Grootboek SAP Best Practices.

Presentatie over: "Grootboek SAP Best Practices."— Transcript van de presentatie:

1 Grootboek SAP Best Practices

2 Doel, Voordelen en Belangrijke Processtappen
Dit scenario geeft een volledig beeld van externe financiële administratie en rekeningen. Voordelen Door alle bedrijfstransacties te registreren krijgt u volledige en correcte rekeninggegevens. Belangrijke Processtappen Grootboekdocumenten boeken Het documentjournaal weergeven (Lijst) grootboeksaldi weergeven Doorlopende boekingen uitvoeren Rekeningonderhoud: automatische en handmatige vereffening

3 Vereiste SAP Toepassingen en Gebruikersrollen
Enhancement package 6 voor SAP ERP 6.0 Gebruikersrollen Grootboekaccountant Finance Manager

4 Gedetailleerde Procesbeschrijving
Grootboek De voornaamste taak van het Grootboek is een uitgebreid beeld verschaffen van de externe boekhouding en rekeningen. Het vastleggen van alle zakelijke transacties (primaire boekingen alsook afrekeningen van interne boekhouding) in een softwaresysteem dat volledig is geïntegreerd met alle andere servicegebieden van een bedrijf garandeert dat de boekhoudgegevens altijd volledig en nauwkeurig zijn. De SAP FI grootboekboekhouding bevat de volgende kenmerken: Vrije niveaukeuze: concern of onderneming Automatische en parallelle boeking van alle subadministratieposten in de juiste Grootboekrekeningen (meeboekrekeningen) Parallelle bijwerking van grootboekboekhouding- en kostenadministratiegebieden. Realtime evaluatie van en rapportage over huidige boekhoudgegevens in de vorm van rekeningweergaven, resultaatrekeningen met verschillende versies en aanvullende analyses. De Grootboekboekhouding dient als een volledig record van alle zakelijke transacties. De Grootboekboekhouding is de gecentraliseerde, actuele referentie voor de weergave van rekeningen. Werkelijke individuele transacties kunnen op elk moment in realtime verwerking worden gecontroleerd in de originele documenten, posten en transactiecijfers op verschillende niveaus, zoals: Rekeninginformatie Journalen Totalen/transactiecijfers Balans/winst- en verliesevaluaties

5 Procesflowdiagram Grootboek Grootboekaccountant Financieel Manager
Gebeur-tenis Boeking (FI) Weergeven Weergeven en wijzigen Stornering Vereffening Grootboekaccountant Proces-beslissing Proces-beslissing Proces-beslissing Een document weergeven Het beknopte documentjour-naal weergeven Posten weergeven en wijzigen Document storneren Grootboekdocu-menten boeken Saldi weergeven Documentjour-naal weergeven Document storneren - individuele stornering Grootboeksaldi weergeven (lijst) Rekening-beheer: automatisch vereffenen Rekeningbeheer: handmatig vereffenen Financieel Manager Een document voor doorlopende boeking gebruiken Document storneren – Massastornering Lijst met oorspronkelijke documenten voor doorlopende boeking Doorlopende boekingen uitvoeren GB = Grootboek

6 Bestaande versie/ gegevens Systeem-beslis-sing geslaagd/mislukt
Legenda Symbool Omschrijving Opmerkingen over gebruik Bereik: Identificeert een gebruikersrol, zoals Accounts Payable Clerk of Sales Representative. Dit bereik kan ook een organisatorische eenheid of groep identificeren, in plaats van een specifieke rol. De andere procesflowsymbolen in deze tabel horen in deze rijen. U hebt net zoveel rijen als nodig zijn voor alle rollen in het scenario. Rolbereik bevat taken die bij deze rol horen. Externe events: bevat events die het scenario starten of beëindigen, of de volgorde van events in het scenario beïnvloeden. Flowlijn (ononderbroken): lijn geeft de normale volgorde weer van de stappen en de richting van de flow in het scenario. Flowlijn (onderbroken): lijn geeft de flow weer van zelden gebruikte of conditionele taken in een scenario. Lijn kan ook verwijzen naar documenten die bij de procesflow horen. Verbindt twee taken in een scenarioproces of een event buiten de stappen. Bedrijfsactiviteit/event: identificeert een actie die naar binnen of buiten het scenario leidt of een extern proces dat tijdens het scenario plaatsvindt. Komt niet overeen met een taakstap in het document. Eenheidsproces: identificeert een taak die stap voor stap wordt beschreven in het scenario. Komt overeen met een taakstap in het document. Procesreferentie: als het scenario verwijst naar een ander scenario in zijn geheel, vul dan hier het scenarionummer en de scenarionaam in. Subprocesreferentie: als het scenario verwijst naar een deel van een ander scenario, vul dan hier het nummer, de naam en de stapnummers van dat scenario in. Procesbeslissing: identificeert een beslissing/vertakkingspunt waarvoor de eindgebruiker een keuze moet maken. Lijnen geven verschillende keuzes weer die afkomstig zijn van verschillende delen van de diamant. Komt normaal niet overeen met een taakstap in het document, maar geeft een keuze weer die na de uitvoering van de stap moet worden gemaakt. Symbool Omschrijving Opmerkingen over gebruik Naar volgend/van vorig diagram: leidt naar de volgende/vorige pagina van het diagram. Stroomschema wordt vervolgd op de volgende/vorige pagina. Afdruk/document: identificeert een afgedrukt document, rapport of formulier. Komt niet overeen met een taakstap in een document. In plaats daarvan wordt het gebruikt om een document weer te geven dat door een taakstap is gegenereerd. Deze vorm heeft geen uitgaande flowlijnen. Werkelijke financiën: geeft een financieel boekingsdocument weer. Budgetplanning: geeft een budgetplanningsdocument weer. Handmatig proces: een taak die handmatig wordt uitgevoerd. Komt normaal gezien niet overeen met een taakstap in een document. Het wordt in plaats daarvan gebruikt om een taak weer te geven die handmatig wordt uitgevoerd, zoals het uitladen van een vrachtwagen in een magazijn, en die de processtroom beïnvloedt. Bestaande versie/gegevens: dit blok geeft gegevens weer die vanuit een extern proces komen. Komt normaal gezien niet overeen met een taakstap in een document. In plaats daarvan geeft deze vorm gegevens weer die afkomstig zijn van externe bron. Deze stap bevat geen inkomende flowlijnen. Systeembeslissing geslaagd/mislukt: dit blok geeft een automatische beslissing van de software weer. Komt normaal gezien niet overeen met een taakstap in het document. In plaats daarvan wordt het gebruikt voor het weergeven van een automatische beslissing die is genomen nadat een stap is uitgevoerd. Diagramverbinding <Functie> Afdruk/docu-ment Extern naar SAP Werkelijke financiën Bedrijfsactivi-teit/event Budgetplan-ning Processo unità Handma-tig proces Eenheidspro-ces Bestaande versie/ gegevens Subproces-referentie Proces-beslis-sing Systeem-beslis-sing geslaagd/mislukt

7