Groepsr aad 1 augustus 2014. Agenda 1.Bedankt! 2.Scoutsraadverkiezingen 3.Taken per functie 4.Takverdeling -- 1.Werkgroepen 2.Administratie 3.Financiën.

Presentatie over: "Groepsr aad 1 augustus 2014. Agenda 1.Bedankt! 2.Scoutsraadverkiezingen 3.Taken per functie 4.Takverdeling -- 1.Werkgroepen 2.Administratie 3.Financiën."— Transcript van de presentatie:

1 Groepsr aad 1 augustus 2014

2 Agenda 1.Bedankt! 2.Scoutsraadverkiezingen 3.Taken per functie 4.Takverdeling -- 1.Werkgroepen 2.Administratie 3.Financiën 4.Varia

3 Bedankt!

4 SCOUTSRAADVERKIEZIN GEN

5 FUNCTIES

6 Functieverdeling GRL Laura Kevin  externe relaties  financiën  administratie  leidingsweekend  kampbegeleiding  lokalen  werkgroepopvolging  leidingsactiviteiten  takbegeleiding  vorming NIEUW: groepsleiding@scoutsdehaan.be

7 Takwerking Takchef – Eindverantwoordelijke tak – Begeleiding kamp – Contact met groepsleiding – Organiseren takraden – Activiteiten VTA: verantwoordelijke voor de takadministratie – Aanwezigheden bijhouden (sept-okt) – Inschrijving – Lidgeld – Steekkaart – Nauwe samenwerking met VGA (Kevin) Chef financiën – Financiën bijhouden (boekhoudbestand: online) – Kasbonnen bijhouden – Betalingen binnen een tak

8 Leiding Engagement Samenwerking Activiteiten maken, uitvoeren, helpen maken Goed contact met ouders Vriendschap

9 Alcohol- en drugsbeleid Op vraag van de district: papieren versie, ondertekend Streng opgesteld – Inbreng van de groep: straks

10 Rookbeleid Er wordt niet gerookt in de lokalen. Er wordt niet gerookt vanaf dat het eerste gastje arriveert, tijdens de activiteiten tot het laatste gastje weg is. Peuken en as worden in een rookemmer gedeponeerd. Rookemmer wordt schoongemaakt door rokers. Peuken worden opgeruimd door rokers. Weekends/kamp: je rookt nooit in ‘t zicht van een gast, ongeacht de leeftijd of tak. Het roken mag niet primeren op de activiteit met de gasten.

11 TAKVERDELING

12 Takverdeling

13 Takbespreking  Wie wordt de takchef?  verdeling van taken:  Chef takfinanciën  VTA: verantwoordelijke takadministratie !! De drie functies binnen je tak mogen NIET samenvallen in één persoon !!  Niet verplicht: contactverantwoordelijke, social mediacoördinator,…  Alcohol-, drugs- en rookbeleid  Inbreng  Concrete regels/stellingen  Een visie

14 WERKGROEPEN

15 Werkgroepen: beheer en onderhoud  periode:  afvalbeheer + orde plein  orde leidingslokaal  toiletten  vast:  orde taklokaal  Drank: Jasper, Robrecht, Seppe

16 Werkgroepen: materiaalbeheer  materiaalkot  materiaalmeester: Robrecht  materiaalmeesteres: Kira  spelarchief  spelarchivaris:  digitaal archief  Één keer per groepsraad; USB  scoutsraad

17 WERKGROEPEN: BESTUUR  groepsraden  secretaris (per groepsraad een ander persoon)  GRL  groepsadministratie  VGA: Kevin  VTA: (4)  financiën  Hoofd: Kevin  Takchef financiën: (4)  jeugdraad  Manu  Kevin

18 Werkgroepen: evenementen  werkgroep ledenwerving  Jasper Debree  Louise de Negri  Elise  Manu  Seppe  werkgroep opening lokalen  Kevin  Laura  werkgroep Openscoutsdag  Manu  Elise ……  werkgroep overgang  Seppe  Carels  Kevin  werkgroep Koeketoequiz  Chapman  Willem

19 Werkgroepen: evenementen  werkgroep ledenwerving  Jasper Debree  Louise de Negri ……  werkgroep opening lokalen  Kevin  Laura  werkgroep Openscoutsdag  Manu  Elise ……  werkgroep overgang  Seppe  Carels  Kevin  werkgroep Koeketoequiz  Chapman  Willem

20 Werkgroepen: evenementen  werkgroep carwash  (3)  werkgroep SDH’BAR  Per tak

21 Werkgroepen: Contact  werkgroep social media  Twitter en Facebook: (1)  site: (1)  redactie nieuwsbrief  (2)  maandelijkse toelichting per tak

22 Werkgroepen: extra  werkgroep totemisatie/leidingsdoop  Davy, Seppe, Jasper, Manu, Elise, Marie, Guillaume,…  werkgroep Edele Confrerie der Haanse Jeugdbewegingen  (Maud)  (1)

23 KALENDER

24 September 2014 123 ledenwerving 4 ledenwerving 5 ledenwerving 67 8910111213 Openscoutsda g + SDH’BAR 14 15161718192021 222324252627 Overgang 28 overgang 2930

25 Oktober 2014 123 districtsraad 45 678910 groepsraad 11 SDH’BAR 12 13141516171819 202122 Tour de Gand: streekbierene ditie 23242526 2728293031

26 November 2014 12 34567 districtsraad 8 edele confrerie wknd 9 edele confrerie wknd 10 spel in Gent 11121314 groepsraad 15 jenevervoetba l (distr.) 16 171819202122 SDH’BAR 23 24252627282930

27 December 2014 12345 groepsraad 6 Sint 7 89101112 districtsraad 1314 151617181920 Kerstbar + opening lokalen 21 22 blokstop 232425262728 293031

28 Januari 2015 1234 567891011 12131415161718 19202122232425 262728293031

29 Februari 2015 1 2345678 910111213 groepsraad 14 koeketoequiz 15 16171819202122 2324252627 districtsraad Beernem 28 takweekend

30 Maart 2015 1 takweekend 234567 Leidingsetentj e + gouwbal 8 91011121314 districtsact: wouters SDH’BAR 15 1617181920 leidingswknd 21 leidingswknd 22 leidingswknd 2324252627 districtsraad Knokke 2829 3031

31 April 2015 12345 6789101112 1314151617 gouwweekend 18 gouwweekend 19 gouwweekend 202122232425 carwash 26 27282930 ding dong (distr.)

32 Mei 2015 12 SDH’BAR 3 45678910 11121314151617 18192021222324 25262728293031

33 JUNI 2015 1 blokstop 234567 891011121314 15161718192021 22232425262728 2930

34 SDH’ADMIN Click&Go

35 Digitale administratie

36 Mailadres Correspondentie verloopt via: – groepsleiding@scoutsdehaan.be groepsleiding@scoutsdehaan.be Takmailadressen – takdoeleinden

37 Internetaansluiti ng

38 VTA Samenwerking met VGA Bijhouden van aantal leden + nieuwe leden Controle op betaling Iedere vrijdag in september – oktober: update ledenlijst Attesten >> uitleg van VGA

39 Inschrijvingen via computer Nieuw lid – www.scoutsdehaan.be/administratie >> of nieuwe site www.scoutsdehaan.be/administratie – Nieuwe inschrijving bij GroepsAdministratie – Steekkaart via GroepsAdministratie Herinschrijving – Brief wordt rondgezonden – Laatste brief! Voortaan loopt alles digitaal: oproep naar mailadressen.

40 Leden

41 Geen internet Inschrijven in onze lokalen: computer ter beschikking

42 Inschrijvingsgel d €37,00: verhoging van €4,50 (algemene verhoging door S&G VL doorgevoerd) Deadlines – Leiding: 31 augustus – Leden: 25 september – Nieuwe leden: 9 oktober

43 Attesten Onmiddellijk invullen en teruggeven aan ouders. Stempel + handtekening – VTA is geautoriseerd dit te ondertekenen

44 SDH’FINANCIËN

45 Algemene regels Autogebruik wordt niet aanbevolen – Terugbetaling: uitzonderlijk wegens moeilijk te berekenen. SDH’Boekhoudbestand >> chef takfinanciën Gebruik de takkaarten!! Zo weinig mogelijk eigen geld!! – Enkel de zaken met een kasbon worden terugbetaald!! Kasbonnen worden ingediend bij de chef takfinanciën. Aanvragen tot terugbetaling van GRL: via mail + foto/scan kasbon Boetes worden niet terugbetaald

46 Geld Groepsboekhouding Takboekhouding (4) Drank- en barboekhouding Uniformkas Online: SDH’boekhoudbestand

47 Chef takfinanciën Beheer van takboekhouding Infomoment!

48 Variaronde