Debiteuren SAP Best Practices.

Presentatie over: "Debiteuren SAP Best Practices."— Transcript van de presentatie:

1 Debiteuren SAP Best Practices

2 Doel, Voordelen en Belangrijke Processtappen
Dit scenario behandelt het boeken van boekhoudgegevens voor klanten in de Debiteurenadministratie. Voordelen Debiteurenadministratie maakt ook integraal deel uit van klantbeheer. Alle boekingen in de Debiteurenadministratie worden ook rechtstreeks in het grootboek opgeslagen. Het betalingsprogramma kan afboekingen en vooruitbetalingen automatisch uitvoeren. Belangrijke Processtappen Vooruitbetalingsaanvraag boeken Vooruitbetalingsaanvraag handmatig boeken Klantfactuur boeken Een creditnota met factuurreferentie boeken Handmatige vereffening van vooruitbetaling Betalingen boeken met het betalingsprogramma Handmatige betaling boeken Automatische vereffening van open posten in klantrekeningen Handmatige vereffening van open posten in klantrekeningen Handmatige bankafschriften uitvoeren Een rekeningafschrift opnieuw verwerken Aanmanen Renteberekening over saldo Boekingen op CPD-rekeningen Een kredietlimiet instellen Rapportering i.v.m. kredietcontrole

3 Vereiste SAP Toepassingen en Gebruikersrollen
Enhancement package 6 voor SAP ERP 6.0 Gebruikersrollen Medewerker debiteurenadministratie Manager debiteuren Bankmedewerker

4 Gedetailleerde Procesbeschrijving
Debiteuren Het systeem creëert een document en geeft de ingevoerde gegevens in het grootboek in, wanneer u gegevens boekt in de Debiteurenadministratie. Grootboekrekeningen (Winst en Verlies) en klantrekeningen worden vervolgens geactualiseerd volgens de betrokken transactie (vordering, vooruitbetaling, creditnota enz.) en klantactiviteiten. Alle bedrijfstransacties worden geboekt en beheerd door middel van rekeningen. Hiervoor worden debiteurstamrecords gecreëerd. CPD-klanten worden gebruikt om te vermijden dat een groot volume aan stamgegevens wordt opgebouwd.

5 Procesflowdiagram Debiteuren Medewerker debiteurenadministratie
Gebeur-tenis Stamrecords Vooruitbetaling Document invoeren Vereffening Aanmanen Rapportage Medewerker debiteurenadministratie Proces-beslis-sing Proces-beslis-sing Proces-beslissing Proces-beslissing Aanmanen Een debiteurfactuur boeken Een debiteurstam-record creëren Vooruitbetalingsaanvraag boeken Automatisch vereffenen Boeken op CPD-rekeningen Handmatig vereffenen Een CPD- rekening creëren Vooruitbetaling handmatig boeken Een creditnota boeken onder verwijzing naar de factuur Een debiteurboek-houdingsdo-cument weergeven Betalingen boeken met het automatische betalings-programma Handmatige vereffening van vooruitbetaling Uitgaande betalingen - handmatig Proces-beslissing Het rentebereke-ningsprogramma starten Debiteurposten weergeven en wijzigen Bankme-dewerker Bankafschriften handmatig verwerken Rekeningaf-schrift opnieuw verwerken Manager debiteuren Rapporteren over kredietcontrole Kredietlimiet instellen Debiteurensaldi weergeven COGS = Cost of Goods Sold (kostprijs verkochte goederen, RMA = Return Material Authorization (retourartikel-autorisatie), GO = Goederenontvangst

6 Bestaande versie/ gegevens Systeem-beslis-sing geslaagd/mislukt
Legenda Symbool Omschrijving Opmerkingen over gebruik Bereik: Identificeert een gebruikersrol, zoals Accounts Payable Clerk of Sales Representative. Dit bereik kan ook een organisatorische eenheid of groep identificeren, in plaats van een specifieke rol. De andere procesflowsymbolen in deze tabel horen in deze rijen. U hebt net zoveel rijen als nodig zijn voor alle rollen in het scenario. Rolbereik bevat taken die bij deze rol horen. Externe events: bevat events die het scenario starten of beëindigen, of de volgorde van events in het scenario beïnvloeden. Flowlijn (ononderbroken): lijn geeft de normale volgorde weer van de stappen en de richting van de flow in het scenario. Flowlijn (onderbroken): lijn geeft de flow weer van zelden gebruikte of conditionele taken in een scenario. Lijn kan ook verwijzen naar documenten die bij de procesflow horen. Verbindt twee taken in een scenarioproces of een event buiten de stappen. Bedrijfsactiviteit/event: identificeert een actie die naar binnen of buiten het scenario leidt of een extern proces dat tijdens het scenario plaatsvindt. Komt niet overeen met een taakstap in het document. Eenheidsproces: identificeert een taak die stap voor stap wordt beschreven in het scenario. Komt overeen met een taakstap in het document. Procesreferentie: als het scenario verwijst naar een ander scenario in zijn geheel, vul dan hier het scenarionummer en de scenarionaam in. Subprocesreferentie: als het scenario verwijst naar een deel van een ander scenario, vul dan hier het nummer, de naam en de stapnummers van dat scenario in. Procesbeslissing: identificeert een beslissing/vertakkingspunt waarvoor de eindgebruiker een keuze moet maken. Lijnen geven verschillende keuzes weer die afkomstig zijn van verschillende delen van de diamant. Komt normaal niet overeen met een taakstap in het document, maar geeft een keuze weer die na de uitvoering van de stap moet worden gemaakt. Symbool Omschrijving Opmerkingen over gebruik Naar volgend/van vorig diagram: leidt naar de volgende/vorige pagina van het diagram. Stroomschema wordt vervolgd op de volgende/vorige pagina. Afdruk/document: identificeert een afgedrukt document, rapport of formulier. Komt niet overeen met een taakstap in een document. In plaats daarvan wordt het gebruikt om een document weer te geven dat door een taakstap is gegenereerd. Deze vorm heeft geen uitgaande flowlijnen. Werkelijke financiën: geeft een financieel boekingsdocument weer. Budgetplanning: geeft een budgetplanningsdocument weer. Handmatig proces: een taak die handmatig wordt uitgevoerd. Komt normaal gezien niet overeen met een taakstap in een document. Het wordt in plaats daarvan gebruikt om een taak weer te geven die handmatig wordt uitgevoerd, zoals het uitladen van een vrachtwagen in een magazijn, en die de processtroom beïnvloedt. Bestaande versie/gegevens: dit blok geeft gegevens weer die vanuit een extern proces komen. Komt normaal gezien niet overeen met een taakstap in een document. In plaats daarvan geeft deze vorm gegevens weer die afkomstig zijn van externe bron. Deze stap bevat geen inkomende flowlijnen. Systeembeslissing geslaagd/mislukt: dit blok geeft een automatische beslissing van de software weer. Komt normaal gezien niet overeen met een taakstap in het document. In plaats daarvan wordt het gebruikt voor het weergeven van een automatische beslissing die is genomen nadat een stap is uitgevoerd. Diagramverbinding <Functie> Afdruk/docu-ment Extern naar SAP Werkelijke financiën Bedrijfsactivi-teit/event Budgetplan-ning Processo unità Handma-tig proces Eenheidspro-ces Bestaande versie/ gegevens Subproces-referentie Proces-beslis-sing Systeem-beslis-sing geslaagd/mislukt

7