met velden gescheiden door TAB- karakters wordt geïmporteerd in een databank bv.: een webpagina met daarop een html-tabel met beurskoersen wordt geïmporteerd in een rekenblad Dit is complexer dan bestandconversie, vermits de structuur van de ruwe data niet volledig gekend is en soms niet volledig consistent is (tikfouten)

14 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 14 Voorbeeld: import uit SAP Tekst of getal? DatumformaatGetalformaat

15 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 15 Datavisualisatie en -analyse Data-analyse: technieken die inzicht kunnen geven in de structuur en eigenschappen van data: numerieke analyse: statistische analyse, aanpassen van wiskundige modellen aan ruwe data visualisatie: grafieken, videoanimaties van dynamische data of 3D data filter- en sorteeranalyse: verberg irrelevante gegevens, sorteer data volgens allerlei criteria Interactieve analyse: de gebruiker interageert met de data bv.: draaitabellen en draaigrafieken in excel bv.: roteerbare 3D-grafieken in Matlab

16 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 16 Modelleren en automatiseren workflow Een goede informatisering vereist het analyseren van de (mogelijke) informatiestromen in het bedrijf de workflow: hoe en door wie worden de verschillende onderdelen van een “job” of een administratieve procedure in het bedrijf afgehandeld Vervolgens moet men de architectuur van het informatica- systeem definiëren; deze omvat meestal een computerpark met één of meerdere netwerkservers één of meerdere databanken workflow-software incl. een elektronisch kalendersysteem, een berichtensysteem (o.a. email) analyse- en rapporteringshulpmiddelen een ERP-pakket (“enterprise resource planning”)

17 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 17 Voorbeeld: WF-definitie Dit diagram beschrijft de workflow vanuit het standpunt van een administratief medewerker sollicitatie ontvangen onderzoek CV ? stuur “het spijt ons” brief referenties controleren resultaten interview interviewer? herinner interviewer stuur “het spijt ons” brief ? aanwerven? … externe processen Eens geprogrammeerd in een workflow -programma, kan het programma de bedienden wijzen op eventuele vertragingen ervoor zorgen dat het dossier volledig is voor het wordt doorgestuurd naar de volgende dienst, …

18 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 18 Voorbeeld: gebruikersinterface SAP

19 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 19 Elektronisch samenwerken “Groupware” slaat op programma’s die mensen helpen om samen te werken “op afstand”, d.w.z. terwijl de mensen zich op verschillende locaties (bureaus, steden, landen) bevinden koppelen en gezamenlijk beheer van agenda’s gezamenlijke toegang tot dezelfde informatie gezamenlijk schrijven van teksten; elektronisch integreren en reviseren van documenten “Real-time collaboration” gaat nog een stap verder: virtuele vergaderingen waarbij elke persoon informatie kan tonen aan andere personen hulpmiddelen: video-conferencing, audio conferencing, white boards, presentation broadcasting, internet relay chat, …

20 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 20 Generieke technische problemen Document/information/version management: hoe beheert men al die informatie? Versiecontrole Data-replicatie en synchronisatie: hoe zorgt men dat kopieën van data consistent blijven? Meta-synchronisatie: hoe zorgt men ervoor dat een geheel van samenhorende documenten consistent blijft? voorbeeld: een rekenblad is gekoppeld met een databank; een gebruiker verplaatst de databank zodat het rekenblad ze niet meer vindt gekoppelde informatie kan verdwijnen, veranderen of verplaatst worden Data-integriteit: documenten verwijzen dikwijls naar andere documenten; hoe garandeert men dat gegevens in verschillende documenten elkaar niet tegenspreken?

21 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 21 Gegegevensuitwisseling Onderwerpen: elementaire kennis van allerlei bestandsformaten het verschil tussen open en gesloten documentformaten uitwisseling tussen verschillende computerplatformen ethische en juridische aspecten (licenties, juridische waarde van documenten, privacy)

22 Kennismakingsles Organisatie van de lessen

23 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 23 Theorielessen Theorielessen: dinsdag 10:00-12:45 hoorcollege’s over theoretische onderwerpen soms: demonstraties gelegenheid tot vragen stellen Zelfstudie van bepaalde meer beschrijvende onderwerpen aan de hand van via het web beschikbare presentaties stel vragen! deze onderwerpen zijn even belangrijk als deze die in de hoorcolleges worden behandeld

24 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 24 Eerste zelfstudieonderwerpen Zie website Enkele begrippen uit de typografie Enkele stijlregels Te studeren ten laatste tegen practicum Waarom? zondigen tegen de stijlregels kan je punten kosten op de practica of het examen

25 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 25 De powerpointpresentaties De multimediapresentaties zijn beschikbaar op het web de presentaties worden regelmatig bijgewerkt enkel definitieve presentaties verschijnen op het web fouten ontdekt na webpublicatie worden op de website vermeld om te bekijken op de PC om af te drukken Zie http://telin.UGent.be/~philips/kantoorautomatisering/

26 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 26 Oefeningenlessen en practica Concrete doelen van de oefeningen een grondige kennis verwerven van de “Office 2007” software (Excel, Word, PowerPoint en Access) problemen uit de kantoorautomatisering leren analyseren en op een creatieve manier oplossen met de software zelfstandig leren de mogelijkheden van kantoorsoftware evalueren

27 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 27 Oefeningenlessen en practica Onderwijsvorm zelfstudie van de Office-2007 software -de student werkt in principe op eigen tempo, maar moet tegen bepaalde deadlines een bepaald kennisniveau bereiken (zie “planning”) oefeningensessies: dinsdag 14:30-17:30 in de PC-klassen -10 sessies waarin a.d.h.v. kleine oefeningen functies van de Office-2007 software worden ingeoefend -en 1 gekwoteerd practicum 1 à 2 studenten per PC, afhankelijk van het aantal aanwezigen en de beschikbaarheid van de zalen

28 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 28 Didactisch materiaal on-line help van de office programma’s Referentie-handboek: Special Edition using Microsoft Office 2007. Premium (zie: bibliografie) De oefeningenlessen: praktisch Opmerkingen is aanwezigheid is verplicht? oefeningen: neen practicum: ja (ongewettigd afwezig = niet slagen) de oefeningenvragen, eventuele databestanden en eventuele modeloplossingen zullen ook via het web worden verspreid de punten van het practicum worden overgedragen naar 2e zit; het is niet mogelijk het practicum te hernemen

29 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 29 Het referentiehandboek Ik raad sterk aan het handboek aan te schaffen: Ed Bott en Woody Leonhard. Special Edition using Microsoft Office 2007. Premium. ISBN 0-7897-3517-2. Que (McMillan Computer publishing). De studentenvereniging VTK verdeelt dit boek Het VTK maakt geen winst en kan door de aankoop van grote volumes een prijs bieden die lager ligt dan in de boekhandel

30 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 30 Voorlopige Planning Oefeningen Lees de betreffende hoofdstukken voor de betreffende les 5/10kennismaking pakketten 12/10Excel: basis: hfdst. 18-20 19/10Excel: data-entry en -analyse: hfdst. 21-22 26/10Access: basis, 28 27/10Word: basisoperaties, opmaak: hfdst. 13, 15-16 9/11Word: stijlen, templates, tabellen, dynamische documenten: hfdst. 14-15, 17 16/11Word: vervolg+ figuren en captions 23/11Voorbeeldpracticum 30/11practicum: Excel en Word 7/12customisatie en Visual Basic: hfdst. 2, app. B + theorieles 14/12PowerPoint: hfdst. 23-26

31 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 31 Het practicum Op één dinsdag, tussen 14:30-17:30 in de PC-klassen welbepaalde problemen uit de kantoorautomatisering analyseren en op een creatieve manier oplossen met de office-2007 software Opmerkingen aanwezigheid is verplicht; practica worden gekwoteerd groepswerk (twee personen per groep)

32 Kennismakingsles Evaluatiesysteem

33 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 33 Evaluatievorm Computeroefeningen: niet gekwoteerd Practicum: 1/3 van de punten werd het vooropgestelde resultaat behaald? wat is de kwaliteit, efficiëntie,... van de oplossing Examen: theorie en oefeningen: 2/3 van de punten Theorie: 1/3 van de punten Schriftelijk, gesloten boek, 30 minuten vragen met een kort antwoord -wat betekent de afkorting DTD? -welke van de volgende oplossingen is de beste? waarom? -welke stijlfouten vertoont het volgend document? Computeroefening (cfr. practicum): open boek, 1u30, 1/3 van de punten

34 Kennismakingsles Praktische regelingen

35 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 35 De assistenten Johan De Bock bureau: TELIN (St.-Pietersnieuwstraat 41) e-mail: Johan.DeBock@telin.UGent.be Jonas De Vylder bureau: TELIN (St.-Pietersnieuwstraat 41) e-mail: Jonas.DeVylder@telin.UGent.be

36 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 36 Contact met de lesgevers Alle “advalvas”-mededelingen aan de studenten verlopen via de website http://telin.UGent.be/~philips/kantoorautomatisering/ http://telin.UGent.be/~philips/kantoorautomatisering/ en minerva http://minerva.UGent.be http://minerva.UGent.be Vragen kan je stellen tijdens de theorie- en oefeningenlessen via email: philips@telin.UGent.be tijdens een persoonlijke afspraak (vastgelegd via email)

37 Kennismakingsles Bibliografie

38 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 5/10/2010 01b. 38 Bibliografie Ed Bott en Woody Leonhard. Special Edition using Microsoft Office 2007. Premium. ISBN 0-7897-3517-2. Que (McMillan Computer publishing). verkrijgbaar in het Nederlands en het Engels dit is een boek voor gevorderden, maar geen tutorial Diverse boeken zie bibliografie bij de diverse presentaties zie (later) ook de website